Werkplekken gaan weer open in de tijd van COVID-19. Hier zijn vier gebieden waarmee je rekening moet houden bij je datastrategie voor werkplekken

COVID-19 heeft organisaties gedwongen om de toekomst van fysieke werkplekken te heroverwegen. Alles, van bureau-indelingen tot vergaderruimten en gemeenschappelijke ruimten, moet nu op een nieuwe manier worden bekeken: de manier waarbij de veiligheid en gezondheid van medewerkers vooropstaan. Data spelen een cruciale rol in de manier waarop leiders hun heropeningsplannen structureren, metrieken voor de heropening identificeren en de effectiviteit meten.

In sommige landen worden de kantoren al heropend terwijl de rest van de wereld toekijkt en leert. Een van de belangrijkste lessen tot nu toe, afkomstig uit de regio Azië-Oceanië, is, zoals Gartner stelt, het belang van 'transparantie' en 'iteratie'. Hernan Asorey, Chief Data Officer bij Salesforce, zegt: "We beoordelen altijd de beschikbare data voor onze besluitvorming. Voor elke veranderende behoefte kijken we pragmatisch naar de informatie uit betrouwbare bronnen, we valideren deze met experts in het veld en vervolgens volgt het proces van beoordelen, verbeteren, leren en aanpassen".

Organisaties worden geconfronteerd met volledig nieuwe uitdagingen, die allemaal afhankelijk zijn van diverse factoren zoals kantoorlocatie, type werkruimte en de medewerkers. Leiders hebben dus data nodig voor een flexibele aanpak van de planning.

In deze blogpost bespreken we vier gebieden waarop data je kunnen helpen om een strategie voor heropening te bepalen:

1. Een COVID-19-taskforce organiseren
2. Regionaal beleid bijhouden
3. Werkplanning onderbouwen
4. Onderzoeksdata van medewerkers analyseren

Deze gebieden vormen een startpunt en zijn geen uitputtende lijst. Aangezien al deze details per organisatie verschillen, moet je deze blogpost alleen voor informatieve doeleinden gebruiken. Ga naar Work.com van Salesforce voor gedetailleerde oplossingen voor een veilige en efficiënte heropening van je werkplek.

Heropening is een functieoverschrijdende inspanning. Organisaties stellen gecentraliseerde, specifieke COVID-19-taskforces samen, bestaande uit mensen met diverse vaardigheden en perspectieven, om gedetailleerde informatie te beheren, zoals logistiek op de werkplek en communicatie met medewerkers. In de handleiding van Salesforce, How to Reopen Your Business, constateert Elizabeth Pinkham, EVP Global Real Estate bij Salesforce, hoe belangrijk het is dat deze groep je volledige personeelsbestand vertegenwoordigt.

"Bij Tableau brengen we diverse belanghebbenden samen voor gesprekken over de werkplek", zegt Debbie Smith, Senior Manager Workplace bij Tableau. “We hebben perspectieven – en data – vanuit alle hoeken van het bedrijf: van beveiliging en hr tot vastgoed, marketing en inkoop. We schakelen ook externe experts in om informatie te verstrekken over capaciteitsplanning en luchtcirculatie".

Al deze belanghebbenden werken met verschillende datapunten om hun perspectieven te onderbouwen. Veiligheids- en gezondheidsteams kunnen bijvoorbeeld regionale beleidsdata controleren, inkoop kan data gebruiken om eventuele nieuwe aankopen van apparatuur te rechtvaardigen, zoals panelen tussen bureaus, terwijl IT kan samenwerken met teams op de werkplek om te bepalen hoe bestaande apparatuur, zoals telefoons en headsets, kan worden vervangen.

Het opzetten van een gespecialiseerd team is een fundamentele stap voor de heropeningsstrategie, omdat data alleen nuttig zijn wanneer mensen context kunnen bieden en actie kunnen ondernemen.

Strategieën voor heropening zijn grotendeels afhankelijk van lokaal beleid. Naast dit beleid moeten organisaties ook rekening houden met een lange lijst met richtlijnen van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA), het Center for Disease Control and Protection (CDC), het Environmental Protection Agency (EPA) etc.

Organisaties bekijken gecentraliseerde dashboards om veranderend beleid en belangrijke indicatoren te volgen, zodat ze kunnen bepalen wanneer het veilig is om kantoren te heropenen. Het Data Analytics Team van de SC&H Group heeft bijvoorbeeld een voorbeelddashboard gemaakt voor een doorsneebedrijf in de Verenigde Staten. Het dashboard geeft de wetgeving per staat weer, naast een kaart met het aantal gevallen.

