Wereldvoedselprogramma in 24 maanden opgeschaald met een factor 12 met Tableau Blueprint

Het Wereldvoedselprogramma (WFP) van de Verenigde Naties is een toonaangevende humanitaire organisatie die samenwerkt met gemeenschappen om voeding te verbeteren en weerstand op te bouwen, en die voedselhulp biedt in noodsituaties. In het afgelopen jaar bood het WFP hulp aan 91,4 miljoen mensen in 83 landen.

Het WFP begon Tableau te gebruiken dankzij een partnerbijdrage van de Tableau Foundation. Het vroegtijdig gebruik van Tableau ondersteunde de Vulnerability Analysis and Mapping (VAM)-eenheid, een wereldwijd netwerk van 250 analisten die data uit verschillende bronnen verzamelen, beheren en analyseren en die nauw samenwerken met nationale overheden, partners van de Verenigde Naties en ngo's. Met Tableau kunnen analisten bevolkingsgroepen met voedseltekorten identificeren en honger bestrijden. Doordat steeds meer mensen enthousiast werden over de samenwerking en het analyseren van data, groeide de Tableau-community binnen het WFP uit tot meer dan 3000 gebruikers.

Het datateam van WFP realiseerde zich dat er een formeel governancebeleid nodig was om teams succesvol te laten zijn en toekomstige groei te ondersteunen en stimuleren. "We hadden te maken met een flinke organische groei en wilden daar structuur in aanbrengen. We hadden echter geen duidelijk overzicht van de verschillende onderdelen van die potentiële structuur", aldus Prianka Nandy, Chief Data and Analytics Officer bij het Wereldvoedselprogramma van de Verenigde Naties.

Om het datagebruik te verbreden, verdiepen en schalen, gebruikte het Wereldvoedselprogramma Tableau Blueprint om ze door het proces te leiden voor het opbouwen van capaciteiten die een bloeiende organisatiebrede datacultuur ondersteunen.

Het analyseteam van het WFP begon met wat zij een 'server reboot' noemen, waarbij ze zich richtten op content management binnen hun Tableau Server-omgeving. Doordat er binnen een periode van 24 maanden groei met een factor 12 had plaatsgevonden, bestond er een overvloed aan dashboards op hun Tableau Server. Doordat er weinig structuur was, waren ze echter niet makkelijk te vinden. Dat leidde tot onnodig werk, aangezien mensen dashboards en databronnen die al een specifiek doel dienden, opnieuw creëerden.

"We ontdekten dat mensen meerdere versies van dezelfde databron publiceerden, dus we wilden die samenvoegen en orde in de chaos scheppen", zegt Prianka.

Het team stelde een sandbox-omgeving op, zodat beheerders de servercontent konden monitoren en eindgebruikers meer duidelijkheid kregen over welke producten klaar zijn voor gebruik. Dat betekende dat prominente content gevolgd moest worden, zodat die aangemerkt kon worden voor algemeen gebruik of voor eventuele verwijdering als de content verouderd was.

Tableau Blueprint hielp het team bij het aanbrengen van structuur in een aantal vragen die ze van medewerkers ontvingen omtrent datatoegang, zoals 'Waar vind ik de data die ik nodig heb?' en 'Waarom heb ik geen toegang tot deze databron?' Het governancekader van Blueprint hielp bij het vinden van hiaten in hun strategie, vooral op het gebied van datakwaliteit en content management. Het team begrijpt nu welke stappen genomen moeten worden om ervoor te zorgen dat de data actueel en betrouwbaar is, en dat deze op een verantwoorde manier gebruikt wordt door de organisatie. Het kwam ook op een goed moment, omdat het WFP afgelopen november een nieuwe datastrategie lanceerde die ervoor zorgt dat er meer data beschikbaar zal zijn voor analyse.

"Op dit moment maken we onze data een krachtiger middel voor de organisatie en tillen we data intern naar een hoger niveau", aldus Prinaka. "Hiervoor bekeken we ieder traject lineair, maar Blueprint liet ons inzien dat ze parallel moeten lopen".

