Kit de ferramentas de implementação da Clínica de dados

Criação

Identifique a plataforma de bate-papo certa

Reserve um tempo para pesquisar, identificar e implementar a plataforma de bate-papo que atende à maioria das necessidades comerciais da sua empresa. Crie duas salas de bate-papo ou canais dedicados à capacitação: uma para anúncios (eventos futuros, implantações, manutenção) e outra para que os usuários façam perguntas sobre o Tableau.

Tenha diretrizes claras de engajamento

Como os usuários fazem perguntas? Onde podem encontrar treinamento ou Perguntas frequentes? Que recursos eles têm além do canal de bate-papo? Facilite o acesso a essas informações no seu canal de bate-papo usando texto descritivo ou colocando recursos em destaque.

Capacite seus especialistas da Clínica de dados

Solicite que seus especialistas em dados da Clínica de dados atualizem sua foto de perfil com um pequeno logotipo do Tableau ou da Clínica de dados (disponível no Apêndice de recursos) para ajudar outros usuários a identificá-los como especialistas. Eles também podem adicionar suas credenciais, como certificações, na descrição do perfil do bate-papo ou na assinatura de e-mail.

Comece a monitorar as perguntas frequentes

Monitore o número de perguntas feitas e os tópicos abordados com mais frequência. Essas informações ajudarão você a identificar tópicos e categorias comuns para perguntas e qual treinamento você pode oferecer para preencher essas lacunas de conhecimento.

Execução

Promova novos canais de bate-papo

Anuncie os canais recém-criados e explique o objetivo deles ao seu público. Baixe os nossos modelos promocionais no Apêndice de recursos para ver algumas ideias.

Link para o canal em painéis usados com frequência

Os consumidores de conteúdo (pessoas que visualizam painéis) também têm perguntas e precisarão de ajuda quando se depararem com um obstáculo. Para ter ideias de como promover o canal de bate-papo nos seus painéis publicados ou integrados, consulte a seção Práticas recomendadas de análise visual do Tableau Blueprint.

Crie um canal separado para seus especialistas da Clínica de dados

Conforme a sua equipe de especialistas no Tableau cresce, crie um canal de bate-papo adicional para seus especialistas da Clínica de dados. Use esse espaço para compartilhar recursos, ajudá-los a se conectar uns com os outros e discutir e organizar novas formas de capacitar seus usuários.

Recompense e reconheça os participantes ativos

Reconheça e recompense voluntários que respondem a perguntas ou considere adicionar estratégias de gamificação ou incentivos. Para mais informações sobre reconhecimento, consulte Sistemas de acompanhamento e recompensa no Tableau Blueprint.

Expansão

Vá além dos canais de bate-papo

De um passo para trás e pense se seus canais de bate-papo são suficientes para ajudar os usuários. Os canais são inundados com muitas perguntas? Caso eles sejam, você pode tentar adicionar novos recursos aos seus canais de bate-papo ou tentar uma nova opção de disponibilização da Clínica de dados. 

Invista em seus especialistas

Quem são os usuários mais ativos no seu canal de bate-papo? Você pode ajudá-los a crescer com cinturões de habilidades internos, estratégias de treinamentoe certificações. Ao identificar e apoiar mais especialistas do Tableau, você poderá expandir o alcance do seu programa.

Personalize seus canais de bate-papo com novos recursos

Quando estiver usando plataformas de bate-papo, como Microsoft Teams, WeChat ou Slack, considere adicionar aplicativos, webhooks ou bots para facilitar as interações, aprimorar a experiência do funcionário e aumentar a eficiência operacional. Trabalhe com suas equipes de TI e Segurança para investigar e identificar as soluções que melhor funcionarão para o seu programa da Clínica de dados.

Fluxos de trabalho do Slack

Eleve seus canais do Slack a um novo patamar com os fluxos de trabalho do Slack. Acesse novas informações sobre tópicos e categorias das perguntas mais frequentes para identificar as lacunas de treinamento; identifique seus usuários avançados no seu canal do Slack; emita relatórios sobre o engajamento do usuário da sua sala; obtenha métricas sobre soluções e escalonamento. O Apêndice de recursos inclui instruções sobre como criar fluxos de trabalho do Slack.

