När vi definierar mål och nyckeltal måste vi se till att vi faktiskt skapar mål som betyder något, oavsett om de är för jobbet eller privat. Mål, målsättningar och nyckeltal är verktyg. De fyller en funktion. Precis som alla verktyg måste de formas och användas med avsikt. En bra lösning för att definiera mål och nyckeltal är att använda SMART-kriterierna.
I den här artikeln definierar vi kriterierna för SMART med förståeliga exempel och ger riktlinjer för bästa praxis så att du kan skapa egna SMART:a mål.
Vad är SMARTA mål?
Mål är SMART:a om de fastställer exakta mål och nyckeltal på ett lättillgängligt sätt. Författaren George T. Doran var den förste som beskrev SMART i skrift. SMART är en akronym som sedan utvecklades vidare av professor Robert S. Ruben, och den står för:
- Specifikt
- Mätbart
- Accepterat
- Realistiskt
- Tidssatt
SMART fastställer att tydliga, uppnåbara och strategiska mål är det mest effektiva sättet att skapa konkreta milstolpar och mätvärden. Istället för generella mål som att ”öka försäljningen” kan vi överväga ett SMART:are mål, som att ”öka februari månads försäljning av premiumprenumerationer i Kalifornien med 4 %”.
SMART:a mål är de enskilda stegen i en noga genomtänkt strategi för att uppnå större mål.
Om du springer ett maratonlopp eller bestiger ett berg skulle de SMART:a målen kunna vara kilometermarkeringarna längs vägen. De talar om var du är och hur det går för dig. Det handlar inte bara om att nå slutmålet, utan snarare om vilka steg du behöver ta för att nå dit. SMART:a mål använder SMART:a nyckeltal som förklarande mått, med en början och ett slut.
Specifikt
Var tydlig med dina mål och förväntningar. Det är det första steget mot att nå dem. Det är lätt att missa mål som är för vida eller vaga. Om de är för brett definierade blir de svårare att mäta och därigenom svårare att uppnå. För stor vaghet kan leda till fel och missförstånd. Det är som att bestiga ett berg utan att veta hur lång vägen är, hur lång tid det är tänkt att ta, vilka förhållanden det är, eller till och med utan att veta vad man bör ha på sig. Med specifika mål kan du se en väg ta form från början till slut. Specifika nyckeltal definierar vägen ännu bättre, med referenspunkter så att alla vet exakt var ni står.
Försök att besvara frågor som dessa när du skapar ett SMART mål:
- Vilka är de konkreta stegen i vår plan?
- Vem måste vara med för att det ska hända?
- Var ska vi göra vårt arbete?
- Varför är detta värdefullt för vår långsiktiga strategi?
- Hur prioriterar vi det här målet i förhållande till andra mål?
Exempel på ett specifikt SMART mål: Om Superman försöker ”rädda världen” måste han vara mer specifik genom att avgränsa målet till ”hindra Lex Luthors plan”. Det hjälper honom att vara mer fokuserad på sina mål och prioritera att stoppa en superskurk istället för den utrotningshotade elfenbensnäbben.
Mätbart
Om du inte kan mäta något kan du inte heller veta om du presterar bra eller har avvikit från planen och behöver gå tillbaka till den. Utöver att ha specifika mål måste du också kunna kvantifiera din data eller indikera när du börjar närma dig ditt mål. Att sätta upp mätbara mål och kriterier gör att alla inblandade kan utvärdera sina insatser och hålla sig till planen.
Försök att besvara frågor som dessa när du skapar ett SMART mål:
- Vilken data behöver vi?
- Var ska vår data finnas och hur kommer vi åt den?
- Är vår data tillförlitlig och verifierbar?
- Vad är rimliga milstolpar?
- Hur mycket är tillräckligt och hur mycket är inte tillräckligt?
- Hur vet vi när vi har nått vårt mål?
Exempel på mätbara SMART:a mål: Om ditt mål är att klättra uppför ett berg på en dag gör du förmodligen en del research och planerar hur många kilometer du behöver klara av per timme för att lyckas. Därefter mäter du förmodligen avstånd och tid i förhållande till ditt mål. Det är en mycket SMART:are plan än att titta upp mot bergstoppen på eftermiddagen, börja gå och hoppas att du når toppen innan solen går ner.
