Guía del Zen Master para implementar Tableau

Lo hizo. Compró licencias de Tableau Desktop, e incluso tal vez de Tableau Server. Está impaciente por convencer a los demás. Está listo para dejar atrás el viejo proceso de BI e implementar Tableau. ¡Hurra! Pero ¿por dónde empieza?

Distribuir licencias resulta tan tentador como repartir dulces el día de Halloween. Es muy fácil y, además, hay videos sobre cómo hacerlo. Usted puede hacerlo, sin duda, pero los dulces se terminan rápido. Pronto habrá gente que le pedirá más. O puede hacer como esos vecinos que solo dan dulces a los niños que llevan disfraces caseros. No sea como esos vecinos. Por lo general, les lanzan huevos al final de la noche. O les envuelven la casa con papel higiénico.

Entonces, ¿cómo implementa Tableau?

Esta es la parte que a nadie le gusta, ni siquiera a los administradores de proyectos. Es como entrar a un armario, un sótano o una habitación desordenada y darse cuenta de lo ardua que resulta la tarea. Esta parte suele ser abrumadora, pero es el momento en que uno decide si sigue adelante o no con la implementación de Tableau. Esto es lo que usted debe responder:

1. ¿Quién es el instructor o embajador de Tableau en su organización? Sugerencia: Se trata de esa persona que no deja de hablar de todas las cosas que Tableau puede hacer. Incluso incorpora temas no relacionados: la televisión, los deportes y David Bowie.
2. ¿Quién es el encargado de las operaciones o de TI que se ocupará de cosas como Tableau Server, administración de licencias y actualizaciones? Por lo general, estas personas se encuentran en algún lado del departamento de TI o tienen conocimiento sobre administración de servidores, revisiones, scripts y cualquier otra cosa que ocurra detrás de sus paredes (según lo que he oído, juegos, Star Wars y fútbol virtual). La parte de los scripts realmente viene bien.
3. ¿En qué instancia se encuentran sus sistemas? Esta es la verificación completa que se le hace a un avión antes de despegar. Así como no querrá tener sorpresas mientras vuele, tampoco querrá tener sorpresas cuando implemente Tableau. ¿Tiene información en 10 sistemas diferentes? Eso no le impedirá usar Tableau, pero cambiará la manera en que lo usa. ¡Incluso puede usar Tableau para comenzar a planear un sistema más integrado! Sea absolutamente honesto.
4. ¿A dónde quiere llegar al final? ¿Cómo mide el éxito? ¿Todos usan Tableau? ¿Una parte? Escriba acerca de todo esto. O, mejor aún, dibújelo en Visio, en PowerPoint, a mano, como quiera comunicar sus intenciones.

No improvise. Busque personas que abarquen áreas diferentes. Algunos prefieren hablar de equipo holístico o multidisciplinario, o cualquier palabra de moda que se use. Debe contar con personas que estén en desacuerdo sobre algunas cosas. Encuentre a un detractor. Se trata de la persona que suele decir que los usuarios finales no necesitan más capacitación. Lección gratuita de Six Sigma: la capacitación solo resuelve el 20 % de su problema, a diferencia de la IU, que lo resuelve en un 80 % (me refiero a casillas de verificación y campos de texto). Asegúrese de que su equipo incluya los siguientes perfiles:

1. Alguien que usará este dashboard (no, no “todos”, sino alguien que tenga que responder preguntas usándolo).
2. Alguien que creará los dashboards.
3. Alguien que trabajará con los servidores que hospedarán a los dashboards.
4. Alguien que no sea técnico.

Todos admiran a los ganadores, ¿no? David Bowie... Tal vez no, pero con el tiempo llegará ahí si simplemente baila... Mejor dicho, si comienza con algo pequeño. Este es el meollo de la cuestión:

1. Elija un lugar (un departamento, un grupo en particular, un proyecto especial del director financiero) y centre su interés allí. Necesita una victoria. Necesita un punto débil claro. Que duela realmente. Esta es la parte graciosa: podrá resolverlo. Al igual que el aloe vera sobre una quemadura, su presentación de Tableau es lo que necesitan.
2. Comprenda lo que necesitan los usuarios. Sienta el dolor usted mismo.
3. Diseñe el dashboard que lo resuelva.
4. Obtenga comentarios.
5. Resuélvalo.
6. Asegúrese de haberlo hecho bien. Si los usuarios aún no saltan de alegría por el trabajo que hizo, aún le queda trabajo por hacer. La palabra indicada no es “felicidad”, sino “pasión”. A estas alturas, debería tener tres solicitudes de otros lugares. Al igual que Adele en YouTube (o al igual que su teléfono plegable), usted quiere tener una repercusión viral.

1. Ahora que ya sabe hacer gelatina, es el momento de elaborar un pastel, de gran textura.
2. ¿Qué errores cometió?
3. ¿Cómo podría hacerlo mejor?
4. ¿Cómo se mantienen sus servidores?
5. ¿Puede supervisar de manera eficaz lo que sucede?
6. ¿Cuál es la capacidad máxima que puede manejar?
7. ¿Cómo hace para que todo funcione sin problemas?

Siga resolviendo de manera rápida y eficaz. Adivine una cosa. Tiene más embajadores. Este es un gran momento para constituir un grupo de usuarios interno. Asegúrese de comunicar claramente qué hace cada persona.

Asegúrese de estar en contacto con los usuarios. ¿Están teniendo problemas? ¿La capacitación no funciona? ¿Están estancados? ¿Están teniendo problemas para publicar? ¿Necesitan crear un dashboard, pero no tienen forma de usar los datos? Todos estos factores pueden interrumpir el proceso. ¿Llegaron a un punto en el que hacen las mismas cosas una y otra vez? Búsqueles un grupo de usuarios externo o compruebe si pueden ayudar a otro departamento y así entretenerse un poco.

Tal vez usted trabaja en un lugar donde todos tienen acceso. Incluya esa información como parte del proceso de iniciación. Haga que se arraigue profundamente en la cultura corporativa. Asegúrese de contar con el apoyo de una cantidad suficiente de personas, ya sea para crear líderes de equipos, pedirle a su mejor diseñador de dashboards que ofrezca capacitación, brinde soporte o enseñe, o cerciorarse de que el departamento de TI y la empresa se comuniquen respecto de los planes a largo plazo (si es su caso, consulte el blog de Paul Banoub).

¿Desea obtener más información? Consulte los enlaces a continuación.

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Cómo Oldcastle capacita a los usuarios con una “verdadera cultura del análisis de autoservicio” (en inglés)
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