¿Con qué frecuencia los vendedores toman decisiones basadas en la intuición o una corazonada? Los dashboards de ventas presentan datos de ventas relevantes y útiles, por lo que ayudan a los vendedores a tomar decisiones basadas en los datos rápidamente. Contar con los dashboards de ventas adecuados basados en datos actualizados permite ahorrar tiempo. Los vendedores pueden concentrarse plenamente, entre otros aspectos, en los clientes potenciales que deben contactar ese día, lo que les separa de alcanzar la cuota de ventas establecida o los puntos de debate que deben usar en una llamada. En este artículo, explicaremos por qué los dashboards de ventas son necesarios para crear una estrategia de ventas eficaz. También enseñaremos cómo comenzar a crear dashboards eficaces que las personas querrán usar y analizaremos siete ejemplos inspiradores.
¿Por qué son importantes los dashboards de ventas?
El tiempo es limitado. Por eso, los vendedores necesitan información que muestre con rapidez una vista integral de sus acuerdos de ventas con la posibilidad de profundizar fácilmente en cualquier punto de datos sin dedicar demasiado tiempo o esfuerzo. Los vendedores pasan la mayoría de su tiempo en una herramienta de CRM, porque es la que contiene la información que necesitan para cerrar tratos. Sin embargo, los detalles de las cuentas suelen quedar ocultos en diversas pantallas. Por lo tanto, resulta difícil analizar una cuenta de manera precisa y global. Los dashboards de ventas permiten a los vendedores dedicar su tiempo a las ventas, en lugar de desperdiciarlo en tareas administrativas y la búsqueda de los datos que necesitan.
Los equipos de análisis de ventas enfrentan el desafío de limpiar los datos de CRM y analizarlos. La exportación de datos desde un sistema de CRM se realiza, principalmente, de forma manual y consume mucho tiempo. Por eso, realizar un análisis ad hoc de una cuenta es casi imposible. Los datos exportados desde una herramienta de CRM suelen tener una cantidad de información limitada, y rápidamente se vuelven estáticos y obsoletos, almacenados en una hoja de cálculo que nadie consulta.
Es importante que los equipos de análisis de ventas creen dashboards de autoservicio centralizados. Si cuentan con dashboards de ventas centralizados, todos usarán los mismos datos para tomar decisiones. Estos informes sirven como fuente única de veracidad. Los vendedores, los administradores de ventas y los líderes sénior hablarán el mismo idioma y colaborarán para lograr KPI de ventas comunes. Si se utiliza una fuente única de veracidad en diferentes departamentos, las decisiones críticas se toman con base en los datos y no solo en la intuición.
Si se usan informes conectados a fuentes de datos en tiempo real, con datos de ventas limpios y validados, los equipos estarán mejor preparados y no los tomarán por sorpresa. Como resultado, todos los miembros de la organización podrán alcanzar las cuotas establecidas o las oportunidades de manera ágil y rápida. Los analistas pueden generar pronósticos de ventas más precisos, los líderes pueden planear los territorios de modo estratégico, y los vendedores pueden tener un panorama exacto de dónde se encuentran en relación con sus objetivos.
¿Qué hace que un dashboard de ventas sea efectivo?
Para comenzar a crear dashboards de ventas eficientes que la organización de ventas quiera usar, concéntrese en el público y piense en los KPI que son relevantes para los usuarios. Antes de comenzar, hágase las siguientes preguntas.
- ¿Quiénes conforman su público? ¿Quiénes usarán el dashboard? ¿El dashboard es para un ejecutivo de ventas, un administrador de ventas o un vendedor? Conocer el público objetivo le permite elegir los KPI adecuados.
- ¿En qué KPI de ventas debe concentrarse para crear el dashboard? Diseñe el dashboard de modo que se presenten KPI de ventas concretos (por ejemplo, pronóstico trimestral, logro de cuotas, crecimiento, etc.) con la flexibilidad de poder profundizar en puntos de datos específicos. No intente combinar todas las métricas de ventas en un solo dashboard. Esto da lugar a confusión y a un uso limitado del dashboard.
- ¿El dashboard se encuentra conectado a una fuente de datos en tiempo real? ¿El equipo de análisis de ventas administra, certifica y prepara esta fuente de datos? ¿Con qué frecuencia se debe actualizar el dashboard?
- ¿Cómo planea compartir este dashboard? ¿Las personas pueden suscribirse para recibir una instantánea del dashboard con regularidad? ¿Lo alojará en un portal interno o lo insertará en un CRM?
