Det enklaste sättet att förstå orsaksanalys är att tänka på vanliga problem. Om vi är sjuka och kräks på jobbet går vi till en vårdcentral för att hitta orsaken till varför vi är sjuka. Om bilen slutar fungera ber vi en bilverkstad att hitta orsaken till problemet. Om vårt företag underpresterar (eller överpresterar) inom något område vill vi förstå varför.
I varje exempel här ovanför skulle vi kunna hitta en enkel åtgärd för varje symtom. Istället för att kräkas på jobbet kan vi stanna hemma med en hink. Vi kan ta bussen och lämna den trasiga bilen hemma. Men de här lösningarna åtgärdar bara symtomen och inte de bakomliggande orsakerna, till exempel en maginfektion som kan behöva medicineras och en trasig generator i bilen som måste repareras. För att lösa eller analysera ett problem behöver vi göra en orsaksanalys och hitta den exakta orsaken och hur det ska lösas.
I den här artikeln definierar vi orsaksanalys, beskriver vanliga tekniker, går igenom en metod för mallar och ger några exempel.
Okej. Så vad är en orsaksanalys?
Orsaksanalys handlar om att hitta grundorsaken till problem för att kunna identifiera lämpliga lösningar. Orsaksanalysen förutsätter att det är betydligt mer effektivt att systematiskt förhindra bakomliggande problem eller hitta lösningar till dem, istället för att hantera symtomen ad hoc eller att släcka bränder.
Orsaksanalys kan utföras med hjälp av några principer, tekniker och metoder som alla kan användas till att identifiera grundorsaken till en händelse eller en trend. Orsaksanalys ser bortom ytlig orsak och verkan och kan på så sätt visa var processer eller system inte fungerade eller orsakade ett problem från första början.
Mål och fördelar
Det första målet med en orsaksanalys är att upptäcka grundorsaken till ett problem eller en händelse.
Det andra målet är att till fullo förstå hur man kan lösa bakomliggande problem eller kompensera för dem. Det kan även gälla att helt enkelt dra lärdom av dem.
Det tredje målet är att tillämpa vad vi har lärt oss från analysen och därigenom systematiskt förhindra framtida problem, eller att upprepa framgångsrika åtgärder.
Det spelar ingen roll hur bra analyser vi gör om vi ändå inte använder resultaten på bästa sätt. Därför är det tredje målet viktigt. Med orsaksanalys kan vi också ändra kärnprocesser och systemproblem på ett sätt som förhindrar framtida problem. Vi kan ta ett exempel med amerikansk fotboll. Istället för att bara behandla en spelares hjärnskakning kan en orsaksanalys tyda på att en hjälm minskar risken för framtida hjärnskakningar.
Det kan kännas produktivt att behandla individuella symtom. Genom att lösa ett stort antal problem ser det ut som att vi får mycket gjort. Men om vi inte fastställer problemets grundorsak kommer vi sannolikt att drabbas av samma problem om och om igen. Istället för att man som nyhetsredaktör ska sitta och fixa varje uteblivet kommatecken kan man undvika situationen genom att instruera skribenterna för framtida uppdrag.
Grundprinciper
Det finns några grundprinciper för att göra en effektiv orsaksanalys. Några är säkert redan uppenbara. De här principerna bidrar inte bara till analysens kvalitet, de gör även att analytikern får förtroende och engagemang från berörda parter, kunder eller patienter.
- Fokusera på att korrigera och åtgärda grundorsaker snarare än symtom.
- Bortse inte ifrån vikten av att behandla symtom för kortsiktig hjälp.
- Inse att det ofta kan finnas flera grundorsaker.
- Fokusera på HUR och VARFÖR något har hänt, inte på VEM som är ansvarig.
- Var metodisk och leta rätt på konkreta bevis på orsak och verkan som ger stöd åt dina påståenden om grundorsak.
- Tillhandahåll tillräckligt med information för att underbygga ett korrigerande handlingssätt.
- Tänk igenom hur en grundorsak kan undvikas (eller upprepas) i framtiden.
När vi analyserar problem och orsaker på djupet är det viktigt att närma sig det på ett heltäckande och holistiskt sätt, precis som principerna här ovanför illustrerar. Förutom att hitta grundorsaken bör vi sträva efter att sätta allt i ett sammanhang och ge information som kan mynna ut i en handling eller ett beslut. Kom ihåg: en bra analys är en som du kan agera på.
