7 Vertriebs-Dashboards für datengesteuerte Vertriebsteams

Viele Vertriebsmitarbeiter fällen Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Dabei lassen sich Entscheidungen fast genauso schnell auf einer soliden Datenbasis treffen – anhand von Dashboards mit relevanten, aussagekräftigen Vertriebsdaten. Ein gutes Vertriebs-Dashboard auf dem aktuellen Stand bringt Zeiteinsparungen mit sich: Vertriebsteams können sich so voll und ganz darauf konzentrieren, welche Leads sie dringend kontaktieren müssen. Außerdem sehen sie, wie nah sie der Erfüllung ihrer Quote sind, welche Themen sie im nächsten Telefonat ansprechen müssen und vieles mehr. In diesem Artikel erläutern wir, warum Vertriebs-Dashboards für eine effektive Verkaufsstrategie unerlässlich sind und wie Sie für Ihre Belegschaft nützliche Dashboards erstellen. Dazu präsentieren wir sieben besonders gut gelungene Beispiele.

Warum sind Vertriebs-Dashboards wichtig?

Zeit ist knapp, und deshalb müssen Mitarbeiter im Vertrieb jederzeit eine Gesamtübersicht ihrer Geschäfte aufrufen und in Details „zoomen“ können – möglichst schnell und ohne großen Aufwand, versteht sich. Für diesen Zweck nutzen sie CRM-Tools, die wichtige Informationen zu Geschäftsabschlüssen enthalten. Das Problem: Kundendetails verlieren sich oft in einem Wust aus verschiedenen Ansichten, was es nicht gerade einfach macht, sich einen präzisen und vollständigen Überblick über einen bestimmten Account zu verschaffen. Dagegen ermöglichen Vertriebs-Dashboards das schnelle Auffinden der gesuchten Daten und verlangen weniger Verwaltungsaufwand, sodass sich Vertriebler mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Sales-Analytics-Teams haben die anspruchsvolle Aufgabe, CRM-Daten zu bereinigen und zu analysieren. Datenexporte aus einem CRM-System sind jedoch aufwendig und zeitraubend, Ad-hoc-Kundenanalysen folglich nahezu unmöglich. Zudem enthalten CRM-Exportdaten oft nur die allernötigsten Informationen, die noch dazu statisch und daher schon im nächsten Moment veraltet sind. Mit der Zeit sammeln sich obsolete Spreadsheets an, die niemand nutzt.

Für Sales-Analytics-Teams gibt es viele gute Gründe, zentral verwaltete Selfservice-Dashboards zu erstellen. Zunächst einmal steht damit jedem im Unternehmen eine einzige, zuverlässige Datenquelle als Basis zur Entscheidungsfindung zur Verfügung. Dies sorgt dafür, dass Mitarbeiter und Führungskräfte im Vertrieb dieselbe Sprache sprechen und auf dieselben Vertriebskennzahlen hinarbeiten. Ein abteilungsübergreifender Datenzugriff stellt überdies sicher, dass kritische Entscheidungen datenbasiert statt rein instinktiv getroffen werden.

Berichte, die mit bereinigten, validierten Vertriebsdaten in Live-Datenquellen verbunden sind, schaffen eine belastbare Informationsgrundlage und schützen so vor unliebsamen Überraschungen. In der Folge kann jeder im Unternehmen flexibler handeln, bei veränderten Bedingungen durch rasches Gegensteuern Quotenvorgaben einhalten oder effektiver Geschäftschancen ausnutzen. Analysten können präzisere Vertriebsprognosen erstellen, Führungskräften fällt die strategische Planung von Absatzgebieten leichter, und Vertriebsmitarbeiter haben die Möglichkeit, sich ein genaues Bild ihrer Leistung gemessen an den Zielen zu verschaffen.

Was macht ein gutes Vertriebs-Dashboard aus?

