Toolkit zur Implementierung des Datendoktors

Aufbauen

Ermitteln Sie die richtige Plattform

Nehmen Sie sich Zeit für eine Recherche, um die Chat-Plattform zu ermitteln und zu implementieren, die die beste Unterstützung für die geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens bietet. Erstellen Sie zwei Chatrooms oder Kanäle speziell zur Befähigung: einen für Ankündigungen (künftige Veranstaltungen, Bereitstellungen, Wartung) und einen anderen für Benutzer, in dem diese Fragen zu Tableau stellen können.

Klären Sie die Rahmenbedingungen für die Mitwirkung der Benutzer

Wie stellen Benutzer Fragen? Wo finden sie Schulungsmöglichkeiten oder FAQs? Welche Ressourcen sind neben dem Chat-Kanal verfügbar? Sorgen Sie für einen einfachen Zugriff auf diese Informationen in Ihrem Chat-Kanal mithilfe von beschreibendem Text oder prägnant platzierten Features.

Machen Sie Ihre Datendoktoren sichtbar

Bitten Sie Ihre Datendoktoren, ihr Chat-Profilbild mit einem kleinen Tableau- oder Datendoktor-Logo (im Anhang mit den Ressourcen verfügbar) zu ergänzen. Damit sind sie für Benutzer leichter als Experten erkennbar. Sie können auch Referenzen wie Zertifizierungen zur Chat-Profilbeschreibung oder E-Mail-Signatur hinzufügen.

Verfolgen Sie häufig gestellte Fragen nach

Ermitteln Sie die Anzahl der gestellten Fragen und welche Themen damit am häufigsten zur Sprache kommen. Mit diese Informationen können Sie die gängigsten Themen und Kategorien für Fragen ermitteln und feststellen, welche Schulung Sie zur Behebung dieser Wissenslücken anbieten können.

Anwenden

Werben Sie für die neuen Chat-Kanäle

Geben Sie den Start der neu erstellten Kanäle bekannt und erläutern Sie Ihrer Zielgruppe deren Zweck. Laden Sie unsere unterstützenden Vorlagen aus dem Anhang mit den Ressourcen herunter. Sie bieten Anregungen für den Start.

Verknüpfen Sie den Kanal mit häufig genutzten Dashboards

Inhaltsnutzer, also Personen, die Dashboards aufrufen, haben ebenfalls Fragen und benötigen Hilfe, wenn sie nicht weiterkommen. Tipps zur Bekanntgabe und Bewerbung des Chat-Kanals in Ihren veröffentlichten oder eingebetteten Dashboards finden Sie im Abschnitt Best Practices für die Visualisierung von Tableau Blueprint.

Erstellen Sie einen eigenen Kanal für Datendoktoren

Wenn Ihr Tableau-Expertenteam größer wird, sollten Sie einen zusätzlichen Chat-Kanal für Ihre Datendoktoren erstellen. In diesem Bereich können sie Ressourcen teilen, bei der Vernetzung untereinander helfen sowie neue Wege zur Befähigung Ihrer Benutzer besprechen und organisieren.

Würdigen und belohnen Sie aktive Teilnehmer

Würdigen und belohnen Sie die Mitarbeiter, die freiwillig Fragen beantworten, oder entwickeln Sie Gamifizierungsstrategien bzw. zusätzliche Anreize. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kontroll- und Belohnungssysteme in Tableau Blueprint.

Ausbauen

Prüfen Sie weitere Möglichkeiten

Gehen Sie einen Schritt zurück und ermitteln Sie, ob die Chat-Kanäle zur Unterstützung Ihrer Benutzer ausreichend sind. Werden die Kanäle mit zu vielen Fragen überschwemmt? Wenn das der Fall ist, sollten Sie für Ihre Chat-Kanäle zusätzliche Features bereitstellen oder eine neue Befähigungsoption für den Datendoktor in Betracht ziehen. 

Investieren Sie in Ihre Experten

Welche Benutzer sind am aktivsten in Ihrem Chat-Kanal? Erweitern Sie deren Möglichkeiten mit internen Skill Belts, speziellen Schulungsstrategienund Zertifizierungen. Durch Ermittlung und Unterstützung weiterer Tableau-Experten lässt sich die Reichweite Ihres Programms vergrößern.