Si cuenta con una plataforma de inteligencia de negocios integral, como Tableau, puede crear informes de ventas útiles para todos los públicos de manera fácil y escalable. Todos los miembros de la organización pueden suscribirse a los dashboards de ventas de Tableau, además de crear alertas automatizadas basadas en cualquier condición o valor determinado. Los líderes de ventas pueden concentrarse en el panorama completo. Además, tienen acceso a detalles esenciales, con alertas cuando los equipos hayan alcanzado las cuotas establecidas o cuando se haya logrado determinada cantidad de reservas o ingresos.
Ejemplos y plantillas de dashboards de ventas eficaces
A continuación incluimos siete ejemplos de dashboards de ventas que pueden utilizar los equipos de ventas para mejorar el rendimiento y facilitar la toma de decisiones basadas en los datos. Utilícelos como plantillas, inspiración o punto de partida. Luego, personalícelos de acuerdo con sus propias necesidades de negocios.
1. Dashboard de pronóstico trimestral
En una vista, podrá tener una visión integral de las oportunidades, la canalización y los acuerdos que se acelerarán o ampliarán. También podrá comparar el pronóstico con la cuota alcanzada. Utilice este dashboard para pronosticar el rendimiento de ventas de forma sistemática y conocer cuál es el mejor pronóstico en comparación con el objetivo. De este modo, se evitará sorpresas. A la hora de presentar la información a los líderes sénior, puede tener la confianza de que está brindando los datos más confiables para la toma de decisiones.
- Público objetivo: Este dashboard del pronóstico trimestral está destinado a los analistas de ventas. Actúa como calculadora y herramienta funcional.
- Métricas principales: Pronóstico objetivo, pronóstico probable, mejor pronóstico.
- Cuándo usarlo: Utilice este dashboard cuando cree pronósticos trimestrales para su organización de ventas destinados a comparar el rendimiento interanual.
2. Dashboard de la canalización de ventas
Utilice este dashboard para analizar el estado de su canalización. Si puede dividir los datos, y ver la canalización por etapa de la oportunidad, KPI, tamaño, escala de tiempo y representante de ventas, podrá detectar oportunidades que requieran un cambio rápido, si fuera necesario. Poder ver un panorama completo y preciso del estado de la canalización de ventas significa poder evaluar de dónde provienen los clientes potenciales y actuar temprano para ayudar a los equipos a alcanzar las cuotas de ventas.
- Público objetivo: Este dashboard de la canalización está destinado a ejecutivos de ventas, administradores y analistas de ventas.
- Métricas principales: Etapas de la oportunidad, oportunidades por tamaño y vendedor, próximos pasos para las oportunidades, antigüedad y escala de tiempo de los acuerdos, y KPI personalizados (por ejemplo, categoría de productos, participación de socios y más).
- Cuándo usarlo: Utilice este dashboard para obtener información detallada y de alto nivel sobre el estado de la canalización.
3. Dashboard de crecimiento de ventas
Con este dashboard, puede filtrar rápidamente los datos del crecimiento de las ventas por región, segmento y cuenta de vendedor. Además, puede ver comparaciones interanuales mediante la selección de filtros en el menú desplegable de la parte superior “Select how to slice results” (Seleccionar cómo dividir los resultados). El uso más efectivo de este dashboard de crecimiento de ventas está relacionado con el contexto que proporciona. Ayuda a los administradores a identificar patrones o tendencias, establecer objetivos realistas y educar a los vendedores. Por ejemplo, si puede ver el estado de los acuerdos por representante, podrá ayudar a los vendedores a cambiar sus tácticas y evitar la pérdida de oportunidades. Esta información útil sirve para alentar a vendedores desanimados, ayudar al equipo a concentrarse en el éxito de los clientes y reducir la incertidumbre a la hora de planear.
- Público objetivo: Este dashboard de crecimiento de ventas está destinado a ejecutivos de ventas, administradores y analistas de ventas.
- Métricas principales: Porcentaje de reservas ampliadas, todos los filtros sobre cómo dividir los resultados de distintas maneras, ver los datos al nivel de la cuenta y detalles de la cuenta.
- Cuándo usarlo: Utilice este dashboard en el momento de establecer los objetivos de ventas, a fin de obtener contexto respecto de a quiénes les están vendiendo los representantes, cómo están vendiendo (por ejemplo, internamente, en el terreno), qué productos están vendiendo y dónde.
4. Asignaciones de territorios de ventas
A la hora de crear y asignar territorios de ventas, un enfoque proactivo puede servir para mejorar el rendimiento. Hemos descubierto que la optimización del diseño del territorio puede dar lugar a un aumento de las ventas de un dos a un siete por ciento con los mismos recursos. Los datos son necesarios para comprender los KPI de ventas que afectan a los territorios a fin de equilibrar mejor las cargas de trabajo en el terreno y ver con más claridad las oportunidades que no se están explotando.
