Arbetsplatser öppnar upp igen trots covid-19. Fyra områden att ta hänsyn till i din datastrategi på arbetsplatsen

Covid-19 har tvingat organisationer att tänka om när det gäller framtidens fysiska arbetsutrymmen. Allt från designen av arbetsplatser till konferensrum och gemensamma utrymmen behöver ses över med fokus på medarbetarnas hälsa och säkerhet. Data spelar en vital roll för hur ledare skapar planer och identifierar parametrar för att öppna upp samt mäter effektivitet.

Vissa länder är redan i färd med att öppna upp sina kontor, medan resten av världen ser på och lär sig. En av de viktigaste lärdomarna hittills från Asien-Stillahavsregionen är enligt Gartner vikten av ”transparens” och ”iteration”. Hernan Asorey, Chief Data Officer på Salesforce, förklarar: ”Vi utvärderar alltid tillgänglig data när vi fattar beslut. För varje framväxande behov tittar vi pragmatiskt på befintlig data från pålitliga källor. Vi kontrollerar den med experterna på fältet, och sedan bedömer, utökar, lär och anpassar vi oss.”

Ledare behöver data som underlag för en flexibel planering allteftersom organisationer möts av nya utmaningar. Dessa beror på en mängd olika faktorer som kontorsläge och -typ samt storleken på personalstyrkan.

Detta blogginlägg handlar om fyra områden där data kan bidra till din strategi för att öppna upp:

1. Skapa en arbetsgrupp för covid-19
2. Hålla koll på regionala policyer
3. Informera om arbetsplatsplanering
4. Analysera medarbetarnas enkätdata

Dessa områden utgör inte en fullständig lista, men de är en startpunkt. Eftersom alla dessa uppgifter är olika för olika organisationer bör du endast använda det här blogginlägget i informationssyfte. Utforska Work.com av Salesforce och få detaljerade lösningar för att säkert och effektivt öppna upp arbetsplatsen.

Att öppna upp är ett tvärfunktionellt arbete. Organisationer håller på att upprätta särskilda centraliserade arbetsgrupper för covid-19, som ska hantera detaljer som arbetsplatslogistik och personalkommunikation. De består av en mängd olika personer med olika kompetenser och synsätt. Elizabeth Pinkham, vice ordförande på Global Real Estate på Salesforce, förklarar i Salesforces guide, How to Reopen Your Business, hur viktigt det är att gruppen representerar hela din personalstyrka.

”På Tableau har vi fört samman en rad olika intressenter för att samtala om arbetsplatsen”, säger Debbie Smith, senior chef för Workplace på Tableau. ”Vi har perspektiven – och datan – från alla aspekter av företaget, från säkerhets- och HR-frågor till fastighetsförvaltning, marknadsföring och inköp. Vi har även tagit in experter utifrån som kan bistå med information om detaljfrågor som kapacitetsplanering och luftfiltrering.”

Alla dessa intressenter jobbar med olika datapunkter för att underbygga sitt område. Hälso- och säkerhetsteamen kan till exempel övervaka regional policydata, medan inköpsavdelningen kan använda data för att motivera inköp av nya skärmväggar mellan skrivborden. IT-teamet kanske jobbar ihop med arbetsplatsteamet för att uppdatera utrustning i form av telefoner eller headset.

Att skapa dedikerade team är ett grundläggande steg i strategin för att öppna upp. Datan är endast användbar när människor sätter den i ett sammanhang och agerar.

Strategier för att öppna upp är till stor del beroende av lokala policyer. Förutom dessa policyer ställs organisationer även inför en lång rad riktlinjer från Occupational Safety and Health Administration (OSHA), Center for Disease Control and Protection (CDC) och Environmental Protection Agency (EPA) med flera.

Organisationerna utforskar centraliserade dashboards för att följa ändrade riktlinjer och skapa nyckelindikatorer för att avgöra när det är säkert att öppna upp arbetsplatserna. Exempelvis skapade dataanalysteamet för SC&H Group en exempeldashboard som visar hur detta skulle kunna se ut för ett företag i USA. Dashboarden belyser lagstiftning delstat för delstat i anslutning till en karta som visar antalet fall.