Criação

Prefira a simplicidade

Agendar um encontro com outro colega de trabalho durante um horário específico ou aderir ao mesmo horário do expediente diário deve ser fácil, sem criar obstáculos para os usuários que precisam de respostas para suas perguntas.

Decidir sobre datas e duração (ou frequência e horário)

Comece a programação com uma sessão de duas horas, uma vez por semana ou em intervalos mais longos, à qual os usuários possam comparecer sem hora marcada, conforme necessário. Reúna suas perguntas antecipadamente por e-mail, formulário ou outro método de preferência. Receber perguntas antecipadamente ajuda os especialistas da Clínica de dados nas suas pesquisas, evitando que eles se sintam sobrecarregados.

Agendamento de consultas

Ao escolher uma ferramenta, pense nos dados que deseja coletar sobre seus funcionários, no tipo de consulta oferecida pela sua Clínica de dados e como atribuir aos pacientes um especialista com as habilidades adequadas para ajudá-los. Dê uma olhada na lista de recomendações de ferramentas no Apêndice.

Virtual

Adapte-se à mudança virtual e reúna-se com seus usuários na plataforma digital (Zoom, WebEx etc.) que utiliza diariamente com outros colegas de trabalho ou clientes.

Comunique

Publique o horário de funcionamento onde seu público está localizado: fixando-os em um canal de bate-papo, um banner wiki/intranet ou próximo à máquina de café do escritório. Além disso, verifique se as comunicações incluem o que fazer se todas as consultas forem esgotadas ou se o horário de funcionamento estiver lotado e alguma pergunta ficar sem resposta. Finalmente, recomende que todos os funcionários preparem seus dados e painéis antes da consulta, pois 30 minutos passam rapidamente.

Pessoalmente

Identifique onde os usuários avançados do Tableau estão, para se reunir com eles fisicamente em uma sala. Prepare a logística e as comunicações (caso esteja se reunindo em uma sala de reuniões específica, um café ou outro espaço, e se esse local mudar) e sempre siga e respeite as medidas de segurança do local de trabalho.

Execução

Monitore problemas

Solicite que seus especialistas da Clínica de dados preencham um formulário ou documentem em formato consistente os tópicos e perguntas que foram feitas, pois isso é útil durante as análises comerciais do programa com os patrocinadores. Os recursos de coleta de dados sobre problemas estão incluídos no Apêndice de recursos.

Planeje intervalos

Se os especialistas da Clínica de dados estiverem respondendo muitas perguntas seguidas ou se estiverem agendados em consultas subsequentes por um longo período de tempo, considere reservar um tempo para intervalos em sua programação, para que eles também possam descansar.

Todas as perguntas são bem-vindas

Recomende aos especialistas que não rejeitem perguntas consideradas complicadas demais; não tem problema se não souberem a resposta. Aprender com novos desafios amplia o conhecimento e as habilidades dos especialistas.

Receba feedback dos pacientes

Recomende aos funcionários que preencham uma pesquisa de satisfação depois de se reunirem com o especialista da Clínica de dados. Enfatize histórias de sucesso para a liderança e os patrocinadores e compartilhe todo feedback positivo com o gerente da Clínica de dados para recompensá-lo, reconhecendo o trabalho e os esforços de voluntariado dele. Um Modelo de pesquisa do paciente está incluído no Apêndice de recursos.

Defina as expectativas certas para os pacientes

Recomende aos pacientes que realizem um mínimo de pesquisa e trabalho antes de se reunir com o especialista da Clínica de dados. Lembre aos pacientes que os especialistas são voluntários e que uma consulta de 30 minutos é muito curta, e nem todas as perguntas serão respondidas.

Aproveite o embalo

Programe o horário de funcionamento ou a disponibilidade de consultas durante o resto do ano para que todos os participantes fiquem cientes e planejem suas tarefas semanais. Faça com que esse horário de funcionamento seja fácil de encontrar e de cumprir para recém-contratados ou novos usuários do Tableau.

Expansão

Conecte-se com seus especialistas da Clínica de dados

Conecte-se e faça um networking em grupo uma vez por mês para compartilhar o conhecimento com exemplos específicos de soluções ou perguntas respondidas.

