Il modo più semplice per comprendere questo tipo di analisi è partire dai problemi di tutti i giorni. Se ci sentiamo male in ufficio e abbiamo la nausa, andiamo da un medico per sapere quale potrebbe essere la causa. Se la macchina non parte, chiediamo a un meccanico di trovare la causa principale del problema. Se l'azienda non raggiunge gli obiettivi (o li supera) in una determinata area, cerchiamo di capirne il perché.
In ognuno di questi esempi è possibile trovare un rimedio semplice per ogni sintomo. Invece di andare a lavorare con la febbre, possiamo restare a casa con un brodo caldo. Per continuare a spostarci senza un'auto, possiamo prendere l'autobus e lasciare a casa la macchina in panne. Tuttavia, queste soluzioni prendono in considerazione solo i sintomi, ma non le cause sottostanti, come un'influenza da curare con i farmaci o un alternatore rotto da riparare. Per risolvere o analizzare un problema, è necessario eseguire un'analisi delle cause profonde in modo da scoprire quale sia l'esatta causa e capire come porvi rimedio.
In questo articolo ci concentreremo sulla definizione di analisi delle cause profonde, su alcune tecniche comuni e su un modello metodologico per eseguirla, il tutto con l'aiuto di alcuni esempi.
Cominciamo. Cos'è dunque l'analisi delle cause profonde?
L'analisi delle cause profonde (RCA, Root cause analysis) è il procedimento per scoprire le cause alla radice dei problemi con l'obiettivo di identificare le soluzioni adeguate per risolverli. L'RCA parte dal presupposto che sia molto più utile prevenire e risolvere le problematiche sottostanti in modo sistematico invece di trattare semplicemente i sintomi e arginare il problema caso per caso.
L'analisi delle cause profonde può essere eseguita con l'aiuto di vari principi, tecniche e metodologie da mettere in pratica per identificare le cause alla radice di un evento o di un trend. L'RCA scava più a fondo della causa e dell'effetto in superficie ed è in grado di evidenziare le lacune dei processi e dei sistemi o il motivo alla base dell'insorgenza di un problema.
Obiettivi e vantaggi
Il primo obiettivo dell'analisi delle cause profonde è scoprire la causa all'origine di un problema o di un evento.
Il secondo obiettivo è comprendere appieno come correggere e trovare un rimedio alle problematiche sottostanti all'interno della causa principale, oltre a imparare da queste.
Il terzo obiettivo è applicare quanto imparato da questa analisi per impedire in modo sistematico problematiche future o per ottenere di nuovo risultati positivi.
Ciò che facciamo con i risultati di questa analisi è importante quanto l'analisi stessa e quindi il terzo obiettivo ha una rilevanza da non sottovalutare. Possiamo utilizzare l'RCA anche per modificare le problematiche principali dei processi e dei sistemi in modo da evitare che si verifichino problemi in futuro. Invece di trattare semplicemente i sintomi di una commozione cerebrale di un rugbista, ad esempio, l'analisi delle cause profonde può suggerire di fargli indossare un caschetto per ridurre il rischio di traumi futuri.
Trattare i sintomi uno per uno può sembrare produttivo e risolvere un ampio numero di problemi dà l'impressione di aver trovato una soluzione efficace. Tuttavia, se ignoriamo la diagnosi effettiva della vera causa scatenante, lo stesso identico problema potrebbe ripresentarsi ancora e ancora. Invece di incaricare un redattore di correggere ogni singola virgola omessa, insegnare agli scrittori a usare correttamente la punteggiatura permetterebbe di non affrontare più queste problematiche in testi futuri.
Principi chiave
Alla base di un'efficace analisi delle cause profonde vi sono alcuni principi chiave, che in parte dovrebbero già essere evidenti. Questi non solo contribuiscono alla qualità dell'analisi, ma aiutano anche gli analisti a creare fiducia e ottenere l'approvazione di parti interessate, clienti o pazienti.
- Punta a risolvere e trovare una soluzione per le cause profonde, non per i soli sintomi.
- Non ignorare l'importanza di trattare i sintomi per una soluzione a breve termine.
- Considera il fatto che possono esserci, e spesso ci sono, più cause profonde.
- Concentrati sul COME e sul PERCHÉ si è verificato un evento, non sul CHI ne è responsabile.
- Adotta un approccio metodico e trova le prove concrete della relazione di causa-effetto per avere una conferma delle cause profonde rilevate.
- Fornisci informazioni sufficienti per dare forma a un percorso di azioni correttivo.
- Valuta come evitare l'insorgenza (o il ripetersi) di una causa profonda in futuro.