Voorbeelddashboard van managementconsultinggroep SC&H Group, met data over lokaal beleid en regionale gevallen.

Christopher Adolph, Associate Professor of Political Science en Adjunct Associate Professor of Statistics aan de University of Washington, houdt een dataset over het COVID-19-beleid op staatniveau bij vanuit opensource-data. Hij raadt data- en analytics-leiders aan om een gerichte aanpak te volgen bij de visualisatie van lokale beleidsdata. Je kunt bijvoorbeeld denken aan andere visualisatietypen dan kaarten om je te concentreren op specifieke, regionale metrieken die de impact van COVID-19 tonen.

Christopher zegt: "Als organisatie zou ik een visualisatie structureren om te laten zien wat er gebeurt op elke locatie die aan mijn bedrijf is gekoppeld, met filters waarmee belanghebbenden kunnen zoeken op de strengheid van beleidsregels, trends in mobiliteit en trends in het aantal gevallen. Ik zou graag een tijdreeks willen zien met informatie over hoe het beleid in de loop van de tijd verandert naarmate het aantal gevallen in een regio toeneemt of afneem".

Tableau-partner Lovelytics heeft een andere dashboardsjabloon gemaakt waarin data van de Tableau COVID-19-datahub zijn gecombineerd met voorbeelddata van hr, met een uitsplitsing van medewerkers met verhoogd risico naar gebouw, leeftijdsgroep en locatie. Hoewel dit voorbeeld oorspronkelijk is ontwikkeld voor bedrijven die willen stabiliseren in een crisis, kunnen dit soort dashboards ook een unieke databron worden in het geval van een nieuwe virusuitbraak na de heropening.

Tableau-partner Lovelytics heeft een COVID-19- en hr-dashboard ontwikkeld om risico's per locatie te analyseren.

Enkele van de meest complexe uitdagingen waarmee werkgevers in de nasleep van COVID-19 worden geconfronteerd, hebben betrekking op de indeling van de werkruimte. Veel organisaties hebben open kantoorconcepten geïmplementeerd, waardoor het moeilijk is om de richtlijn van anderhalve meter afstand tussen medewerkers na te leven. Ze evalueren ook het gebruik van gedeelde ruimten zoals keukens, wc's en liften, samen met hoogwaardige luchtfiltersystemen om de verspreiding van besmettelijke druppeltjes te verminderen. Data kunnen werkgevers de nodige inzichten geven voor al deze logistieke besluiten.

Hier volgen enkele belangrijke datapunten die werkgevers verzamelen (of overwegen te verzamelen) over ruimtegebruik:

• Fysieke afstand (tussen bureaus en in gedeelde ruimten)
• Vermindering van de dichtheid (verwijderen van meubels in gemeenschappelijke ruimten zoals keukens en vergaderruimten)
• Luchtbeweging en ventilatie
• Knelpunten zoals liften en wc's

Door deze nieuwe uitdagingen moeten organisaties de werkplekmetrieken op een nieuwe manier benaderen. Salesforce analyseert data bijvoorbeeld om gespreide aankomsttijden te modelleren, zodat ze de liftcapaciteit effectief kunnen beheren. "Het laatste wat we willen, is dat medewerkers te lang moeten wachten op liften en in de rij moeten staan in de lobby of buiten", zegt Elizabeth Pinkham. Salesforce werkt ook samen met Siemens aan belangrijke oplossingen voor een 'contactloos kantoor', waar organisaties bezettings- en locatiedata kunnen beheren om indien gewenst het proces voor contacttracering te verbeteren.

Wereldwijd bedrijf voor commerciële vastgoeddiensten Cushman & Wakefield heeft in de gids Recovery Readiness aangegeven dat organisaties mogelijk willen "investeren in operationele gebouwtechnologieën die de integratie, zichtbaarheid en controle van gebouw- en werkpleksystemen verbeteren" (zoals aanwezigheidssensoren en bewaking van de luchtkwaliteit). Het bedrijf testte ook een nieuwe kantoorindeling in Amsterdam, het zogenaamde '6 Feet Office', waar grote cirkels en visuele aanwijzingen worden gebruikt om anderhalve meter afstand tussen medewerkers af te dwingen.