En exempeldashboard från ledande konsultgruppen SC&H Group visar lokal policydata tillsammans med regional falldata.

Christopher Adolph, docent i statskunskap och biträdande professor i statistik vid University of Washington, anpassar och upprätthåller ett dataset från öppen källdata om statliga riktlinjer för covid-19. Han uppmanar data- och analyschefer att visualisera lokal policydata med ett fokuserat förhållningssätt. Det kan innebära även andra typer av visualiseringar utöver kartor, som fokuserar på specifika, regionala mätvärden vad gäller påverkan av covid-19.

”Om jag vore en organisation”, berättar Christopher, ”skulle jag ta fram en visualisering som visar vad som händer på varje plats som är kopplad till min verksamhet. Den skulle ha filter så att intressenterna skulle kunna se riktlinjers stränghet, rörlighetstrender och falltrender. Jag skulle vilja se en tidslinje över hur riktlinjerna förändras över tid medan fallen ökar eller minskar i en viss region.”

Tableaus partner Lovelytics skapade en annan dashboardmall genom att kombinera data från Tableaus COVID-19 Data Hub med HR-data. På så sätt tog de fram en analys av medarbetare i riskzonen utifrån byggnad, åldersgrupp och plats. Trots att det här exemplet ursprungligen skapades för företag som sökte stabilisering mitt i krisen, skulle den här typen av dashboards även kunna bli en enda pålitlig källa i händelse av ännu en virusvåg efter återöppnandet.

Tableaus partner Lovelytics skapade en dashboardlösning över covid-19 och personalresurser för att analysera risker baserat på plats.

Några av de mest komplexa utmaningar som medarbetare ställs inför till följd av covid-19 handlar om hur arbetsutrymmen ska utformas. Många organisationer har valt öppna kontorslandskap, men det gör det svårt att upprätthålla 2-metersregeln mellan de anställda. De utvärderar också användningen av gemensamma utrymmen, till exempel kök, toaletter, hissar samt luftfiltreringssystem, för att förhindra droppsmitta. Data är ett sätt för medarbetarna att försöka hitta en mening bakom alla dessa logistiska beslut.

Följande är några viktiga datapunkter som medarbetarna samlar (eller planerar att samla) kring hur utrymmen utnyttjas:

• Fysisk distansering (mellan skrivbord och i delade utrymmen)
• Minskad trängsel (avlägsna möbler i gemensamma utrymmen som kök och konferensrum)
• Luftcirkulation och ventilation
• Trånga utrymmen som hissar och toaletter

Dessa nya utmaningar har förändrat organisationernas inställning till mätvärden för arbetsplatser. Salesforce analyserar till exempel data i syfte att fördela ankomsttider så att de kan hantera hissanvändandet på ett effektivt sätt. ”Det sista vi vill är att medarbetarna ska få vänta alltför länge på hissen och backa in mot lobbyn och ut på trottoaren”, menar Elizabeth Pinkham. Salesforce har också gått ihop med Siemens för att ta fram nyckellösningar för ett ”beröringsfritt kontor”. Organisationer kan där hantera beläggnings- och platsdata och förbättra processen med kontaktspårning (för dem som väljer att vara med).

Det globala fastighetsservicebolaget Cushman & Wakefield påpekar i sin guide Recovery Readiness att organisationer kan behöva ”investera i operativ byggnadsteknik som ökar integreringen, synligheten och kontrollen av byggnads- och arbetsplatssystem” (t.ex. beläggningssensorer eller förmåga att övervaka luftkvalitet). Företaget står även bakom ett pilotprojekt med en ny kontorsdesign i Amsterdam som går under namnet ”The 6-Feet Office”. Man har använt stora cirklar och visuella referenser för att upprätthålla fysiskt avstånd på 2 meter.

