Per definire gli obiettivi e gli indicatori chiave delle prestazioni (KPI) per qualsiasi situazione, professionale o personale, è fondamentale considerare obiettivi significativi. Gli obiettivi, i traguardi e i KPI sono strumenti. Hanno un utilizzo specifico. Come ogni strumento devono essere progettati e utilizzati in modo mirato e uno dei modi migliori per definire gli obiettivi e i KPI consiste nell'utilizzare i criteri SMART.
In questo articolo definiamo i criteri SMART con degli esempi e proponiamo alcune linee guida relative alle best practice per definire i propri obiettivi SMART.
Cosa sono gli obiettivi SMART?
Gli obiettivi SMART sono quelli che definiscono gli obiettivi e i KPI in modo preciso e facile da comunicare. Citato per la prima volta in una pubblicazione nel 1981 da George T. Doran e ampliato successivamente dal professor Robert S. Ruben, SMART è un acronimo che sta per:
- Specific (Specifico)
- Measurable (Misurabile)
- Achievable (Raggiungibile)
- Realistic (Realistico)
- Time-bound (Definito nel tempo)
Il criterio SMART afferma che gli obiettivi strategici chiari e raggiungibili rappresentano il modo più efficace per costruire tappe intermedie e metriche concrete. Anziché fissare un obiettivo generico come "aumentare le vendite", si potrebbe considerare un obiettivo più SMART come "aumentare del 4% le vendite di abbonamenti premium in California a febbraio, rispetto all'anno scorso".
Gli obiettivi SMART sono le singole fasi di una strategia ben ponderata orientata al raggiungimento di obiettivi più estesi.
Per chi corre una maratona o scala una montagna, gli obiettivi SMART sono i punti di riferimento lungo il percorso, che permettono di sapere dove ci si trova e come si sta andando. Non si tratta semplicemente di raggiungere la meta, ma di quali fasi superare per arrivarci. I KPI SMART sono i parametri che gli obiettivi SMART usano come misurazioni attendibili, con un inizio e una fine.
Specifico
Essere chiari a proposito degli obiettivi e delle aspettative è il primo passo per arrivare alla meta finale. Se gli obiettivi sono troppo vasti o troppo vaghi, è facile non raggiungerli. Se la definizione è troppo ampia, gli obiettivi diventano difficili da misurare e da raggiungere. Se si è troppo vaghi si rischia di commettere molti errori e di incorrere in fraintendimenti. È come scalare una montagna senza sapere quanto è lungo il percorso, quanto tempo si prevede di impiegarci, quali sono le condizioni meteorologiche o anche solo cosa indossare per farlo. Con degli obiettivi specifici si può visualizzare il percorso dall'inizio alla fine. Usando dei KPI specifici si può definire il percorso in modo ancora più preciso, inserendo dei punti di riferimento affinché ciascuno sappia esattamente dove si trova.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Quali sono le fasi concrete del nostro piano?
- Di chi abbiamo bisogno per realizzarlo?
- Dove agiremo?
- Perché è importante per la nostra strategia a lungo termine?
- Come possiamo assegnare la priorità a questo obiettivo rispetto ad altri?
Un esempio di obiettivo SMART specifico: se Superman sta cercando di "salvare il mondo", sarà più specifico e restringerà l'obiettivo a "evitare che Lex Luthor metta in atto il suo piano". Questo aiuta Superman a concentrarsi molto meglio sui suoi obiettivi e ad assegnare la priorità all'arresto di un supercattivo, piuttosto che al salvataggio del picchio dal becco d'avorio dall'estinzione.
Misurabile
Se non siamo in grado di misurare qualcosa, non possiamo capire se stiamo andando bene o se siamo fuori strada e dobbiamo correggere la rotta. Oltre a essere specifici negli obiettivi, occorre poter quantificare i dati o indicare in che punto ci si trova rispetto all'obiettivo da raggiungere. Inoltre, definendo obiettivi e criteri misurabili, tutte le persone coinvolte potranno valutare le proprie prestazioni e rimanere sulla buona strada.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Di quali dati abbiamo bisogno?
- Dove saranno i nostri dati? E come potremo accedervi?
- I dati sono affidabili e verificabili?
- Quali sono delle tappe intermedie ragionevoli?
- Quale risultato si può considerare sufficiente? Quale no?
- Come sapremo se avremo raggiunto l'obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART misurabile: se il tuo obiettivo è scalare una montagna in un giorno, probabilmente farai delle ricerche, pianificherai il numero di chilometri da percorrere ogni ora e seguirai i progressi compiuti. Dopodiché misurerai la distanza percorsa e il tempo trascorso in riferimento all'obiettivo. Questo è un piano molto più SMART rispetto a guardare la vetta della montagna nel pomeriggio e mettersi in cammino sperando di raggiungerla prima del tramonto.
