Als we doelen en Key Performance Indicators (KPI's) vaststellen voor welk zakelijk of persoonlijk project dan ook, moeten we ervoor zorgen dat we doelen stellen die er ook echt toe doen. Doelen, doelstellingen en KPI's zijn hulpmiddelen. Ze hebben nut. Zoals met elk hulpmiddel moeten ze met een bepaalde intentie worden gebruikt en een van de best practices voor het definiëren van doelen en KPI's, is het gebruik van de SMART-criteria.
In dit artikel definiëren we de SMART-criteria met herkenbare voorbeelden en bieden we een aantal best-practicerichtlijnen voor het opstellen van je eigen SMART-doelen.
Wat zijn SMART-doelen?
SMART-doelen stellen doelstellingen en KPI's vast op een precieze en eenvoudig te communiceren manier. Ze werden in 1981 voor het eerst uiteengezet door de auteur George T. Doran en werden later uitgebreid door professor Robert S. Ruben. SMART is een afkorting en staat voor:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdgebonden
Volgens SMART zijn duidelijke, haalbare en strategische doelstellingen de efficiëntste manier om concrete mijlpalen en parameters op te stellen. In plaats van een algemeen doel zoals 'de verkoopcijfers verhogen', kunnen we een slimmere doelstelling kiezen zoals 'verhoog de premium abonnementsverkopen van februari in Californië met 4% vergeleken met dezelfde periode van vorig jaar'.
SMART-doelen zijn de individuele stappen van een goed doordachte strategie voor het behalen van grotere doelstellingen.
Als je een marathon zou lopen of een berg zou beklimmen, zouden de afstandsmarkeringen die je onderweg tegenkomt, de SMART-doelen zijn die je laten weten waar je bent en hoe goed je het doet. Het gaat niet alleen om de eindstreep halen, maar ook om welke stappen je moet nemen om daar te komen. SMART-KPI's worden gebruikt als aanwijsbare maatstaven voor de SMART-doelen, met een begin en einde.
Specifiek
Duidelijk zijn over je doelstellingen en verwachtingen is de eerste stap naar succes. Als doelstellingen te breed of vaag zijn, worden ze makkelijk gemist. Als de definitie te breed opgezet is, wordt het moeilijker om de voortgang te meten en om hem te behalen. Als hij te vaag is, dan is er ruimte voor fouten en misverstanden. Het is vergelijkbaar met het beklimmen van een berg zonder te weten hoe lang het pad is, hoelang het zou moeten duren, wat de omstandigheden zijn en zelfs wat je moet dragen. Als een doel specifiek is, kun je het pad van begin tot eind overzien. Specifieke KPI's maken het pad nog duidelijker met ijkpunten, zodat iedereen precies weet waar je je bevindt.
Probeer dit soort vragen te beantwoorden als je je SMART-doel gaat opstellen:
- Wat zijn de concrete stappen van je plan?
- Wie zijn er nodig om het voor elkaar te krijgen?
- Waar gaan onze inspanningen plaatsvinden?
- Waarom is dit waardevol voor onze strategie op de lange termijn?
- Welke prioriteit geven we dit doel vergeleken met andere doelen?
Voorbeeld van een specifiek SMART-doel: Als Superman 'de wereld probeert te redden', is het specifieker als hij zijn doelstelling aanpast naar 'het plan van Lex Luthor voorkomen'. Dat helpt Superman om zich beter te focussen op zijn doelen en een hogere prioriteit te geven aan het stoppen van een schurk dan aan het redden van de met uitsterven bedreigde grote ivoorsnavelspecht.
Meetbaar
Als je iets niet kunt meten, dan kun je ook niet weten of je goed presteert of of je niet de goede kant opgaat en moet bijsturen. Naast specifiek zijn over je doelstellingen, moet je je data kunnen meten en kunnen aantonen waar je je bevindt in het streven naar je doel. Meetbare doelstellingen en criteria opstellen zorgt ervoor dat iedereen zijn prestaties kan evalueren en op de rit kan blijven.
Probeer dit soort vragen te beantwoorden als je je SMART-doel gaat opstellen:
- Welke data hebben we nodig?
- Waar worden onze data opgeslagen en hoe krijgen we er toegang toe?
- Is onze data betrouwbaar en verifieerbaar?
- Wat zijn redelijke mijlpalen?
- Hoeveel is genoeg en hoeveel is te weinig?
- Hoe weten we of we onze doelstelling behaald hebben?
Voorbeeld van een meetbaar SMART-doel: Als het je doel is om in één dag een berg te beklimmen, dan doe je waarschijnlijk vooraf enig onderzoek en plan je hoeveel kilometers je per uur wilt wandelen en hoe je je voortgang bijhoudt. Je berekent dan de afstand en tijd ten opzichte van je doel. Dat is een veel slimmer plan dan 's middags naar de top van de berg kijken en beginnen met wandelen, in de hoop dat je de top bereikt voordat de zon ondergaat.
