Das Welternährungsprogramm skaliert in 24 Monaten mit Tableau Blueprint um das Zwölffache

Das Welternährungsprogramm (World Food Programme, WFP) der Vereinten Nationen ist eine führende humanitäre Organisation, die mit Gemeinden zur Verbesserung der Ernährungssituation, zum Aufbau von Resilienz und zur Sicherstellung der Nahrungsmittelversorgung in Krisenfällen zusammenarbeitet. Im letzten Jahr hat das WFP 91,4 Millionen Menschen in 83 Ländern unterstützt.

Die Nutzung von Tableau durch das WFP geht auf eine Partnerschaft der Tableau Foundation zurück, die seit längerem die Abteilung Vulnerability Analysis and Mapping (VAM) der UN unterstützt. VAM ist ein Netzwerk von 250 Analysten weltweit, die Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen erfassen, verwalten sowie analysieren und eng mit Behörden vor Ort, UN-Partnern und Nichtregierungsorganisationen (NGOs) zusammenarbeiten. Die Analysten verwenden Tableau für die Ermittlung unterversorgter Bevölkerungen zur Bekämpfung des Hungers. Im Zuge des steigenden Interesses an der Partnerschaft und an der Analyse von Daten ist die Tableau-Community im WFP auf über 3.000 Benutzer angewachsen.

Das Datenteam des WFP hat schließlich festgestellt, dass für den Erfolg der Teams eine formale Governance-Strategie zur Unterstützung und Förderung des künftigen Wachstums erforderlich ist. „Wir hatten sehr viel organisches Wachstum und wir wollten uns deshalb mehr um Governance kümmern. Allerdings hat uns eine klare Richtung für die Gestaltung der verschiedenen Aspekte einer solchen Struktur gefehlt“, meint Prianka Nandy, Chief Data and Analytics Officer des Welternährungsprogramms.

Zur Erweiterung, Vertiefung und Skalierung der Datennutzung verwendete das WFP schließlich Tableau Blueprint als Hilfsmittel. Damit wurde der Prozess der Entwicklung von Ressourcen, die eine florierende Datenkultur in der gesamten Organisation unterstützen, geführt und angeleitet.

Das Analytics-Team des WFP begann mit einem „Server-Neustart“, wie es dort genannt wird. Es konzentrierte sich zunächst auf die Inhaltsverwaltung in seiner Tableau Server-Umgebung. Aufgrund des schnellen Wachstums (der Umfang steigerte sich innerhalb von 24 Monaten um das Zwölffache) sammelte sich eine Vielzahl von veröffentlichten Dashboards in Tableau Server an, mit wenig Struktur und damit schwer auffindbar. Dies führte auch zu unnötigem Aufwand, da die Mitarbeiter Dashboards und Datenquellen für den gleichen Zweck immer wieder neu erstellt haben.

„Wir haben festgestellt, dass einige Mitarbeiter mehrere Versionen einer einzigen Datenquelle veröffentlicht haben. Wir wollten uns deshalb verstärkt der Konsolidierung widmen und etwas Ordnung in das Chaos bringen“, stellt Prianka Nandy fest.

Das Team machte sich als Erstes daran, eine Sandbox-Umgebung bereitzustellen, in der Administratoren Server-Inhalte überwachen und Endbenutzer schneller erkennen können, welche Produkte zur Nutzung zur Verfügung stehen. Damit ließen sich zentrale Inhalte nachverfolgen, die dann für eine umfassende Nutzung zertifiziert oder für eine potenzielle Löschung gekennzeichnet werden konnten, wenn der Inhalt veraltet war.

Mit Tableau Blueprint hatte das Team auch die Möglichkeit, etwas Struktur in einige Fragen zu bringen, die von Mitarbeitern in Bezug auf den Datenzugriff gestellt wurden, z. B. „Wo finde ich die benötigten Daten?“ oder „Warum kann ich auf diese Datenquelle nicht zugreifen?“. Mit dem Governance-Framework von Blueprint konnten darüber hinaus Schwachstellen in der Datenstrategie ermittelt werden, speziell im Hinblick auf Datenqualität und Inhaltsverwaltung. Daraus ließen sich die erforderlichen Schritte ableiten, um sicherzustellen, dass Daten auf dem aktuellen Stand sowie vertrauenswürdig sind und verantwortungsvoll in der Organisation angewendet werden. Dies kam zu einem passenden Zeitpunkt. Das WFP wollte nämlich in diesem November eine neue Datenstrategie implementieren, mit der der Datenumfang für Analysezwecke in der Organisation erhöht werden sollte.