Accepterat
Det är viktigt att tänka över vilka slutmål du har, och utifrån det planera in realistiska delmål. Det är även viktigt att inte dras med och sätta långsökta och onåbara mål för att motivera dig själv. Ge dig själv och de inblandade chansen att motiveras av tillfredsställelsen i att lyckas och göra framsteg. Var ambitiös och sikta högt när du sätter upp mål, men inse också att det finns både inre och yttre begränsningar. Resultat måste vara hållbara.
Försök att besvara frågor som dessa när du skapar ett SMART mål:
- Vilka steg måste jag ta för att uppnå det här målet?
- Hur mycket direktkontroll har vi för att kunna uppnå det här målet?
- Är det ett realistiskt mål jämfört med tidigare resultat?
- Hur har det sett ut tidigare?
- Varför tror vi att vi kan uppnå det här målet?
- Vilka externa (och interna) faktorer kan hindra oss från att uppnå det här målet?
Exempel på ett Accepterat SMART mål: Sök- och räddningshundar har ett specifikt uppdrag – att hitta överlevande vid katastrofer som jordbävningar och terroristattacker. Vid särskilt svåra katastrofområden gömmer hundförarna ibland ”låtsasöverlevande” som hundarna kan rädda för att de ska behålla motivationen och fortsätta sitt svåra arbete. Tillfredsställelsen i att lyckas ger kraft och hjälper till att fortsätta med det önskade beteendet.
Realistiskt (och Relevant)
Precis som att kriterierna måste vara uppnåbara måste målen också vara realistiska och relevanta. Om du sätter upp mål som är onåbara sporrar du inte teamet att sträva hårdare, men samtidigt är det inte heller bra med för lätta mål.
Det är viktigt att se till att dina mål är relevanta för företags- och affärsmålen på längre sikt. Nyckeltalen måste mäta dina affärsmål genom kortsiktiga och långsiktiga strategier och det är ok att justera kriterier allt eftersom. Det som fungerar just nu kanske inte kommer att fungera längre fram, och det är viktigt att se när affärsbehoven förändras. Var medveten om de långsiktiga målen, men var samtidigt inte rädd för att justera den kortsiktiga taktiken för att uppnå de långsiktiga planerna.
Försök att besvara frågor som dessa när du skapar ett SMART mål:
- Varför är detta ett mål just nu?
- Varför var inte detta ett mål tidigare?
- Vilka människor passar för att uppnå det här målet?
- Hur främjar det här målet en långsiktig strategi?
- Vad är den förväntade avkastningen på investeringen (ROI)?
- Vad skulle det innebära om vi inte uppnår det här målet?
Exempel på ett Realistiskt SMART mål: Om ditt slutgiltiga mål är att bestiga Mount Everest, och du aldrig har bestigit ett berg förut är det orealistiskt att börja bestiga Everest direkt. De kriterier som föreslås ovan indikerar att du först bör fråga dig själv varför du överhuvudtaget ska bestiga Mount Everest, om du är rätt person att göra det och vad det skulle innebära om du inte klarade det. Om du ändå bestämmer dig för att fortsätta måste du göra ett realistiskt träningsschema för uppgiften.
Tidssatt
Den sista bokstaven i SMART blir ofta förbisedd, men det är otroligt viktigt att du har en tidsram för dina mål. Ett tidssatt mål kan antingen bestå av enbart start- och slutpunkter, eller en samling avpassade parametrar eller milstolpar. Du har kanske en deadline då du måste ha uppnått vissa mål för att hålla planen. Eller så kanske du vill spåra mätvärden under en viss tid, oavsett om det är varje dag, månad eller kvartal. Se till att planera i god tid så att dina nyckeltal kan mätas kontinuerligt och du kan uppnå dina mål på utsatt tid, vilket tidsspann du än väljer.
Försök att besvara frågor som dessa när du skapar ett SMART mål:
- Är det genomförbart inom den givna tidsramen?
- Vilken är den längsta respektive kortaste tid jag behöver för att uppnå det här målet?
- Vilka potentiella hinder eller tidsrelaterade faktorer kan fördröja processen?
- Vad har vi tidigare lyckats uppnå inom liknande tidsramar?
- När och hur ska vi kontrollera våra framsteg?
- Vad gör vi om vi har hamnat fel efter halva vägen?
- Finns det tillfällen då det kan vara naturligt att framstegen avstannar eller tar extra fart?