Avaliação de habilidades

Avalie as habilidades dos funcionários para identificar lacunas de conhecimento nos níveis das equipes, departamentos ou da organização. Isso pode ajudar você a determinar as próximas etapas de expansão para o seu programa: se a solução mais impactante seria oferecer um dia temático da Clínica de dados ou manter uma clínica aberta. Um exemplo de pesquisa de avaliação de habilidades está incluído no Apêndice de recursos.

Sessões temáticas da Clínica de dados

Organize as sessões da Clínica de dados em torno de um tema para aumentar a competência organizacional de melhores práticas de visualização, otimização de desempenho ou competência de cálculos, por exemplo.

Adicione sua Clínica de dados aos Dias do Tableau

Adicione consultas/horários de funcionamento da Clínica de dados aos eventos dos Dias do Tableau para que os pacientes tenham oportunidades adicionais de fazer perguntas fora dos horários normalmente agendados. Para mais informações sobre a inclusão da Clínica de dados nos eventos dos Dias do Tableau, consulte “Opção 3 - Clínica/Consultório”.

Aumente a capacidade

Adicione mais consultas/horários de funcionamento com base na demanda (por exemplo, se todas as consultas forem agendadas semana após semana ou o horário de funcionamento não for longo o suficiente para responder a todas as perguntas). Caso haja necessidade de adicionar mais consultas/horários de funcionamento, também pode ser necessário aumentar a equipe da Clínica de dados. Recrute mais especialistas para sua Clínica de dados e certifique-se de que eles possam ser integrados de forma rápida e fácil.

Conecte a solução de bate-papo às consultas/horários de funcionamento

Se também estiver capacitando os usuários do Tableau com uma sala/canal de bate-papo, considere conectar ambas as soluções. Por exemplo, os especialistas da Clínica de dados podem redirecionar qualquer pergunta não respondida para a sala/canal de bate-papo, ou recomendar que um usuário do Tableau que esteja fazendo uma pergunta complexa no bate-papo marque uma consulta.

Criação

Agendamento de consultas

Selecione uma ferramenta que ajude você a atribuir aos pacientes um especialista da Clínica de dados com as habilidades adequadas para ajudá-los. Por exemplo, ao mesmo tempo em que dois especialistas podem ter conhecimento extenso sobre o Tableau Desktop, um especialista pode ser perito em mapas e outro pode ser excelente em cálculos; a ferramenta selecionada deve permitir que um paciente seja pareado com o especialista em mapas no menu de agendamento. Revise as recomendações de ferramentas sugeridas no Apêndice de recursos.

Avaliação de habilidades

Avalie as habilidades dos especialistas para descobrir como eles podem ser precisamente atribuídos a outros funcionários e identifique tópicos/ofertas comuns de consultas. Um exemplo de pesquisa de avaliação de habilidades está incluído no Apêndice de recursos.

Requisitos de local

Consultórios da Clínica de dados com até cinco especialistas podem funcionar confortavelmente em salas de reunião que comportem mais de 10 pessoas. Para consultórios maiores da Clínica de dados, busque espaços que acomodem reuniões de grupos grandes, especialmente espaços que possam ser montados com mesas separadas para cada especialista (nesse formato, por exemplo, você precisará de uma mesa grande o suficiente para um ou dois laptops e, no mínimo, duas cadeiras).

Coleta de problemas

Recomendamos iniciar com uma ferramenta que seja simples de aprender e fácil de usar para reduzir o tempo de treinamento dos seus especialistas e garantir que todas as informações necessárias sejam coletadas de forma consistente e precisa. Essa medida é ainda mais importante ao lidar com as informações úteis para avaliar o sucesso da sua clínica. Veja os exemplos de Coleta de dados sobre problemas no Apêndice de recursos.

Crie novas funções

A equipe da Clínica de dados é composta de voluntários da organização e é importante encontrar as pessoas certas para o trabalho. Algumas funções (como chefe de equipe) são essenciais para o sucesso de qualquer Clínica de dados e outras são necessárias apenas para clínicas maiores que envolvem toda a empresa. Qualquer que seja a função, procure pessoas organizadas, proativas e dedicadas, que tenham a disposição e as habilidades necessárias para fazer um bom trabalho. Reveja o modelo de escalação da equipe no Apêndice de recursos para mais informações.

