Kit de herramientas de implementación de Data Doctor

Creación

Identifique la plataforma de chat correcta

Dedique tiempo a investigar, identificar e implementar la plataforma de chat que sea capaz de satisfacer la mayoría de las necesidades de negocios de su empresa. Cree dos salas o canales de chat dedicados al uso: uno para anuncios (próximos eventos, implementaciones, mantenimiento) y otro para que los usuarios hagan preguntas sobre Tableau.

Establezca pautas claras para las interacciones

¿Cómo deben hacer las preguntas los usuarios? ¿Dónde pueden encontrar capacitaciones o preguntas frecuentes? ¿Qué recursos pueden consultar además del canal de chat? Facilite el acceso a esta información en el canal de chat con texto descriptivo o marque ciertas funcionalidades como favoritas.

Apoye a sus Data Doctor

Pida a los Data Doctor que actualicen su imagen de perfil de chat con un pequeño logotipo de Tableau o de Data Doctor (disponible en el apéndice de recursos) para ayudar a otros usuarios a identificarlos como expertos. También pueden agregar sus referencias, como las certificaciones obtenidas, en la descripción de su perfil de chat o en su firma de correo electrónico.

Haga un seguimiento de las preguntas frecuentes

Realice un seguimiento del número de preguntas formuladas y de los temas que se tratan con mayor frecuencia. Esta información lo ayudará a identificar temas y categorías comunes de las preguntas. Además, podrá saber qué capacitación puede ofrecer para abordar las brechas de conocimiento.

Ejecución

Promueva nuevos canales de chat

Anuncie los canales nuevos y explique su propósito a los usuarios. Descargue las plantillas de promoción en el apéndice de recursos para obtener algunas ideas.

Incluya un enlace al canal en los dashboards más usados

Los consumidores del contenido, es decir, las personas que ven los dashboards, también pueden tener preguntas o necesitar ayuda cuando se encuentran con un obstáculo. Para obtener ideas sobre cómo promocionar el canal de chat en los dashboards publicados o incorporados, consulte la sección Prácticas recomendadas de análisis visual del Blueprint de Tableau.

Cree un canal separado para los Data Doctor

A medida que el equipo de expertos de Tableau crece, debe crear un canal de chat adicional para los Data Doctor. Utilice este espacio para compartir recursos, facilitar la interacción, hablar sobre nuevas alternativas para ayudar a los usuarios y organizar las iniciativas.

Recompense y reconozca a los participantes activos

Reconozca y recompense a los voluntarios que responden preguntas. También puede implementar estrategias de actividades lúdicas o incentivos. Para obtener más información sobre el reconocimiento, consulte Sistemas de reconocimiento y recompensa en el Blueprint de Tableau.

Expansión

Otras opciones

Dé un paso atrás y analice si los canales de chat son suficientes para ayudar a los usuarios. ¿Los canales tienen demasiadas preguntas? Si es así, puede agregar nuevas funcionalidades a los canales de chat o probar otra de las opciones de capacitación de Data Doctor. 

Invierta en los expertos

¿Quiénes son los usuarios más activos en el canal de chat? Ayúdelos a crecer con niveles de habilidades, estrategias de capacitacióny certificaciones. Al identificar y brindar apoyo a más expertos de Tableau, podrá expandir el alcance del programa.

Personalice los canales de chat con nuevas funcionalidades

Cuando utilice plataformas de chat como Microsoft Teams, WeChat o Slack, considere la posibilidad de agregar aplicaciones, webhooks o chatbots para agilizar las interacciones, mejorar la experiencia de los empleados y aumentar la eficiencia operativa. Trabaje con sus equipos de TI y seguridad para investigar e identificar qué soluciones funcionarán mejor para su programa Data Doctor.

Flujos de trabajo de Slack

Lleve los canales de Slack a un nivel superior con los flujos de trabajo. Obtenga nueva información sobre los temas y las categorías de las preguntas que formulan los usuarios. Así, podrá reconocer brechas de la capacitación, identificar a los usuarios avanzados en el canal de Slack, generar informes sobre la participación de los usuarios en el canal y obtener métricas sobre resoluciones o escalado. Las instrucciones sobre cómo crear un flujo de trabajo de Slack se incluyen en el apéndice de recursos.