Raggiungibile
È importante considerare gli obiettivi finali e pianificare obiettivi che siano realistici. È anche importante non lasciarsi prendere troppo la mano e non ricorrere a obiettivi lontani o irraggiungibili come fattori motivanti, inseguendo sempre un obiettivo estremamente ambizioso. Tieni alta la tua motivazione e quella dei tuoi stakeholder con la soddisfazione derivante dal successo e dai progressi reali. Fissa obiettivi ambiziosi e datti da fare per raggiungerli, ma tieni conto dei limiti interni ed esterni. Il raggiungimento degli obiettivi deve essere sostenibile.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Quali fasi occorre affrontare per raggiungere questo obiettivo?
- Quanto controllo diretto abbiamo sul raggiungimento dell'obiettivo?
- L'obiettivo è realistico rispetto ai risultati precedenti?
- Quali sono i precedenti?
- Perché consideriamo raggiungibile questo obiettivo?
- Quali fattori esterni e interni potrebbero impedirci di raggiungere l'obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART raggiungibile: i cani da soccorso hanno un unico scopo: trovare i sopravvissuti a disastri come terremoti o attacchi terroristici. Affinché i cani rimangano motivati in zone duramente colpite da gravi calamità, i loro addestratori a volte nascondono dei "falsi" sopravvissuti che i cani dovranno soccorrere, per motivarli a proseguire nel loro impegnativo lavoro. La gratificazione di raggiungere un obiettivo motiva il cane e lo induce a continuare.
Realistico (e rilevante)
Oltre che realizzabili, gli obiettivi devono essere realistici e pertinenti. Fissare obiettivi completamente inaccessibili non aumenterà l'impegno del team, ma d'altro canto obiettivi troppo facili non favoriranno il miglioramento dei risultati.
È anche importante che gli obiettivi siano rilevanti in relazione agli obiettivi personali o professionali nel corso del tempo. I KPI devono misurare gli obiettivi aziendali in riferimento a strategie a breve e lungo termine e di tanto in tanto è opportuno aggiornare i criteri. Quello che funziona oggi non funzionerà sempre allo stesso modo in futuro ed è importante capire quando le esigenze aziendali cambiano. Non perdere di vista gli obiettivi a lungo termine ma non avere timore di modificare le tattiche a breve termine che ti aiuteranno a raggiungerli.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- Perché ora l'obiettivo è questo?
- Perché in passato non era questo l'obiettivo?
- Chi sono le persone adatte per raggiungere questo obiettivo?
- In che modo questo obiettivo contribuirà a una strategia a lungo termine?
- Qual è l'indice di redditività del capitale investito (ROI)?
- Cosa comporterebbe il mancato raggiungimento dell'obiettivo?
Un esempio di obiettivo SMART realistico: se il tuo obiettivo finale è scalare l'Everest ma non hai mai scalato una montagna prima d'ora, non sarebbe realistico puntare direttamente all'Everest. I criteri suggeriti indicano che dovrai innanzitutto chiederti perché cercare di scalare l'Everest, se sei la persona giusta per scalare l'Everest e cosa significherebbe il non riuscire a raggiungere la vetta. Se si decide di procedere, allora si dovrebbe tracciare un programma di allenamento realistico per l'impresa.
Definito nel tempo
L'ultima lettera dell'acronimo SMART viene spesso trascurata ma è importantissimo stabilire una tempistica per i propri obiettivi. Un obiettivo definito nel tempo può prevedere un punto di inizio e uno di fine, oppure una serie di parametri temporali o tappe intermedie. Potresti avere delle scadenze per determinati obiettivi, per rimanere sulla strada giusta. Oppure potresti seguire le metriche in un determinato periodo, che potrebbe essere giornaliero, mensile o trimestrale. Qualunque sia la scelta, pianifica in anticipo per poter misurare i KPI nel corso del tempo e raggiungere così gli obiettivi in modo puntuale.
Nel definire il tuo obiettivo SMART, cerca di rispondere a domande come:
- È realizzabile entro un determinato orizzonte temporale?
- Qual è il tempo più lungo per raggiungere questo obiettivo? E quale quello più breve?
- Quali potenziali ostacoli o fattori legati al tempo potrebbero rallentarci?
- Cosa abbiamo realizzato in passato in tempi simili?
- Quando e come verificheremo i progressi compiuti?
- Cosa faremo se a metà del percorso ci ritroviamo fuori strada?
- Ci sono dei momenti in cui i progressi potrebbero rallentare o accelerare in modo naturale?