Exempel på ett Tidssatt SMART mål: Låt oss ta ett enkelt träningsmål, allas favoritnyårslöfte: ”Jag ska börja gymma mer”. Ett SMART träningsmål kan ange exakt hur ofta och hur länge du ska vara på gymmet. Istället för att sätta ett allmänt mål kan du besluta dig för att gå till gymmet tre dagar i veckan, en timme per gång, nästa månad. Om du vill gå ner i vikt kan du sätta upp ett tidssatt träningsmål som det här: ”Jag ska gå ner tio kilo på tre månader”. Då kan du sätta upp delmål varannan vecka för att hålla planen. Sedan beror det så klart på de övriga SMART:a kriterierna hur resten av detaljerna läggs upp.
Bästa praxis: Så här skriver du dina egna SMART:a mål
Tillsammans ger de fem kriterierna som ingår i SMART övertygande och konkreta mål. Men det är inte allt. Nu när du har den konkreta definitionen av SMART kommer här några bra saker att tänka på när du sätter upp egna mål.
1. Skapa mål som återspeglar dina unika behov
SMART:a mål blir bara så bra som de nyckeltal du har satt upp. Verksamhetsbehoven ser inte likadana ut ens inom samma bransch. Välj inte nyckeltal bara för att någon annan använder just dem eller för att du uppmanas att göra det i något inlägg på nätet. Om nyckeltalen inte återspeglar dina egna verksamhetsmål kan de leda dig fel. Även om vi pratar mycket om att du bör undvika vissa mätvärden är det självklart du själv som noggrant måste tänka igenom vad som passar dig och din verksamhet bäst.
2. Använd SMART som ett sätt att kommunicera och vara transparent
Precis som med all slags kommunikation måste den vara tydlig, vilket underlättar för team och chefer att agera på den. SMART är tänkt att erbjuda ett sätt att kommunicera exakt var du befinner dig och hur bra eller dåligt det går. När alla inom verksamheten förstår målen och kriterierna för att uppnå dem kan de arbeta tillsammans för att lyckas.
3. Planera riktning noggrant och gör avstämningar då och då.
Det är en god idé att planera åtgärdsordning och resultatordning som hjälp att uppnå långsiktiga mål på bästa sätt. Eftersom SMART:a mål betonar specifika och lagom stora mål har du förmodligen ett antal mål. Vissa kommer att uppnås under arbetets gång medan andra är beroende av att andra mål uppnås.
Använd historisk data för att förutse problem som kan uppstå och planera in milstolpar för att stämma av och eventuellt justera nyckeltal. Mål som är tidssatta till ett år kan du exempelvis stämma av en gång i kvartalet. Det är lite som att använda GPS, avstämningar kan hjälpa dig att se om du avviker från vägen.
4. Kom ihåg att SMART inte bara är till för målsättning inom stora företag eller team.
SMART är en uppsättning kriterier som ofta nämns som ett otroligt användbart sätt att ange och följa verksamhetsmål och mätvärden, men de fungerar lika bra på det personliga planet. Tänk på att det går bra att använda SMART-kriterierna för, eller som, en individ eller ett litet team. När medarbetare kan följa hur de presterar med bra mål och mätvärden är det också lättare för dem att se hur deras egna resultat har en direkt inverkan på företagets resultat i stort.
Om du har lust kan du även använda SMART rent privat. Det finns inget som hindrar dig från att tillämpa den här kunskapen på nyårslöften, träningsmål, jobbsökning, husrenoveringsprojekt eller vad som helst.
5. Tänk på att SMART bara fungerar om den långsiktiga strategin är bra
Det är viktigt att nämna att det även finns två tydliga brister med SMART.
För det första bryter SMART ner en större strategi till små, hanterbara och (ja) uppnåbara delar. Om den övergripande strategin eller visionen är dålig hjälper SMART dig bara att uppnå målen som den dåliga strategin föreskriver.
För det andra är SMART en målsättningsmetod, inte ett sätt att analysera framgångar och misslyckanden. Se till att du lägger in tid för göra din målsättningsprocess SMART:are när du sätter upp dina mål genom att inkludera de självförklarande stegen Utvärdera och Granska. Håll alltid ett öga på hur du kan utforma nästa SMART:a mål ännu bättre än dina senaste. När du utvärderar: tänk på vilka fallgropar som dök upp, vilka frågor du skulle ha ställt, vilka människor som borde ha varit inblandade och så vidare. SMART är, när allt kommer omkring, bara en uppsättning kriterier och synpunkter. Det är upp till oss själva att reflektera över våra metoder för att sätta allt bättre mål.