Creación

Simplifique

Programar una reunión con otro compañero de trabajo durante un momento específico o seguir un horario de atención debería ser fácil y no debería generar obstáculos para los usuarios que necesitan respuestas a sus preguntas.

Defina las fechas y la duración (o la frecuencia y el horario)

Para comenzar, programe una sesión de 2 horas, una vez a la semana o en intervalos más prolongados, a la que los usuarios puedan acudir según lo necesiten. Pida que envíen las preguntas con anticipación por correo electrónico o a través de un formulario o cualquier otro medio. Al recibir las preguntas con anticipación, los Data Doctor podrán buscar soluciones y no se sentirán abrumados.

Programación de citas

A la hora de seleccionar una herramienta, tenga en cuenta los tipos de datos que desea recopilar de los empleados y los tipos de programaciones de citas que ofrece la consulta de Data Doctor. Además, evalúe la mejor manera de reunir a los “pacientes” con el Data Doctor que disponga de las habilidades necesarias para ayudarlos. Explore la lista de recomendaciones de herramientas en el apéndice.

Virtual

Adáptese al mundo digital actual para encontrar a los usuarios en la plataforma que utilizan para reunirse con otros compañeros o clientes todos los días en el trabajo, por ejemplo, Zoom, WebEx, etc.

Comunicación

Publique el horario de atención allá donde habitualmente se encuentre el público, por ejemplo, en forma de mensaje fijo en el canal de chat, en un banner de la intranet o la wiki, o cerca de la máquina de café en la oficina. Además, asegúrese de incluir en las comunicaciones qué hacer si se han reservado todas las citas o si el horario de atención estaba completo y no se pudo responder una pregunta. Finalmente, recomiende a los empleados que preparen sus datos y dashboards antes de la cita, ya que 30 minutos se pasan rápidamente.

En persona

Identifique dónde trabajan los usuarios avanzados de Tableau para que les sea más fácil reunirse con usted físicamente en una sala a fin de responder las preguntas. Prepare la logística y las comunicaciones, por ejemplo, si la reunión se llevará a cabo en una sala de reuniones específica, una cafetería o en otro espacio, y si esta ubicación cambia. Es importante seguir y respetar siempre las medidas de seguridad en el lugar de trabajo.

Ejecución

Realice un seguimiento de los problemas

Pida a los Data Doctor que completen un formulario o documenten los temas y las preguntas que se formularon en un formato coherente. Esta información resulta de utilidad durante las revisiones del programa con los patrocinadores. Diferentes recursos de recopilación de datos sobre problemas se encuentran disponibles en el apéndice de recursos.

Planee los descansos

Si los Data Doctor están respondiendo muchas preguntas seguidas o tienen citas consecutivas programadas durante un largo período de tiempo, incluya descansos en el calendario para que también puedan relajarse.

Todas las preguntas son bienvenidas

Aconseje a los expertos que no rechacen preguntas que sean demasiado complejas. Es imposible tener todas las respuestas. Aprender de los nuevos desafíos ampliará sus conocimientos y habilidades.

Recopile comentarios de los pacientes

Pida a los empleados que completen una encuesta de satisfacción después de la reunión con el Data Doctor. Destaque las historias de éxito con los líderes y patrocinadores, y comparta cualquier comentario positivo con el responsable de un Data Doctor para recompensar y reconocer su trabajo y esfuerzos realizados de manera voluntaria. Encontrará una plantilla de encuesta para pacientes en el apéndice de recursos.

Defina las expectativas correctas para los pacientes

Aconseje a los pacientes que hagan un mínimo de investigación y trabajo antes de reunirse con el Data Doctor. Recuerde a los pacientes que los expertos son voluntarios y que una cita de 30 minutos es muy corta y es posible que no se puedan responder todas las preguntas.

Mantenga el impulso

Organice el horario de atención o la disponibilidad de citas para el resto del año. De este modo, todos los participantes estarán al tanto del programa y podrán incluirlo en su planeamiento de tareas semanales. Facilite el acceso al horario de atención y la participación para los nuevos empleados o nuevos usuarios de Tableau.

Expansión

Hable con los Data Doctor

Cada mes, organice una reunión grupal con todos los Data Doctor para aprender unos de otros con ejemplos específicos de soluciones o respuestas a preguntas.

