Kit di risorse per avviare il programma Data Doctor

Costruzione

Individua la piattaforma di chat corretta

Dedica il tempo necessario a cercare, valutare e implementare la piattaforma di chat più adatta alle esigenze della tua azienda. Crea due chat room (o canali) da dedicare allo sviluppo delle competenze: una per gli annunci (eventi futuri, distribuzioni, manutenzione) e l'altra per le domande degli utenti su Tableau.

Definisci delle chiare linee guida per favorire il coinvolgimento

In che modo gli utenti possono porre domande? Dove possono trovare risorse didattiche e risposte alle domande frequenti? Che risorse hanno a disposizione oltre al canale di chat? Rendi queste informazioni facilmente accessibili sul tuo canale di chat, con del testo descrittivo oppure evidenziandole o fissandole in primo piano.

Offri visibilità ai tuoi Data Doctor

Chiedi ai Data Doctor di aggiornare la loro immagine del profilo nella chat aggiungendo un piccolo logo di Tableau o Data Doctor (disponibile nell'Appendice delle risorse) per aiutare gli altri utenti a riconoscerli come esperti. Possono anche aggiungere le loro credenziali, come le certificazioni, alla descrizione del profilo della chat o alla firma dell'e-mail.

Inizia a monitorare le domande frequenti

Tieni traccia del numero di domande poste e degli argomenti trattati più spesso. Queste informazioni ti aiuteranno a individuare gli argomenti e le categorie di domande più frequenti e a capire che tipo di formazione fornire per colmare le lacune.

Applicazione

Promuovi i nuovi canali di chat

Presenta i canali appena creati e spiega il loro scopo ai destinatari. Scarica i modelli promozionali nell'Appendice delle risorse, per vedere alcune idee.

Inserisci un collegamento al canale sulle dashboard utilizzate di frequente

Anche i consumatori di contenuti (persone che visualizzano le dashboard) hanno domande da porre e avranno bisogno di aiuto quando trovano un ostacolo. Per nuove idee su come promuovere il canale di chat nelle dashboard pubblicate o incorporate, consulta la sezione Best practice per le visualizzazioni di Tableau Blueprint.

Crea un canale separato per i Data Doctor

Via via che il tuo team di esperti di Tableau cresce, crea un altro canale di chat per i Data Doctor. In questo spazio puoi condividere risorse e aiutarli a interagire tra loro per discutere e organizzare nuovi modi per aiutare gli utenti.

Assegna premi e riconoscimenti ai partecipanti attivi

Assegna riconoscimenti e premi ai volontari che rispondono alle domande, o valuta se aggiungere strategie di gamification o incentivi. Per ulteriori informazioni sui riconoscimenti, consulta la sezione Sistemi di responsabilità e riconoscimento di Tableau Blueprint.

Espansione

Vai oltre i canali di chat

Fai un passo indietro e valuta se i tuoi canali di chat sono sufficienti per aiutare gli utenti. I canali sono troppo pieni di domande? In questo caso, puoi aggiungere nuove funzionalità o provare una nuova opzione per espandere le possibilità dei Data Doctor. 

Investi nei tuoi esperti

Quali utenti sono più attivi nel tuo canale di chat? Aiutali a crescere con i gradi di competenza interni, le strategie di formazione e le certificazioni. Individuando e supportando un maggior numero di esperti di Tableau potrai estendere la portata del programma.

Personalizza i canali di chat con nuove funzionalità

Se utilizzi piattaforme di chat come Microsoft Teams, WeChat o Slack potresti aggiungere delle app, dei webhook o dei bot per semplificare le interazioni, migliorare l'esperienza dei collaboratori e aumentare l'efficienza operativa. Collabora con il team IT e quello della sicurezza per analizzare e individuare le soluzioni più adeguate al tuo programma Data Doctor.

Flussi di lavoro in Slack

Fai crescere i tuoi canali di Slack con i flussi di lavoro. Ottieni informazioni sugli argomenti e sulle categorie di domande poste dagli utenti per rilevare eventuali lacune nella formazione, individua i power user nel canale di Slack, elabora dei report sul coinvolgimento degli utenti, ricava le metriche sulla risoluzioni dei casi o sui percorsi di escalation. Puoi trovare istruzioni su come creare i flussi di lavoro in Slack nell'Appendice delle risorse.

Costruzione

Semplifica le cose

Pianificare un incontro con un collega a un'ora specifica o incontrarlo nelle ore di ricevimento deve essere facile e non devono esserci ostacoli per gli utenti che hanno bisogno di risposte.