Wenn Sie ein hilfreiches Dashboard für Ihre Vertriebsorganisation erstellen möchten, sollten Sie sich zu Beginn überlegen, wer Ihre Zielgruppe ist und welche Kennzahlen für diese Zielgruppe relevant sind. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  1. Wer ist Ihre Zielgruppe? Wer wird dieses Dashboard nutzen? Richtet sich das Dashboard an Führungskräfte der oberen oder mittleren Ebene oder an einfache Vertriebsmitarbeiter? Je genauer Sie Ihre Zielgruppe erfassen, desto besser können Sie die passenden Kennzahlen auswählen.
  2. Welche Vertriebskennzahlen gehören in das Dashboard? Das Dashboard sollte ausgewählte Vertriebskennzahlen (z. B. Quartalsprognose, Quotenerfüllung, Wachstumsrate usw.) wiedergeben und zugleich Drilldowns in bestimmte Datenpunkte ermöglichen. Versuchen Sie nicht, in einem Dashboard sämtliche Vertriebsparameter unterzubekommen. Überfrachtete Dashboards sind verwirrend und werden bei den potenziellen Anwendern auf wenig Gegenliebe stoßen.
  3. Ist das Dashboard mit einer Live-Datenquelle verbunden? Werden diese Daten vom Sales-Analytics-Team verwaltet, zertifiziert und aufbereitet? Wie oft muss das Dashboard aktualisiert werden?
  4. Wie soll das Dashboard im Unternehmen verbreitet werden? Beispielsweise könnten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, einen regelmäßigen Snapshot zu abonnieren. Andere Alternativen wären das Hosten in einem internen Portal oder das Einbinden in das CRM-System des Unternehmens.

Mit einer umfassenden Business-Intelligence-Plattform wie Tableau wird das Erstellen nützlicher Vertriebsberichte für jedwede Zielgruppe zum Kinderspiel. Auch die Skalierung ist damit ohne Weiteres möglich. Jeder Mitarbeiter kann ein Tableau-Vertriebs-Dashboard abonnieren oder Bedingungen oder Werte für automatische Benachrichtigungen festlegen. Führungskräfte aus dem Vertriebsbereich können das große Ganze im Blick behalten, erhalten aber dank Benachrichtigungen auch Details, wenn ein Team seine Quote erfüllt hat oder wenn eine bestimmte Buchungs- oder Umsatzsumme erreicht wurde.

Beispiele und Vorlagen für nützliche Vertriebs-Dashboards

Im Folgenden haben wir sieben Beispiele für Vertriebs-Dashboards zusammengestellt, die ein leistungsorientiertes Arbeiten und eine datengesteuerte Entscheidungsfindung erleichtern. Vielleicht ist etwas dabei, dass Sie als Vorlage oder Anregung für Ihre geschäftlichen Zwecke verwenden und anpassen können.

1. Dashboard für Quartalsprognosen

Dieses Dashboard bietet eine Gesamtübersicht über Chancen, die Auftragspipeline und Geschäfte mit Wachstumspotenzial oder guten Aussichten auf vorzeitige Erfüllung. Auch lässt sich die tatsächlich erreichte Quote mit den prognostizierten Daten abgleichen. Mit diesem Dashboard können Sie strukturierte Prognosen für die Vertriebsperformance erstellen, anhand derer sich nachvollziehen lässt, wie hoch der gesicherte Auftragsbestand ist und was bestenfalls möglich wäre. Unangenehme Überraschungen sind so praktisch ausgeschlossen. Damit haben Sie eine verlässliche Datengrundlage, die Sie ruhigen Gewissens Ihren Vorgesetzten zur Entscheidungsfindung präsentieren können.

  • Zielgruppe: Dieses Dashboard für Quartalsprognosen richtet sich an Vertriebsanalysten. Es dient für Berechnungen und andere Funktionen.
  • Wichtigste Kennzahlen: Prognosen für gesicherte, wahrscheinliche und maximal mögliche Aufträge
  • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard ist hervorragend geeignet, wenn Sie für die Vertriebsabteilung vierteljährliche Prognosen für den Vergleich zum Vorjahresstand erstellen möchten.

2. Dashboard für die Vertriebspipeline

Mit diesem Dashboard können Sie die Entwicklung der Vertriebspipeline Ihres Unternehmens im Auge behalten. Die Pipeline lässt sich nach Geschäftsstatus, betrieblichen Kennzahlen, Umfang, Zeitrahmen und zuständigem Mitarbeiter aufschlüsseln, wodurch Chancen mit mehr oder weniger dringendem Handlungsbedarf sichtbar werden. Außerhalb haben Sie mit diesem Dashboard jederzeit einen vollständigen und genauen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Pipeline – so können Sie nachvollziehen, woher die Leads stammen, und Ihrem Team bei der Quotenerfüllung rechtzeitig unter die Arme greifen.