Så här genomför du en effektiv orsaksanalys – tekniker och metoder
Det finns ett stort antal tekniker och strategier som vi kan använda oss av i en orsaksanalys, och det här är inte på något sätt en fullständig lista. Nedan går vi igenom några av de vanligaste och mest användbara teknikerna.
5 × Varför?
En av de vanligaste teknikerna i en orsaksanalys är den som kallas 5 × Varför?. Vi kan också se den som det störiga småbarnets metod. För varje svar på frågan VARFÖR ska du fortsätta med ännu en fördjupande fråga: ”Okej, men VARFÖR?”. Barn är överraskande skickliga på att göra orsaksanalyser. Även om vi kan klara oss med så få som två ”varför” eller behöva så många som 50, brukar ungefär fem frågor leda oss till grundorsaken.
Exempel: Låt oss gå tillbaka till exemplet med spelaren i amerikansk fotboll som hade fått hjärnskakning. Först och främst, vår spelare har ett problem: Varför har jag sån intensiv huvudvärk? Det här är vårt första VARFÖR.
Första svaret: För att jag inte kan se klart.
Andra varför: Varför kan du inte se klart?
Andra svaret: För att jag slog huvudet i marken.
Tredje varför: Varför slog du huvudet i marken?
Tredje svaret: Jag blev tacklad, föll till marken och slog i huvudet hårt.
Fjärde varför: Varför gjorde det så ont att slå huvudet i marken?
Fjärde svaret: För att jag inte bar hjälm.
Femte varför: Varför bar du inte hjälm?
Femte svaret: För att vi inte hade tillräckligt med hjälmar i vårt omklädningsrum.
Aha. Efter de här fem frågorna kan vi konstatera att grundorsaken till hjärnskakningen sannolikt var att det inte fanns tillräckligt med hjälmar. I framtiden kan vi minska risken för den här typen av hjärnskakningar genom att se till att alla spelare har en hjälm. (Hjälmar garanterar förstås inte att vi slipper hjärnskakningar. Var försiktig!)
De här 5 × Varför-frågorna är ett sätt att undvika antaganden. Genom att svara detaljerat på frågor som går allt djupare blir svaren tydligare och klarare varje gång. Målet är att det sista VARFÖR kan leda till en process som inte har fungerat och som sedan kan åtgärdas.
Förändringsanalys/händelseanalys
En annan användbar metod i en orsaksanalys är att noggrant analysera förändringar som har lett fram till en händelse.
Den här metoden är särskilt användbar när det rör sig om ett stort antal möjliga orsaker. Istället för att titta på en specifik dag eller timme då något gick fel tittar vi på en längre tidsperiod så att vi kan se det historiska sammanhanget.
1. Först listar vi varje tänkbar anledning som kan ha lett fram till händelsen. Det betyder varje gång som det har skett en förändring, oavsett om den är positiv, negativ eller neutral.
Exempel: Tänk dig att vi ska analysera en ovanligt bra försäljningsdag i New York, och vi vill veta varför den blev så lyckad så att vi kan försöka upprepa den. Först listar vi varje möte med var och en av de största kunderna, varje händelse och varje tänkbart relevanta förändring.
2. I steg två kategoriserar vi varje förändring eller händelse efter hur mycket påverkan vi hade över den. Vi kan kategorisera som intern/extern, ansvar/inte ansvar eller liknande.
Exempel: I vårt exempel med den stora försäljningsdagen börjar vi med att sortera ut sådant som ”säljare visade en ny presentation om social påverkan” (intern) och andra händelser som ”sista dagen på kvartalet” (extern) eller ”första vårdagen” (extern).
3. I steg tre går vi igenom varje händelse för att bedöma om den var en orelaterad faktor, en samverkande faktor, en bidragande faktor eller en sannolik grundorsak. Det är här huvuddelen av analysen görs och det är här vi kan använda andra tekniker, till exempel 5 × Varför.
Exempel: I vår analys kommer vi fram till att vår snygga nya säljpresentation egentligen var en orelaterad faktor, medan det var en bidragande faktor att det var i slutet av ett kvartal. Men en faktor identifierades som den mest sannolika grundorsaken: områdets säljchef hade flyttat till en ny lägenhet med kortare pendlingsavstånd. Det innebar att hon under kvartalets sista vecka började dyka upp till kundmöten tio minuter tidigare.