Een voorbeelddashboard van Tableau Zen Master Ken Flerlage. Let op: Dit is bedoeld als voorbeeld, niet als sjabloon. Naast de richtlijn voor anderhalve meter afstand zijn er nog diverse factoren waarmee organisaties rekening moeten houden bij de werkplekplanning.

Onlangs onderzocht Tableau Zen Master Ken Flerlage een visualisatie van een kantoorruimte door cirkels van anderhalve meter rond elk bureau te tekenen. Als een bureaugebied niet een omtrek van anderhalve meter heeft, wordt de cirkel rood en moet het bedrijf de indeling van dat kantoorgebied heroverwegen. In Kens blogpost over de visualisatie leggen Amanda Makulec, Data Visualization Lead bij Excella, en Bridget Cogley, Senior Consultant bij Teknion, uit dat deze sjabloon een goed startpunt is voor een heroverweging van de zitplaatsindeling op kantoor, maar dat er extra moet worden nagedacht over de complexiteit van hoe mensen bewegen in een kantooromgeving.

Sommige bedrijven huren externe experts in om deze parameters te bepalen en de logistieke planning te onderbouwen in verband met deze complexiteit. Al deze concepten vereisen extra iteratie en flexibiliteit wanneer organisaties ze in de praktijk brengen.

Organisaties moeten ook nadenken over de behoeften van medewerkers, ongeacht of ze nu wel of niet fysiek aanwezig kunnen zijn. Vinden medewerkers het fijn om weer naar kantoor te kunnen komen en zo ja, op welke manier? Sommige medewerkers moeten thuis bij de kinderen blijven omdat de scholen gesloten zijn, anderen hebben mogelijk een verzwakt immuunsysteem en sommigen vinden het misschien prettiger om thuis te werken totdat er een vaccin beschikbaar is.

Sommige bedrijven, waaronder Tableau, peilen de zorgen van medewerkers via regelmatige enquêtes. Ze stellen vragen over algemeen welzijn, zoals hoe ze zich aanpassen aan thuiswerken en hoe het bedrijf hen kan ondersteunen. Bedrijven die bezig zijn met logistieke planning, vragen mogelijk of medewerkers het fijn vinden om weer aan het werk te gaan, voordat ze schema's voor heropening opstellen.

Een voorbeelddashboard van het hr-analyseteam van Tableau met de resultaten van een onderzoek naar thuiswerken in verband met COVID-19 (dit dashboard bevat voorbeelddata).

Met deze data kunnen organisaties het volgende analyseren:

• Benchmarks voor mentale gezondheid
• Feedback van medewerkers om het schema voor heropening te onderbouwen
• Behoeften van medewerkers, zoals kantoorapparatuur of ondersteunende diensten voor kinderopvang

Wanneer de kantoren weer opengaan, kunnen bedrijven deze enquêtedata combineren met gebruiksdata om inzicht te krijgen in het aantal medewerkers dat daadwerkelijk regelmatig naar kantoor komt. Dit kan helpen om te bepalen of medewerkers de nieuwe arbeidsomstandigheden al dan niet prettig vinden. Aangezien organisaties de ploegendiensten, start- en pauzetijden moeten spreiden, kunnen deze data ook dienen als referentiepunt voor de planning van ploegendiensten.

Door de resultaten van deze onderzoeken te analyseren kunnen organisaties belangrijke metrieken ontwikkelen over de invloed van de pandemie op medewerkers en de acties die ze moeten ondernemen.

Data kunnen een krachtig hulpmiddel zijn, aangezien organisaties vooralsnog in het duister tasten betreffende de besluitvorming over heropening van de werkplek. Maar vanwege de risico's voor de veiligheid en gezondheid moeten organisaties ook investeren in de ontwikkeling van de mensen die deze data analyseren en waar nodig moeten ze advies inwinnen bij externe experts.

Ontdek aanvullende resources over COVID-19:

• Verken branchespecifieke datatracks en begin je eigen analyse met downloadbare werkmappen van de COVID-19-datahub.
• Work.com van Salesforce biedt essentiële oplossingen die zijn ontworpen om bedrijven te helpen werkplekken veilig en efficiënt te heropenen.
• Lees de stapsgewijze handleiding van Salesforce over de terugkeer naar kantoor, geschreven door Elizabeth Pinkham, Executive Vice President van Global Real Estate.