amaysim est un fournisseur australien de services mobiles en ligne. Cette start-up est devenue le quatrième plus grand fournisseur de services mobiles en Australie en nombre d'abonnés. Cette entreprise cherchait une solution pour donner aux utilisateurs professionnels non spécialisés de tous niveaux les moyens de prendre des décisions sur la base des données en temps réel.
Aujourd'hui, chez amaysim, les responsables et les utilisateurs se réunissent régulièrement afin d'examiner les tendances des ventes, les taux de renouvellement, les taux de numéros conservés et d'autres mesures clés qui déterminent l'orientation des activités de l'entreprise.
En utilisant les outils Tableau, amaysim a pu visualiser des données métier stratégiques et ainsi faciliter la prise de décision, améliorer la productivité et obtenir plus vite des informations exploitables.
Plus de 700 000 clients et 10 milliards de lignes de données
Son modèle d'entreprise basé sur une technologie innovatrice a valu à amaysim plus de 700 000 abonnés en moins de cinq ans. Une croissance aussi rapide a entraîné des difficultés lorsque l'entreprise a voulu analyser les données collectées et en tirer des informations exploitables.
« La prise de décision basée sur les données est l'un des piliers de notre stratégie », déclare Julian Dell, directeur informatique chez amaysim.
amaysim possède plus de 10 milliards de lignes de données sur les appels. Ce nombre grossit chaque jour de 20 millions de nouvelles lignes. Les données stockées sont complexes et proviennent de sources diverses, telles que Livechat, Zendesk, Google Analytics ou encore d'enregistrements de données sur les appels.
Jusqu'à présent, la méthodologie d'amaysim en matière d'aide à la décision nécessitait l'écriture de code, ce qui ne convenait pas vraiment aux utilisateurs métier. Une ou deux personnes seulement pouvaient avoir accès aux informations exploitables. Les bénéfices étaient donc limités par le manque de ressources et la durée de l'opération.
« En raison du retard dans le traitement des demandes, lorsqu'un cadre dirigeant posait une question, il fallait parfois plusieurs semaines avant que les analystes obtiennent les données et puissent ne serait-ce que les visualiser. L'évolutivité n'était pas au rendez-vous », admet Julian Dell.
Les dirigeants étaient conscients des retombées économiques que pouvait générer l'analyse des données, mais la faible productivité liée à la solution alors utilisée ne permettait pas à l'équipe de réaliser pleinement ce potentiel.
Les décideurs se sont mis en quête d'une solution qui permettrait à amaysim de transformer les données en informations exploitables et d'améliorer les performances de l'entreprise grâce aux analyses.
Prendre la bonne décision
Adrian Loong a rejoint amaysim en 2014 avec pour mission de développer une stratégie d'aide à la décision adaptée à l'entreprise et à ses besoins.
« L'entreprise en avait assez d'être tournée vers le passé et souhaitait commencer à prévoir l'avenir », affirme Adrian Loong. « Afin d'encourager les utilisateurs de l'entreprise à adopter cette technologie et à en tirer profit, il était également primordial que cette solution soit visuelle et facile à utiliser. »
Adrian Loong était à la recherche d'une solution permettant aux dirigeants de prendre des décisions basées sur des informations stratégiques en temps réel. Il fallait également que les autres collaborateurs de l'entreprise puissent chercher eux-mêmes des informations exploitables, plutôt que de faire appel à des techniciens très qualifiés pour réaliser l'intégralité de l'analyse.
Adrian Loong avait déjà utilisé les logiciels Tableau dans deux entreprises auparavant. Il était donc naturel qu'il recommande cette solution.
« J'ai fait découvrir les outils Tableau à amaysim au cours de mon premier mois dans l'entreprise. J'avais essayé d'autres solutions, mais elles étaient trop lentes, trop chères, ou ne faisaient tout simplement pas l'affaire. Les logiciels Tableau m'avaient pleinement convaincu, et je savais qu'ils pouvaient répondre aux attentes d'amaysim » ajoute-t-il.
