ガントチャートの基本形は、縦軸にタスク（作業内容）を、横軸に時間（日時）を配置し、作業に必要な期間を各チャート（横棒）の長さで表記するというものです。

このことにより、各タスクの開始時点と終了時点、全体の日程の中でのタスクの配分などが視覚的に示されます。つまり、プロジェクト全体のタスクフローや、いつまでに誰が何をやるべきなのかをわかりやすく提示できます。さらに、進行中のプロジェクトの計画と実績を並べて見比べる、あるいは進捗率を表示できるようにすれば、作業の進捗状態を把握することが可能です。

こうした可視化の効果で、プロジェクトの全体像と各タスクの配分を直感的に把握できるのが、ガントチャートの最も大きな特徴です。プロジェクト管理者はプロジェクトを俯瞰して見て全体の流れを理解し、各チームのリーダーやメンバーは、自分たちがやるべきことと期限を把握できます。プロジェクトが動き出せば、現在どこまで作業が進んでいるのか、何が遅れているのかもわかります。

ガントチャートはこうしたプロジェクト遂行にあたって、情報を共有するための表だといえます。ほかにもプロジェクト管理や情報共有に役立つ工程表やツールは多数ありますが、誰にでもわかりやすく把握が容易な点でガントチャートは優れています。

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ガントチャートは 1910 年代に、アメリカの機械工学者であり経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントによって考案されました。第一次世界大戦中、アメリカがドイツの無制限潜水艦作戦に対抗するための大規模な造船計画に着手した際は、ガントがコンサルタントとして参加。自身の管理手法を用いて成果を上げました。ガントの死後は、1931 年のフーバーダム建設、1956 年に始まった州間高速道路建設などの大型公共工事でガントチャートが使用され、評価を確立しています。

現在でもガントチャートはプロジェクト管理、工程管理に役立つものとして利用されています。日本では、製造業の生産工程管理、あるいは建築・建設・土木、ソフトウェア開発などによく使われています。ほかにも Web サイト制作、雑誌編集の工程管理などで使用されることもあります。

さまざまなビジネスのプロジェクトでは多くの場合、計画を立てるときに目的と期限、使用できるリソースがまず決められます。それらの条件をもとにガントチャートを作成すれば、次に「いつまでに誰が何をやればいいのか」をわかりやすくまとめることができます。ガントチャートのみでプロジェクトをすべて網羅して管理するというわけではなく、ほかの手段とも組み合わせて使用し、プロジェクトを円滑に進めて遂行させるというのが、ガントチャートを作成する目的なのです。

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ガントチャートを利用することでプロジェクト管理者やメンバーはどのようなメリットを得られるのでしょうか。またどんなデメリットがあるのかも説明します。

メリット

前段でも触れていますが、挙げられるメリットは 2 つあります。

1 つ目のメリットは、プロジェクトの全体像が把握しやすくなる点です。このことによって、プロジェクト管理者はもちろん、チーム間、メンバー間でも全体像、タスクの内容、期限、担当者について共有することができます。社外のメンバーなどがプロジェクトに加わっても、ガントチャートを共有すればタスクフローとタスクの内容をすぐに確認できるため便利です。

2 つ目のメリットは、タスクの開始時点と終了時点が可視化されてひと目でわかるようになるという点です。このことで、ガントチャートはプロジェクトの進捗管理にも利用できます。トラブルなどでタスクに遅れが生じたときはすぐにそれを確認し、対応方法を考えることが可能です。

これらのシンプルなメリットを活かせば、ガントチャートはプロジェクトのスムーズな管理と進行に大きな役割を果たします。ガントチャートの作成は、管理者やメンバーにとってプロジェクトの進路を示す地図を手に入れるようなものです。その地図を逐次参照しながら、自分の担当するタスクをこなし、スケジュールに沿ってプロジェクトを進めていくことができます。

デメリット

全体像の把握のしやすさや各タスクの可視化がプロジェクト管理に役立つ一方で、多数のタスクが複雑に入り込んでいるような場合、ガントチャートは使いづらい側面があります。よく問題となるのはタスク相互の依存関係を把握しづらいという点です。ただし、これはガントチャートに依存関係を示す情報を追加するなどの工夫を施すことで解決可能なデメリットでもあります。

また、進捗が遅れたときに、その遅れが全体にどのような影響を及ぼすのかを把握するのも難しい傾向があります。その結果、計画が変更になった場合、ガントチャートを更新する作業に手間がかかることが多いのも問題です。大きな変更があったときには、改めて漏れなくすべての内容を考えて作成し直さなければならないケースが多いでしょう。

総じて言えば、ガントチャートは途中で何か問題が生じて当初の計画を変更せざるをえなくなったような場合、再度調整の手間がかかるなど、柔軟性にはやや欠けるきらいがあります。そうしたデメリットを補うような使い方をするか、あるいはほかの工程表も併用するといった手段を用意しておく必要があります。

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ガントチャートは Excel などの表計算ソフトを使って作成することができます。また、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなど、ガントチャート作成機能を持つ各種ツールもあります。Tableau ユーザーであれば、Tableau の機能を使ってわかりやすく詳細なガントチャートを作成することが可能です。

ガントチャートを作成するにはまず、タスクの内容と順序、各タスクの開始日と終了日、担当者をあらかじめリストアップする必要があります。これらをデータとして用意すれば、ツールを使ってガントチャートを作れます。

では、ここから Tableau を使って簡単なガントチャートを作成する方法について具体的に説明していきます。用意した Excel のデータ例を使って、実際にガントチャートを作ってみましょう。

以下の説明で使用する Excel データ例をダウンロードしてください。

Excel シートデータ

ガントチャートを作成するには、次のステップに従います。