  • Zielgruppe: Dieses Pipeline-Dashboard ist für Führungskräfte der oberen und mittleren Ebene sowie für Analysten im Vertriebsbereich vorgesehen.
  • Wichtigste Kennzahlen: Chancen nach Status, Umfang, Vertriebsmitarbeiter, erforderlichen nächsten Schritten, Alter, Zeitrahmen und ausgewählten Kennzahlen (z. B. Produktkategorie, Partnereinbindung)
  • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard liefert sowohl einen Gesamtüberblick als auch detaillierte Daten zum aktuellen Status Ihrer Pipeline.

3. Dashboard für das Vertriebswachstum

Dieses Dashboard ermöglicht das schnelle Filtern von Daten zum Vertriebswachstum u. a. nach Region, Segment und Vertriebsmitarbeiterkonto. Auch lassen sich damit Vorjahresvergleiche anstellen, wenn oben im Drop-down-Menü „Select how to slice results“ (Aufschlüsselung der Ergebnisse auswählen) entsprechende Filter ausgewählt werden. Die größte Stärke dieses Dashboards dürften die umfangreichen Kontextinformationen sein, die es liefert. Mithilfe dieser Informationen können Manager Muster oder Trends erkennen, realistische Ziele festlegen und Vertriebsmitarbeiter gezielt unterstützen. Beispielsweise kann ein Manager, der den Stand der Geschäftsabschlüsse für einen bestimmten Mitarbeiter aufgerufen hat, diesem Mitarbeiter dabei helfen, im Interesse der Umsatzmaximierung seine Taktik zu ändern. Solche aussagekräftigen Erkenntnisse haben das Potenzial, entmutigte Vertriebsmitarbeiter wieder zu motivieren, Teams auf den Kundenerfolg einzustimmen und Planungsunsicherheiten zu beseitigen.

  • Zielgruppe: Dieses Dashboard für das Vertriebswachstum ist für Führungskräfte der oberen und mittleren Ebene sowie für Analysten im Vertriebsbereich vorgesehen.
  • Wichtigste Kennzahlen: Erweiterte Buchungen in Prozent, verschiedene Ergebnisfilter, Datenansicht auf Kontoebene, Kontodetails
  • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard ist ideal, wenn Sie zur Festlegung von Vertriebszielen zusätzlichen Kontext brauchen, etwa zu den Kunden Ihrer Vertriebsmitarbeiter, zur Vertriebsart (z. B. Innen-, Außendienst), zu den verkauften Produkten oder zu Absatzgebieten.

4. Dashboard für Absatzgebiete

Wenn Sie Absatzgebiete definieren und zuweisen, können Sie die spätere Vertriebsperformance durch eine vorausschauende Planung positiv beeinflussen. Unserer Erfahrung nach ist es durch einen optimalen Zuschnitt der Vertriebsgebiete möglich, den Umsatz um zwei bis sieben Prozent zu steigern – ohne zusätzlichen Ressourceneinsatz. Doch um die in diesem Zusammenhang relevanten Kennzahlen verstehen zu können, braucht es entsprechende Daten, auf deren Grundlage dann Außendienstaufgaben gleichmäßiger verteilt und ungenutzte Potenziale sichtbar gemacht werden können.

  • Zielgruppe: Dieses Dashboard für Absatzgebiete richtet sich an Vertriebsanalysten und -manager.
  • Wichtigste Kennzahlen: Drei verschiedene Ergebnisfilter, Datenansicht auf Kontoebene, Kontodetails
  • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard ist ideal, wenn Sie zur Festlegung von Vertriebszielen zusätzlichen Kontext brauchen, etwa zu den Kunden Ihrer Vertriebsmitarbeiter, zur Vertriebsart (z. B. Innen-, Außendienst), zu den verkauften Produkten oder zu Absatzgebieten.

    • 5. 360-Grad-Dashboard zur Kontenverwaltung

    Um einen Kunden optimal betreuen zu können, benötigen Vertriebsmitarbeiter vollständige Daten zu sämtlichen Interaktionen im entsprechenden Kundenkonto. Hat sich der Kunde kürzlich über eine schlechte Erfahrung beschwert? Ist ein großer Geschäftsabschluss im Gespräch, von dem der Mitarbeiter nichts weiß? Solche und andere Fragen beantwortet dieses Dashboard anhand wichtiger Vertriebskennzahlen. So können Sie im Handumdrehen nachvollziehen, wie die Firma eines Kunden strukturell aufgebaut ist, wann Ihr Unternehmen Abschlüsse mit einem Großkunden unter Dach und Fach gebracht hat und wie viel Umsatz bei einem bestimmten Account erzielt wurde.