Execução

Organize e divulgue a sua clínica

Seja por divulgação boca a boca, por intranet, via e-mail ou comunicação interna, o objetivo é aumentar a conscientização, gerar entusiasmo e se conectar com a sua comunidade de usuários do Tableau. Modelos promocionais e de comunicação estão incluídos no Apêndice de recursos.

Chegue cedo

Incentivar a equipe a chegar mais cedo no dia da inauguração da sua Clínica de dados permite que você esclareça dúvidas de última hora, ofereça qualquer treinamento prático necessário e garanta que todos estejam animados com a iniciativa. Circule frequentemente pelas mesas verificando se as equipes e pacientes têm tudo que precisam para os atendimentos, como canetas, papel, água e até mesmo intervalos curtos para ir ao banheiro.

Avalie a satisfação do paciente

Recomende aos pacientes que preencham uma pesquisa de satisfação depois de se reunirem com o especialista da Clínica de dados. Essa pesquisa pode avaliar a experiência deles com a consulta, o problema que tiveram com o produto, se aprenderam algo novo e se eles recomendariam o serviço da Clínica de dados a outro colega de trabalho. Consulte o Modelo de pesquisa do paciente no Apêndice de recursos para mais informações.

Peça feedback dos seus especialistas da Clínica de dados

No final do evento, envie uma pesquisa à equipe da Clínica de dados para receber um feedback sobre o que correu bem e o que precisa ser melhorado. Avalie seu feedback para repetir a clínica em eventos futuros. Um Modelo de pesquisa para os especialistas da Clínica está incluído no Apêndice de recursos.

Divulgue casos de sucesso

Colete dados para monitorar o sucesso da clínica: compare o número de consultas com o número de agendamentos, quantas consultas foram atendidas ou perdidas, quantos especialistas estão na equipe da Clínica de dados, etc. Use essas informações para repetir e aprimorar a clínica. Relacione sua Clínica de dados e suas métricas de engajamento da comunidade para avaliar o impacto geral do programa na organização.

Expansão

Hackathon

Participe de um projeto Hackathon com a equipe de especialistas da Clínica de dados em benefício de um trabalho filantrópico local, com a finalidade de manter os especialistas engajados e compartilhar sua experiência em nome de uma boa causa. Vá para a Tableau Foundation para saber mais sobre como você pode ajudar, solicitar licenças doadas para trabalho filantrópico ou solicitar uma sessão com voluntários para ajudar.

Como alternativa, trabalhe com seus especialistas da Clínica de dados em uma fonte interna de dados comerciais para a equipe, o departamento, um patrocinador ou para a organização, para descobrir novas informações e agregar valor ao negócio.

Participe da comunidade do Tableau

Vá para a Comunidade do Tableau para saber das últimas notícias e blogs em destaque, explorar projetos liderados pela Comunidade e eventos que possam beneficiar os membros da equipe da Clínica de dados. Capacite-os para que participem do #datafam e se conectem a outros líderes da comunidade do Tableau.

Mantenha a clínica funcionando em tempo integral

Se o consultório for bem-sucedido e a equipe da Clínica de dados estiver disponível para responder perguntas com mais frequência, recomendamos a manutenção da clínica como programa independente para aproveitar qualquer sessão sem hora marcada/horário de funcionamento existente. Além disso, considere implementar o método em outras equipes ou departamentos para que eles façam networking e colaborem juntos em outros tópicos ou produtos utilizados na sua organização.

Considere descentralizar seus tópicos

Podem surgir diferentes necessidades ou perguntas ao permitir a colaboração entre colegas, sendo possível separar por departamento ou região (um programa de Clínica de dados para sua equipe Financeira, uma solução para a região da Ásia-Pacífico etc.). Basta garantir que todos os programas descentralizados estejam seguindo um procedimento alinhado para capturar perguntas, recrutar, crescer e dar treinamento adicional aos especialistas da Clínica de dados, além de coletar os mesmos dados em toda a organização para facilitar relatórios e o status do programa.

Faça com que seja divertido

Se estiver se reunindo pessoalmente, traga uma marca da Clínica de dados como você pode ter visto na Conferência da Tableau: pirulitos, balas ou jaquetas brancas.