Passen Sie Ihre Chat-Kanäle mit neuen Features an

Wenn Sie Chat-Plattformen wie Microsoft Teams, WeChat oder Slack nutzen, können Sie durch Hinzufügen von Anwendungen, Webhooks oder Bots die Interaktion optimieren, die Mitarbeitererfahrung verbessern sowie die Effizienz der Geschäftsabwicklung erhöhen. Prüfen und ermitteln Sie gemeinsam mit Ihren IT- und Sicherheitsteams, welche Lösungen am besten für Ihr Datendoktor-Programm geeignet sind.

Slack-Workflows

Erweitern Sie Ihre Slack-Kanäle durch Slack-Workflows. Damit können Sie neue Erkenntnisse zu Themen/Kategorien der gestellten Fragen gewinnen, um Schulungsdefizite zu erkennen, Ihre Poweruser im Slack-Kanal ermitteln, die Benutzereinbindung in Ihrem Bereich feststellen sowie Kennzahlen zu Problembehebung und -eskalation abrufen. Eine Anleitung zum Erstellen eines Slack-Workflows finden Sie im Anhang mit den Ressourcen.

Aufbauen

Gestalten Sie es so einfach wie möglich

Die Vereinbarung eines Treffens mit einem Kollegen für einen bestimmten Zeitpunkt oder der Besuch einer Sprechstunde sollte einfach möglich sein und keine Hürde für Benutzer darstellen, die Fragen haben.

Legen Sie Zeitpunkt und Dauer (oder Häufigkeit und Uhrzeit) fest

Starten Sie mit einer regelmäßigen zweistündigen Sitzung im Kalender, einmal pro Woche oder in größeren Abständen, an der Benutzer nach Bedarf teilnehmen können. Sammeln Sie vorab die anfallenden Fragen über E-Mails, Formulare oder beliebige andere Methoden. Wenn Ihren Datendoktoren die Fragen schon vorher vorliegen, haben Sie mehr Zeit, um eine Lösung zu finden, und sie fühlen sich nicht überrollt.

Termingestaltung

Bei der Auswahl eines Tools ist zu beachten, welche Daten der Mitarbeiter Sie erfassen möchten, welche Art von Terminen Ihre Datendoktor-Praxis vergibt und wie Sie am besten den Datendoktor für die „Patienten“ finden, der über die erforderliche Qualifikation für das aufgetretene Problem verfügt. Informationen dazu finden in den Toolempfehlungen im Anhang.

Virtuell

Bieten Sie Möglichkeiten für die zunehmend wichtige virtuelle Kommunikation durch digitale Treffen der Benutzer auf der von Ihnen verwendeten Plattform (Zoom, WebEx usw.) mit Kollegen oder Kunden bei der täglichen Arbeit.

Kommunizieren

Machen Sie Ihre Sprechstunden dort öffentlich, wo Sie Ihre Zielgruppe erreichen. Platzieren Sie die Öffnungszeiten in einem Chat-Kanal, im Intranet oder in einem Wiki-Banner oder direkt neben der Kaffeemaschine Ihres Büros. Geben Sie darüber hinaus bekannt, wie verfahren wird, wenn alle Termine vergeben sind oder wenn die Sprechstunde ausgebucht ist und eine Frage nicht beantwortet werden kann. Machen Sie schließlich Ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass es sinnvoll ist, wenn sie ihre Daten und Dashboards für den Termin bereithalten. 30 Minuten können wie im Flug vergehen.

Persönlich

Ermitteln Sie, wo sich Ihre Tableau-Poweruser befinden, damit sie schnell und einfach persönlich vor Ort ihre Frage stellen können. Informieren Sie Ihre Logistik- und Kommunikationsabteilung entsprechend, etwa, dass Sie sich in einem bestimmten Konferenzraum, in der Cafeteria oder in einem anderen Bereich treffen, oder wenn sich der Treffpunkt geändert hat. Beachten Sie dabei immer die Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz und halten Sie diese ein.

Anwenden

Sorgen Sie für eine Nachverfolgung der Probleme

Bitten Sie Ihre Datendoktoren, ein entsprechendes Formular auszufüllen, oder die Themen/Fragen, die gestellt werden, in einem bestimmten Format zu dokumentieren, da diese für die Prüfung des geschäftlichen Werts des Programms mit Ihren Sponsoren hilfreich sein können. Datenressourcen zur Problemerfassung sind im Anhang mit den Ressourcen enthalten.