Acceptabel
Het is belangrijk om naar het einddoel te kijken en doelstellingen vast te stellen die realistisch gezien haalbaar zijn. Het is ook belangrijk om niet overenthousiast te raken en vergezochte of onhaalbare doelen vast te stellen ter motivatie, waardoor er steeds naar een onmogelijk hoog doel gestreefd wordt. Sta jezelf en andere belanghebbenden toe om gemotiveerd te raken door het genoegen van taakvolbrenging en echte vooruitgang. Wees ambitieus en ga voor succes als je doelen vaststelt, maar weet ook waar de interne en externe grenzen liggen. Doelen moeten wel haalbaar zijn.
Probeer dit soort vragen te beantwoorden als je je SMART-doel gaat opstellen:
- Welke stappen zijn nodig om dit doel te bereiken?
- Hoeveel rechtstreekse controle hebben we over het behalen van dit doel?
- Is dit doel realistisch in vergelijking met eerdere prestaties?
- Wat is het uitgangspunt?
- Waarom denken we dat dit doel haalbaar is?
- Welke externe (of interne) factoren kunnen voorkomen dat we dit doel bereiken?
Voorbeeld van een acceptabel SMART-doel: 'Speur- en reddingshonden' hebben een enkel doel: overlevenden vinden van rampen zoals aardbevingen en terroristische aanslagen. Om de honden gemotiveerd te houden, vooral in rampgebieden met veel doden, verstoppen de begeleiders van de honden soms 'nep'-overlevenden die de honden kunnen redden, zodat ze gemotiveerd blijven om hun zware taak uit te voeren. De voldoening van taakvolbrenging houdt het goede prestatiegedrag in stand.
Realistisch (en relevant)
Doelen moeten ook realistisch en relevant zijn, vergelijkbaar met het hierboven genoemde criterium. Doelen vaststellen die totaal niet haalbaar zijn, stimuleren je team niet om harder te werken, maar als je doelen vaststelt die te makkelijk zijn, wordt je team er ook niet beter van.
Het is ook belangrijk om doelen vast te stellen die relevant zijn voor de langetermijndoelen van je bedrijf. KPI's moeten je zakelijke doelstellingen op de korte termijn en strategieën op de lange termijn meten, en er is niets mis mee om de criteria mettertijd aan te passen. Wat nu werkt, hoeft niet altijd even goed te werken in de toekomst, en het is belangrijk om in de gaten te houden wanneer een wijziging nodig is. Houd je langetermijndoelen in de gaten, maar wees niet bang om de kortetermijntactieken die je helpen de langetermijnplannen te behalen, aan te passen.
Probeer dit soort vragen te beantwoorden als je je SMART-doel gaat opstellen:
- Waarom is dit nu het doel?
- Waarom was dit in het verleden niet het doel?
- Wie zijn de juiste mensen om verder te gaan met dit doel?
- Welke vooruitgang levert dit doel op ten opzichte van de langetermijnstrategie?
- Wat is het verwachte rendement op investering (ROI)?
- Wat gebeurt er als we dit doel niet behalen?
Voorbeeld van een realistisch SMART-doel: Als het je uiteindelijke doel is om de Mount Everest te beklimmen, maar je hebt nog nooit een hele berg beklommen, dan is het niet realistisch om meteen aan de Everest te beginnen. De hierboven aanbevolen criteria geven aan dat je jezelf eerst moet afvragen waarom je de Mount Everest wilt beklimmen, of je de juiste persoon bent om hem te beklimmen en wat het betekent als je de top niet haalt. Als je besluit ermee door te gaan, dan zou je een realistisch trainingsschema moeten opstellen voor de uitdaging.
Tijdgebonden
De laatste letter van SMART wordt vaak overgeslagen, maar het is erg belangrijk om een tijdsbestek vast te stellen voor je doelen. Een tijdgebonden doelstelling kan uit begin- en eindpunten of een verzameling mijlpalen en/of tijdparameters bestaan. Je kunt deadlines instellen voor bepaalde doelstellingen om op schema te blijven. Of je kunt statistieken bijhouden tijdens een bepaalde periode, of dat nu dagelijks, maandelijks of per kwartaal is. Wat je ook kiest, plan vooruit om er zeker van te zijn dat je KPI's gedurende de looptijd van het project gemeten kunnen worden, zodat je je doelen binnen een bepaalde tijd kunt behalen.
Probeer dit soort vragen te beantwoorden als je je SMART-doel gaat opstellen:
- Is dit haalbaar binnen het bepaalde tijdsbestek?
- Wat is de langst en kortst mogelijke tijd om dit doel te behalen?
- Welke mogelijke blokkades of tijdgebonden factoren kunnen het proces vertragen?
- Wat hebben we in het verleden in een vergelijkbaar tijdsbestek gerealiseerd?
- Wanneer en hoe controleren we de vooruitgang?
- Wat doen we als we halverwege niet op schema lopen?
- Zijn er momenten waarop de voortgang natuurlijkerwijs langzamer of sneller zal verlopen?