Evaluación de habilidades

Evalúe las habilidades de los empleados para encontrar brechas de conocimiento a nivel de equipo, departamento u organización. Esto puede ayudarlo a determinar cuáles pueden ser los próximos pasos de expansión para el programa, por ejemplo, organizar un día de Data Doctor en torno a un tema específico o una consulta recurrente. Encontrará un ejemplo de encuesta de evaluación de habilidades en el apéndice de recursos.

Sesiones temáticas de Data Doctor

Organice las sesiones de Data Doctor en torno a un tema para aumentar las competencias de la organización sobre las prácticas recomendadas de visualización, la optimización del rendimiento o los cálculos, por ejemplo.

Incluya el programa en el Día de Tableau

Incluya citas o el horario de atención de Data Doctor en el Día de Tableau . Así, los pacientes tendrán más oportunidades de hacer preguntas fuera del horario habitual. Para obtener más información sobre cómo incluir Data Doctor en el Día de Tableau, consulte la opción 3, “Clínica o consulta”.

Aumente la disponibilidad

Amplíe el horario de atención o agregue más citas según la demanda. Por ejemplo, si todas las citas se ocupan semana tras semana o si el horario de atención no es suficiente para responder todas las preguntas. Si es necesario agregar más citas o extender el horario de atención, también puede que sea necesario ampliar el equipo de Data Doctor. Incorpore más expertos rápida y fácilmente.

Vincule la solución de chat con las citas o el horario de atención

Si también ofrece un canal o sala de chat a los usuarios de Tableau, considere la posibilidad de vincular ambas soluciones. Por ejemplo, los Data Doctor pueden redirigir cualquier pregunta sin respuesta a la sala o el canal de chat o, si un usuario de Tableau hace una pregunta compleja en el chat, pueden aconsejarle que programe una cita.

Creación

Programación de citas

Seleccione una herramienta para asignar a los pacientes a un Data Doctor que disponga de las habilidades necesarias para ayudarlos. Por ejemplo, si bien dos Data Doctor pueden tener un amplio conocimiento de Tableau Desktop, uno puede ser experto en mapas y otro en cálculos. La herramienta que elija debe permitirle emparejar al paciente con el experto adecuado desde el menú de programación del evento. Revise las recomendaciones de herramientas en el apéndice de recursos.

Evaluación de habilidades

Evalúe las habilidades de los Data Doctor para saber cómo se pueden emparejar correctamente con otros empleados. Además, identifique temas o productos recurrentes en las citas. Encontrará un ejemplo de encuesta de evaluación de habilidades en el apéndice de recursos.

Requisitos de ubicación

Las consultas de Data Doctor más reducidas (5 expertos o menos) pueden funcionar fácilmente en una sala de conferencias estándar con espacio para 10 personas o más. Si tiene una consulta más grande, busque espacios para reuniones de grupos de mayor tamaño. En especial, busque lugares donde pueda instalar mesas separadas para cada Data Doctor. En estos entornos, por ejemplo, necesitará un escritorio lo suficientemente grande para 1 a 2 equipos portátiles y al menos 2 sillas.

Recopilación de datos de problemas

Recomendamos comenzar con una herramienta simple y fácil de aprender a usar con el objetivo de reducir el tiempo de capacitación de los Data Doctor y garantizar que toda la información necesaria se recopile de manera coherente y precisa. Esto es especialmente importante para los datos que permiten evaluar la consulta de Data Doctor. Explore los ejemplos de recopilación de datos sobre problemas en el apéndice de recursos.

Designe nuevas funciones

El equipo de Data Doctor está compuesto por voluntarios de la organización, por lo que es sumamente importante que encuentre a las personas adecuadas para el trabajo. Algunas funciones, como los jefes de personal, son esenciales para el éxito de la consulta de Data Doctor, independientemente del tamaño. Otras solo son necesarias para comenzar a expandir o extender la consulta en la organización. Sin importar cuál sea la función, busque personas que sean organizadas, independientes y trabajadoras, y que posean las habilidades y la disponibilidad necesarias para la tarea. Consulte la plantilla de incorporación de personal en el apéndice de recursos para obtener más información.

