Cuando definimos metas e indicadores clave de rendimiento (KPI) para una situación empresarial o personal, necesitamos asegurarnos de crear realmente objetivos que valgan la pena. Las metas, los objetivos y los KPI son herramientas. Tienen un uso específico. Al igual que cualquier herramienta, se deben diseñar y utilizar con una intención. Una práctica recomendada a la hora de definir objetivos y KPI es usar los criterios de SMART.
En este artículo, definiremos los criterios de SMART con ejemplos cercanos y ofreceremos pautas recomendadas para que establezcas tus propios objetivos SMART.
¿Qué son los objetivos SMART?
Los objetivos SMART son aquellos que definen metas y KPI de una forma precisa y fácil de comunicar. La abreviatura SMART, que fue descrita por primera vez en 1981 por el autor George T. Doran y más tarde expandida por el profesor Robert S. Ruben, significa lo siguiente:
- Specific (específico)
- Measurable (medible)
- Achievable (alcanzable)
- Realistic (realista)
- Time-bound (limitado en el tiempo)
El método SMART afirma que fijar objetivos claros, alcanzables y estratégicos es la forma más eficaz de crear métricas y metas concretas. En lugar de un objetivo general, como “incrementar las ventas”, podemos fijar un objetivo SMART, como “incrementar en un 4 % las ventas interanuales de suscripciones Premium que se realicen en California en febrero”.
Los objetivos SMART constituyen los pasos concretos de una estrategia bien elaborada para alcanzar objetivos más grandes.
Si estuvieras corriendo una maratón o escalando una montaña, los objetivos SMART serían los marcadores de kilómetros que irías cruzando y que te indicarían dónde te encuentras y cuál es tu progreso. No se trata solo de llegar al final, sino de definir qué pasos se deben seguir para llegar allí. Los KPI de SMART son los elementos que utilizan los objetivos SMART como medidas sensatas, con un principio y un final.
Específico
Ser claro con respecto a los objetivos y las expectativas es el primer paso para alcanzarlos. Cuando los objetivos son demasiado amplios o vagos, es común que no se logren. Si la definición es demasiado amplia, los objetivos se vuelven difíciles de medir y de alcanzar. Si algo no es lo suficientemente claro, se da lugar a los errores y los malentendidos. Es como escalar una montaña sin saber qué tan largo es el camino, cuánto tiempo nos llevará la travesía, cómo son las condiciones o incluso qué indumentaria debemos usar para esta actividad. Con objetivos específicos, puedes ver el camino que deberás recorrer de principio a fin. Los KPI específicos usan puntos de referencia para definir aún más el camino, lo que garantiza que todos sepan exactamente dónde se encuentran.
Cuando crees un objetivo SMART, intenta responder este tipo de preguntas:
- ¿Cuáles son los pasos concretos de nuestro plan?
- ¿Quiénes son los participantes necesarios para alcanzar el objetivo?
- ¿Dónde se centrarán nuestros esfuerzos?
- ¿Por qué este objetivo es importante para nuestra estrategia a largo plazo?
- ¿Cómo priorizamos este objetivo frente a los demás?
Ejemplo de un objetivo SMART específico: Si Superman intenta “salvar el mundo”, deberá ser más específico y limitar el objetivo a “frustrar el plan de Lex Luthor”. Esto hace que Superman se centre mucho más en sus objetivos y lo ayuda a priorizar el acto de detener a un supervillano por sobre la tarea de impedir que se extinga el picamaderos picomarfil.
Medible
Si no puedes medir una meta, no puedes saber si tu rendimiento es bueno o si te alejaste del objetivo y necesitas cambiar de dirección. Además de ser específico en tus objetivos, debes poder cuantificar los datos o indicar en qué punto te encuentras con respecto al cumplimiento del objetivo. El establecimiento de criterios y objetivos medibles también permite que todos los participantes evalúen su rendimiento y no se corran del camino delimitado.
Cuando crees un objetivo SMART, intenta responder este tipo de preguntas:
- ¿Qué datos necesitamos?
- ¿Dónde se alojarán los datos y cómo accederemos a ellos?
- ¿Los datos son confiables y verificables?
- ¿Cuáles pueden ser metas intermedias razonables?
- ¿Cuánto es suficiente y cuánto no lo es?
- ¿Cómo sabremos si alcanzamos el objetivo?
Ejemplo de un objetivo SMART medible: Si tu objetivo consiste en escalar una montaña en un día, probablemente debas averiguar cuántos kilómetros debes subir por hora y hacer un seguimiento de tu progreso. Así, podrías medir la distancia y el tiempo en función de tu objetivo. Este es un plan SMART, ya que no te conformas con mirar hacia la cima por la tarde y empezar a caminar con la esperanza de lograr el ascenso antes del atardecer.
