Analyses financières : une solution BI pour s'affranchir des limitations d'Excel

Pour la plupart des professionnels de la finance, les données peuvent constituer la clé pour révéler des tendances, mais aussi le défi le plus complexe quand il s'agit d'obtenir des réponses. En raison de la complexité croissante des systèmes de reporting et des attentes toujours plus grandes des dirigeants s'appuyant sur les données, la collecte et la préparation de ces dernières sont devenues des tâches bien trop chronophages. Traditionnellement, Excel a toujours été la solution de choix pour répondre aux différents besoins des professionnels de la finance en matière de reporting et de données. Pourtant, à l'image des autres solutions basiques, Excel peut en réalité brider vos analyses lorsque les ensembles de données utilisés sont volumineux et complexes.

Certaines solutions BI permettent néanmoins de déceler des informations critiques dans vos données financières. Lorsque vous les combinez aux données de votre ERP, à savoir des informations sur les ressources financières, humaines et autres de votre entreprise, vous êtes en mesure de libérer votre valeur métier. En effet, vous pouvez gagner du temps et faire des économies, tout en prenant des décisions critiques qui vous permettront d'améliorer votre vision stratégique. Une solution BI permet par ailleurs de surmonter d'autres obstacles en analyse financière, notamment :

• L'exportation de données issues de systèmes disparates vers Excel, étant donné que le grand livre général de la plupart des entreprises ne charge pas les détails des systèmes source (paye, déplacements, etc.)
• Les données des périodes comptables ouvertes et closes peuvent changer, ce qui complique le suivi
• L'accès limité aux données financières, en raison de mesures de sécurité strictes
• Les chiffres réels de budgétisation et de prévision se trouvent sur des systèmes différents

La combinaison des données de votre ERP aux autres données métier a également des avantages pour le CRM et les ventes, les achats, ainsi que la gestion des frais de déplacement. Il va sans dire que les données dans ces domaines sont parmi les plus difficiles à gérer pour les services financiers, car elles évoluent en permanence. Voyons de plus près les informations exploitables que vous pouvez découvrir, ainsi que des exemples d'entreprises générant de la valeur avec des analyses approfondies.

• Visibilité sur le pipeline des ventes : Étant donné qu'une entreprise ne peut suivre son pipeline des ventes dans son grand livre général, une solution comme Tableau est utile pour optimiser les sources de données publiées et avoir un aperçu de la contribution de chaque service au chiffre d'affaires et aux résultats. La possibilité de suivre les quotas et les objectifs devient essentielle pour comprendre si les objectifs commerciaux sont atteints.

  PepsiCo a pu en faire l'expérience en exploitant des données unifiées et une solution d'analytique visuelle pour adapter ses cycles de questions/réponses en matière de stocks, de logistique et de finance à l'échelle de la société. Son équipe CPFR s'appuyait sur Excel pour analyser d'importants volumes de données désorganisées, ce qui ne permettait pas de repérer efficacement des erreurs pouvant se révéler coûteuses. Grâce aux tableaux de bord visuels, les analystes financiers de PepsiCo peuvent désormais repérer les tendances et valeurs inhabituelles plus rapidement, ajuster les ventes et les augmenter pour améliorer les résultats.

• Suivi des fournisseurs : Il est indispensable pour les services financiers de générer un reporting précis et opportun sur les achats et les dépenses auprès des fournisseurs. En ayant accès aux données Coupa et en donnant la possibilité de segmenter les données par équipes, service et demande d'achat, ou de les explorer par total de bons de commande par année, la solution d'analytique des données opère comme une solution de gestion des workflows. Les informations exploitables dégagées, par exemple l'identification des fournisseurs les plus importants, permettent de déterminer où négocier des remises et de maximiser la rentabilité sur le long terme.
• Maîtrise des frais de déplacement : Depuis qu'Egencia et Concur ont simplifié le processus de remboursement des frais de de déplacement, les entreprises ont accès à une mine d'informations. Un examen détaillé de ces données permet également de découvrir des informations intéressantes. En observant la date de remise des notes de frais du personnel, vous pouvez par exemple déterminer s'il existe des décalages, qui peuvent avoir leur importance. Dans ce domaine, la possibilité d'analyser une combinaison de données ERP et financières permet de gagner du temps et d'économiser les ressources consacrées au rapprochement et à la régularisation des dépenses. En pouvant visualiser les principales catégories de vos dépenses, vous pouvez également déterminer celles dont la valeur est disproportionnée, et qui nécessitent de prendre des mesures de réduction des coûts.

  Wells Fargo & Co. souhaitait réduire les dépenses auprès des fournisseurs tiers sans impacter ses opérations. En utilisant Tableau, l'équipe financière a identifié et limité les dépenses consacrées aux fournisseurs non privilégiés, notamment en matière de fournitures de bureau et de frais de déplacement. En découvrant davantage d'informations détaillées sur les dépenses par service ou par individu, ainsi que sur ses fournisseurs, l'entreprise a pu mettre en évidence un montant de 10 millions de dollars consacré aux frais de transport et de déplacement à la fin de l'exercice.

• Rapprochement plus précis des situations de trésorerie : Pour préserver la santé financière d'une entreprise, il est important d'avoir un aperçu en temps réel des flux de liquidités dans les différentes zones géographiques et dans les différentes devises. Auparavant, l'analyse de ces informations était complexe, chronophage et peu fréquente. La donne est différente aujourd'hui.

  Chez Tableau, l'équipe de gestion de la trésorerie utilise les tableaux de bord visuels pour gérer les liquidités. Le tableau de bord récapitulatif permet aux dirigeants d'analyser les liquidités de manière agrégée et d'explorer les données, notamment pour déterminer les soldes des comptes bancaires par devise, filiale, pays, partenaire bancaire ou zone géographique. Il est également possible d'exclure certaines transactions qui faussent les chiffres, comme les structures ZBA (Zero Balance Account).

À mesure que les innovations technologiques continuent de révolutionner le secteur, les directeurs financiers et leurs équipes peuvent utiliser les technologies d'automatisation à leur avantage. Les solutions analytiques automatisant les tâches manuelles et vous donnant un aperçu de vos activités vous permettent de renforcer votre position, mais aussi la santé financière de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les stratégies de réduction des coûts s'appuyant sur la solution BI de Tableau, suivez notre webinaire le 12 avril à 11 h (heure du Pacifique)/14 h (heure normale de l'Est).