El Programa Mundial de Alimentos aumenta 12 veces más en 24 meses con el Blueprint de Tableau

El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es una organización humanitaria líder. Trabaja con las comunidades para mejorar la nutrición, desarrollar resiliencia y ayudar a brindar asistencia alimentaria en situaciones de emergencia. En el último año, el WFP prestó asistencia a 91,4 millones de personas en 83 países.

El WFP comenzó a usar Tableau gracias a una contribución para socios de Tableau Foundation. Inicialmente, se utilizó para respaldar la unidad de mapeo y evaluación de vulnerabilidad (VAM). Esta consiste en una red de 250 analistas de todo el mundo que recopilan, administran y analizan datos de diferentes fuentes y trabajan estrechamente con gobiernos nacionales, socios de las Naciones Unidas y ONG. Con Tableau, los analistas pueden identificar poblaciones con inseguridad alimentaria para combatir el hambre. A medida que más personas se entusiasmaban con la asociación y el análisis de datos, la comunidad de Tableau aumentó a más de 3000 usuarios dentro del WFP.

El equipo de datos del WFP se dio cuenta de que necesitaban formar equipos para alcanzar el éxito. Además, debían implementar una estrategia de gobernanza formal para respaldar y alentar el crecimiento futuro. “Tuvimos un gran crecimiento orgánico y queríamos incorporar gobernanza. Pero no teníamos un esquema muy claro de los diferentes componentes de la estructura que queríamos crear”, comenta Prianka Nandy, directora de datos y análisis del Programa Mundial de Alimentos.

Para ampliar, profundizar y adaptar el uso de los datos, el Programa Mundial de Alimentos aprovechó el Blueprint (modelo) de Tableau. Este los guio a través del proceso para crear funcionalidades que respaldaran una próspera cultura de datos en toda la organización.

Para comenzar, el equipo de análisis del WFP realizó lo que ellos llaman un “reinicio del servidor”. Este proceso se centró en la administración de contenido en su entorno de Tableau Server. A consecuencia del rápido crecimiento, aproximadamente 12 veces mayor en 24 meses, tenían una gran cantidad de dashboards publicados en Tableau Server. Estos estaban muy desorganizados, lo que dificultaba su descubrimiento. Esto también implicó trabajo innecesario, ya que las personas estaban recreando dashboards y fuentes de datos que ya tenían un propósito específico.

“Descubrimos que algunos usuarios publicaban varias versiones de la misma fuente de datos. Era necesario consolidar y poner un poco de orden en ese caos”, comenta Prianka.

El equipo se propuso crear un entorno aislado. De esta manera, los administradores podrían supervisar el contenido del servidor y los usuarios finales tendrían más claridad de cuáles eran los productos listos para usar. Para hacerlo, era necesario identificar el contenido de alto perfil que luego podría certificarse para un uso generalizado y marcar el contenido obsoleto para eliminarlo.

El Blueprint de Tableau ayudó al equipo a estructurar algunas de las preguntas que recibían de los empleados sobre el acceso a los datos. Por ejemplo, “¿Dónde están los datos que necesito?” o “¿Por qué no puedo acceder a esta fuente de datos?”. El marco de gobernanza del Blueprint les permitió identificar las brechas en la estrategia de datos, particularmente en relación con la calidad de los datos y la administración de contenido. Ahora entienden cuáles son los pasos que se deben seguir para garantizar que los datos estén actualizados y sean confiables, y se utilicen de manera responsable en toda la organización. También llegó en un buen momento, ya que, en noviembre, el WFP presentó una nueva estrategia de datos. Esta le permitirá a la organización aumentar la cantidad de datos disponibles para el análisis.

“En este momento, estamos haciendo de los datos un activo más útil dentro de la organización y llevándolos a un nuevo nivel internamente”, comparte Prianka. “Antes, realizábamos los seguimientos de manera lineal, pero el Blueprint de Tableau cambió nuestra perspectiva. Descubrimos que es necesario llevarlos a cabo en paralelo”.