4. I steg fyra försöker vi hitta ett sätt att upprepa eller åtgärda grundproblemet.
Exempel: Alla kan inte flytta till en ny lägenhet, men vår organisation bestämde sig för att försöka upprepa grundorsaken till framgången genom att säljarna kommer till kundmöten tio minuter tidigare den sista veckan i ett kvartal.
Orsak och verkan – fiskbensdiagram
En annan vanlig teknik är att skapa ett fiskbensdiagram (även kallat Ishikawa-diagram) för att visuellt koppla ihop orsak och verkan. Det kan hjälpa oss att identifiera möjliga orsaker till ett problem genom att vi kan följa kategoriserade förgreningar till möjliga orsaker ända tills vi kommer fram till den rätta. Det liknar 5 × Varför men är mer visuellt.
Vanligtvis börjar vi med problemet i mitten av diagrammet (fiskbenets ryggrad). Därefter brainstormar vi tänkbara kategorier av orsaker som sedan placeras i förgreningar (revbenen i fiskskelettet). Kategorierna kan vara vitt skilda och kan till exempel vara Människor eller Miljö. När vi har grupperat kategorierna ska vi bryta ner dem i mindre delar. Till exempel kan vi under kategorin Människor överväga orsaksfaktorer som ledarskap, personal eller utbildning.
Allteftersom vi gräver djupare bland potentiella orsaker och underorsaker och ifrågasätter varje förgrening kommer vi närmre problemkällorna. Vi kan använda den här metoden för att ta bort orelaterade kategorier och identifiera samverkande faktorer och sannolika grundorsaker. För enkelhetens skull rekommenderar vi att du tänker igenom kategorierna innan du gör ett diagram.
Här är några vanliga kategorier i ett fiskbensdiagram:
- Maskin (utrustning, teknik)
- Metod (process)
- Material (inkluderar råmaterial, förbrukningsmaterial och information)
- Arbets- och tankekraft (fysiskt eller mentalt arbete)
- Mätning (inspektion)
- Uppdrag (syfte, förväntning)
- Förvaltning och ekonomi (ledarskap)
- Underhåll
- Produkt (eller tjänst)
- Pris
- Reklam (marknadsföring)
- Process (system)
- Människor (personal)
- Fysiska bevis
- Prestation
- Omgivning (plats, miljö)
- Leverantörer
- Kunskaper
Tips för en effektiv orsaksanalys
Ställ frågor som klargör och som tar oss närmare svaren. Ju mer vi kan fördjupa oss med frågor i varje möjlig orsak, desto mer sannolikt är det att vi hittar grundorsaken. När vi tror att vi har identifierat grundorsaken till ett problem, och inte bara ett symtom, kan vi ställa ytterligare frågor: Vad gör oss säkra på att det här är grundorsaken och inte det där? Hur kan vi åtgärda den här grundorsaken så att problemet inte inträffar igen?
Använd enkla frågor som ”varför?” ”hur?” och ”vad betyder det här i sammanhanget?” för att hitta fram till en förståelse.
Arbeta med ett team och hitta nya vinklar
Oavsett om det bara är en partner eller ett helt team av kollegor kan extra ögon hjälpa oss att hitta lösningar snabbare. De kan samtidigt fungera som en kontrollmekanism mot biaser. Genom att få synpunkter från andra får vi ta del av fler uppfattningar, vilket hjälper oss att utmana antaganden.
Planera för orsaksanalyser i framtiden
När vi genomför en orsaksanalys är det viktigt att vara medveten om själva processen. Gör anteckningar. Ställ frågor om själva analysprocessen. Ta reda på om en viss teknik eller metod fungerar bäst för dina affärsbehov och miljöer.
Kom ihåg att genomföra orsaksanalyser även i fråga om framgångar
Orsaksanalys är ett utmärkt verktyg för att ta reda på var något gick fel. Vi använder vanligtvis orsaksanalys som ett sätt att diagnostisera problem men det kan vara precis lika effektivt för att hitta grundorsaken till en framgång. Om vi hittar orsaken till en framgång, en överprestation eller en tidig leverans är det sällan en dålig idé att hitta grundorsaken till varför saker går bra. Den här typen av analyser kan hjälpa till med prioriteringar och i förväg skydda nyckelfaktorer. Dessutom kanske vi kan ta en framgång inom ett affärsområde till en framgång inom ett annat.