Planen Sie Pausen ein

Wenn Ihre Datendoktoren eine Vielzahl von Fragen behandelt oder für eine längere Zeit fortlaufend Termine wahrgenommen haben, sollten Sie in deren Terminkalendern Pausen eintragen, damit sie sich zwischendurch von ihrer Tätigkeit erholen können.

Alle Fragen sind willkommen

Empfehlen Sie Ihren Doktoren, keine Fragen zurückzuweisen, auch wenn sie zu kompliziert sind. Es ist kein Problem, wenn sie keine Antwort parat haben. Aus solchen Herausforderungen lässt sich lernen und Ihre Experten können dabei ihr Wissen und ihre Fertigkeiten erweitern.

Holen Sie Feedback von Patienten ein

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, an einer Umfrage zur Zufriedenheit teilzunehmen, nachdem Sie sich mit ihrem Datendoktor getroffen haben. Präsentieren Sie der Unternehmensleitung und den Sponsoren Erfolgsstorys und leiten Sie positive Rückmeldungen an die Vorgesetzten von Datendoktoren weiter, damit diese deren freiwillige Arbeit würdigen und belohnen. Im Anhang mit den Ressourcen ist eine Vorlage zur Patientenumfrage enthalten.

Definieren Sie den Kontext für Ihre Patienten

Empfehlen Sie Patienten, ein gewisses Maß an eigener Recherche oder Problembearbeitung vorzunehmen, bevor sie sich an ihren Doktor wenden. Weisen Sie Ihre Patienten darauf hin, dass die Doktoren freiwillig arbeiten und dass ein 30-Minuten-Termin wenig Zeit lässt, sodass eventuell nicht alle Fragen beantwortet werden können.

Bleiben Sie am Ball

Legen Sie Sprechstunden oder Terminmöglichkeiten für das gesamte Jahr fest, damit alle Beteiligten sich der möglichen Nutzung des Datendoktors bewusst sind und entsprechende Aktivitäten bei ihren wöchentlichen Aufgaben einplanen können. Sorgen Sie dafür, dass die Sprechstunden allgemein bekannt sind und auch neuen Mitarbeitern und Tableau-Benutzern offen stehen.

Ausbauen

Halten Sie Kontakt zu Ihren Datendoktoren

Setzen Sie monatliche Treffen mit den Datendoktoren an, damit sie sich austauschen und auf der Grundlage bestimmter Beispiele für Lösungen und beantwortete Fragen voneinander lernen können.

Ermitteln Sie die Kompetenz

Bewerten Sie die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter, um Wissenslücken im Team, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen zu ermitteln. Diese Informationen sind hilfreich, wenn Sie über die nächsten Schritte zum Ausbau Ihres Programms nachdenken, z. B. ob die Veranstaltung eines Datendoktor-Tags oder eine regelmäßig geöffnete Praxis die hilfreichste Lösung wäre. Im Anhang mit den Ressourcen ist ein Beispiel für eine Umfrage zur Kompetenzermittlung enthalten.

Themenspezifische Datendoktor-Sitzungen

Planen Sie Ihre Datendoktor-Sitzungen für ein bestimmtes Thema, etwa um die Firmenkompetenz in Bezug auf Visualisierungs-Best-Practices, Leistungsoptimierung oder Berechnungen zu verbessern.

Fügen Sie den Tableau Days Datendoktor-Angebote hinzu

Legen Sie Termine und Sprechstunden für den Datendoktor im Rahmen von Veranstaltungen der Tableau Days fest. Patienten erhalten so zusätzliche Möglichkeiten, Fragen außerhalb der regulären Sprechstunden/Termine zu stellen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Datendoktor-Angeboten zu den Veranstaltungen der Tableau Days finden Sie unter „Option 3 – Klinik/Praxis“.

Erhöhen Sie die Kapazität

Wenn der Bedarf zunimmt, z. B. wenn alle Termine über Wochen ausgebucht sind oder wenn die Sprechstunden für die Beantwortung aller Fragen zu kurz sind, sollten Sie das Angebot an Sprechstunden und Terminen erweitern. Wenn mehr Sprechstunden und Termine benötigt werden, muss möglicherweise auch das Team der Datendoktoren erweitert werden. Sie sollten dann weitere Datendoktoren gewinnen und dafür sorgen, dass sie schnell und problemlos eingeführt werden.