Decidi le date e la durata (o la frequenza e gli orari)

Inizia inserendo sul calendario una sessione di 2 ore, una volta alla settimana o con frequenza minore, alla quale gli utenti possano accedere direttamente in base alle loro esigenze. Raccogli in anticipo le loro domande tramite e-mail, moduli o scegliendo il metodo che preferisci. Conoscere in anticipo le domande aiuterà i tuoi Data Doctor a cercare le soluzioni e a non sentirsi sopraffatti.

Pianificazione degli appuntamenti

Nella scelta dello strumento, tieni in considerazione i dati che vuoi acquisire dai collaboratori, il tipo di pianificazione delle sessioni che il Data Doctor propone e il modo migliore per assegnare i "pazienti" a un Data Doctor che abbia le competenze adeguate per aiutarli. Dai un'occhiata al nostro elenco di strumenti suggeriti nell'Appendice.

Virtuale

Segui il trend virtuale per incontrare in modalità digitale gli utenti sulla piattaforma (Zoom, WebEx ecc.) che utilizzi nel lavoro di ogni giorno con altri colleghi o clienti.

Comunica

Pubblica le ore di ricevimento in aree accessibili ai destinatari: fissandole in primo piano in un canale di chat, in un banner nella rete intranet o in una pagina wiki o vicino alla macchinetta del caffè del tuo ufficio. Verifica inoltre che nelle comunicazioni sia spiegato cosa fare se tutti gli appuntamenti sono già prenotati o se nelle ore di ricevimento si presentano troppi utenti e non è possibile ricevere una risposta. Infine, consiglia ai collaboratori di preparare i dati e le dashboard prima dell'ora del loro appuntamento, perché 30 minuti passano in fretta.

Di persona

Individua l'ubicazione fisica dei power user di Tableau in modo che possano facilmente raggiungerti in una stanza per porre le loro domande di persona. Organizza gli aspetti logistici e le comunicazioni (gli incontri avvengono in una specifica sala riunioni? In mensa? In un altro spazio? Il luogo rimane invariato o cambia?) e rispetta sempre le misure di sicurezza sul posto di lavoro.

Applicazione

Tieni traccia dei problemi

Chiedi ai Data Doctor di compilare un modulo o di annotare in un formato coerente gli argomenti trattati e le domande poste, che saranno utili durante le revisioni aziendali del programma con i tuoi sponsor. Le risorse per acquisire i dati relativi ai problemi sono disponibili nell'Appendice delle risorse.

Pianifica le pause

Se i Data Doctor rispondono a molte domande consecutive o hanno in programma appuntamenti consecutivi per un lungo periodo, inserisci nei loro calendari delle pause in modo che possano riposarsi.

Tutte le domande sono benvenute

Suggerisci ai Data Doctor di non rifiutare le domande troppo complesse; può capitare di non conoscere la risposta. Non è un problema. Imparare dalle nuove sfide potenzierà le conoscenze e le competenze dei tuoi esperti.

Raccogli i feedback dei pazienti

Chiedi ai collaboratori di compilare un questionario sulla soddisfazione dopo l'incontro con il Data Doctor. Evidenza ai dirigenti e agli sponsor le testimonianze di successo, e condividi tutti i feedback positivi con il manager del Data Doctor per premiarne l'impegno e riconoscerne l'attività di volontariato. Un modello di questionario per i pazienti è disponibile nell'Appendice delle risorse.

Fissa aspettative adeguate per i pazienti

Suggerisci ai pazienti di compiere un minimo di ricerca e di studio, prima di incontrare il Data Doctor. Ricorda loro che i Data Doctor sono volontari e che un appuntamento di 30 minuti è molto breve e può accadere che non tutte le domande ricevano una risposta.

Approfitta dello slancio

Pianifica le ore di ricevimento o gli appuntamenti disponibili per il resto dell'anno, in modo che tutti i partecipanti ne siano informati e organizzino i propri impegni settimanali tenendone conto. Fai in modo che per i nuovi assunti o i nuovi utenti di Tableau sia facile individuare le ore di ricevimento e usufruirne.

Espansione

Rimani in contatto con i Data Doctor

Ogni mese contattali, interagisci con loro e fai attività di networking in gruppo per imparare gli uni dagli altri con esempi specifici di soluzioni o domande a cui hanno risposto.