Alcanzable
Es importante analizar los objetivos finales y planificar metas que se ajusten a capacidades realistas. También es importante no dejarse llevar y usar objetivos rebuscados o imposibles a modo de motivación. Permite que tú y los demás participantes del proyecto se sientan motivados por la satisfacción que dan el logro y el progreso real. Al fijar objetivos, debes ser ambicioso y fomentar el éxito, pero también debes comprender los límites internos y externos. El logro debe ser sustentable.
Cuando crees un objetivo SMART, intenta responder este tipo de preguntas:
- ¿Cuáles son los pasos necesarios para alcanzar este objetivo?
- ¿Cuánto control directo tenemos sobre el cumplimiento de este objetivo?
- ¿Este es un objetivo realista, teniendo en cuenta nuestro rendimiento anterior?
- ¿Cuál es el precedente?
- ¿Por qué asumimos que este objetivo es alcanzable?
- ¿Qué factores externos (e internos) podrían impedir que alcancemos este objetivo?
Ejemplo de un objetivo SMART alcanzable: Los perros rescatistas tienen el objetivo particular de buscar sobrevivientes en desastres como terremotos o ataques terroristas. Para mantener a los perros motivados en áreas de desastres especialmente fatales, los encargados de estos perros a veces esconden sobrevivientes “falsos” para que los perros los rescaten y estén motivados para seguir con esa ardua tarea. La gratificación de alcanzar una meta permite continuar con el buen comportamiento de logro.
Realista (y relevante)
Además de alcanzables, los objetivos también deben ser realistas y relevantes. Fijar objetivos que estén completamente fuera de alcance no hará que tu equipo se esfuerce por superarse. Asimismo, fijar objetivos demasiado fáciles tampoco optimizará el rendimiento del equipo.
También resulta importante asegurarse de que estas metas sean relevantes a los objetivos a largo plazo que tiene la empresa. Los KPI deben medir los objetivos empresariales en función de estrategias a corto y largo plazo, y es válido ajustar los criterios a medida que pasa el tiempo. Las soluciones que funcionan ahora no siempre funcionarán del mismo modo más adelante, y es importante identificar cuándo una empresa necesita realizar un cambio. Mantén presentes tus objetivos a largo plazo, pero no temas reajustar las tácticas a corto plazo que te permitirán cumplir con esos planes a futuro.
Cuando crees un objetivo SMART, intenta responder este tipo de preguntas:
- ¿Por qué nos fijamos este objetivo ahora?
- ¿Por qué no lo hicimos antes?
- ¿Quiénes son las personas indicadas para trabajar en pos de este objetivo?
- ¿Cómo contribuirá este objetivo a una estrategia a largo plazo?
- ¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) que se prevé?
- ¿Qué sucedería si no lográsemos alcanzar este objetivo?
Ejemplo de un objetivo SMART realista: Si tu objetivo final es escalar el monte Everest, pero nunca escalaste ninguna montaña entera, no sería realista que te inscribieras para escalar el Everest ahora mismo. Los criterios sugeridos anteriormente indican que primero debes preguntarte por qué intentarías subir el monte Everest, si eres la persona indicada para hacerlo y qué sucedería si no lograras llegar a la cima. Si te decides por avanzar con esta idea, debes planear un programa de entrenamiento realista para esta hazaña.
Limitado en el tiempo
La letra final de SMART suele pasarse por alto, pero es fundamental tener un marco de tiempo para alcanzar los objetivos. Un objetivo limitado en el tiempo puede tener un inicio y un final, o bien puede consistir en un grupo de metas intermedias o parámetros medidos en el tiempo. Para saber que vas en la dirección correcta, tal vez tengas una fecha límite para alcanzar ciertos objetivos. O tal vez tengas que hacer un seguimiento de ciertas métricas en un período de tiempo, ya sea diaria, mensual o trimestralmente. Sin importar cuál sea la opción que elijas, planea con antelación para asegurarte de que los KPI se puedan medir a lo largo del tiempo a fin de que alcances los objetivos de manera oportuna.
Cuando crees un objetivo SMART, intenta responder este tipo de preguntas:
- ¿Este objetivo se puede lograr en el marco de tiempo asignado?
- ¿Cuál es el plazo más largo y más corto posible para alcanzar este objetivo?
- ¿Qué posibles obstáculos o factores temporales podrían demorar el progreso?
- ¿Qué objetivos alcanzaste anteriormente en plazos similares?
- ¿Cuándo y cómo comprobarás el progreso?
- ¿Qué harás si, a mitad de camino, notas que no vas en la dirección correcta?
- ¿Hay momentos en los que el progreso naturalmente pueda ralentizarse o agilizarse?