    • Zielgruppe: Dieses Prognose-Dashboard zur Kontenverwaltung wird von Vertriebsanalysten erstellt und von Vertriebsmitarbeitern und deren Vorgesetzten eingesetzt.
    • Wichtigste Kennzahlen: Vollständige Umsatzhistorie mit Aufschlüsselung nach Produktangebot, Dienstleistungen, Kundeninteraktion und Kundenerfolg – Kennzahlen beliebig wählbar
    • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard verschafft Vertriebsmitarbeitern anhand wichtiger Eckdaten einen Rundumüberblick über Kunden.

      • 6. Vertriebscockpit: Dashboard zur täglichen Ablaufgestaltung

      Hierbei handelt es sich um ein sogenanntes „Cockpit“-Dashboard, mit dem Vertriebsmitarbeiter ihre täglichen Arbeitsabläufe besser planen und so unterm Strich produktiver arbeiten können. Ähnlich wie ein Flugzeug-Cockpit präsentiert es alle wichtigen Vertriebsdaten auf einen Blick, sodass Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln müssen, um die gesuchten Informationen zu finden. Neben Daten zur Quotenerfüllung und zu Lead-Aktivitäten, die sich nach Typ filtern lassen, umfasst das Dashboard auch Anruflisten und Kundendetails. Außerdem lässt es sich mit einem CRM-System und anderen vorhandenen Tools verbinden, sodass Vertriebsmitarbeiter jederzeit handlungsfähig sind.

      • Zielgruppe: Vertriebsmitarbeiter können dieses Dashboard zur Planung ihrer täglichen Arbeitsabläufe nutzen.
      • Wichtigste Kennzahlen: Lead-Aktivitäten nach Kunde, Kundendetails (z. B. biographische Eckdaten, Cross-Selling- und Upselling-Chancen, Risikofaktoren), CRM-Anruflisten
      • Einsatzzwecke: Vertriebsmitarbeiter können anhand dieses Dashboards fundierte Entscheidungen treffen, ohne das „Cockpit“, also die Vertriebsdatenansicht, verlassen zu müssen.

        • 7. Zusammenfassung für Führungskräfte: Vertriebs-Dashboard mit Überblicksdaten

        Anhand dieses auf CRM-Daten basierenden Dashboards können Führungskräfte im Vertrieb aktuelle Quartalszahlen zur Vertriebsperformance einsehen, bisher Erreichtes mit den Quotenvorgaben und früheren Quartalsergebnissen vergleichen und dabei nach Produkt und Chancentyp filtern. Das Dashboard ist direkt mit einem CRM-System verknüpft, sodass sich Anwender auf die Genauigkeit der Daten verlassen können, ohne eine Unzahl an Spreadsheets mit wenig anschaulichen, möglicherweise sogar veralteten Daten durchforsten zu müssen. Die Komplettübersicht ermöglicht die Erstellung von Vertriebsstrategien mit Blick auf das große Ganze – und genau darauf kommt es in Führungspositionen schließlich an.

        • Zielgruppe: Dieses Dashboard ist auf leitende Angestellte im Vertrieb ausgelegt und ermöglicht schnelle Entscheidungen auf der Basis aktueller, zuverlässiger Daten.
        • Wichtigste Kennzahlen: Daten zum bisherigen Quartalsverlauf, aktuelle Quote, Vergleich von Quote und früheren Quartalszahlen, Differenz zwischen Umsatz und Quote
        • Einsatzzwecke: Dieses Dashboard zeigt Führungskräften alle wichtigen Überblicksdaten an, ohne sie mit für sie unnötigen Details zu überfrachten.

          • Die sieben vorgestellten Dashboards reduzieren dank Selfservice-Berichten Ad-hoc-Anfragen und ermöglichen so Zeiteinsparungen. Kostbare Zeit, die Ihr Unternehmen zuvor für Verwaltungsaufgaben oder zum Durchforsten von CRM-Daten und veralteten Spreadsheets aufwenden musste, steht nun für Ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung. Die Vertriebsorganisation hat damit alle wesentlichen Informationen und Erkenntnisse zur Hand, sodass wichtige Entscheidungen auf einer belastbaren Datengrundlage getroffen werden können – und nicht nach bloßem Bauchgefühl. Weitere Ressourcen und Erfahrungsberichte, die Ihrem Vertriebsteam ein datengesteuertes Arbeiten näherbringen, finden Sie auf unserer Tableau-Seite für Sales-Analytics-Lösungen.