Un esempio di obiettivo SMART definito nel tempo: consideriamo uno dei buoni propositi del nuovo anno preferiti da molti: "Andrò in palestra più spesso". Un obiettivo di fitness SMART potrebbe prevedere di definire con esattezza con quale frequenza e per quanto tempo si andrà in palestra. Anziché fissare un obiettivo molto generale, potresti decidere di andare in palestra tre giorni alla settimana per un'ora al giorno nel corso del mese successivo. Oppure, se vuoi dimagrire, potresti fissare un obiettivo di fitness definito nel tempo come questo: "Nei prossimi tre mesi perderò 5 chili". Potresti quindi fissare tappe intermedie di controllo ogni due settimane per verificare di essere sempre sulla buona strada. Ovviamente sarebbero i criteri SMART rimanenti a determinare gli altri dettagli relativi al raggiungimento dell'obiettivo.
Best practice: come scrivere i propri obiettivi SMART
Una volta riuniti i cinque criteri SMART avremo obiettivi convincenti e diretti. Ma non finisce qui. Ora che hai una definizione concreta di SMART, ecco alcune best practice da seguire per fissare gli obiettivi.
1. Crea obiettivi che riflettano le tue esigenze specifiche
Gli obiettivi SMART sono validi solo quanto lo sono i KPI che stabilisci. Le esigenze delle aziende non sono tutte uguali, nemmeno nello stesso settore. Scegliere dei KPI che non riflettono i tuoi obiettivi solo perché li usa qualcun altro o perché un post trovato su internet dice di sceglierli, può essere fuorviante. Anche se si parla molto di alcune metriche da evitare, bisogna sempre valutare attentamente cosa è più significativo per le proprie esigenze personali o aziendali specifiche.
2. Utilizza i criteri SMART come forma di comunicazione e trasparenza
Come in ogni forma di comunicazione, la chiarezza aiuta i team e i manager ad agire meglio. I criteri SMART hanno lo scopo di offrire un modo per comunicare esattamente a che punto ci si trova e come si sta procedendo. Quando tutti, in azienda, comprendono gli obiettivi e i criteri per raggiungerli, possono lavorare insieme per ottenere i risultati desiderati.
3. Programma con attenzione il percorso migliore ed esegui dei controlli lungo il cammino
È una buona idea pianificare l'ordine delle operazioni e quello dei risultati, che ti aiuteranno a raggiungere al meglio gli obiettivi a lungo termine. Poiché i criteri SMART danno enfasi a obiettivi specifici e di portata ridotta, è probabile che ti ritroverai con una serie di obiettivi; alcuni saranno raggiungibili contemporaneamente, mentre altri dipenderanno dal raggiungimento di altri obiettivi.
Utilizza i dati storici per anticipare i problemi via via che si presentano e pianifica delle tappe intermedie di controllo per ottimizzare i KPI. Se hai definito un obiettivo nell'arco di un anno, potresti programmare dei controlli intermedi ogni trimestre. Proprio come con un GPS, i controlli intermedi possono aiutarti a capire se stai andando fuori strada.
4. Ricorda che i criteri SMART non si applicano solo agli obiettivi delle grandi aziende o dei team
I criteri SMART sono spesso considerati incredibilmente utili per fissare e seguire obiettivi e metriche aziendali, ma sono efficaci anche a livello personale. Puoi utilizzare i criteri SMART anche individualmente o per un piccolo team. Se i dipendenti possono seguire l'avanzamento dei propri risultati con obiettivi e metriche efficaci, potranno capire meglio come i loro risultati influiscono direttamente su quelli dell'organizzazione su una scala più vasta.
Oppure, volendo, si possono usare i criteri SMART fuori da un contesto aziendale. Niente impedisce di applicare queste conoscenze a un buon proposito per il nuovo anno, a un obiettivo di fitness, alla ricerca di un lavoro, a un progetto di miglioramento della casa o a qualsiasi altra cosa.
5. Ricorda che i criteri SMART funzionano solo se si ha una buona strategia a lungo termine
È importante anche riconoscere che i criteri SMART hanno due chiari difetti.
Innanzitutto i criteri SMART scompongono una strategia più estesa in piccoli elementi accessibili e realizzabili. Se la strategia o la visione complessiva è scadente, i criteri SMART ti aiuteranno solo a raggiungere gli obiettivi definiti da una strategia scadente.
In secondo luogo, il metodo SMART consente di stabilire gli obiettivi, ma non è un modo per analizzare i successi e gli insuccessi. Nel fissare gli obiettivi è importante agire in anticipo per rendere più SMART la procedura di definizione degli obiettivi, inserendo le fasi autoesplicative di valutazione e revisione. Tieni sempre d'occhio i modi per definire i prossimi obiettivi SMART meglio di quanto è accaduto per i precedenti. In fase di valutazione, pensa a quali imprevisti si sono manifestati, a quali domande avresti dovuto porre, alle persone che avresti dovuto coinvolgere e così via. In fin dei conti SMART è solo un insieme di criteri e di considerazioni: è compito di ciascuno di noi riflettere sui metodi adottati per fissare obiettivi sempre migliori.