Siete dashboards para que los equipos de ventas estén basados en datos

¿Con qué frecuencia los vendedores siguen sus propios instintos para tomar decisiones? Los dashboards de ventas ofrecen datos relevantes y prácticos que permiten que los vendedores tomen decisiones basadas en datos con celeridad. Tener los dashboards de ventas adecuados con datos actualizados permite ahorrar tiempo: los vendedores pueden centrarse por completo en los clientes potenciales con los que deben comunicarse, en lo que les falta para cumplir sus objetivos, en los temas que mencionarán en una llamada, etc. En este artículo, te explicaremos por qué los dashboards de ventas son necesarios para tener una estrategia de ventas sólida y cómo puedes comenzar a crear dashboards eficaces que efectivamente se usen. Además, te ofreceremos siete ejemplos inspiradores.

¿Por qué son importantes los dashboards de ventas?

Porque el tiempo es limitado: los vendedores necesitan tener a mano una vista integral de sus negocios y poder analizar cualquier dato en profundidad con facilidad, sin que esto requiera mucho tiempo o esfuerzo. Los vendedores pasan la mayor parte del tiempo usando la herramienta de CRM porque contiene la información que necesitan para concretar los negocios. Sin embargo, los detalles de la cuenta suelen perderse en varias pantallas y resulta difícil comprender una cuenta con claridad. Los dashboards de ventas permiten que los vendedores dediquen más tiempo a vender y menos a realizar tareas administrativas o a buscar los datos que necesitan.

Los equipos de análisis de ventas tienen la difícil tarea de ordenar y analizar los datos de CRM; exportar datos de un sistema de origen de CRM es una tarea extremadamente manual que lleva mucho tiempo, lo que prácticamente imposibilita hacer un análisis específico de una cuenta. Los datos que se exportan de una herramienta de CRM suelen tener un alcance de información limitado y se convierten inmediatamente en datos estáticos y obsoletos que quedan olvidados en una vieja hoja de cálculo.

Los equipos de análisis de ventas no tienen dudas de que es necesario crear dashboards de autoservicio centralizados. Tener dashboards de ventas centralizados significa que todos pueden usar los mismos datos para tomar decisiones y que estos informes sirven como única fuente de información. Con este sistema, los vendedores, los administradores de ventas y los directivos superiores hablarían el mismo idioma y trabajarían en pos de los mismos KPI de ventas. Si todos los departamentos se basan en una única fuente de información, las decisiones importantes estarán basadas en datos y no en instintos.

Si usas informes que están conectados a fuentes actualizadas con datos de ventas limpios y validados, estarás mejor preparado y nada te tomará por sorpresa. Esto permite que todos los miembros de la organización se vuelvan más ágiles, tomen medidas rápidas para alcanzar los objetivos o aborden las oportunidades con mayor eficacia. Los analistas pueden producir previsiones de ventas más precisas, los directivos pueden crear planes territoriales más estratégicos y los vendedores pueden tener una idea más clara de cuánto les falta para alcanzar sus objetivos.

¿Qué debe tener un dashboard de ventas para ser bueno?

Para empezar a crear dashboards de ventas útiles que tu organización realmente use, céntrate en el público y piensa en los KPI que le son relevantes. Antes de empezar, hazte las siguientes preguntas:

  1. ¿Quién es mi público? ¿Quién usará este dashboard? ¿Este dashboard es para un ejecutivo de ventas, un administrador de ventas o un vendedor? Saber a quién está dirigido el dashboard te permite centrarte en los KPI de ventas que deberás incluir.
  2. ¿En qué KPI de ventas debo concentrarme para este dashboard? Diseña el dashboard de modo que presente ciertos KPI de ventas (por ejemplo, previsiones trimestrales, logro de objetivos, crecimiento, etc.) y permita analizar datos específicos en detalle. No intentes combinar todas las métricas de venta en un solo dashboard. Eso solo generará confusión y ahuyentará a los usuarios.
  3. ¿Este dashboard está conectado a una fuente de datos en tiempo real? ¿El equipo de análisis de ventas se encargará de administrar, certificar y preparar esta fuente de datos? ¿Con qué frecuencia se debe actualizar el dashboard?
  4. ¿Cómo compartiré este dashboard? ¿Las personas podrán suscribirse para recibir un resumen frecuente? ¿Lo alojaré en un portal interno o lo integraré en el sistema de CRM?