Valutazione delle competenze

Valuta le competenze dei tuoi collaboratori per individuare lacune nelle conoscenze a livello di team, reparto o organizzazione. Potrà esserti utile per determinare le future fasi di espansione del programma e decidere se sia più efficace organizzare una "giornata Data Doctor" a tema o delle sessioni ricorrenti. Un esempio di questionario per la valutazione delle competenze è disponibile nell'Appendice delle risorse.

Sessioni a tema dedicate ai Data Doctor

Organizza le tue sessioni Data Doctor scegliendo un tema per aumentare la competenza nell'organizzazione in relazione, ad esempio, alle best practice per le visualizzazioni, all'ottimizzazione delle prestazioni o alle competenze di calcolo.

Aggiungi delle sessioni ai Tableau Day

Inserisci degli appuntamenti o delle ore di ricevimento dei Data Doctor agli eventi Tableau Day che organizzi, per dare ai pazienti altre opportunità di porre domande anche fuori dai normali orari programmati. Per ulteriori informazioni su come aggiungere attività di Data Doctor agli eventi Tableau Day, consulta la sezione "Opzione 3 – Clinica / Sessioni".

Aumenta la capacità

Aggiungi più ore di ricevimento o più appuntamenti in base alla domanda (ad esempio, se tutti gli appuntamenti sono prenotati settimana dopo settimana o se le ore di ricevimento non sono sufficienti per rispondere a tutte le domande). Se occorre aggiungere appuntamenti e ore di ricevimento potrebbe essere necessario espandere il team dei Data Doctor. Coinvolgi altri Data Doctor e verifica che possano iniziare ad agire rapidamente e facilmente.

Collega la tua soluzione di chat alle ore di ricevimento

Se metterai a disposizione degli utenti di Tableau anche una chat room o un canale di chat, valuta se collegare tra loro le due soluzioni. Ad esempio, i Data Doctor possono inoltrare le eventuali domande senza risposta alla chat room o al canale di chat, oppure suggerire a un utente di Tableau che ha posto una domanda complessa in chat di fissare un appuntamento.

Costruzione

Pianificazione degli appuntamenti

Seleziona uno strumento che ti aiuti a indirizzare i pazienti a un Data Doctor con le competenze necessarie per aiutarli. Ad esempio, potrebbero esserci due Data Doctor che conoscono benissimo Tableau Desktop, un altro con una grande esperienza nel campo delle mappe e un altro ancora bravissimo nei calcoli; lo strumento selezionato deve far sì che il paziente venga indirizzato all'esperto di mappe nel menu di pianificazione. Consulta gli strumenti suggeriti nell'Appendice delle risorse.

Valutazione delle competenze

Valuta le competenze dei Data Doctor per scoprire come coordinarli nel modo migliore con altri collaboratori e individua argomenti/proposte comuni per gli appuntamenti. Un esempio di questionario per la valutazione delle competenze è disponibile nell'Appendice delle risorse.

Requisiti per il luogo fisico

Le sessioni di Data Doctor con 5 o meno Doctor si possono facilmente organizzare in una normale sala riunioni con capacità di almeno 10 persone. Per le sessioni di Data Doctor più numerose, utilizza gli spazi in cui si organizzano le riunioni di grandi gruppi, in particolare se si può predisporre una scrivania separata per ogni Doctor (avrai bisogno, ad esempio, di una scrivania abbastanza grande per uno o due computer portatili e di almeno due sedie).

Acquisizione dei dati relativi ai problemi

È consigliabile iniziare con uno strumento semplice da imparare e facile da usare, per ridurre i tempi di formazione dei Data Doctor e garantire l'acquisizione coerente e accurata di tutte le informazioni necessarie. Questo è particolarmente importante per i dati da monitorare per valutare l'andamento delle sessioni di Data Doctor. Guarda gli esempi di risorse per acquisire i dati relativi ai problemi nell'Appendice delle risorse.

Creazione di nuovi ruoli

Il team dei Data Doctor è composto da volontari della tua organizzazione ed è importante individuare le persone adeguate. Alcuni ruoli (come quello del responsabile del personale) sono essenziali per il successo delle sessioni di Data Doctor, indipendentemente dalle dimensioni, mentre altri sono necessari solo quando inizi a espanderti nell'organizzazione. Indipendentemente dal ruolo, rivolgiti a persone ben organizzate, intraprendenti, che lavorano con impegno e che hanno le competenze e le capacità tecniche per il ruolo. Per ulteriori informazioni, fai riferimento al modello per la pianificazione del personale nell'Appendice delle risorse.

