Wann eine BI-Solution für Finanzanalysen verwendet werden sollte, weil Excel einfach nicht mehr reicht

Für die meisten Finanzfachleute können Daten der Schlüssel zu wichtigen Erkenntnissen sein – aber auch die größte Hürde, wenn es gilt, Antworten zu erhalten. Wegen der zunehmenden Komplexität der Reporting-Systeme und der wachsenden Erwartungen von Führungskräften, die voll auf Daten setzen, ist das Sammeln und Vorbereiten von Daten zu zeitraubend geworden. Bisher war Excel „die“ Lösung für die diversen Reporting- und Datenanforderungen der Finanzfachleute. Allerdings können Excel und andere einfache Lösungen Ihre Analysen stark einschränken, sobald die Datensätze zu groß oder komplex werden.

Es gibt jedoch BI-Solutions, die Ihnen die Funktion bieten, entscheidende Erkenntnisse aus Ihren Finanzdaten zu gewinnen. Im Zusammenspiel mit Ihren ERP-Daten – den Informationen, die für die Verwaltung der Unternehmensressourcen (Finanzmittel, Personal, Gesellschaftsvermögen usw.) verwendet werden –, bewirken die gelieferten Antworten eine entscheidende Wertschöpfung für das Unternehmen. Dieser Wertzuwachs beinhaltet die Ersparnis von Zeit, Geld und Ressourcen und ermöglicht zugleich wesentliche Entscheidungen zur Verbesserung der strategischen Ausrichtung. Außerdem werden die Herausforderungen, mit denen sich das Finanzteam konfrontiert sieht, minimiert oder vollständig beseitigt. Zum Beispiel:

• Das Exportieren von Daten aus verschiedenartigen Systemen in Excel, weil die Hauptbücher der meisten Unternehmen keine Details aus Quellsystemen (d. h. Lohnabrechnung, Reisekosten und Spesen) laden.
• Die Daten aus offenen und geschlossenen Rechnungsperioden können sich ändern und lassen sich deshalb nur schwer überwachen.
• Der Zugriff auf Finanzdaten ist wegen stärkerer Sicherheitskontrollen im Unternehmen eingeschränkt.
• Die Budget- und Prognosedaten befinden sich nicht in demselben System wie die Ist-Werte.

Zu den Bereichen, die von der Zusammenführung der ERP-Daten und weiterer Geschäftsdaten profitieren, zählen das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der Vertrieb, die Beschaffung sowie das Reisekosten- und Spesenmanagement. Und es lässt sich kaum bestreiten, dass diese Bereiche aufgrund der zahlreichen Variablen für das Finanzteam am kniffligsten sind. Lassen Sie uns nun die konkreten gewonnenen Erkenntnisse näher betrachten – sowie einige kurze Beispiele für Unternehmen, die durch diese Analysen auf höherer Ebene eine stärkere Wertschöpfung erzielen.

• Transparenz der Vertriebspipeline: Da sich die Vertriebspipeline eines Unternehmens nicht im Hauptbuch verfolgen lässt, bieten sich Lösungen wie Tableau an, die veröffentlichte Datenquellen optimieren, um eine Ansicht der verschiedenen Abteilungen zu erhalten, die zu Erträgen und Erlösen beitragen. Auch die Fähigkeit, Quoten und Ziele zu verfolgen, erweist sich als entscheidend, um nachvollziehen zu können, ob die Vertriebsziele erreicht werden.

  PepsiCo entdeckte diese Tatsache, nachdem das Unternehmen einheitliche Daten und Visual Analytics nutzte, um „Frage-und-Antwort“-Zyklen für den Bestand, die Logistik und die Finanzen im ganzen Unternehmen zu skalieren. Zuvor hatte sich das CPFR-Team des Unternehmens auf Excel verlassen, um riesige Mengen unstrukturierter Daten zu analysieren. Mit diesem ineffizienten und wenig erfolgreichen Prozess konnten keine Datenfehler aufgespürt werden, was kostspielige Konsequenzen nach sich zog. Dank visueller Dashboards können die Finanzanalysten bei PepsiCo jetzt Trends und Ausreißer schneller erkennen, Trends vorhersagen, den Vertrieb anpassen und mehr Produkte verkaufen, um das Gesamtergebnis zu verbessern.