Tener una plataforma de inteligencia de negocios integral como Tableau convierte la creación de informes de ventas útiles que se ajustan a todos los destinatarios en una tarea sencilla y escalable. Todos los integrantes de la organización pueden suscribirse a un dashboard de ventas de Tableau y crear alertas automatizadas en función de las condiciones o los valores que ellos mismos definan. Los directivos de ventas pueden mantener el foco en el panorama general, pero también tener acceso a detalles específicos importantes con alertas que indican si un equipo logró un objetivo o si las reservas o los ingresos alcanzaron un importe determinado.

Ejemplos y plantillas de dashboards de ventas eficaces

Estos son siete ejemplos de dashboards de ventas que permiten tomar decisiones basadas en datos y ayudan a los equipos de ventas a mejorar su rendimiento. Usa estos ejemplos como punto de partida, como plantillas o como fuente de inspiración, y personalízalos en función de las necesidades de tu propia empresa.

1. Dashboard de previsiones trimestrales

En una sola vista, podrás comparar las previsiones con los objetivos y tener un panorama completo de las oportunidades, el conducto de ventas y los clientes potenciales más prometedores. Usa este dashboard para prever el rendimiento de las ventas de forma sistemática y comprender fehacientemente cuál es la previsión de resultados optimistas en comparación con la previsión de compromiso, lo que evitará sorpresas innecesarias. Cuando presentes los informes ante los directivos de ventas, te sentirás orgulloso de proporcionar información confiable que podrán usar para tomar decisiones basadas en datos.

  • Público objetivo: Este dashboard de previsiones trimestrales está destinado a analistas de ventas. Actúa como calculadora y como una herramienta funcional.
  • Métricas principales: Previsión de compromiso, previsión de resultados probables, previsión de resultados optimistas.
  • Momento de uso: Usa este dashboard al crear previsiones trimestrales para tu organización de ventas a fin de comparar el rendimiento interanual.

2. Dashboard del conducto de ventas

Utiliza este dashboard para comprender el estado del conducto de ventas. Si puedes discriminar los datos y ver el conducto por etapa de oportunidad, KPI, segmento, plazo y representante de ventas, significa que puedes identificar oportunidades que exijan un cambio de dirección rápido, si es necesario. Al ver el panorama completo y preciso del estado del conducto de ventas, puedes evaluar el origen de las oportunidades de ventas y tomar medidas anticipadas para que los equipos puedan lograr los objetivos.

  • Público objetivo: Este dashboard del conducto de ventas está destinado a ejecutivos de ventas, administradores y analistas de ventas.
  • Métricas principales: Etapas de oportunidad, oportunidades por tamaño y vendedor, pasos siguientes de las oportunidades, antigüedad y plazo de los negocios, y KPI personalizados (por ejemplo, categoría de productos, compromiso de los socios, etc.).
  • Momento de uso: Utiliza este dashboard para obtener información general y detallada sobre el estado del conducto de ventas.

3. Dashboard de crecimiento de ventas

Usa este dashboard para filtrar rápidamente los datos del crecimiento de las ventas por región, segmento y cuenta de vendedor. Este dashboard también te permite ver comparaciones interanuales. Para ello, selecciona los filtros que desees en el menú desplegable de la parte superior, que tiene la etiqueta “Selecciona cómo dividir los resultados”. El aspecto más útil de este dashboard de crecimiento de ventas es el contexto que proporciona, lo que ayuda a los administradores a identificar patrones o tendencias, fijar objetivos realistas y capacitar a los vendedores. Por ejemplo, si puedes ver el estado de los negocios por representante, significa que puedes ayudar a los vendedores a cambiar sus tácticas y evitar que se pierdan oportunidades. Esta información práctica puede devolverles el ánimo a los vendedores frustrados, centrar la atención del equipo en el éxito de los clientes y reducir el nivel de incertidumbre en el planeamiento.

  • Público objetivo: Este dashboard de crecimiento de ventas está destinado a ejecutivos de ventas, administradores y analistas de ventas.
  • Métricas principales: Porcentaje de reservas amplificadas, todos los filtros para segmentar los resultados de varias formas, datos por nivel de cuenta y detalles de las cuentas.
  • Momento de uso: Utiliza este dashboard al fijar los objetivos de ventas para descubrir a quiénes les venden los representantes, cómo lo hacen (por ejemplo, de forma interna o externa), qué productos venden y dónde los venden.

4. Asignaciones de territorios de ventas

En la creación y asignación de territorios de ventas, tener un enfoque proactivo puede mejorar el rendimiento de los vendedores. Hemos descubierto que optimizar el diseño territorial puede aumentar las ventas de 2 a 7 % sin que se modifiquen los recursos. Necesitas contar con estos datos para comprender los KPI de ventas que afectan a tus territorios y, así, equilibrar mejor las cargas de trabajo en el campo e identificar fácilmente las oportunidades desaprovechadas.