Il ne lui restait plus qu'à le prouver à sa direction.
Avec une licence Tableau Desktop, Adrian Loong a rapidement démontré la faisabilité du projet à l'aide des nouveaux outils en s'intéressant aux difficultés actuelles de l'entreprise. Par exemple, il a combiné des sources de données disparates à l'aide de la technologie d'Alteryx avant d'utiliser le logiciel Tableau pour présenter à la direction les résultats dans un tableau de bord.
Tableau a permis à amaysim d'accélérer le processus traditionnel d'analyse des exigences. Aujourd'hui, nous aidons surtout les utilisateurs à poser les bonnes questions et à obtenir des informations exploitables à partir des tableaux de bord Tableau.
Avec les résultats et les informations exploitables que la direction recevait régulièrement, c'est bien naturellement qu'amaysim a pris la décision d'adopter la solution Tableau. amaysim a intégralement renouvelé ses technologies et a dorénavant recours à Amazon Redshift pour sa base de données, à Alteryx pour combiner les données et à Tableau pour les visualiser.
Grâce à son expérience des logiciels Tableau, Adrian Loong a pu présenter rapidement et facilement la technologie à amaysim et la déployer dans toute l'entreprise.
« Au début, seuls quelques directeurs et moi-même utilisions les outils Tableau », déclare-t-il. « J'ai proposé une formation informelle et les utilisateurs ont très rapidement pris la solution en main. »
amaysim utilise Tableau Desktop pour analyser visuellement ses données, et Tableau Server pour publier et partager les résultats.
« Nous avons choisi Tableau Serveur pour ses possibilités collaboratives, afin de permettre le partage des tableaux de bord et des informations exploitables, et Tableau Desktop parce qu'il permet de décomposer les données d'une manière inédite », déclare Adrian Loong.
amaysam propose des forfaits avec facturation à l'utilisation très abordables. Les utilisateurs ne paient que ce qu'ils utilisent.
Grâce au logiciel Tableau et à sa fonction de visualisation des données métier stratégiques, amaysim a fait d'énormes progrès en passant de la production de rapports en réaction aux évènements à l'aide à la décision proactive.
Agir au lieu de réagir
Au cours des neuf mois qui ont suivi la mise en œuvre, amaysim a constaté des améliorations notables de la productivité des utilisateurs. En outre, l'entreprise est maintenant capable de prendre des décisions mieux informées et plus rapidement.
« Les différentes technologies fonctionnent ensemble pour nous fournir ce dont nous avons besoin », dit Adrian Loong. « Redshift nous donne la rapidité et la fiabilité nécessaires au stockage et à l'analyse de très grandes quantités de données. Alteryx combine les données, ce qui nous permet de les parcourir rapidement et d'obtenir des informations exploitables dans le logiciel Tableau. »
Plus besoin d'attendre deux à trois mois pour obtenir des réponses à nos questions. Grâce à la visualisation des données, n'importe quel utilisateur peut déceler immédiatement les tendances dans notre activité et agir en conséquence.
« À présent, nous pouvons créer des tableaux de bord à tout moment en collaboration avec nos utilisateurs », ajoute-t-il. « Cette opération peut être terminée en quelques heures, ce qui est rare dans le milieu professionnel. »
« Grâce au logiciel Tableau et à sa fonction de visualisation des données métier stratégiques, amaysim a fait d'énormes progrès en passant de la production de rapports en réaction aux évènements à l'aide à la décision proactive », assure-t-il.
amaysim dispose désormais d'une équipe de trois analystes qui s'occupe de domaines très variés comme la finance, le marketing pour l'acquisition et la fidélisation des nouveaux clients et les ventes au détail et en ligne. L'entreprise est désormais en mesure d'obtenir plus rapidement les données dont elle a besoin. Les projets qui prenaient deux semaines sont maintenant finalisés en quelques heures.