Verknüpfen Sie Ihre Chat-Lösung mit Ihren Terminen/Sprechstunden

Wenn für Ihre Tableau-Benutzer auch ein Chatroom oder Chat-Kanal verfügbar ist, sollten sie die Lösungen miteinander verknüpfen. Beispielsweise können Datendoktoren unbeantwortete Fragen an den Chatroom/Chat-Kanal weiterleiten oder einem Tableau-Benutzer mit einer komplexen Frage in einem Chat die Vereinbarung eines Termins empfehlen.

Aufbauen

Termingestaltung

Nutzen Sie ein entsprechendes Tool, um Patienten den Datendoktoren zuzuordnen, die über die für das jeweilige Problem erforderlichen Fertigkeiten verfügen. Beispiel: Wenn zwei Doktoren ein umfangreiches Tableau Desktop-Wissen haben, kennt einer davon sich eventuell mit Karten aus, während der andere Experte für Berechnungen ist. Das verwendete Tool sollte dann einem Patienten die Möglichkeit geben, im Menü für die Terminplanung den Kartenexperten auszuwählen. Im Anhang mit den Ressourcen finden Sie entsprechende Toolempfehlungen .

Ermitteln Sie die Kompetenz

Bewerten Sie die Fertigkeiten Ihrer Doktoren, um festzustellen, wie diese präzise anderen Mitarbeitern zugeordnet werden können, und ermitteln Sie die gängigen Themen und Angebote für Termine. Im Anhang mit den Ressourcen ist ein Beispiel für eine Umfrage zur Kompetenzermittlung enthalten.

Anforderungen an den Standort

Datendoktor-Praxen mit fünf oder weniger Doktoren können problemlos in einem Standardkonferenzraum für etwas mehr als zehn Personen betrieben werden. Für größere Datendoktor-Praxen sind für große Gruppentreffen geeignete Räume erforderlich, insbesondere solche, in denen für jeden Doktor ein eigener Tisch platziert werden kann. Dafür werden beispielsweise jeweils ein Schreibtisch, der Platz für ein bis zwei Laptops bietet, und mindestens zwei Stühle benötigt.

Problemerfassung

Wir empfehlen, mit einem Tool zu starten, das sich schnell erlernen und einfach nutzen lässt, um den Schulungsaufwand für Ihre Datendoktoren zu minimieren und um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen einheitlich und präzise erfasst werden. Dies ist speziell für Daten zur Evaluierung Ihrer Datendoktor-Praxis wichtig. Im Anhang mit den Ressourcen finden Sie Beispiele für Datenressourcen zur Problemerfassung .

Erstellen Sie neue Rollen

Ihr Datendoktor-Team besteht aus Freiwilligen Ihres Unternehmens. Eine zentrale Aufgabe ist es, dafür die richtigen Personen zu finden. Für den Erfolg der Datendoktor-Praxis sind unabhängig von ihrer Größe bestimmte Rollen (wie Gruppenleiter) unverzichtbar. Andere Rollen werden wiederum nur benötigt, wenn Sie die Praxis erweitern und deren Aufgabengebiet in Ihrem Unternehmen verbreitern. Für alle Rollen in der Praxis gilt: Der jeweilige Mitarbeiter muss strukturiert, selbstständig und hart arbeiten können und sowohl die erforderlichen Fertigkeiten wie die notwendige Bandbreite haben, um seine Rolle ausfüllen zu können. Für weitere Informationen finden Sie im Anhang mit den Ressourcen eine Vorlage zur Personalplanung .

Anwenden

Bewerben und betreiben Sie Ihre Praxis

Ob durch Mundpropaganda, Intranet, E-Mail oder interne Beschilderung: Sie müssen Ihre Praxis bekannt machen, dafür Begeisterung wecken und den Kontakt zu Ihrer Tableau-Benutzer-Community suchen. Unterstützende Vorlagen und Beschilderungen sind im Anhang mit den Ressourcen enthalten.

Starten Sie frühzeitig

Versammeln Sie Ihr Team schon frühzeitig am Tag, bevor die Datendoktor-Praxis öffnet. Sie können dann letzte Fragen klären, letzte praktische Anweisungen geben und alle Beteiligten auf die Veranstaltung einstimmen. Gehen Sie noch einmal alle Räume durch, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist, was Ihre Mitarbeiter und Patienten für eine erfolgreiche Problembehandlung benötigen – ob es sich um Stifte und Papier, Wasservorrat oder Toiletten handelt.

