Cuándo usar una solución de BI para el análisis financiero porque Excel se queda corto

Para la mayoría de los profesionales de finanzas, los datos pueden ser tanto la clave para acceder a información importante como el principal obstáculo para obtener las respuestas buscadas. Los sistemas de generación de informes son cada vez más complejos, y las expectativas de los ejecutivos que se basan en los datos son cada vez mayores. Por eso, la recopilación y preparación de datos consume demasiado tiempo. Tradicionalmente, Excel ha sido la “solución” para satisfacer las diversas necesidades relacionadas con los datos y la generación de informes de los profesionales de finanzas. Sin embargo, una vez que los conjuntos de datos se vuelven demasiado grandes o complejos, resulta difícil realizar análisis con Excel y otras soluciones simples.

Pero hay soluciones de inteligencia de negocios con la capacidad de extraer información fundamental a partir de los datos financieros. Si se combinan con los datos de ERP (que es la información que se usa para administrar los recursos de la empresa, como materiales financieros, recursos humanos u otros activos), las respuestas que se obtienen generan un valor fundamental para el negocio. No solo se ahorra tiempo, dinero y recursos, sino que se pueden tomar decisiones importantes para mejorar la dirección estratégica de la empresa. Por otro lado, los desafíos de las finanzas se minimizan o se resuelven por completo. Por ejemplo:

• Exportar datos de diferentes sistemas a Excel, ya que los libros contables de la mayoría de las empresas no cargan datos de sistemas fuente (nómina, viajes y gastos).
• Los datos de los períodos contables abiertos y cerrados pueden cambiar, por lo que pueden ser difíciles de supervisar.
• Acceso limitado a los datos financieros con mayores controles de seguridad de la empresa.
• Los presupuestos y pronósticos, a veces, no se encuentran en el mismo sistema que los datos reales.

Algunas de las áreas que se benefician de unir los datos de ERP y otros datos de negocios son CRM y ventas, compras, y administración de viajes y gastos. Y, sin lugar a dudas, estas áreas suelen ser las más complejas, ya que intervienen muchas variables. Analicemos con más detenimiento la información específica que se descubre y veamos algunos ejemplos de empresas que han generado valor gracias a este análisis de nivel superior.

• Visibilidad de la canalización de ventas: No es posible llevar un seguimiento de la canalización de ventas de una empresa en el libro contable. Por eso, resulta de gran utilidad tener soluciones como Tableau para optimizar las fuentes de datos publicadas. De esta forma, se puede tener una vista de los diferentes departamentos que contribuyen a los ingresos y beneficios. Poder llevar un seguimiento de las cuotas y los objetivos es fundamental para comprender si se cumplen los objetivos de ventas.

  Gracias a los datos unificados y al análisis visual, PepsiCo ha logrado adaptar sus ciclos de preguntas y respuestas de inventario, logística y finanzas en toda la organización. Su equipo de CPFR utilizaba Excel para analizar cantidades masivas de datos desordenados. Este proceso era ineficiente, no detectaba errores en los datos y generaba costos altos. Con los dashboards visuales, los analistas financieros de PepsiCo ahora pueden detectar tendencias y valores atípicos más rápidamente. Asimismo, pueden predecir tendencias, y ajustar y aumentar las ventas para mejorar así sus resultados.

• Seguimiento de los proveedores: Para el equipo de finanzas, es fundamental entregar informes precisos y oportunos sobre compras y gastos con proveedores. El análisis de datos actúa como una solución de administración del flujo de trabajo. Permite supervisar los datos de Coupa y tener la flexibilidad de segmentar por equipos, departamentos y solicitudes de compra, o bien profundizar en el conteo anual de órdenes de compra. La información obtenida, como quiénes son los principales proveedores, revela dónde es preciso negociar descuentos y afecta a la rentabilidad a largo plazo.
• Control de los gastos de viajes y otros: Desde que Egencia y Concur han simplificado el proceso de reembolso de los gastos de viajes y otros, estas empresas tienen una vasta cantidad de datos al alcance de la mano. Sin embargo, un examen más detenido de esta información también permite descubrir cuestiones importantes. Por ejemplo, al observar cuándo entrega el personal los informes de gastos, se puede ver si hay demoras. A veces, esto es sumamente relevante. Se trata de un área importante, donde el departamento de finanzas puede analizar una combinación de datos financieros y de ERP. De esta manera, se reducen el tiempo y el esfuerzo dedicados a la agregación y conciliación de gastos. Por otro lado, al observar las principales categorías de gastos, se puede evaluar si en un área los costos son desproporcionados y si es necesario reducirlos.

  Wells Fargo & Co. necesitaba reducir sus gastos en servicios de terceros sin que ello tuviera un impacto en las operaciones comerciales. Mediante el uso de Tableau, el equipo de finanzas pudo identificar y detener los gastos con proveedores no preferidos en distintas áreas de gastos, como suministros de oficina, viajes y otros. La empresa pudo revelar más detalles sobre los gastos de diferentes departamentos o personas, además de información acerca de los proveedores. Los datos de gastos en viajes de fin de año revelaron transacciones por valor de USD 10 millones.

• Conciliación de tesorería: Para mantener la situación financiera de la empresa, resulta muy útil contar con una vista en tiempo real del flujo de caja en todas las zonas geográficas y con diferentes monedas. La revisión de tal información solía ser poco frecuente y engorrosa, además de que consumía mucho tiempo. Todo eso es cosa del pasado.

  El equipo de tesorería de Tableau utiliza dashboards visuales para la administración global de efectivo. El dashboard de resumen del flujo de caja ayuda a la dirección a comprender cómo son los flujos de caja totales. También les permite profundizar en los datos y hacer preguntas como las siguientes: “¿Cuáles son los saldos bancarios por moneda, filial, país, socio bancario o zona geográfica?”. También se puede aplicar filtros para ver ciertas transacciones que podrían afectar los números, como cuentas con saldo en cero.

A medida que la innovación tecnológica continúa causando un impacto en las empresas, los directores financieros y sus equipos tienen la posibilidad de sacar más provecho de las tecnologías de automatización. Aproveche la oportunidad de utilizar las soluciones de análisis de datos que automatizan las tareas manuales y ofrecen una vista del negocio y las operaciones. Esto le permitirá fortalecer tanto su posición profesional como la situación financiera de la empresa.

Descubra otras estrategias para reducir los costos usando Tableau como una importante solución de inteligencia de negocios. Participe en nuestro seminario web el 12 de abril, a las 11:00 (PT)/14:00 (EST).