Voorbeeld van een tijdgebonden SMART-doel: Het favoriete goede voornemen van de meeste mensen: vaker naar de sportschool gaan. Een SMART-fitnessdoel kan inhouden dat je precies weet hoe vaak en hoelang je naar de sportschool zult gaan. In plaats van een algemeen doel, kun je je voornemen om de komende maand drie dagen per week een uur per dag naar de sportschool te gaan. Of als je wilt afvallen, kun je een tijdgebonden fitnessdoel vaststellen, zoals: ik ga in de komende 3 maanden 5 kilo afvallen. Je kunt vervolgens bepalen om elke twee weken een mijlpaal in te stellen ter controle of je nog op schema ligt. Met de andere SMART-criteria bepaal je natuurlijk andere details over hoe je dit doel wilt bereiken.
Best practices: Hoe schrijf je je eigen SMART-doelen
Als we alle vijf criteria van SMART samenvoegen, leidt dat tot overtuigende, directe doelstellingen. Maar dat is niet alles. Nu je een concrete definitie van SMART kent, zijn hier een aantal best practices om te overwegen als je je eigen doelen vaststelt.
1. Creëer doelen die aansluiten op jouw unieke behoeften
SMART-doelen zijn zo goed als de KPI's die je vaststelt. Niet alle bedrijfsbehoeften zijn hetzelfde, zelfs niet binnen dezelfde branche. Als je KPI's kiest die niet overeenkomen met je bedrijfsdoelen, alleen omdat iemand anders ze gebruikt of een artikel op internet je ze aanraadt, kun je de mist ingaan. Hoewel we het uitgebreid hebben over bepaalde statistieken die je zou moeten vermijden, moet je altijd zorgvuldig overwegen wat het beste bij jouw persoonlijke of zakelijke behoeften past.
2. Gebruik SMART als een vorm van communicatie en transparantie
Zoals bij elke vorm van communicatie helpt duidelijke informatie teams en managers om beter actie te ondernemen. SMART is bedoeld als handvat om precies te communiceren waar je bent en hoe goed je het doet. Als iedereen in het bedrijf begrijpt wat de doelstellingen zijn en wat de criteria zijn om ze te behalen, kan er worden samengewerkt om de doelen te halen.
3. Plan zorgvuldig de beste route en check onderweg regelmatig de stand van zaken
Het is een goed idee om de volgorde van handelingen en prestaties vast te stellen die je helpen je langetermijndoelen bereiken. Omdat SMART de nadruk legt op specifieke, hapklare doelen, heb je waarschijnlijk een reeks doelen. Sommige zullen simultaan lopen en andere zullen afhankelijk zijn van het succes van andere doelen.
Gebruik historische data om te anticiperen op problemen onderweg en plan controlemomenten in om indien nodig KPI's aan te passen. Als je een doel hebt met een tijdspanne van een jaar, kun je ervoor kiezen om elk kwartaal in te checken. Net zoals een GPS-systeem, kunnen check-ins je helpen bepalen of je nog op koers ligt.
4. Vergeet niet dat SMART-doelen niet alleen voor doelstellingen van teams of grote bedrijven werken
SMART is een reeks criteria die veelal omschreven wordt als een bijzonder handige manier om zakelijke doelstellingen en statistieken vast te stellen en te volgen, maar ze werken ook goed op persoonlijk vlak. Voel je vrij om de SMART-criteria te gebruiken voor jezelf of een klein team. Als medewerkers kunnen volgen hoe goed ze presteren met goede doelstellingen en statistieken, kunnen ze beter zien welke impact hun prestaties hebben op de prestaties van de organisatie op grotere schaal.
Of overweeg SMART helemaal buiten een zakelijke context te gebruiken, als je wilt. Er is niets dat je tegenhoudt om deze kennis toe te passen op een goed voornemen, fitnessdoel, het zoeken naar een baan, de renovatie van je huis of wat dan ook.
5. Weet dat SMART alleen werkt als je langetermijnstrategie goed is
Het is belangrijk om ook te weten dat SMART twee duidelijke tekortkomingen heeft.
Ten eerste breekt SMART een grotere strategie op in kleine, behapbare en (ja) haalbare delen. Als je algehele strategie of visie niet klopt, dan helpt SMART je alleen de doelstellingen bereiken die die slechte strategie voorschrijft.
Ten tweede is SMART een methode voor het vaststellen van doelen, niet een manier om succes en falen te analyseren. Als je doelen vaststelt, zorg er dan ook voor dat je tijd inplant om het proces voor het vaststellen van doelen SMARTER te maken door er de zelfverklarende evaluatie- en herzieningsfasen in op te nemen. Kijk altijd uit naar manieren om je volgende SMART-doelen beter te maken dan de voorgaande. Denk tijdens de evaluatie aan de valkuilen die je bent tegengekomen, welke vragen je jezelf had moeten stellen, welke mensen je erbij had moeten betrekken etc. Uiteindelijk is SMART alleen een reeks criteria en overwegingen. Het is aan ons om onze methoden te beoordelen om steeds betere doelen te kunnen stellen.