Excel의 한계로 재무 분석에 BI 솔루션을 사용해야 하는 시점

대부분의 재무 전문가에게, 데이터는 중요한 인사이트를 얻기 위한 열쇠인 동시에, 해답을 얻는 데 가장 큰 장애물이 될 수 있습니다. 보고 시스템의 복잡성이 증가하고 데이터를 기반으로 결정하는 경영진의 기대가 증가함에 따라, 데이터를 수집하고 준비하는 데 너무나 많은 시간을 소요하게 되었습니다. 기존에는 Excel이 재무 전문가의 다양한 보고 및 데이터 요구를 충족하는 '솔루션'이었지만, 데이터 집합이 커지거나 복잡해질 경우 Excel 및 다른 단순한 솔루션들은 분석의 발목을 잡을 수가 있습니다.

하지만, 재무 데이터에서 중요한 인사이트를 추출하는 기능을 갖춘 비즈니스 인텔리전스 솔루션은 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 회사의 리소스(재무 자료, 인적 자원 및 기타 회사 자산)를 관리하는 데 사용되는 정보인 ERP 데이터와 결합한다면, 찾아낸 해답은 비즈니스에 중요한 가치를 창출할 수 있습니다. 이러한 가치를 통해 시간, 비용 및 리소스를 절약하는 동시에 전략적 방향을 개선하기 위한 중요한 결정을 내릴 수 있습니다. 또한, 재무 부서가 당면한 어려움이 최소화되거나 모두 해결됩니다. 예를 들어 다음과 같은 어려움이 있습니다.

• 대부분 회사의 총계정 원장이 원본 시스템의 세부 정보(예: 급여, 출장 및 경비)를 로드하지 않으므로 서로 다른 시스템의 데이터를 Excel로 내보내야 함
• 당 회계 기간 및 지난 회계 기간의 데이터가 모두 변경될 수 있으므로 모니터링이 어려움
• 회사의 보안 통제 강화로 인해 재무 데이터로의 접근이 제한됨
• 예산 및 예측 데이터가 실제 값과 동일한 시스템에 있지 않음

ERP와 다른 비즈니스 데이터를 결합함으로써 이익을 얻는 분야에는 CRM 및 판매, 조달, 출장 및 경비 관리가 포함됩니다. 그리고, 이러한 분야에 관련된 많은 변수들로 인해 재무에서 가장 까다로운 분야라는 사실에는 논쟁의 여지가 없습니다. 이제는 더 높은 가치를 창출하기 위해 더 높은 수준의 분석을 사용하는 회사들의 간단한 사례 및 발견된 특정 인사이트를 자세히 살펴보겠습니다.

• 매출 파이프라인의 가시성: 회사의 매출 파이프라인은 총계정 원장에서 추적할 수 없기 때문에, 게시된 데이터 원본을 최적화는 Tableau와 같은 솔루션을 사용하면, 수익 및 매출에 기여하는 다양한 부서를 하나의 뷰에서 볼 수 있으므로 매우 유용합니다. 할당량과 목표를 추적하는 것은 매출 목표의 달성 상황을 파악하는 데 필수적입니다.

  PepsiCo에서 이 사실을 알게 된 것은, 회사 전체의 재고, 물류 및 재무에 대한 '질문 및 답변' 주기를 확장하기 위해 통합된 데이터 및 시각적 분석을 활용하게 된 후였습니다. 이전에 회사의 CPFR 팀은 막대한 양의 정리되지 않은 데이터를 분석하는 데 Excel을 사용했었습니다. 이러한 비효율적이고, 원활하게 작동되지 않는 프로세스로 인해 데이터 오류를 포착하지 못하게 되어 큰 비용을 지불해야 했습니다. 시각적 대시보드를 통해 이제 PepsiCo의 재무 분석가는 추세와 이상값을 더 빠르게 파악하고, 추세를 예측하고, 매출을 조정하고, 제품 판매 증대를 도모하여 수익 개선에 기여하고 있습니다.

