A amaysim é uma das principais provedoras de serviços móveis (MSP) australianas, que começou como uma startup e agora é a quarta maior MSP independente na Austrália em número de assinantes. A empresa precisava de uma solução que pudesse ser utilizada por usuários corporativos com diferentes níveis de conhecimento, para que eles tomassem decisões embasadas e em tempo real.
Agora, os líderes de negócios e os usuários corporativos da amaysim se reúnem regularmente para analisar as tendências das vendas, as taxas de renovação, portabilidade e outras métricas importantes para a empresa.
Usando o Tableau, a amaysim conseguiu visualizar dados de negócios essenciais para embasar o processo decisório dos executivos seniores, melhorar a produtividade da força de trabalho e acelerar a descoberta de informações.
Mais de 700.000 clientes e 10 bilhões de registros
Com um modelo de negócios baseado em uma tecnologia inovadora, a amaysim conquistou mais de 700.000 assinantes em menos de cinco anos. Esse crescimento rápido também apresentou desafios quando a organização precisou analisar e obter informações dos dados que coletava.
“Um processo decisório embasado nos dados é um dos pilares da nossa estratégia de negócios”, afirma Julian Dell, diretor de TI da amaysim.
A amaysim tem mais de 10 bilhões de registros de chamada, e esse número aumenta em mais de 20 milhões de registros de dados de chamada todos os dias. Os dados que armazenamos são complexos e provenientes de várias fontes, incluindo Livechat, Zendesk, registros de dados de chamada, Google Analytics, entre muitos outros.
A metodologia de BI que a amaysim utilizava anteriormente exigia codificação, o que dificultava o acesso dos usuários corporativos. Apenas uma ou duas pessoas da empresa eram capazes de obter informações dos dados, por isso os benefícios comerciais eram limitados pelos recursos e pela demora do processo.
“Devido à grande quantidade de pedidos que recebiam, se algum executivo fazia uma pergunta, os analistas levavam semanas para obter os dados, e só depois disso podiam visualizá-los. A escalabilidade não estava onde precisávamos”, lembra Dell.
Os líderes sabiam que a amaysim tinha muito a ganhar com a análise de dados, mas os baixos níveis de produtividade da solução atual impediam a equipe de entender de fato essa importância.
Então, os tomadores de decisões foram em busca de uma solução que pudesse ajudar a amaysim a transformar os dados em informações úteis e usar análises para melhorar o desempenho da empresa.
Tomando a decisão certa
Adrian Loong começou a trabalhar na amaysim em 2014 e foi encarregado de desenvolver uma estratégia de BI adequada à empresa e às suas necessidades.
“A empresa queria parar de olhar para o passado e começar a prever o futuro”, revela Loong. “Para incentivar os funcionários da organização a adotar uma tecnologia e obter valor dela, também era importante que a solução fosse visual e fácil de usar”.
Então, ele procurou uma solução que permitisse aos executivos seniores tomar decisões embasadas nos dados com business intelligence em tempo real. Ele também precisava que outros funcionários da empresa fossem capazes de obter informações úteis dos dados, em vez de dependerem de técnicos especializados para fazer todas as análises.
Como já tinha usado o Tableau nas duas empresas em que trabalhara anteriormente, recomendar o Tableau foi algo natural para Loong.
“Apresentei o Tableau à amaysim no meu primeiro mês na empresa. Testei outras soluções, mas elas eram muito lentas, muito caras ou simplesmente não atendiam às nossas necessidades. Tive uma ótima experiência com o Tableau antes e sabia que a ferramenta era exatamente o que a amaysim estava procurando”, conta Loong.
Loong só precisou mostrar os recursos da ferramenta para os gerentes seniores.
Com uma licença do Tableau Desktop, Loong realizou uma breve prova de conceito (POC) com as novas ferramentas tendo como base os pontos problemáticos da empresa. Por exemplo, Loong usou a tecnologia do Alteryx para combinar fontes de dados diferentes com o Tableau para mostrar em um painel os resultados para os gerentes.
O Tableau permitiu que a amaysim acelerasse o processo de coleta de dados tradicional. Hoje, nos concentramos em ajudar os usuários corporativos a fazer as perguntas certas e obter informações úteis com os painéis do Tableau.
Foi uma decisão acertada da amaysim adotar o Tableau, pois agora podemos fornecer resultados e informações aos gerentes sempre que for necessário. A amaysim substituiu suas ferramentas de ponta a ponta, e agora utiliza o Amazon Redshift como seu banco de dados, o Alteryx para combinar os dados e o Tableau para visualizá-los.
Como Loong já tinha experiência com o Tableau, foi muito fácil e rápido apresentar a solução para a amaysim e implantá-la em toda a empresa.
“No início, apenas eu e alguns diretores usávamos o Tableau”, revela Loong. “Ofereci um treinamento informal, e os usuários aprenderam com muita rapidez.”
A amaysim usa o Tableau Desktop para analisar visualmente seus dados e o Tableau Server para publicar e compartilhar suas criações.
“Adotamos o Tableau Server pensando na colaboração, para viabilizar o compartilhamento de painéis e informações, já o Tableau Desktop é usado para analisar a fundo os dados”, afirma Loong.
A amaysim oferece vários planos de baixo custo e pré-pagos. Os assinantes pagam apenas pelo que utilizam.