• Verfolgen der Anbieter: Die Finanzabteilung muss unbedingt präzise und zeitnahe Berichte über den Einkauf und die Ausgaben bei den Anbietern liefern. Durch Überwachung der Coupa-Daten und die Flexibilität, nach Teams, Abteilung und Kaufanfrage zu segmentieren oder ein Drilldown in die jährliche Auftragsanzahl durchzuführen, fungieren die Datenanalysen jetzt als Workflow-Managementlösung. Die gewonnenen Erkenntnisse (wer zum Beispiel die Spitzenanbieter sind) zeigen auf, wo Preisnachlässe verhandelt werden müssen und sich auf die langfristige wirtschaftliche Rentabilität auswirken.
• Kontrolle der Reisekosten und Spesen: Seit Egencia und Concur den Erstattungsprozess für Reisekosten und Spesen vereinfacht haben, ist den beiden Unternehmen eine Fülle an Daten zugänglich. Eine nähere Betrachtung der Informationen liefert jedoch auch einige wichtige Erkenntnisse. Indem Sie beispielsweise beobachten, wann Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen einreichen, können Sie mitunter erhebliche Verzögerungen feststellen. Wenn das Finanzteam in diesem wichtigen Bereich eine Mischung aus ERP- und Finanzdaten analysiert, lassen sich Zeit und Aufwand für die Rückstellung und Erstattung von Spesen sparen. Andererseits können Sie sich die wichtigsten Ausgabenkategorien ansehen, um einzuschätzen, ob ein bestimmter Bereich unverhältnismäßig hohe Ausgaben aufweist und deshalb eine Kostenreduzierung erforderlich ist.

  Wells Fargo & Co. musste seine Ausgaben für Drittanbieter reduzieren, ohne den Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen. Mithilfe von Tableau gelang es dem Finanzteam, die Ausgaben für nicht bevorzugte Lieferanten bei Kostenstellen wie Bürobedarf sowie Reisekosten und Spesen zu stoppen. Dadurch, dass nähere Details zu den Ausgaben nach den verschiedenen Abteilungen oder Einzelpersonen aufgedeckt und Erkenntnisse zu den Lieferanten gewonnen wurden, kam zum Vorschein, dass sich die Reisekosten des Unternehmens bis zum Jahresende auf 10 Millionen US-Dollar beliefen.

• Engere Abstimmung der Barmittelbestände: Um die finanzielle Gesundheit besser zu bewahren, erweist sich eine Echtzeitansicht des täglichen Cashflows in sämtlichen geografischen Regionen und in unterschiedlichen Währungen als hilfreich. Die Überprüfung dieser Informationen erfolgte bisher eher selten und war ebenso zeitraubend wie umständlich. Das hat sich nun grundlegend geändert.

  Das interne Treasury-Team von Tableau verwendet visuelle Dashboards für sein globales Liquiditätsmanagement. Das Dashboard mit der Cashflow-Zusammenfassung verschafft der Geschäftsleitung einen Überblick über den aggregierten Cashflow und gestattet ein Drilldown in die Daten und Fragenstellungen wie etwa: „Wie sehen die Kontostände nach Währung, Filiale, Land, Bankpartner oder Geografie aus.“ Sie können auch bestimmte Transaktionen herausfiltern, die die Zahlen eventuell verzerren, z. B. Vorgänge auf saldenlosen Konten.

Da technologische Innovationen die Geschäfte auch weiterhin beeinflussen und aufbrechen, eröffnet sich den CFOs und ihren Teams eine Chance, von den Automatisierungstechnologien zu profitieren. Wer Data Analytics-Lösungen nutzt, die manuelle Aufgaben automatisieren und einen Einblick in das Unternehmen und den Geschäftsbetrieb bieten, kann sowohl seine berufliche Position festigen als auch die finanzielle Situation seines Unternehmens verbessern.

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