如果 Excel 效果不好，何时应该使用 BI 解决方案进行财务分析

对于大多数专业财务人员来说，数据既可以在发现重要见解的过程中发挥关键作用，也可以成为获取答案时的最大障碍。报告系统正在变得越来越复杂，高管重视数据并且期望越来越高；因此，数据收集和准备已经变成了一项颇为耗时的工作。对于专业财务人员的各种报告和数据需求，Excel 是传统的解决方案。然而，当数据集变得庞大和复杂时，Excel 和其他简单解决方案就会成为分析的“桎梏”。

但一些商业智能解决方案却能够脱颖而出，帮助您从财务数据中提取重要见解。一旦与 ERP 数据（用于管理公司资源的信息，包括财务资料、人力资源或其他公司资产）结合，这些解决方案获得的答案将会带来重大业务价值。这种价值体现为节约的时间、资金和资源，以及有助于实现战略目标的关键决策。同时，财务人员面临的挑战也得到了解决或最大程度的缓解。例如：

• 将数据从不同的系统导出到 Excel 中，因为大多数公司的总账并不会从源系统（例如工资单、差旅和费用）加载详细信息
• 开放会计周期和已结束会计周期的数据都会发生变化，因此难以监控
• 公司实施严格的安全控制措施，财务数据访问权限不足
• 预算和预测数据所在的系统与实际数据所在系统不同

以下领域可以受益于 ERP 数据与其他业务数据的结合：CRM 和销售、采购、差旅和费用管理。而一个无可辩驳的事实是，这些领域包含大量可变因素，是财务人员最头疼的领域。让我们更细致地观察这些解决方案发现的具体见解，并通过一些简短的例子说明一些公司如何在这种更高级的分析中发现价值。

• 销售渠道可见性：Tableau 之类的解决方案非常实用，因为公司的销售渠道无法在总账中进行跟踪，而这类解决方案可以对已发布数据源进行优化，让用户可以查看不同部门对收入的贡献。甚至于跟踪指标和目标的能力，这对了解销售目标是否实现而言也至关重要。

  这正是 PepsiCo 发现的真理，该公司通过使用统一的数据和可视化分析，在整个公司扩展关于库存、物流和财务的“问答”周期。他们的 CPFR 团队曾经依赖 Excel 来分析大量混乱数据 — 这一过程无法高效、成功地发现可能会带来巨大经济损失的数据错误。而现在，借助可视化仪表板，PepsiCo 的财务分析师可以更快地发现趋势和异常值，并能预测趋势、调整销售、帮助提高产品销量，从而增加公司收入。

• 跟踪供应商：财务部门必须能够准确、及时地报告供应商的购买和支出情况。数据分析可以监控 Coupa 数据，按照团队、部门、采购请求进行灵活细分，或者钻取年度采购订单计数，因此可以作为工作流管理解决方案。收集的数据（例如最大的供应商是哪些）可以揭示必须进行折扣协商的情况，以及对长期业务利润产生影响。
• 控制差旅支出和费用：Since Egencia 和 Concur 已经简化了差旅和费用报销流程，公司有大量随时可用的数据。然而，仔细观察这些信息，还可以发现一些重要的问题。例如，观察员工何时完成费用报告，您可以了解是否存在延迟 — 有时这种延迟非常显著。在这个非常重要的领域中，财务部门对 ERP 数据和财务数据进行混合分析，降低制作费用应计项目表和对账表的时间和工作量。或者，通过查看主要费用类别，您可以判断某个领域是否比例失调，应该降低费用。

  Wells Fargo & Co. 需要在不影响业务运营的情况下，降低第三方支出。通过使用 Tableau，财务团队在办公用品和差旅费用等成本中心确定了不建议合作的供应商，并停止从这些供应商采购。通过发现不同部门和个人的更多开支详情，以及关于供应商的见解，该公司的年末差旅支出交易数额为一千万美元。

• 更加精确地进行现金状况对账：实时查看不同地理区域和不同货币每日的现金流，这有助于更好地保持财务健康。但人们以前很少查看这些信息，因为这样做非常耗时，而且操作很不方便。不过上述情况已经成为过去。

  Tableau 自己的财务团队使用可视化仪表板进行全球现金管理。现金流摘要仪表板可帮助管理层了解现金流的总体情况，并让他们能够对数据进行下钻，提出各种问题，例如：“每种货币、每个分支、每个国家/地区、每个银行合作伙伴、每个地理区域的银行存款余额各自是多少。”您还可以筛选掉可能使数值增大的交易，例如零余额帐户 (ZBA) 结构。

技术创新仍在继续影响和颠覆业务，而各大公司的首席财务官和他们各自的团队无疑将有机会利用自动化技术为自己服务。只要抓住这个机会，使用既能将手动任务转化为自动任务，又可以显示业务和运营情况的数据分析解决方案，财务管理人员就可以巩固自己的职业地位，改善公司的财务状况。

要了解更多基于 Tableau 这个重要商业智能解决方案的成本削减策略，请观看 4 月 12 日，太平洋时间上午 11 点/东部时间下午 2 点举行的网络讲座。