Programme alimentaire mondial : une croissance multipliée par 12 en 24 mois grâce à Tableau Blueprint

Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations unies est une agence humanitaire qui travaille avec les différentes communautés pour améliorer leur état nutritionnel, renforcer leur résistance et fournir une aide alimentaire dans les situations d'urgence. L'an passé, le PAM a fourni une assistance à 91,4 millions de personnes dans 83 pays.

Le PAM a commencé à utiliser Tableau grâce à un partenariat avec Tableau Foundation, en apportant son soutien à l'unité Vulnerability Analysis and Mapping (VAM), un réseau mondial de 250 analystes qui collectent, gèrent et analysent des données de sources diverses, en étroite collaboration avec les autorités nationales, les partenaires des Nations unies et les organisations à but non lucratif. Avec Tableau, ces analystes peuvent identifier les populations en insécurité alimentaire pour mieux lutter contre la faim dans le monde. Ce partenariat et ces activités d'analyse des données ont fait des émules, et le PAM a rapidement compté plus de 3 000 utilisateurs Tableau.

L'équipe data du PAM a pris conscience de la nécessité de mettre en place une stratégie de gouvernance robuste pour faciliter et encourager la croissance des équipes. « Nous avons connu une croissance interne forte et nous souhaitions apporter une couche de gouvernance. Mais nous n'avions pas une idée très claire sur ce que devraient être les différents composants de cette structure », explique Prianka Nandy, Chief Data & Analytics Officer du PAM.

Pour élargir, approfondir et généraliser l'utilisation des données, le PAM a tiré profit de Tableau Blueprint pour faciliter la mise en place les éléments d'une culture des données florissante à l'échelle de l'organisation.

L'équipe analytique du PAM a commencé par ce qu'elle appelle un « reboot serveur », en se focalisant sur la gestion du contenu dans son environnement Tableau Server. En raison de cette croissance rapide (multipliée par 12 en 24 mois), le nombre de tableaux de bord publiés sur Tableau Server a explosé, mais avec un manque d'organisation qui entravait la découvrabilité. Cela a également entraîné beaucoup de tâches inutiles, étant donné que les utilisateurs recréaient des tableaux de bord et des sources de données qui remplissaient déjà un rôle bien spécifique.

« Nous avons constaté que certains utilisateurs publiaient plusieurs versions d'une même source de données, et nous souhaitions consolider les informations et remettre un peu d'ordre dans ce chaos », explique Prianka.

L'équipe a mis en place un environnement sandbox pour permettre aux administrateurs de surveiller le contenu du serveur et aux utilisateurs finaux de voir plus clairement ce qui est prêt à être utilisé. Il s'agissait de suivre les contenus les plus visibles, lesquels pouvaient ensuite être certifiés pour une utilisation à grande échelle ou signalés comme étant obsolètes et éventuellement à supprimer.

Tableau Blueprint a aidé l'équipe à structurer certaines questions des employés à propos de l'accès aux données, notamment pour savoir où trouver les données ou pourquoi ils ne peuvent pas accéder à une source de données. La structure de gouvernance de Tableau Blueprint a permis d'identifier les lacunes dans la stratégie actuelle, notamment en ce qui concerne la qualité des données et la gestion du contenu. L'équipe comprend désormais les étapes à suivre pour garantir la pertinence et la fiabilité des données, et s'assurer qu'elles sont utilisées de manière responsable dans toute l'organisation. Cela vient à point nommé, car le PAM a lancé une nouvelle stratégie data en novembre afin d'augmenter la quantité de données disponibles pour l'analyse.

« En ce moment, nous nous efforçons de donner une place plus importante aux données, d'une façon inédite dans l'organisation  », explique Prianka. « Auparavant, nous abordions chaque aspect de manière linéaire, mais Tableau Blueprint nous a permis de changer de perspective et d'apprendre à tout gérer en parallèle. »

Dans le cadre de toutes les discussions stratégiques, l'équipe a pu clarifier les différents rôles et responsabilités, en particulier en matière de gestion du serveur et de gouvernance. Elle a également compris qu'elle avait besoin de davantage de ressources pour mettre cette stratégie en pratique et pour faciliter la diffusion des meilleures pratiques.