  • Público objetivo: Este dashboard de asignaciones de territorios está destinado a administradores y analistas de ventas.
  • Métricas principales: Tres filtros para segmentar los resultados de varias formas, datos por nivel de cuenta y detalles de las cuentas.
  • Momento de uso: Utiliza este dashboard al fijar los objetivos de ventas para descubrir a quiénes les venden los representantes, cómo lo hacen (por ejemplo, de forma interna o externa), qué productos venden y dónde los venden.
  • 5. Dashboard de administración de cuentas con vista de 360°

    Los vendedores necesitan datos completos sobre cada interacción de una cuenta para evitar complicaciones en la relación. ¿El cliente tuvo una mala experiencia de servicio últimamente? ¿Hay algún negocio importante que está pendiente y el vendedor no lo sabe? Mantén los KPI de venta importantes en una sola vista para conocer tus cuentas a fondo. Descubre rápidamente cómo está estructurada una compañía, en qué casos se realizaron ventas a empresas y cuántos ingresos generó una determinada cuenta.

    • Público objetivo: Este dashboard de administración de cuentas está destinado a vendedores y administradores, y su creación estará a cargo de los analistas de ventas.
    • Métricas principales: Ingresos totales divididos por ofertas de productos, servicios, fidelización y éxito del cliente (todos los KPI que definas serán clave).
    • Momento de uso: Utiliza este dashboard para obtener una vista de 360° de una cuenta y para ayudar a los representantes a centrarse en métricas importantes.
    • 6. Control de ventas: Dashboard de flujo de trabajo

      Usa este dashboard de control para garantizar la productividad y el rendimiento de los vendedores. El dashboard de flujo de trabajo presenta los datos que los representantes de ventas necesitan sin que estos tengan que pasar de una herramienta a otra para encontrar lo que buscan. Este dashboard reúne los datos del cumplimiento de los objetivos, la actividad de los clientes potenciales filtrada por tipo, las listas de llamadas de urgencia y otros datos importantes sobre los clientes. El dashboard se conecta con el CRM y con otras herramientas en las que ya hayas invertido para ayudar a los vendedores a tomar la decisión correcta en el momento indicado.

      • Público objetivo: Este dashboard de flujo de trabajo de ventas está pensado para que los representantes de ventas lo utilicen durante toda la jornada a fin de mantenerse centrados en sus tareas.
      • Métricas principales: Actividad de las oportunidades de ventas por cuenta, datos importantes sobre los clientes (por ejemplo, eventos importantes, oportunidades de ventas cruzadas y ventas de mayor valor, relaciones en riesgo, etc.) y listas de llamadas de urgencia del CRM.
      • Momento de uso: Utiliza este dashboard para ayudar a los vendedores a tomar decisiones bien fundadas sin que tengan que salir del área de control de los datos de ventas.
      • 7. Resumen para ejecutivos: Dashboard de resumen de ventas

        Con el informe que genera este dashboard basado en datos de CRM, los ejecutivos de ventas pueden registrar el rendimiento trimestral de las ventas y analizar las cifras en relación con los objetivos actuales y los trimestres anteriores, filtradas por producto y tipo de oportunidad. Este único dashboard conectado directamente a la herramienta de CRM les garantiza a los directivos que los datos sean precisos. Esto permite que los directivos no tengan que ordenar pilas de hojas de cálculo con datos viejos y, posiblemente, imprecisos. La presentación de un resumen permite que los directivos desarrollen estrategias de ventas y se mantengan centrados en el panorama general, que es exactamente lo que deben hacer.

        • Público objetivo: Este dashboard de resumen para ejecutivos está diseñado para que los directivos de ventas de nivel superior tomen decisiones rápidamente en función de datos confiables y actualizados.
        • Métricas principales: Ventas trimestrales, objetivos actuales, comparación de los objetivos con otros trimestres históricos y diferencias entre objetivos de ventas.
        • Momento de uso: Utiliza este dashboard para mostrarles a los directivos la información general que necesitan sin abrumarlos con detalles innecesarios.
        • Con estos siete ejemplos de dashboards de ventas, podrás ahorrar mucho tiempo, ya que podrás reducir las solicitudes específicas con informes de autoservicio. Tu organización podrá recuperar el tiempo que antes dedicaba a realizar tareas administrativas o a hurgar en datos y hojas de cálculo del CRM que solo contenían información desactualizada. Podrás proporcionarle información útil y práctica a tu organización de ventas, lo que ayuda a que todos tomen las decisiones importantes en función de los datos y no de los instintos. Si deseas acceder a historias y recursos adicionales para lograr tener un equipo de ventas más basado en datos, visita la página de soluciones de análisis de ventas de Tableau.