Durante estas discusiones estratégicas, fueron capaces de comprender mejor los roles y las responsabilidades, particularmente en lo que respecta a la administración del servidor y la gobernanza. También descubrieron que necesitaban personal adicional para respaldar su plan y ayudar a promover las prácticas recomendadas en el futuro.

“El Blueprint nos ayudó a identificar la necesidad de contar con un nuevo equipo para liderar la gobernanza y ayudar con el riguroso cambio de configuración del servidor que necesitábamos. Esto incluía la capacitación de los usuarios y los administradores sobre cómo publicar y certificar las fuentes de datos. La falta de conocimientos sobre este tema ha generado una gran cantidad de tickets que podrían haberse evitado y realmente ha impactado nuestro trabajo diario”, explica Prianka.

Desde que la unidad de VAM del WFP comenzó a usar Tableau en el terreno, ya contaba con una base sólida de participación en la comunidad. Por ejemplo, el equipo se asoció con los Tableau Visionary de Tableau para organizar una Semana de datos a fin de motivar el aprendizaje y compartir prácticas recomendadas de análisis de datos. Sin embargo, anteriormente, esta comunidad era en gran parte orgánica y crecía a partir de relaciones personales individuales.

Con el Blueprint, el equipo vio la oportunidad de canalizar las ventajas de esta comunidad orgánica en un programa más estructurado. Para empezar, se centraron en los usuarios internos a fin de identificar quién estaba usando el producto y quién podría necesitar más ayuda. Para hacerlo, se reunió a un grupo de campeones de Tableau que representa al grupo más amplio de usuarios de Tableau en toda la organización. El Blueprint fue el punto de partida para estas conversaciones. Permitió al equipo definir principios para cada una de las iniciativas necesarias de la comunidad.

“El Blueprint incluye un capítulo sobre la comunidad. Allí se proporcionan ejemplos específicos de actividades que puede llevar a cabo, así como también información sobre cómo impulsar la participación de la base de usuarios”, explica Maria Christina, directora de arquitectura de datos.

El equipo de análisis del Programa Mundial de Alimentos decidió aprovechar la sólida base de la comunidad para iniciar un programa de capacitación para los empleados. Debido a su enfoque en la administración de contenido, el WFP encabezó capacitaciones sobre este tema. Después de tan solo tres sesiones de capacitación, el equipo notó una mayor participación de los usuarios. Ahora están planeando nuevas sesiones para ayudar a los líderes de proyectos y publicadores a comprender mejor la función que desempeñan en relación con el estado del servidor. Uno de los temas que se abordarán en estas sesiones, por ejemplo, es cómo publicar un dashboard en Tableau Server. Se incluirá información sobre los permisos, cómo usar entornos aislados y cómo certificar una vista para un uso más amplio.

Las actividades de participación de la comunidad permiten obtener nuevas ideas para los temas de las sesiones de capacitación. Maria explicó cómo “la capacitación está generando participación y la participación está generando ideas para la capacitación. En cierto sentido, el proceso ha sido realmente circular. Cada una impulsa a la otra y ambas nos ayudan a avanzar en nuestra estrategia”.

A medida que el equipo planifica para el futuro, sus miembros quieren usar el Blueprint como una guía para tomar decisiones sobre la estrategia y el personal. Además, desean utilizarlo para asegurarse de que todos estén en sintonía al iniciar conversaciones sobre inversiones adicionales en tecnología.

“Tengo la sensación de que vamos a seguir iterando en el ciclo de crecimiento. Seremos testigos de cómo cada aspecto del proceso del Blueprint se desarrolla por sí solo. Al mismo tiempo, nos aseguramos de adaptarnos para no perder de vista el panorama general”, afirma Maria.

El siguiente paso en el proceso consiste en evaluar todas las diferentes fuentes de datos disponibles en el WFP para eliminar los silos y priorizar la calidad de los datos. También deberán trabajar más en torno a la gobernanza en el nivel de fuente de datos y satisfacer la necesidad de una inteligencia de negocios de autoservicio.