Come risulta chiaro da questi principi, quando analizziamo le problematiche e le cause profonde, è importante adottare un approccio onnicomprensivo e olistico. Oltre a scoprire la causa profonda, dobbiamo fare in modo di raccogliere dati contestuali e informazioni sufficienti per intraprendere un'azione correttiva o prendere una decisione. Ricorda: una buona analisi è un'analisi attuabile.
Come eseguire un'efficace analisi delle cause profonde: tecniche e metodi
Le tecniche e le strategie per l'analisi delle cause profonde sono numerosissime; nell'elenco seguente, che ovviamente non è esaustivo, puoi trovare quelle più comuni e utilizzate.
5 Perché
Una delle tecniche più seguite per effettuare un'analisi delle cause profonde è il metodo dei 5 Perché. È più o meno quello che succede quando i bambini chiedono tutti quei fastidiosi perché uno dietro all'altro, dove a ogni domanda ne segue un'altra concatenata e che scava sempre più a fondo. I bambini sono sorprendentemente bravi con l'analisi delle cause profonde. L'opinione diffusa è che siano sufficienti circa cinque PERCHÉ per identificare le principali cause profonde, ma potrebbero volercene un po' di meno o molti di più.
Esempio: prendiamo di nuovo l'esempio della commozione cerebrale del rugbista. Prima di tutto, il giocatore solleva un problema: perché ho questo terribile mal di testa? Questo è il nostro primo PERCHÉ.
Prima risposta: perché ci vedo doppio.
Secondo perché: perché ci vedi doppio?
Seconda risposta: perché ho sbattuto la testa a terra.
Terzo perché: perché hai sbattuto la testa a terra?
Terza risposta: sono stato placcato e ho sbattuto la testa a terra.
Quarto perché: perché cadere a terra ti ha fatto così male?
Quarta risposta: perché non indossavo il caschetto.
Quinto perché: perché non indossavi un caschetto?
Quinta risposta: perché non c'erano abbastanza caschetti nello spogliatoio.
Ecco, dopo queste cinque domande abbiamo scoperto che la causa alla radice della commozione cerebrale è molto probabilmente una mancanza di caschetti disponibili. Per il futuro, possiamo ridurre il rischio di traumi di questo genere assicurandoci che ogni giocatore abbia un caschetto (ovviamente i caschetti non ci rendono immuni dalle commozioni cerebrali, ci vuole anche della prudenza).
Questo metodo dei 5 Perché ci permette di non fare supposizioni. Man mano che aumentano le domande, le risposte dettagliate diventano sempre più chiare e concise. In teoria, l'ultimo PERCHÉ porta a identificare una lacuna nel processo, che quindi può essere corretta.
Analisi dei cambiamenti e degli eventi
Un altro metodo utile per indagare le cause profonde è analizzare attentamente i cambiamenti che hanno portato a un evento.
Questo approccio è particolarmente indicato quando le potenziali cause possono essere moltissime. Invece di concentrarci su un giorno o un orario specifico in cui qualcosa è andato storto, prendiamo in esame un periodo più lungo e otteniamo così un contesto storico.
1. Per prima cosa, stiliamo un elenco di ogni potenziale causa all'origine dell'evento. Questa potrebbe corrispondere a qualsiasi momento in cui si è verificato un cambiamento, in meglio o in peggio.
Esempio: supponiamo che l'evento da analizzare sia un giorno in cui a New York si sono registrate più vendite del solito e vogliamo sapere perché è stato un giorno così proficuo e come possiamo replicarlo. Innanzitutto, occorre fare un elenco di tutti i touchpoint con i principali clienti, di tutti gli eventi e di tutti i possibili cambiamenti pertinenti.
2. In secondo luogo, dobbiamo dividere i cambiamenti o gli eventi in categorie in base all'influenza che abbiamo avuto su questi. Possiamo categorizzarli come interni o esterni, controllati o non controllati e simili.
Esempio: sempre in questo esempio del giorno con vendite straordinarie, iniziamo a segnarci eventi come "Il rappresentante delle vendite ha esposto una nuova presentazione sull'impatto sociale" (interno) o "Ultimo giorno del trimestre" (esterno) o ancora "Primo giorno di primavera" (esterno).
3. Il terzo passaggio è prendere in considerazione gli eventi uno a uno e decidere quali rappresentano un fattore non correlato, un fattore correlato, un fattore contribuente o una probabile causa profonda. Questo è il cuore dell'analisi e il momento in cui possiamo avvalerci anche di altre tecniche come il metodo dei 5 Perché.
Esempio: con questa analisi possiamo scoprire che la nuova fantastica presentazione sulle vendite in realtà si è rivelata un fattore non correlato, ma che la fine del trimestre è stata decisamente un fattore contribuente. Tuttavia, l'analisi identifica un fattore come la causa profonda più probabile: il responsabile locale delle vendite si è trasferito in un nuovo appartamento più vicino agli uffici e quindi ha iniziato a presentarsi ai meeting con i clienti con dieci minuti di anticipo nell'ultima settimana del trimestre.