“Graças ao Tableau e sua habilidade de criar visualizações com dados essenciais aos negócios, a amaysim fez grandes avanços: em vez de trabalhar com relatórios de forma reativa, ela passou a auxiliar proativamente o processo decisório.”
De reativa para proativa
Nos nove meses após a implantação do Tableau, a amaysim viu uma grande melhora na produtividade de seus funcionários e é capaz de tomar decisões mais embasadas com muito mais rapidez.
“A tecnologia trabalha em conjunto para nos oferecer que precisamos”, declara Loong. “O Redshift nos dá agilidade e robustez para armazenar e analisar grandes volumes de dados. O Alteryx combina os dados, o que nos permite repetir processos e obter informações úteis rapidamente no Tableau.”
Não precisamos mais de processos que duram de dois a três meses para obter as respostas que procuramos. Com a visualização de dados, qualquer usuário é capaz de identificar rapidamente as tendências dos nossos negócios, o que nos permite tomar as medidas necessárias.
“Agora podemos criar painéis imediatamente junto com nossos usuários corporativos”, diz Loong. “O processo pode ser concluído em horas. É muito raro uma organização operar com essa velocidade.”
“Graças ao Tableau e sua habilidade de criar visualizações com dados essenciais aos negócios, a amaysim fez grandes avanços: em vez de trabalhar com relatórios de forma reativa, ela passou a auxiliar proativamente o processo decisório”, afirma Loong.
Agora, a amaysim tem uma equipe com três analistas, que trabalham em outras funções, incluindo finanças, aquisição de clientes, marketing de retenção e vendas on-line e de varejo. Ela tem acesso aos dados de que precisa com mais rapidez. Projetos que levariam mais de duas semanas agora são concluídos em algumas horas.
Com o Tableau, a amaysim fez muito mais do que economizar tempo, ela obteve benefícios concretos que melhoraram seus resultados.
“O funcionário só precisa fazer uma pergunta, por exemplo: ‘por que os clientes estão cancelando suas assinaturas?’, e os dados podem ser filtrados e apresentados por diferentes produtos, canais, gasto de receita e muito mais. O Tableau nos ajuda a mostrar uma resposta clara”, afirma Loong.
A amaysim também está capacitando seus usuários corporativos para que eles façam suas próprias perguntas usando as fontes de dados de autoatendimento do Tableau, o que aumenta significativamente a produtividade no local de trabalho.
Muitos usuários corporativos são incentivados a criar seus próprios painéis e publicá-los no Tableau Server para que sejam compartilhados com toda a empresa. Quando permitimos que criem rapidamente uma análise com uma linha de base comum, eles são capazes de resolver seus próprios problemas específicos, sem precisar da ajuda das equipes de BI.
“Tradicionalmente, o BI é um gargalo, mas nossa equipe está empolgada com a facilidade de uso do Tableau e com a forma como a ferramenta permite que todos obtenham informações úteis dos dados. Treinei um dos nossos analistas de marketing e, em poucas horas, ele, que não sabia nada sobre a tecnologia, conseguiu criar seu próprio painel”, conta Loong.
Muitos dos diretores, sócios e unidades de negócios da amaysim usam o Tableau. O objetivo de Loong é que todos os funcionários da organização possam usar o Tableau e criar suas próprias visualizações.
“O Tableau ajuda a solucionar problemas com criatividade oferecendo aos líderes corporativos interação direta e feedback imediato. Depois que um painel é criado, não ficamos sentados esperando. Marcamos uma reunião com alguns dos executivos seniores e exploramos o painel em busca de informações úteis. Geralmente, depois de interagirmos com o painel é que fazemos perguntas e aprofundamos a discussão.”
Os gerentes seniores consultam um painel do Tableau no início das reuniões. Isso permite que eles analisem as vendas e identifiquem oportunidades ou áreas que precisam de atenção urgente.
Tradicionalmente, o BI é um gargalo, mas nossa equipe está empolgada com a facilidade de uso do Tableau e com a forma como a ferramenta permite que todos obtenham informações úteis dos dados.
Usando a nova solução, a amaysim é capaz de analisar e visualizar os dados para responder a uma ampla gama de perguntas, incluindo:
- Qual é a margem de lucro dos nossos serviços individuais?
- Qual operadora está conquistando nossa fatia de mercado e quais as características dos clientes que cancelam suas assinaturas?
- Qual é o produto mais lucrativo?
- O quanto nossos sistemas operacionais são eficientes?
Loong também está planejando adotar um modelo de análise preditivo. “Usando o Tableau e o Alteryx, planejamos criar um modelo de análise preditivo e implementar análises detalhadas de lucros e perdas no Tableau”, revela Loong. “Esse é um avanço significativo que nos fornecerá informações importantíssimas sobre como promover o crescimento da empresa.”
Loong resume: “O Tableau nos ajuda a acelerar a obtenção de informações úteis dos dados e o processo decisório. Com o Tableau, usuários corporativos sem conhecimentos técnicos são capazes de explorar os dados e investigar novos ângulos imediatamente, o que possibilita um pensamento mais claro e o surgimento de ideias melhores. Buscamos constantemente novas formas de melhorar a eficiência operacional da nossa empresa.”