Quando usar uma solução de BI para análises financeiras porque o Excel já não dá conta do recado

Para a maioria dos profissionais da área financeira, os dados podem ser uma fonte de informações importantes e, ao mesmo tempo, o maior obstáculo à obtenção de respostas. Devido à complexidade crescente dos sistemas de geração de relatórios e às expectativas cada vez maiores dos executivos que dependem dos dados para tomar decisões, a coleta e a preparação de dados se tornaram tarefas extremamente demoradas. O Excel sempre foi a solução “oficial” que os profissionais da área financeira usavam para analisar dados e gerar relatórios. No entanto, o Excel e outras soluções simples podem limitar as análises, à medida que o volume ou a complexidade dos conjuntos de dados aumenta.

Porém, existem soluções de business intelligence capazes de extrair informações essenciais dos seus dados financeiros. Quando essas soluções são combinadas aos dados de ERP, que são as informações utilizadas para gerenciar recursos da empresa como finanças, recursos humanos e outros ativos, é possível descobrir respostas que agregam um valor indispensável aos negócios. Esse valor inclui economia de tempo, dinheiro e recursos, além de possibilitar a tomada de decisões importantes para fortalecer o planejamento estratégico da empresa. Ao mesmo tempo, os desafios financeiros são minimizados ou completamente resolvidos. Por exemplo:

• A exportação de dados de vários sistemas para o Excel, já que a maioria dos livros-razão das empresas não incorpora detalhes dos sistemas de origem (como folha de pagamento, viagens e despesas)
• Os dados de períodos contábeis abertos ou encerrados podem mudar e, consequentemente, podem ser difíceis de monitorar
• Acesso limitado a dados financeiros devido aos controles de segurança rigorosos da empresa
• Orçamentos e previsões não são registrados no mesmo sistema que os valores reais

Algumas áreas que podem ser beneficiadas pela unificação do ERP e de outros dados empresariais são CRM e vendas, aprovisionamento e gestão de viagens/despesas. Além disso, é inquestionável que essas são as áreas mais complexas da gestão financeira, já que apresentam muitas variáveis dinâmicas. Vamos examinar as informações específicas que podem ser descobertas e alguns exemplos de empresas que estão agregando valor com essas análises mais amplas.

• Visibilidade do funil de vendas: Como o funil de vendas de uma empresa não pode ser monitorado no livro-razão, uma solução como o Tableau, que otimiza as fontes de dados publicadas, oferece visibilidade dos diferentes departamentos que contribuem para a receita e os lucros. Até mesmo a possibilidade de acompanhar cotas e metas passa a ser essencial para avaliar se os objetivos de vendas estão sendo atingidos.

  A PepsiCo percebeu isso após usar análises visuais e dados unificados para adequar os ciclos de “perguntas e respostas” relacionadas ao estoque, à logística e às finanças de toda a empresa. A equipe de CPFR da empresa usava o Excel para analisar quantidades imensas de dados desorganizados, um processo ineficiente e falho para identificar erros nos dados que podiam resultar em prejuízos. Com painéis visuais, os analistas financeiros da PepsiCo agora identificam tendências e exceções com mais rapidez e podem prever tendências, ajustar as vendas e ajudar a vender mais produtos para melhorar os resultados comerciais.

• Monitoramento de fornecedores: É fundamental que o departamento financeiro apresente relatórios precisos e pontuais de compras e gastos com fornecedores. Com o monitoramento de dados do Coupa e a flexibilidade de segmentar os dados por equipes, departamentos e solicitações de compra ou de consultar detalhes sobre o número de pedidos de compra anuais, a análise de dados atua como uma solução de gestão de fluxo de trabalho. As informações coletadas (por exemplo, quais são os principais fornecedores) revelam oportunidades de negociar descontos e influenciam a lucratividade futura da empresa.
• Controle de despesas e gastos com viagens: Como o Egencia e o Concur simplificaram o processo de reembolsos de viagens e despesas, as empresas dispõem de uma infinidade de dados à sua disposição. Além disso, uma análise mais minuciosa das informações permite fazer descobertas importantes. Por exemplo, ao analisar quando os funcionários estão entregando os relatórios de despesas, é possível identificar atrasos que, eventualmente, podem ser problemáticos. Essa é uma área importante, pois quando a equipe financeira é capaz de analisar e combinar dados financeiros e de ERP, ela pode reduzir o tempo e o esforço necessários para as provisões e a conciliação de despesas. Outro exemplo: ao examinar as principais categorias de despesas, é possível identificar se uma área apresenta gastos excessivos e se uma redução de custos é necessária.

  A Wells Fargo & Co. precisava reduzir seus gastos com terceiros sem prejudicar as operações comerciais. Usando o Tableau, sua equipe financeira identificou e cortou gastos com fornecedores não prioritários em áreas de custo como materiais para escritório, viagens e despesas gerais. Ao descobrir detalhes sobre os gastos de diferentes departamentos e funcionários, bem como informações relevantes sobre fornecedores, foi possível identificar transações que totalizaram US$ 10 milhões em gastos com viagens de fim de ano da empresa.

• Conciliação mais precisa das situações de caixa: Para melhorar a manutenção da saúde financeira da empresa, é extremamente útil ter visibilidade em tempo real do fluxo de caixa diário em todas as regiões geográficas e em diferentes moedas. Antes, a análise dessas informações era um processo pouco frequente, demorado e complexo. Isso ficou no passado.

  A própria equipe de tesouraria da Tableau usa painéis visuais para fins de gestão de caixa global. O painel de resumo do fluxo de caixa ajuda a gerência a visualizar os fluxos de caixa agregados e permite que a equipe filtre os dados para fazer perguntas como: “Quais são nossos saldos bancários por moeda, subsidiária, país, banco parceiro ou região geográfica?” Também é possível aplicar um filtro para ocultar determinadas transações que poderiam distorcer os números, como estruturas de contas com saldo zero.

À medida que a inovação tecnológica continua influenciando e revolucionando os negócios, os diretores financeiros (CFOs) e suas equipes podem aproveitar as tecnologias de automação para seu benefício próprio. Ao aproveitar a oportunidade de usar soluções de análise de dados que automatizam tarefas manuais e proporcionam visibilidade dos negócios e das operações, é possível fortalecer a posição profissional e a situação financeira da empresa.

Para saber mais sobre estratégias de redução de custos que usam o Tableau como uma importante solução de business intelligence, participe do nosso webinar no dia 12 de abril às 11h (horário do Pacífico)/14h (horário do leste dos EUA).