Applicazione

Promuovi e gestisci le sessioni

Che sia con il passaparola, nella rete intranet, per e-mail o con dei cartelli, l'obiettivo è sensibilizzare le persone, generare entusiasmo e interagire con la tua community di utenti di Tableau. Modelli promozionali e cartelli sono disponibili nell'Appendice delle risorse.

Arrivare in anticipo

Invitando il team ad arrivare presto, il giorno della sessione di Data Doctor, potrai rispondere a eventuali domande dell'ultimo minuto, dare le istruzioni pratiche finali e motivare tutti per l'evento! Passa spesso nella sala per verificare che il personale e i pazienti abbiano tutto il necessario: carta e penne, acqua o magari pause per andare al bagno.

Rileva la soddisfazione dei pazienti

Chiedi ai pazienti di compilare un questionario sulla soddisfazione dopo l'incontro con il Data Doctor. In questo modo puoi acquisire informazioni sulla loro esperienza relativa alla sessione, sul problema che avevano con il prodotto, sul fatto che abbiano imparato qualcosa oppure no e puoi capire se consiglierebbero a un collega il servizio Data Doctor. Per ulteriori informazioni, consulta il modello di questionario per i pazienti nell'Appendice delle risorse.

Ottieni un feedback dai Data Doctor

Alla fine dell'evento, invia un questionario al team dei Data Doctor per ottenere dei feedback sugli aspetti positivi dell'esperienza e sulle opportunità di miglioramento. Valuta i feedback per ottimizzare le future sessioni. Un modello di questionario sulla partecipazione alla sessione di Data Doctor è disponibile nell'Appendice delle risorse.

Monitoraggio del successo

Acquisisci dati per monitorare il successo della sessione: confronta il numero di appuntamenti con il numero di prenotazioni, calcola quanti appuntamenti sono stati saltati, quanti sono i membri del team dei Data Doctor e così via. Con queste informazioni potrai ottimizzare e migliorare le sessioni. Collega il programma Data Doctor alle metriche di coinvolgimento della community per valutare l'impatto complessivo del programma sull'organizzazione.

Espansione

Hackathon

Partecipa con il team dei Data Doctor a un progetto in stile hackathon per un'organizzazione non profit locale, per coinvolgere i tuoi esperti e condividere la loro esperienza per una buona causa. Fai riferimento alla Tableau Foundation per ulteriori informazioni su come puoi aiutare, richiedere licenze in dono per attività non profit o richiedere una sessione di volontariato per dare una mano.

In alternativa, collabora con i Data Doctor su un'origine dati aziendale interna affinché il team, il reparto, uno sponsor o la tua organizzazione possano accedere a nuove informazioni e aggiungere valore alla tua attività.

Unisciti alla community di Tableau

Fai riferimento alla community di Tableau per conoscere le ultime notizie e gli articoli in primo piano, per esplorare i progetti e gli eventi della community che possono offrire vantaggi al tuo team di Data Doctor. Invitali a entrare nella #datafam e a interagire con altri leader della community di Tableau.

Organizza le sessioni a tempo pieno

Se la sessione ha esito positivo e il team di Data Doctor è disponibile per rispondere alle domande più spesso, ti consigliamo di organizzare le sessioni come programma autonomo in sostituzione di quelle a ingresso libero o su appuntamento esistenti. Considera anche la possibilità di adottare il metodo in altri team o reparti per favorire l'interazione e la collaborazione su altri argomenti o prodotti in uso nell'organizzazione.

Valuta l'opportunità di decentralizzare gli argomenti

La collaborazione peer-to-peer può comportare esigenze o domande diverse e potrebbe essere necessario decentralizzare in base al reparto o alla regione (ad esempio, un programma Data Doctor per il team Finanza, uno per la regione Asia-Pacifico e così via). Verifica semplicemente che in tutti i programmi decentralizzati si adotti una procedura coerente per l'acquisizione delle domande, il recruiting, la crescita e il potenziamento delle competenze dei Data Doctor; acquisisci gli stessi dati in tutta l'organizzazione per agevolare il reporting e il controllo dell'andamento del programma.

Rendi divertenti le sessioni

Nel caso di incontri di persona, porta un po' di merchandising promozionale a marchio Data Doctor, come hai visto alla Tableau Conference: lecca-lecca, caramelle, papillon…