Ejecución

Promocione y lleve a cabo su consulta

Ya sea en persona, mediante la intranet, por correo electrónico o a través de letreros internos, el objetivo es informar, generar entusiasmo y conectarse con la comunidad de usuarios de Tableau. Las plantillas de promoción y los letreros se encuentran disponibles en el apéndice de recursos.

Llegue temprano

Aliente al equipo a llegar temprano el día de la consulta. De esta manera, podrá responder preguntas en el último momento, ofrecer capacitación práctica y generar entusiasmo en torno al evento. Circule por la habitación con frecuencia para asegurarse de que el personal y los pacientes tengan todo lo necesario para avanzar. Esto puede incluir desde bolígrafos y papel hasta agua o descansos.

Registre el nivel de satisfacción de los pacientes

Pida a los pacientes que completen una encuesta de satisfacción después de la reunión con el Data Doctor. En esta encuesta, puede obtener información sobre cómo fue su experiencia durante la cita, cuál era el problema con el producto, si aprendió algo nuevo y si recomendaría el programa de Data Doctor a otro compañero de trabajo. Consulte la plantilla de encuesta para pacientes en el apéndice de recursos para obtener más información.

Recopile comentarios de los Data Doctor

Al final del evento, envíe una encuesta al equipo de Data Doctor para conocer sus opiniones sobre qué salió bien y qué se debe mejorar. Evalúe sus comentarios para implementar mejoras en los eventos futuros. Encontrará una plantilla de encuesta de participación para los Data Doctor en el apéndice de recursos.

Genere informes sobre el rendimiento

Recopile datos para realizar un seguimiento del éxito de la consulta. Compare la cantidad de citas con la cantidad de reservas, evalúe cuántas citas se realizaron efectivamente o no, cuántos Data Doctor hay en el equipo, etc. Utilice esta información para iterar y perfeccionar la consulta. Relacione el programa Data Doctor con las métricas de interacción de la comunidad a fin de conocer el impacto general del programa en la organización.

Expansión

Hackathon

Con el equipo de expertos de Data Doctor, participe en un proyecto estilo hackathon para una organización local sin fines de lucro. De este modo, podrá mantener a los expertos interesados y compartir su experiencia por una buena causa. Acceda a la página de Tableau Foundation para obtener más información sobre cómo puede ayudar. Solicite la donación de licencias para trabajos sin fines de lucro o una sesión con voluntarios para ayudar.

Si lo desea, también puede trabajar con los Data Doctor en una fuente de datos de negocios interna del equipo, el departamento, un patrocinador o la organización a fin de descubrir nueva información y agregar valor al negocio.

Únase a la comunidad de Tableau

Únase a la comunidad de Tableau para conocer las últimas novedades, descubrir blogs destacados y explorar proyectos y eventos organizados por la comunidad que podría aprovechar su equipo de Data Doctor. Aliente al equipo a unirse a la familia de datos #datafam e interactuar con otros líderes de la comunidad de Tableau.

Organice una consulta a tiempo completo

Si la consulta tiene éxito y el equipo de Data Doctor está disponible para responder preguntas con más frecuencia, recomendamos organizar una consulta completa y programada a fin de reemplazar cualquier horario de atención o sesiones sin cita previa. Además, puede implementar el método en otros equipos o departamentos para que se relacionen y colaboren en torno a otros temas o productos que se utilizan en la organización.

Evalúe la posibilidad de descentralizar el programa

Pueden surgir diferentes necesidades o preguntas al permitir la colaboración entre pares. Asimismo, es posible que deba descentralizar la consulta por departamento o región, por ejemplo, un programa de Data Doctor para el equipo de finanzas, una solución para la región de Asia-Pacífico, etc. Simplemente asegúrese de que todos los programas descentralizados sigan un procedimiento común para recibir las preguntas, incorporar expertos, crecer y mejorar las habilidades de los Data Doctor. Además, debe garantizar que se recopilen los mismos datos en toda la organización para facilitar la generación de informes y conocer el estado del programa.

Haga que sea divertido

Si la reunión se realizará en persona, incluya productos relacionados con la marca Data Doctor, como los que quizá haya visto en la conferencia de Tableau: caramelos, dulces para la tos o batas blancas.