En exempeldashboard från Tableaus Zen Master Ken Flerlage. Observera att den är menad att användas som ett exempel, inte som mall. Förutom 2-metersregeln finns det en lång rad faktorer inom arbetsplatsplanering som organisationer behöver tänka på.

Tableaus Zen Master Ken Flerlage har nyligen undersökt hur en visualisering av ett arbetsutrymme skulle kunna se ut, genom att rita 2-meterscirklar runt varje skrivbord. När en skrivbordsyta inte följer 2-metersgränsen lyser den röda cirkeln upp och visar att företaget behöver tänka om vad gäller utformningen av det kontorsområdet. I Kens blogginlägg om visualiseringen förklarar Amanda Makulec, ledare inom datavisualisering på Excella, och Bridget Cogley, konsultchef på Teknion så här: den här mallen är en bra startpunkt för den som behöver tänka om angående kontorets sittplatsplanering, men det krävs ytterligare tankearbete kring det komplexa i hur människor rör sig i kontorsmiljöer.

För att reda ut dessa svårigheter har vissa företag anställt externa rådgivare som kan hjälpa till att fastställa dessa parametrar och ta fram logistikplaner. Alla dessa koncept kommer att kräva extra iteration och flexibilitet när de ska tillämpas i praktiken av organisationerna.

Oavsett om de fysiskt kan återgå till arbetet, behöver organisationer även tänka på personalbehoven. Känner sig personalen trygg med att återgå till arbetet – och i så fall, i vilken utsträckning? Vissa medarbetare måste stanna hemma med barnen när skolorna fortsätter att vara stängda. Andra kanske har nedsatt immunförsvar. Och vissa kanske helt enkelt föredrar att jobba hemifrån tills det finns ett tillgängligt vaccin.

Vissa företag, Tableau inkluderat, mäter medarbetarnas oro genom regelbundna enkäter. Frågorna handlar om hur medarbetarna mår i allmänhet, hur de har anpassat sig till hemarbetet och hur företaget kan stödja dem. Företag som befinner sig på planeringsstadiet vad gäller logistiken kan fastställa scheman för återöppnandet genom att fråga de anställda huruvida de känner sig trygga med att återgå till arbetet.

En exempeldashboard från Tableaus team för personalanalys visar resultaten från en enkät om att arbeta hemifrån under covid-19 (dashboarden innehåller exempeldata).

Med den här datan till hands kan organisationer analysera följande:

• Riktmärken för psykisk hälsa.
• Medarbetarnas feedback som grund till tidsplan för att öppna upp.
• Personalbehov i form av kontorsutrustning eller barnomsorg.

Med återöppnade arbetsplatser skulle företagen kunna använda den här enkätinformationen tillsammans med nyttjandedata och förstå hur många anställda som faktiskt regelbundet har börjat gå till jobbet. På så sätt kan man ta reda på om medarbetarna är nöjda med de nya arbetsvillkoren. Eftersom organisationer måste fördela skift, starttider och rasttider, kan de även ha nytta av den här datan för skiftplanering.

En analys av enkätresultaten kan hjälpa organisationer att utveckla viktiga mätvärden kring hur coronapandemin påverkar deras personalbas. En analys kan även bidra till att rätt åtgärder vidtas.

Data kan vara en kraftfull resurs när organisationer ställs inför helt nya beslut kring att öppna upp arbetsplatser. Men med tanke på hälso- och säkerhetsriskerna bör organisationer i lika hög grad satsa på att utveckla dem som analyserar denna data. Vid behov bör de också rådgöra med exterma experter och få vägledning.

Utforska ytterligare covid-19-resurser:

• Utforska branschspecifika dataspår och ge din egen analys en kickstart med nerladdningsbara arbetsböcker från COVID-19 Data Hub.
• Work.com av Salesforce förser dig med nödvändiga lösningar som utformats för att säkert och effektivt öppna upp arbetsplatser.
• Läs Salesforces stegvisa guide för en återgång till kontoret av Elizabeth Pinkham, vice vd för Global Real Estate.