På 24 månader skalar FN:s livsmedelsprogram WFP upp 12 gånger med Tableau Blueprint

FN:s livsmedelsprogram WFP är en ledande humanitär organisation som arbetar tillsammans med samhällen för att förbättra näringen, bygga upp motståndskraft och hjälpa till att leverera livsmedelsassistans vid nödsituationer. Förra året hjälpte WFP 91,4 miljoner människor i 83 länder.

WFP började använda Tableau tack vare ett samarbete med Tableau Foundation. Redan i ett tidigt skede fanns stöd för Vulnerability Analysis and Mapping (VAM), vilket är ett nätverk bestående av 250 analytiker runt om i världen som samlar in, hanterar och analyserar data från en rad olika källor. De arbetar nära regeringar, FN-partners och icke-statliga organisationer (NGO:er). Med hjälp av Tableau kan analytiker bekämpa hunger genom att identifiera befolkningsgrupper där livsmedelstillgången är osäker. Tableau-communityn inom WFP växte till över 3 000 användare i takt med att allt fler medarbetare engagerade sig i samarbetet och i dataanalyser.

Datateamet på WFP ville främja och uppmuntra fortsatt tillväxt och insåg att de därför behövde ge teamen en formell strategi för datakontroll. ”Vi växte mycket organiskt och behövde få in mer styrning. Men vi hade inte en helt klar bild av hur en sådan struktur skulle se ut eller vilka komponenter som behövdes”, säger Prianka Nandy, Chief Data and Analytics Officer på WFP.

WFP använde Tableau Blueprint för att guida dem genom processen att bygga funktioner som kunde få datakulturen att frodas i hela organisationen. Syftet var att bredda, fördjupa och skala upp sin användning av data.

Analysteamet på WFP började med vad de kallar en ”serveromstart” genom att lägga fokus på innehållshantering i sin Tableau-miljö. Det fanns ett överflöd av publicerade dashboards på deras Tableau Server på grund av den snabba tillväxten – 12 gånger på 24 månader. Dessa dashboards hade skapats utan organisering, vilket gjorde det svårare att hitta data. Det innebar också onödigt arbete eftersom medarbetare skapade nya dashboards och datakällor som redan hade ett syfte.

”Vi insåg att vissa medarbetare publicerade flera versioner av samma datakälla. Därför ville vi konsolidera och få lite ordning i kaoset”, säger Prianka.

Teamets ambition var att skapa en sandlådemiljö där administratörer kunde övervaka innehållet på servern samtidigt som slutanvändare på ett bättre sätt kunde se vilka produkter som redan kunde användas. Det innebar att de behövde identifiera viktigt innehåll och sedan godkänna det för större spridning, alternativt flagga gammalt innehåll som skulle tas bort.

Med hjälp av Tableau Blueprint kunde teamet skapa struktur kring några av de frågor om dataåtkomst som de fick av medarbetarna. Det kunde vara sådant som ”var finns den data jag behöver?” eller ”varför kommer jag inte åt den här datakällan?”. Blueprints kontrollramverk hjälpte dem att identifiera luckor i sin datastrategi, särskilt kring datakvalitet och innehållshantering. Nu är de med på vilka steg de behöver ta för att säkerställa att datan är uppdaterad och tillförlitlig i hela organisationen. Eftersom WFP börjar använda en ny datastrategi nu i november var dessutom tajmingen bra. Den nya strategin innebär att organisationen kommer att kunna öka mängden data som är tillgänglig för analys.

”Genom att internt ta vår data till en ny nivå gör vi just nu data till en kraftfullare tillgång inom organisationen”, säger Prianka. ”Tidigare såg vi på varje spår linjärt, men Blueprint förändrade vårt perspektiv. Numera vet vi att spåren måste löpa parallellt.”

Under de strategiska diskussionerna fick de klarhet i roller och ansvar, särskilt kring serverhantering och kontroll. De förstod också att de behövde fler medarbetare för att kunna genomföra sin plan och förespråka bästa praxis framöver.

”Med hjälp av Blueprint såg vi att vi behövde fler medarbetare för att leda kontrollarbetet och bidra till den rejäla förändringen av serverkonfigurationen som krävdes. Vi behövde även hjälp med att utbilda våra användare och administratörer i hur de publicerar och certifierar datakällor. Den kunskapsbristen har lett till flera onödiga ärenden och verkligen påverkat vårt dagliga arbete”, förklarar Prianka.

Sedan WFP började använda Tableau på fältet i sin VAM-enhet har de sett ett stabilt engagemang i communityn. Till exempel gick teamet ihop med Tableau Visionaries för att skapa en datavecka med syftet att lära och dela bästa praxis för dataanalys. Tidigare var communityn mer organisk och växte tack vare mentorskap från person till person.

Med Blueprint såg teamet möjligheten att kanalisera kraften i denna organiska community till ett mer strukturerat program. Till att börja med fokuserade teamet på interna användare genom att förstå vilka som använde produkten och vilka som behövde mer stöd. Därför skapades en Tableau-mästargrupp som företräder den större gruppen användare i organisationen. Utgångspunkten i deras samtal var Blueprint. På så sätt kunde teamet skapa incitament för vart och ett av de nödvändiga community-initiativen.

”Blueprint har ett community-kapitel med specifika exempel på aktiviteter du kan starta och hur du kan engagera användarbasen”, säger Maria Christina, dataarkitekturansvarig.

Analysteamet på WFP bestämde sig för att utgå från sin bas med community-användare för att snabbt få igång ett utbildningsprogram för medarbetarna. WFP började med utbildningar om innehållshantering just på grund av sitt fokus på det ämnet. Analysteamet såg att användarna involverade sig mer efter bara tre utbildningstillfällen. Nu planerar de fler tillfällen för att hjälpa projektledare och publicerare att bättre förstå hur de påverkar serverns hälsa. Ett exempel på ämne till ett sådant utbildningstillfälle är hur man publicerar en dashboard på Tableau Server. Det bör även innehålla detaljer om rättigheter, hur man använder sandlådor och hur man får en vy certifierad för bredare användning.

Nya idéer på utbildningsämnen fortsätter att komma tack vare community-aktiviteterna. Maria förklarade att ”utbildning skapar engagemang och engagemanget skapar nya idéer till utbildning. Därför har processen på ett sätt varit mycket cirkulär. Det ena ger det andra och sammantaget hjälper det oss att ta vår strategi framåt."

När teamet nu planerar för framtiden vill de använda Blueprint som vägledning i beslut om strategi och personalstyrka, men också för att alla ska vara på samma sida inför diskussioner om ytterligare teknikinvesteringar.

”Jag anar att vi kommer fortsätta att upprepa den här tillväxtcykeln. Vi kommer att se att förgreningar i Blueprints T-banekarta utvecklas av sig själva. Samtidigt säkerställer vi att vi anpassar oss för att inte tappa helhetsperspektivet”, säger Maria Christina.

Nästa steg på resan handlar om att bedöma alla olikartade datakällor inom WFP för att bryta ner murar och prioritera datakvalitet. Man behöver även göra mer vad gäller kontroll av datakällor samtidigt som man måste balansera behovet av Self Service-BI.