Guide du Zen Master pour la mise en œuvre des produits Tableau

Vous avez franchi le pas et avez acheté des licences Tableau Desktop, et peut-être même Tableau Server ! Vous êtes impatient de convertir d'autres collaborateurs aux produits Tableau pour remplacer votre processus BI obsolète. Formidable ! Mais par où commencer ?

Vous pouvez être tenté de distribuer les licences de façon généreuse, comme des bonbons à Halloween. C'est d'autant plus facile qu'il existe des vidéos d'explication. C'est possible, mais l'excitation ne dure pas et très vite, vous serez sollicité à nouveau. Vous pouvez alors opter pour l'attitude inverse et les distribuer au compte-gouttes. Nous vous le déconseillons : d'ici la fin de la nuit, les enfants auront jeté des œufs sur votre maison. Ou du papier toilette.

Mais alors, comment faire pour déployer les produits Tableau ?

C'est une étape que tout le monde redoute, même les chefs de projet. En fait, vous devez appréhender le projet dans son ensemble et en analyser tous les aspects pour évaluer l'étendue du travail à fournir. Cette étape est généralement pénible, mais elle détermine la réussite ou l'échec de la mise en œuvre des produits Tableau. Pour vous aider, posez-vous les questions suivantes :

1. Qui est l'évangéliste ou l'ambassadeur Tableau dans votre entreprise ? Astuce : c'est la personne qui ne cesse de vanter les mérites des produits Tableau et qui réussit à ramener tous les sujets à Tableau, aussi bien la télévision, le sport que David Bowie.
2. Qui est le responsable IT ou des opérations qui gère Tableau Server, les licences et les mises à jour ? Généralement, ces personnes font partie du service IT ou s'y connaissent en gestion de serveurs, correctifs, scripts et tout ce qui concerne l'informatique (d'après ce que j'ai entendu dire, elles en savent beaucoup sur les jeux vidéo, la Guerre des étoiles et le football virtuel). L'aspect scripts est très utile.
3. Qu'en est-il de l'état de vos systèmes ? Il convient d'effectuer une vérification complète avant de lancer le déploiement. Autant éviter toute mauvaise surprise au moment de mettre en œuvre Tableau. Vous avez des données stockées dans 10 systèmes différents ? Cela ne constitue pas un problème pour utiliser Tableau. Il faut juste que vous ajustiez votre manière d'utiliser le produit. Vous pouvez même utiliser Tableau pour planifier un système plus intégré. Mais très franchement,
4. Quel est votre objectif final ? Comment le concevez-vous ? Tous vos collaborateurs vont-ils utiliser Tableau ou seulement une partie d'entre eux ? Transcrivez toutes vos réponses à ces questions sur une feuille, ou encore mieux à l'aide de Visio, PowerPoint ou tout autre support, pour communiquer vos intentions.

N'entreprenez pas cette mise en œuvre à la légère. Entourez-vous de personnes capables de gérer plusieurs domaines. Certains parlent de personnes interdisciplinaires ou pluridisciplinaires. Il vous faut des personnes en désaccord, ainsi qu'un défaitiste. En général, il pense que les utilisateurs finaux n'ont pas besoin de formation supplémentaire (leçon Six Sigma gratuite : les formations ne règlent que 20 % des problèmes alors que les modifications de l'interface utilisateur en règlent 80 %, merci donc cases à cocher et autres champs de texte ouverts). Vous devez donc monter une équipe composée comme suit :

1. Une personne qui va utiliser ce tableau de bord (non, pas tout le monde, mais une personne qui doit répondre à des questions en l'utilisant)
2. Une personne qui va créer les tableaux de bord
3. Une personne qui va gérer les serveurs hébergeant les tableaux de bord
4. Une personne qui n'a pas de connaissances techniques

Nous aimons tous les gagnants ! Sauf David Bowie, mais vous y arriverez si vous y allez progressivement. Just Dance. Voici le processus à suivre :

1. Choisissez un domaine (service, groupe spécifique, projet spécial du directeur financier) et concentrez-vous dessus. Vous avez besoin de gagner le grand chelem. Il faut trouver un problème très sensible, affreusement douloureux. Et chose amusante, c'est vous qui allez apporter une solution. Telle la crème solaire sur les coups de soleil, votre lancement de Tableau sera la solution parfaite.
2. Analysez les besoins des utilisateurs. Mettez-vous à leur place pour mieux comprendre leurs difficultés.
3. Concevez le tableau de bord qui répond à ces besoins.
4. Incitez vos collègues à vous faire des commentaires.
5. Réglez le problème.
6. Assurez-vous d'avoir véritablement résolu le problème. Si après cela, les utilisateurs ne vous félicitent pas pour le travail que vous avez effectué, vous n'avez pas atteint votre objectif. Dans le cas inverse, vous croulerez déjà sous les demandes d'autres services. Faites en sorte que toute l'entreprise apprenne votre exploit.

1. Après cette première réussite, faites un bilan pour améliorer votre travail.
2. Quelles erreurs avez-vous commises ?
3. Comment pouvez-vous vous améliorer ?
4. Dans quel état sont les serveurs ?
5. Pouvez-vous surveiller leur fonctionnement avec efficacité ?
6. Quelle est la capacité maximale que vous pouvez gérer ?
7. Comment continuer à assurer le bon fonctionnement du déploiement ?

Obtenez d'autres victoires. Résultat : vous aurez de plus en plus d'ambassadeurs ! C'est le moment de constituer un groupe d'utilisateurs interne. Veillez à expliquer le rôle de chaque collaborateur le plus clairement possible.

Ne manquez pas de recueillir les commentaires de tout le monde. Certaines personnes rencontrent-elles des difficultés ? Est-ce dû à la formation ? Sont-elles bloquées ? Ont-elles des difficultés à publier leurs créations ? Doivent-elles créer un tableau de bord alors qu'elles ne disposent d'aucun moyen d'exploiter les données ? Ce type de problèmes peut paralyser complètement le déroulement d'un projet. Sont-elles dans une impasse et recommencent-elles sans cesse la même chose ? Trouvez-leur un groupe d'utilisateurs externe ou déterminez si elles peuvent aider un autre service pour les stimuler.

Vous travaillez peut-être dans une entreprise où les employés ont tous accès aux données. Mentionnez cette information lorsque vous accueillez de nouveaux collaborateurs. Ancrez ce principe dans votre culture de travail. Assurez-vous d'être entouré de suffisamment de personnes prêtes à vous aider, qu'il s'agisse de nommer des chefs d'équipe ou de demander à votre meilleur concepteur de tableaux de bord de former, d'assurer un support ou de garantir la communication entre le service IT et l'entreprise sur les projets à long terme (si vous vous reconnaissez, consultez le blog de Paul Banoub).

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez les liens suivants.

Feuille de route pour lancer une révolution de l'analyse à l'aide du service IT et de Tableau (en anglais)
Oldcastle démocratise l'analyse en libre-service (en anglais)
Data diaries : Définition d'une culture de l'analyse en libre-service (en anglais)
5 astuces pour optimiser les performances de Tableau Server