Ejemplo de un objetivo SMART limitado en el tiempo: Para plantear un simple ejemplo sobre la salud, piensa en la resolución de Año Nuevo que hacemos todos: “Iré al gimnasio más seguido”. Un objetivo de salud SMART supondría definir la frecuencia exacta con la que irás al gimnasio y el tiempo durante el cual planeas hacerlo. En lugar de fijarte un objetivo muy general, podrías decidir ir al gimnasio tres veces a la semana durante todo el mes siguiente y ejercitar una hora por sesión. O bien, si quisieras perder peso, podrías fijarte el siguiente objetivo de salud limitado en el tiempo: “Perderé cinco kilos en los próximos tres meses”. También podrías ponerte metas intermedias cada quince días para comprobar tu progreso. Naturalmente, el resto de los criterios de SMART te ayudarían a determinar otros detalles de cómo alcanzarías este objetivo.
Recomendaciones: Cómo desarrollar tus propios objetivos SMART
Cuando se combinan los cinco criterios del modelo SMART, surgen objetivos directos y convincentes. Pero el asunto no termina allí. Ahora que tienes una definición concreta del modelo SMART, te ofrecemos algunas recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de establecer tus propios objetivos.
1. Define objetivos que reflejen tus necesidades particulares.
La eficacia de los objetivos SMART depende completamente de los KPI que definas. No todas las empresas tienen las mismas necesidades, incluso dentro de un mismo sector. Si seleccionas objetivos que no reflejan las necesidades de tu empresa, sino que los eliges porque otras empresas los persiguen o porque lo indica una publicación que viste en Internet, puedes equivocarte de camino. Si bien hablamos en detalle sobre las métricas específicas que se deben evitar, siempre debes evaluar con detenimiento qué es lo más conveniente y razonable en función de tus necesidades personales o empresariales.
2. Usa el modelo SMART como una forma de comunicación y transparencia.
Al igual que con cualquier otra forma de comunicación, contar con información clara ayuda a los equipos y a los administradores a tomar medidas más eficaces. El propósito del modelo SMART es permitirte comunicar exactamente en dónde te encuentras y cuál es tu rendimiento actual. Una vez que todos los integrantes de la empresa comprenden los objetivos y conocen los criterios que se deben seguir para alcanzarlos, pueden trabajar en equipo en pos del éxito.
3. Define el mejor camino con cuidado y establece metas intermedias.
Es recomendable que planees el orden de operaciones y logros que te ayudará a alcanzar con eficacia los objetivos a largo plazo. Dado que el modelo SMART hace hincapié en objetivos cortos y específicos, es probable que tengas varios objetivos. Algunos se intentarán cumplir en simultáneo y otros dependerán del cumplimiento de metas anteriores.
Usa los datos históricos para prever problemas que puedan surgir y planea metas intermedias para poder ajustar los KPI. Si tienes un objetivo con un límite temporal de un año, puedes planear que se realice una verificación del progreso cada tres meses. De forma similar a un GPS, estas verificaciones te permiten observar si vas en la dirección correcta.
4. Recuerda que el modelo SMART no se aplica únicamente a los objetivos de grandes empresas o equipos.
Si bien este es un conjunto de criterios que suele definirse como un método increíblemente útil para establecer y registrar objetivos y métricas empresariales, también sirve mucho a nivel personal. No dudes en aplicar los criterios de SMART con personas específicas o equipos pequeños. Si los empleados pueden hacer un seguimiento de su desempeño con métricas y objetivos claros, podrán ver mejor el impacto directo que tendrá ese desempeño en el rendimiento de la organización en un plano más general.
Asimismo, si lo deseas, puedes usar el modelo SMART fuera del contexto empresarial. Puedes aplicar estos conocimientos a las resoluciones de Año Nuevo, a los objetivos de salud, a la búsqueda de empleo, a un proyecto de mejoras en el hogar o a cualquier otra actividad.
5. Recuerda que el modelo SMART solo funciona si la estrategia a largo plazo es eficaz.
Es importante reconocer que el modelo SMART tiene dos fallas claras.
En primer lugar, divide las estrategias de gran envergadura en partes pequeñas, manejables y (por supuesto) alcanzables. Si la estrategia o la visión general son deficientes, el modelo SMART solo te ayudará a alcanzar los objetivos que determine esa estrategia mediocre.
En segundo lugar, el modelo SMART es un método para definir objetivos, no un modo de analizar éxitos y fracasos. Cuando definas los objetivos, asegúrate de dedicar el tiempo suficiente a optimizar el proceso de establecimiento de objetivos. Para ello, incluye etapas de evaluación y revisión. Siempre debes buscar formas de lograr que tus próximos objetivos SMART sean más eficaces que los anteriores. Cuando realices la evaluación, considera los obstáculos que aparecieron, las preguntas que no hiciste, las personas que olvidaste incluir, etc. A fin de cuentas, el modelo SMART es simplemente un conjunto de criterios y consideraciones. Eres tú quien debe reflexionar sobre nuestros métodos para definir objetivos cada vez más eficaces.