Erfassen Sie die Patientenzufriedenheit

Bitten Sie Ihre Patienten, an einer Umfrage zur Zufriedenheit teilzunehmen, nachdem Sie sich mit ihrem Datendoktor getroffen haben. Mithilfe einer solchen Umfrage können Sie ermitteln, wie diese einen Termin erlebt haben, was das Produktproblem war, ob sie etwas Neues gelernt haben und ob sie ihren Kollegen den Datendoktor-Service weiterempfehlen würden. Weitere Informationen enthält die Vorlage zur Patientenumfrage im Anhang mit den Ressourcen.

Holen Sie Feedback von Ihren Datendoktoren ein

Senden Sie am Ende der Veranstaltung eine Feedback-Umfrage an Ihr Datendoktor-Team, um zu erfahren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden muss. Werten Sie dieses Feedback aus, um die Praxis für künftige Veranstaltungen weiterzuentwickeln. Im Anhang mit den Ressourcen ist eine Vorlage zur Doktorumfrage enthalten.

Erfolgsermittlung

Erfassen Sie Daten, um zu prüfen, ob Ihre Praxis ein Erfolg ist. Vergleichen Sie die Anzahl der verfügbaren mit den gebuchten Terminen, ermitteln Sie, wie viele Termine wahrgenommen bzw. versäumt wurden, aus wie vielen Doktoren Ihr Datendoktor-Team besteht usw. Diese Informationen bieten eine gute Grundlage, um Ihre Praxis weiterzuentwickeln und zu verbessern. Setzen Sie Ihre Datendoktor-Aktivitäten zu Ihren Kennzahlen zur Community-Beteiligung in Bezug, um die Auswirkungen des Programms auf Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Ausbauen

Hackathon

Nehmen Sie mit Ihrem Datendoktor-Expertenteam an einem Hackathon-Projekt für lokale gemeinnützige Organisationen teil, um Ihre Experten weiter zu motivieren und um deren Erfahrung für einen guten Zweck weiterzugeben. Nutzen Sie Tableau Foundation, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie helfen, für gespendete Lizenzen für die Arbeit für gemeinnützige Organisationen anfragen oder eine Sitzung mit Freiwilligen zur Unterstützung anfordern können.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Datendoktoren eine interne Geschäftsdatenquelle für Ihr Team, für Ihre Abteilung, für einen Sponsor oder für Ihr Unternehmen zu erstellen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen und Mehrwert für Ihre Geschäftstätigkeit zu generieren.

Werden Sie Mitglied der Tableau Community

Die Tableau-Community bietet die Möglichkeit, aktuelle Neuigkeiten zu erfahren, themenspezifische Blogs zu nutzen sowie Community-geführte Projekte und Veranstaltungen zu erkunden, von denen Ihr Datendoktor-Team profitieren kann. Machen Sie Ihr Datendoktor-Team zum Mitglied von #datafam und vernetzen Sie es mit anderen Tableau-Community-Leitern.

Betreiben Sie die Praxis in Vollzeit

Wenn die Praxis erfolgreich ist und Ihr Datendoktor-Team häufiger zur Beantwortung von Fragen in Anspruch genommen wird, empfehlen wir, diese als eigenes Programm zu betreiben und damit alle vorhandenen Ad-hoc-Sitzungen und Sprechstunden zu ersetzen. Darüber hinaus ist die Einführung dieser Methode für weitere Teams und Abteilungen zu empfehlen, damit sich diese für andere Themen oder Produkte im Unternehmen vernetzen und entsprechend zusammenarbeiten können.

Mögliche Aufteilung nach Themen

Durch die Zusammenarbeit der Kollegen untereinander treten möglicherweise unterschiedliche Anforderungen oder Fragen auf. Dadurch kann es sinnvoll sein, diese nach Abteilung oder Region aufzuteilen und dann z. B. ein Datendoktor-Programm für das Finanzteam, eine Lösung für die Asien-Pazifik-Region usw. zu entwickeln. Diese dezentralisierten Programme sollten ein einheitliches Verfahren zur Erfassung von Fragen, zur Gewinnung von Mitarbeitern, zur Erweiterung und zur Qualifizierung ihrer Datendoktoren anwenden und die gleichen Daten in Ihrem Unternehmen erfassen, um die Berichterstellung und die Ermittlung des Programmstatus zu vereinfachen.

Sorgen Sie für Auflockerung

Bei persönlichen Treffen sind spezielle Elemente hilfreich, die Sie vielleicht von der Tableau Conference kennen und die den Datendoktor als Marke etablieren, z. B. Lollis, Hustenbonbons oder weiße Jacken.