- Público objetivo: Este dashboard de asignaciones de territorios de ventas está destinado a analistas y administradores de ventas.
- Métricas principales: Los tres filtros sobre cómo dividir los resultados de distintas maneras, ver los datos a nivel de la cuenta y detalles de la cuenta.
- Cuándo usarlo: Utilice este dashboard en el momento de establecer los objetivos de ventas, a fin de obtener contexto respecto de a quiénes les están vendiendo los representantes, cómo están vendiendo (por ejemplo, internamente, en el terreno), qué productos están vendiendo y dónde.
- Público objetivo: El dashboard del pronóstico de administración de cuentas debe ser creado por analistas de ventas para vendedores y sus administradores.
- Métricas principales: Ingresos totales divididos por producto, servicio, colaboración y éxito de los clientes. Todos los KPI que determine son clave.
- Cuándo usarlo: Utilice este dashboard para ayudar a los representantes de ventas a concentrarse en las métricas más importantes y brindar una visión de 360 grados de la cuenta.
- Público objetivo: Este dashboard sobre el flujo de trabajo de ventas se ha diseñado para que los representantes de ventas puedan consultarlo durante el día y mantenerse concentrados en su objetivo.
- Métricas principales: Actividad de los clientes potenciales por cuenta, información de los clientes (por ejemplo, eventos importantes de la vida, oportunidades de venta de nuevos productos o actualizaciones, riesgos de pérdida), listas de notificación del CRM.
- Cuándo usarlo: Use este dashboard para capacitar a los vendedores a que tomen decisiones informadas sin que tengan que salir de las herramientas que contienen los datos de ventas.
- Público objetivo: Este dashboard con un resumen ejecutivo está diseñado para que los líderes de ventas sénior puedan tomar decisiones rápidas basadas en datos actuales y confiables.
- Métricas principales: Ventas del trimestre a la fecha, cuota actual, comparación entre la cuota y los trimestres históricos, y diferencia entre las cuotas de ventas.
- Cuándo usarlo: Use este dashboard para brindar a los líderes la información general que necesitan sin abrumarlos con detalles innecesarios.
5. Dashboard con una vista de 360 grados de la administración de cuentas
Los vendedores necesitan datos completos sobre las diferentes interacciones de una cuenta a fin de evitar cualquier paso en falso en la relación con el cliente. ¿El cliente tuvo una mala experiencia con el servicio recientemente? ¿Hay un acuerdo más amplio pendiente que el vendedor desconozca? Incluya los KPI de ventas importantes en una vista para tener una visión integral de las cuentas. Entienda rápidamente cómo es la estructura de la empresa, dónde ha vendido a cierto cliente y cuántos ingresos generó por cuenta específica.
6. Líder de ventas: Flujo de trabajo del dashboard
Mantenga la productividad de sus vendedores y el flujo de trabajo con este dashboard de líderes. El dashboard del flujo de trabajo presenta lo que necesitan los representantes de ventas sin que deban pasar de una herramienta a la otra para encontrar lo que buscan. Reúne datos sobre el cumplimiento de las cuotas, las actividades de los clientes potenciales filtradas por tipo, listas de llamadas de notificación e información de los clientes, conectados a un CRM y otras herramientas existentes en las que ya ha invertido para ayudar a los vendedores a tomar las medidas correctas en el momento oportuno.
7. Descripción general ejecutiva: Dashboard del resumen de ventas
Con este informe, los ejecutivos de ventas pueden llevar un seguimiento del rendimiento de las ventas del trimestre hasta la fecha, y revisar los números en relación con la cuota actual y los trimestres previos. Además, pueden filtrar por producto y tipo de oportunidad en este dashboard basado en los datos del CRM. Con un dashboard único conectado directamente a una herramienta de CRM, los líderes pueden tener la confianza de que cuentan con datos precisos sin tener que explorar una montaña de hojas de cálculo cargadas de datos obsoletos e imprecisos. Gracias a la descripción general, los líderes de ventas pueden desarrollar estrategias de ventas y concentrarse en el panorama global. Eso es precisamente lo que necesitan hacer.
Mediante estos siete ejemplos de dashboards de ventas, ahorrará tiempo y reducirá la cantidad de consultas ad hoc con informes de autoservicio. Como resultado, la organización puede ahorrar tiempo que antes desperdiciaba en realizar tareas administrativas o explorar los datos de CRM y hojas de cálculo con información antigua. Le brindará a la organización de ventas información que sus miembros pueden usar. En consecuencia, todos podrán tomar decisiones críticas basadas en los datos y no en una simple corazonada. Si desea acceder a otros recursos e historias que lo ayudarán a impulsar a su equipo de ventas a tomar decisiones basadas en los datos, visite la página de soluciones de análisis de ventas de Tableau.