« Tableau Blueprint nous a permis de réaliser que nous devions renforcer nos effectifs pour mener à bien notre initiative de gouvernance et pour nous aider à mettre en place une configuration plus robuste pour notre serveur. Nous avions également besoin d'aide pour former nos utilisateurs et nos administrateurs à la publication et la certification des sources de données. Nos lacunes dans ce domaine ont généré un nombre de demandes d'assistance tout à fait évitables, qui ont un impact sur notre travail au quotidien », explique Prianka.

Depuis que le PAM a commencé à utiliser Tableau sur le terrain par le biais de son unité VAM, l'équipe a pu observer un engagement fort de la part de la communauté. Elle s'est par exemple associée à plusieurs Zen Masters Tableau pour organiser une Data Week, un évènement qui encourage l'apprentissage et le partage des meilleures pratiques analytiques. Auparavant, cette communauté évoluait naturellement et se développait à partir de relations de mentorat entre deux personnes.

Avec Tableau Blueprint, l'équipe a pu exploiter la puissance de cette communauté naturelle et l'intégrer à un programme plus structuré. Pour commencer, elle s'est focalisée sur les utilisateurs internes, pour mieux comprendre qui utilise le produit et qui a le plus besoin d'assistance. Pour ce faire, elle a mis en place un groupe de Champions Tableau qui endosse le rôle de porte-parole à l'échelle de l'organisation. Tableau Blueprint a servi de point de départ pour ces conversations et a permis à l'équipe de mieux piloter toutes ces initiatives pour la communauté.

« Tableau Blueprint consacre une section entière à la mise en place d'une communauté, avec des exemples d'activités et des suggestions pour favoriser l'engagement des utilisateurs », explique Maria Christina, responsable de l'architecture des données.

L'équipe analytique du Programme alimentaire mondial a choisi de s'appuyer sur cette communauté pour lancer un programme de formation pour ses employés. Comme le PAM a décidé de mettre l'accent sur la gestion du contenu, c'est sur ce thème qu'il a axé les formations. Après seulement trois sessions, l'équipe a pu observer une augmentation de l'implication des utilisateurs et envisage d'en organiser de nouvelles pour aider les responsables de projets et les personnes qui publient du contenu à mieux comprendre le rôle qu'ils jouent dans l'état du serveur. Plusieurs thèmes seront abordés, comme la publication d'un tableau de bord sur Tableau Server avec des informations sur les autorisations, l'utilisation d'environnements sandbox et la certification d'une vue pour une utilisation élargie.

Les activités d'engagement de la communauté sont une source constante de nouvelles idées de formation. Comme l'explique Maria, les formations favorisent l'engagement, et l'engagement produit des idées pour les formations. En quelque sorte, la boucle est bouclée, ces deux aspects se nourrissent l'un de l'autre et permettent de développer la stratégie de l'organisation.

Pour la suite, l'équipe souhaite s'appuyer sur Tableau Blueprint pour les décisions stratégiques et les effectifs, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde lors des discussions sur les investissements technologiques nécessaires.

« J'ai le sentiment que nous allons poursuivre cette approche par itération pour alimenter notre croissance. Chaque élément du plan Tableau Blueprint va pouvoir se développer de lui-même. Dans le même temps, nous faisons en sorte de nous adapter pour ne pas perdre de vue nos objectifs », confie Maria.

La prochaine étape va consister à évaluer toutes les sources de données disparates du PAM pour donner la priorité à la qualité des données et mettre fin aux silos. Il y a également encore beaucoup à faire en matière de gouvernance au niveau des sources de données, en trouvant le bon équilibre avec la nécessité de mettre en place la BI en libre-service.