• 공급업체 추적: 재무 부서가 공급업체와의 구매 및 지출에 대한 정확하고 시기적절한 보고를 제공하는 것은 중요합니다. Coupa 데이터를 모니터링하고, 데이터를 팀, 부서 및 구매 요청별로 구분하거나 연간 구매 주문 수로 드릴다운할 수 있는 유연성을 갖춘 데이터 분석은, 워크플로우 관리 솔루션으로 사용할 수 있습니다. 종합된 인사이트(최상위 공급업체 식별 등)는 할인 협상을 해야 할 공급업체를 밝혀내고, 장기적인 비즈니스 수익성에 영향을 미칩니다.
• 출장 및 경비 관리: Egencia와 Concur가 출장 및 경비 환급 프로세스를 간소화하여 풍부한 데이터를 손쉽게 이용할 수 있습니다. 그런데 이 데이터를 자세히 살펴보면 몇 가지 중요한 사실을 발견하게 됩니다. 예를 들어, 직원이 경비 정산서를 반환하는 시점을 살펴보면 종종 상당한 지연이 발생하는 것을 확인할 수 있습니다. 이 영역은 ERP와 재무 데이터를 통합하여 분석함으로써, 재무 부서는 비용 지급 및 환급에 소요되는 시간과 노력을 절약할 수 있는 중요한 영역입니다. 반면에, 주요 비용 범주를 살펴보면 특정 영역이 불균형한지 비용 절감의 필요가 있는지를 판단할 수 있습니다.

  Wells Fargo & Co.는 비즈니스 운영에는 영향을 미치지 않으면서 타사 관련 지출을 줄여야 했습니다. 재무팀은 Tableau를 사용하여 비용 센터에서 비우선 공급업체에 대한 지출(사무용품, 출장 및 경비 등)을 파악하여 중단했습니다. 또한, 여러 부서 또는 개인의 지출 세부 정보 및 공급업체에 대한 인사이트를 통해, 회사의 여행 경비가 연말 기준 1천만 달러에 이르는 것을 확인할 수 있었습니다.

• 현금 유동성 세부 조정: 여러 지역에 걸친, 다른 통화 단위 간 현금의 흐름을 매일매일 실시간 뷰로 보는 것은 바람직한 재무 상태를 유지하는 데 유용합니다. 자주 이러한 정보를 검토하지는 않았지만, 시간이 오래 걸리는 번거로운 작업이었습니다. 이젠 그럴 필요가 없습니다.

  Tableau의 재무팀은 글로벌 현금 관리를 위해 시각적 대시보드를 사용합니다. 현금 흐름 요약 대시보드를 통해 경영진은 전체 현금 흐름을 파악하고 데이터를 세부적으로 분석하여 "통화, 자회사, 국가, 은행 파트너 또는 지역별 은행 잔고는 어떻게 됩니까?"라는 질문을 할 수 있습니다. 제로 잔고 계좌(ZBA) 구조와 같이 금액을 그로스업(gross up)할 수 있는 거래를 필터링하여 제외할 수 있습니다.

기술 혁신이 비즈니스에 지속해서 영향을 미치고 변혁시킴에 따라, CFO와 재무팀은 팀의 이익을 위해 자동화 기술을 활용할 기회가 생겼습니다. 수작업을 자동화하고 비즈니스 및 운영에 대한 뷰를 제공하는 데이터 분석 솔루션을 사용하는 기회를 잡음으로써, 재무 부서의 전문성과 회사의 재무 상태를 동시에 강화할 수 있습니다.

중요한 비즈니스 인텔리전스 솔루션으로서 Tableau를 사용하여 비용을 절감하는 전략에 대해 더 자세히 알아보려면, 4월 12일(태평양 표준시 오전 11시/동부 표준시 오후 2시)에 열리는 웹 세미나에 참여하십시오.