Als onderdeel van deze strategische discussies werd ook meer duidelijk omtrent rollen en verantwoordelijkheden, vooral op het gebied van servermanagement en -governance. Ze kwamen er ook achter dat ze meer medewerkers nodig hadden om hun plan uit te kunnen voeren en om best practices voor de toekomst te stimuleren.

"Blueprint heeft ons geholpen erachter te komen dat we meer medewerkers nodig hadden om leiding en hulp te bieden bij de aanzienlijke wijziging in serverconfiguratie die nodig was, inclusief het opleiden van onze gebruikers en beheerders voor het publiceren en certificeren van databronnen. Het gebrek aan kennis hierover heeft een enorme hoeveelheid tickets gegenereerd die voorkomen hadden kunnen worden en die veel impact hadden op ons dagelijkse werk", legt Rachel uit.

Sinds het WFP Tableau in de praktijk is gaan gebruiken met hun VAM-eenheid, is er een solide basis ontstaan van betrokkenheid bij de community. Het team werkte bijvoorbeeld samen met Tableau Visionaries om een Data Week te organiseren om het leren en delen van best practices voor data-analyse aan te moedigen. Voordat Blueprint gebruikt werd, was het een voornamelijk organische community die groeide door een-op-een mentorrelaties.

Door het gebruik van Blueprint zag het team de kans om de kracht van deze organische community in te zetten voor een gestructureerder programma. Ze richtten zich eerst op de interne gebruikers om te begrijpen wie het product gebruikten en wie extra ondersteuning kon gebruiken. Dat betekende dat er een Tableau Champions-groep samengesteld moest worden. die het gebruik aanmoedigt namens de grotere groep gebruikers in de organisatie. Blueprint fungeerde als het uitgangspunt van deze gesprekken, zodat het team kon vaststellen wie de drijvende krachten zouden worden voor alle noodzakelijke community-initiatieven.

"Blueprint bevat een hoofdstuk over community waarin specifieke voorbeelden worden gegeven van activiteiten die je kunt organiseren en hoe je de betrokkenheid van gebruikers kunt stimuleren", zegt Maria Christina, Hoofd Data Architecture.

Het analyseteam van het Wereldvoedselprogramma besloot haar solide community in te zetten om een trainingsprogramma voor medewerkers te starten. Door haar focus op content management, richtte het WFP de trainingen op dit onderwerp. Het team zag al na drie trainingssessies een verhoogde betrokkenheid van gebruikers en is nu bezig met het plannen van nieuwe sessies om projectleiders en publishers een beter inzicht te bieden in de rol die zij spelen voor de gezondheid van de server. Een van de onderwerpen die gepland is voor deze sessies, is hoe je een dashboard publiceert op Tableau Server, inclusief details omtrent rechten, hoe je sandboxes gebruikt en hoe je een weergave certificeert voor algemeen gebruik.

Community-betrokkenheidsacties leveren steeds weer nieuwe ideeën voor trainingsonderwerpen op. Maria legt uit hoe "training betrokkenheid genereert en betrokkenheid ideeën voor de training genereert. Het proces is op een bepaalde manier een cyclus. Deze zaken stimuleren elkaar en helpen onze strategie vooruit".

Bij het maken van plannen voor de toekomst wil het team Blueprint gebruiken als leidraad voor besluiten over strategie en het personeelsbestand, en om iedereen op dezelfde lijn te houden wanneer er gesprekken gevoerd worden over aanvullende technologische investeringen.

"Ik heb het vermoeden dat we deze groeicyclus zullen behouden. We zullen iedere vertakking in de Blueprint-metrokaart op zijn eigen manier zien ontwikkelen. Maar tegelijkertijd zorgen we ervoor dat we op tijd bijsturen, zodat we het grote plaatje niet uit het oog verliezen", zegt Maria.

De volgende stap in hun proces is om alle verschillende databronnen binnen het WFP te beoordelen, barrières tussen teams op te heffen en datakwaliteit voorop te stellen. Er moet ook nog gewerkt worden aan governance op databronniveau, waarbij de juiste balans moet worden behouden voor selfservice-business intelligence.