Grâce aux logiciels Tableau, amaysim fait plus que simplement gagner du temps. L'entreprise a fait des bénéfices tangibles qui permettent d'améliorer ses résultats.
« Il suffit qu'un membre de l'équipe pose une question, comme ‘pourquoi les clients s'en vont-ils ?’, et les données peuvent être collectées et présentées par produit, canal, dépense, etc. La solution Tableau nous permet d'avoir une réponse claire à présenter », affirme Adrian Loong.
amaysim donne également à ses utilisateurs les moyens de poser leurs propres questions en utilisant les sources de données en libre-service de Tableau, ce qui améliore considérablement leur productivité.
Les utilisateurs des différents secteurs d'activité sont encouragés à créer leurs propres tableaux de bord et à les publier sur Tableau Server pour que tout le monde puisse les consulter. Cette possibilité d'exploiter un référentiel d'analyses leur permet de facilement résoudre leurs problématiques sans devoir attendre les équipes chargées de l'aide à la décision.
« Les solutions d'aide à la décision sont souvent une source de frustration, mais nos employés sont enthousiasmés par la facilité d'utilisation des outils Tableau et par le fait qu'ils peuvent rechercher eux-mêmes les informations exploitables. J'ai formé l'un des analystes du service marketing, et en quelques heures, alors qu'au départ il n'y comprenait rien, il a réussi à créer son propre tableau de bord », explique Adrian Loong.
Les directeurs, business owners et divisions d'amaysim sont nombreux à utiliser la solution Tableau. L'objectif d'Adrian Loong est de permettre à chaque membre de l'entreprise d'utiliser les logiciels Tableau et de créer ses propres visualisations.
« Tableau œuvre pour la résolution créative des problèmes en offrant une interaction directe et un retour d'information immédiat aux dirigeants. Une fois qu'un tableau de bord est créé, nous ne nous contentons pas d'attendre. Nous organisons une réunion avec certains cadres supérieurs et parcourons le tableau de bord à la recherche d'informations exploitables. Souvent, ces interactions avec les données entraînent d'autres questions et de vigoureuses discussions. »
Les cadres supérieurs consultent un tableau de bord Tableau au début des réunions. Cela leur permet d'étudier les ventes et de repérer les opportunités ou ce qui nécessite une attention immédiate.
Les solutions d'aide à la décision sont souvent une source de frustration, mais nos employés sont enthousiasmés par la facilité d'utilisation des outils Tableau et par le fait qu'ils peuvent rechercher eux-mêmes les informations exploitables.
Avec la nouvelle solution, amaysim est en mesure d'analyser et de visualiser les données afin de répondre à de nombreuses questions, dont :
- Quelle est la marge bénéficiaire de chacun de nos services ?
- Quel opérateur gagne des parts de marché à nos dépens et quelles sont les caractéristiques des clients qui nous quittent ?
- Quel est le produit le plus rentable ?
- Quelle est l'efficacité de nos systèmes opérationnels ?
Adrian Long s'oriente également vers un modèle d'analyse prédictive. « En utilisant les outils Tableau et Alteryx, nous envisageons d'établir des analyses prédictives et de mettre en place des comptes de résultat prévisionnel très détaillés dans nos outils Tableau », explique-t-il. « Il s'agit d'un grand pas en avant qui nous permettra d'obtenir des informations très importantes sur la manière de développer nos activités. »
Adrian Loong résume : « La solution Tableau nous aide à réduire le délai d'obtention des informations exploitables et à accélérer la prise de décision. Grâce à Tableau, nous pouvons donner aux utilisateurs non spécialisés les moyens d'explorer les données et de sortir des sentiers battus pour aboutir à un raisonnement plus clair et à de meilleures idées. Nous trouvons toujours le moyen de favoriser une meilleure efficacité opérationnelle au sein de notre entreprise. »