4. Il quarto punto è capire come riprodurre il risultato o trovare una soluzione alla causa originaria.
Esempio: anche se non tutti possono trasferirsi in un nuovo appartamento, l'azienda stabilisce che, se tutti i rappresentati delle vendite si presentano dieci minuti prima agli incontri con i clienti durante l'ultima settimana del trimestre, è possibile replicare il risultato ottimale generato dalla causa profonda.
Diagramma a lisca di pesce sulla relazione di causa-effetto
Un'altra tecnica molto utilizzata è creare un diagramma a lisca di pesce, chiamato anche diagramma di Ishikawa, per mappare visivamente la causa e l'effetto. Con questo metodo è possibile identificare le probabili cause di un problema seguendo percorsi diramati in base a varie categorie e diretti a potenziali cause fino all'individuazione di quella giusta. È simile al metodo dei 5 Perché, ma è un approccio molto più visivo.
In genere, si comincia dal problema posto al centro del diagramma (la lisca dello scheletro del pesce), quindi si procede con il brainstorming di varie categorie di cause, che sono poi posizionate in diramazioni che partono dalla linea principale (le spine dello scheletro del pesce). Le categorie sono molto vaste e possono comprendere elementi come "Persone" o "Ambiente". Dopo aver raggruppato le categorie, le dividiamo in altre categorie più ristrette. Ad esempio, per "Persone" possiamo includere fattori di potenziali cause profonde come "leadership", "dipendenti" o "formazione".
Man mano che scaviamo più a fondo nelle potenziali cause e sotto-cause e analizziamo ogni diramazione, ci avviciniamo all'origine del problema. Possiamo utilizzare questo metodo per eliminare le categorie non correlate e identificare i fattori correlati e le cause profonde più probabili. Per questioni di semplicità, è importante valutare attentamente le categorie prima di creare un diagramma.
Categorie tipiche di un diagramma a lisca di pesce:
- Macchina (attrezzature, tecnologia)
- Metodo (procedimento)
- Materiale (inclusi materie prime, materiali di consumo e informazioni)
- Manodopera (lavoro fisico o intellettuale)
- Misurazione (esame)
- Missione (scopo, aspettative)
- Management e forza economica (leadership)
- Manutenzione
- Prodotto (o servizio)
- Prezzo
- Promozione (marketing)
- Processo (sistemi)
- Persone (personale)
- Prova fisica
- Produttività
- Elementi contestuali (luogo, ambiente)
- Fornitori
- Competenze
Suggerimenti per un'efficace analisi delle cause profonde
È fondamentale porsi delle domande e avvicinarsi sempre di più alle risposte. Se scaviamo a fondo e investighiamo ogni potenziale causa, abbiamo più probabilità di trovare la causa profonda. Quando riteniamo di avere identificato la causa alla radice del problema (e non solo un altro sintomo), allora possiamo porci altre domande ancora: perché siamo sicuri che sia questa e non quella la causa profonda? Come possiamo correggerla per evitare che il problema si ripresenti?
Fai domande semplici quali "perché?", "come?" e "che cosa significa questo in quel punto?" per tracciare un percorso verso la comprensione.
Lavora con un team e con altre menti
Che siano solo quelli di un altro collega o di un intero team, un paio di occhi in più è sempre utile per arrivare più in fretta alla soluzione ed evitare errori. Il confronto con altre persone è anche un'occasione per ascoltare punti di vista diversi che possono farci rivalutare le nostre supposizioni.
Pianifica l'analisi delle cause profonde
Quando eseguiamo un'analisi delle cause profonde, è essenziale conoscere il procedimento stesso. Prendi appunti. Fai domande sul processo di analisi in sé. Scopri qual è la tecnica o il metodo ideale per il tuo ambiente e le tue esigenze professionali specifiche.
Ricordati di eseguire l'analisi delle cause profonde anche per i risultati positivi
L'analisi delle cause profonde è un ottimo strumento per capire dove è andato storto qualcosa. Solitamente usiamo l'RCA per diagnosticare i problemi, ma questo tipo di analisi può essere altrettanto efficace per identificare la causa profonda di un successo. Se otteniamo un successo, superiamo un obiettivo o consegniamo un lavoro in anticipo, può essere un'ottima idea scoprire la causa profonda anche di questi risultati positivi. L'analisi delle cause profonde può aiutarci a dare la giusta priorità ai fattori chiave e a proteggerli preventivamente, oltre a permetterci di riprodurre il successo di un settore aziendale anche in altre aree.