„Derzeit entwickeln wir die Daten zu einem wertvolleren Asset in der Organisation weiter und bringen unsere Daten intern auf eine neue Ebene“, so Nandy. „Bisher haben wir jeden Vorgang nur linear behandelt. Mit Blueprint hat sich die Perspektive grundlegend geändert. Wir müssen und können Vorgänge nun parallel durchführen.“

Im Rahmen der damit verbundenen strategischen Diskussion wurde deutlich, welche Rollen und Verantwortlichkeiten dafür benötigt werden, speziell was Server-Verwaltung und Governance betrifft. Es stellte sich außerdem heraus, dass zur Unterstützung des Plans und zur Vermittlung von Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung zusätzliches Personal benötigt wird.

„Mit Blueprint konnten wir den Bedarf an neuen Mitarbeitern ermitteln, die zur Verbesserung der Governance und für die notwendige robuste Änderung der Server-Konfiguration erforderlich sind. Dies betraf auch die Schulung unserer Benutzer sowie Administratoren zur Veröffentlichung und Zertifizierung von Datenquellen. Durch fehlendes Know-how in diesen Fragen hatte sich eine hohe Anzahl an vermeidbaren Supporttickets aufgebaut, die die tägliche Arbeit wirklich erschwerten“, erklärt Nandy.

Mit der praktischen Anwendung von Tableau in der VAM-Abteilung hatte das WFP bereits eine gute Grundlage für die Beteiligung der Community geschaffen. Beispielsweise entwickelte das Team in Zusammenarbeit mit Tableau Visionaryn eine Art „Datenschau“ zur Mitarbeiterschulung und zur Vermittlung von Best Practices für Data Analytics. Bisher war die Community über persönliche Mentoring-Beziehungen weitgehend organisch gewachsen.

Mit Blueprint hatte das Team nun die Möglichkeit, das Potenzial dieser organischen Community gezielt in ein strukturiertes Programm einzubinden. Zunächst lag der Schwerpunkt auf den internen Benutzern, um zu ermitteln, welche Produkte sie verwenden und wer mehr Unterstützung benötigt. Dies führte zur Einrichtung einer Tableau-Champions-Gruppe, die stellvertretend die Interessen aller Benutzer in der Organisation vertreten soll. Blueprint war dabei Ausgangspunkt für entsprechende Gespräche, über die das Team dann Protagonisten für die erforderlichen Community-Initiativen festlegen konnte.

„Blueprint enthält ein Community-Kapitel mit speziellen Beispielen für mögliche Aktivitäten zum Start sowie für Vorschläge zur Einbindung der Benutzerbasis“, sagt Maria Christina, Head of Data Architecture.

Das Analytics-Team des Welternährungsprogramms hatte sich dafür entschieden, die Verankerung in der Community zur Durchführung eines Schulungsprogramms für Mitarbeiter zu nutzen. Aufgrund der Bedeutung der Inhaltsverwaltung konzentrierten sich die WFP-Schulungen zunächst auf dieses Thema. Schon nach drei Schulungssitzungen konnte eine größere Mitwirkung der Benutzer festgestellt werden. Nun sind weitere Sitzungen für Projektleiter und Herausgeber geplant, die diesen Gruppen ein besseres Verständnis ihrer Rolle für den Server-Zustand vermitteln sollen. Ein geplantes Thema für diese Sitzungen ist die Veröffentlichung eines Dashboards in Tableau Server inklusive Details zu Berechtigungen, zur Verwendung von Sandboxes und zur Zertifizierung einer Ansicht für eine breitere Nutzung.

Aktivitäten zur Community-Beteiligung sind eine gute Grundlage zur kontinuierlichen Entwicklung neuer Ideen für Schulungsthemen. Maria stellt dazu fest: „Schulungen generieren Akzeptanz und eine erhöhte Akzeptanz schafft wiederum Ideen für Schulungen. Es handelt sich dabei also um einen quasi selbst verstärkenden Prozess. Diese Dinge befruchten sich gegenseitig und fördern die Umsetzung unserer Strategie.“

Für die künftige Planung will das Team Blueprint als Leitfaden für Strategie- und Personalentscheidungen nutzen, um alle einzubeziehen, wenn Diskussionen über zusätzliche technologische Investitionen anstehen.

„Ich habe das Gefühl, dass wir uns dauerhaft in einem iterativen Wachstumszyklus befinden. Jeder Zweig im Blueprint-Plan wird sich eigenständig weiterentwickeln. Gleichzeitig werden wir sicherstellen, dass wir das große Ganze nicht aus den Augen verlieren“, stellt Maria Christina fest.

Im nächsten Schritt auf dem Weg mit Tableau geht es dann um den Zugang zu den unterschiedlichen Datenquellen im WFP. Themen werden dabei die Beseitigung von Datensilos und ein erhöhter Fokus auf Datenqualität sein. Darüber hinaus gibt es noch viel zu tun im Bereich der Governance auf Datenquellenebene und um den Bedarf an Selfservice-Business Intelligence optimal abzustimmen.