Reprise des activités par les entreprises face au COVID-19 : quatre aspects à prendre en compte dans votre stratégie

L'épidémie de COVID-19 a poussé les entreprises à repenser l'organisation des espaces de travail physiques. Elles doivent revoir la disposition des bureaux, l'utilisation des salles de réunion et la circulation dans les espaces communs du point de vue de la santé et de la sécurité des collaborateurs. Les données jouent un rôle essentiel dans la manière dont les dirigeants établissent leurs stratégies de réouverture, identifient les indicateurs nécessaires et mesurent l'efficacité de leurs mesures.

Certains pays ont déjà engagé la réouverture des entreprises, tandis que les autres observent la situation et en tirent des enseignements. Comme le suggère Gartner, l'importance de la transparence et de l'itération est l'un des principaux enseignements à tirer de la région Asie-Pacifique. Hernan Asorey, CDO chez Salesforce, explique : « Nous évaluons en permanence les données à notre disposition pour prendre des décisions. Pour chaque besoin qui évolue, nous étudions les sources fiables existantes de manière pragmatique, nous vérifions ces informations auprès d'experts sur le terrain, puis nous évaluons, nous développons, nous tirons des enseignements et nous nous adaptons. »

Étant donné que les entreprises font face à des défis totalement inédits, reposant sur des facteurs très diversifiés, comme l'emplacement géographique des bureaux, le type d'espace de travail et la taille de la main d'œuvre, les dirigeants ont besoin de données pour adopter une approche éclairée dans leur planification.

Cet article de blog aborde quatre aspects qui vous aideront à définir votre stratégie de reprise des activités :

1. Mettez en place une équipe spécialisée pour le COVID-19
2. Suivez l'évolution des politiques locales
3. Définissez votre espace de travail de manière éclairée
4. Analysez les données d'enquête auprès de vos collaborateurs

Ces aspects constituent un point de départ et ne sont pas exhaustifs. Étant donné que les détails peuvent varier d'une organisation à l'autre, cet article vous est présenté à titre informatif uniquement. Pour en savoir plus sur les solutions proposées pour une reprise efficace et en toute sécurité de vos activités, explorez Work.com par Salesforce.

Une réouverture est une initiative transversale. Les entreprises mettent en place des équipes centralisées et spécialisées dans le COVID-19, constituées de membres avec des perspectives et des compétences différentes, pour gérer notamment les aspects logistiques des lieux de travail et les communications avec les collaborateurs. Dans le guide Comment rouvrir votre lieu de travail (en anglais), Elizabeth Pinkham, vice-présidente en charge de l'immobilier chez Salesforce, note qu'il est important qu'une telle équipe représente l'ensemble de votre main d'œuvre.

« Chez Tableau, nous incluons une variété d'intervenants dans nos conversations sur les lieux de travail », explique Debbie Smith, responsable des lieux de travail chez Tableau. « Nous disposons de points de vue et de données qui viennent de l'ensemble de l'entreprise, de la sécurité aux RH, en passant par le marketing et le service des achats. Nous incluons également des experts externes notamment pour planifier la capacité ou discuter de la filtration de l'air. »

Ces intervenants basent leurs perspectives sur des points de données très différents. Par exemple, les équipes chargées de l'hygiène et de la sécurité peuvent surveiller les données sur les politiques locales, le service des achats peut exploiter des données pour évaluer l'achat d'équipements comme les panneaux de séparation, tandis que l'IT peut collaborer avec les équipes des bureaux pour déterminer comment remplacer les téléphones ou les casques.

La mise en place d'une équipe dédiée est une étape essentielle dans toute stratégie de réouverture, car les données sont réellement utiles lorsqu'elles peuvent être remises dans leur contexte et qu'elles permettent de prendre des décisions.

Les stratégies de réouverture dépendent en grande partie des politiques locales. En plus de ces politiques, les entreprises doivent également tenir compte des recommandations d'organismes comme l'administration américaine de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), les centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC), ou encore l'agence pour la protection de l'environnement (EPA).

Elles utilisent des tableaux de bord centralisés pour suivre l'évolution des politiques et pour analyser les indicateurs qui les aident à déterminer quand rouvrir leurs bureaux en toute sécurité. L'équipe analytique de SC&H Group a notamment créé un tableau de bord d'exemple qui montre à quoi pourrait ressembler la situation pour une entreprise aux États-Unis. Ce tableau de bord présente la législation par État, ainsi qu'une carte montrant le nombre de cas.

Tableau de bord d'exemple du cabinet de conseil SC&H Group, montrant les données sur les politiques locales, ainsi que des données sur les cas dans chaque État.

Christopher Adolph, professeur de sciences politiques et professeur adjoint de statistiques à l'Université de Washington, gère un ensemble de données sur les politiques de chaque État en matière de COVID-19, constitué de données open source. Il encourage les responsables analytiques à suivre une approche ciblée pour visualiser les données sur les politiques locales. Cela peut impliquer de devoir tenir compte de types de visualisations autres que les cartes, pour se focaliser sur des indicateurs spécifiques, qui montrent les conséquences du COVID-19 au niveau local.

Il explique : « Si j'étais une organisation, je créerais une visualisation montrant la situation dans chaque zone géographique où j'ai une présence, avec des filtres permettant de choisir différents niveaux de rigueur des politiques, les tendances en matière de mobilité et les tendances au niveau des cas. Une chronologie des politiques serait utile, pour montrer leur évolution dans le temps à mesure que le nombre de cas augmente ou baisse dans une région. »

Lovelytics, un partenaire Tableau, a créé un autre exemple de tableau de bord combinant des données du Hub Tableau sur le COVID-19 à des échantillons de données RH pour identifier les collaborateurs à risque par bâtiment, par groupe d'âge et par lieu. Même si cet outil a été initialement développé pour les entreprises souhaitant stabiliser leur situation en période de crise, ce type de tableaux de bord peut servir de source unique d'informations en cas de deuxième vague après la réouverture.

Lovelytics, un partenaire Tableau, a créé un tableau de bord combinant des données RH et des données sur le COVID-19 pour analyser les risques par emplacement géographique.

Dans le contexte actuel, la disposition des espaces de travail constitue l'un des défis les plus complexes à relever pour les employeurs. La plupart des organisations ont adopté les espaces de travail ouverts, ce qui ne permet pas d'appliquer facilement la règle de distanciation entre collaborateurs. Les employeurs doivent également réfléchir à l'utilisation des espaces communs, comme les cuisines, les toilettes et les ascenseurs, ainsi que les systèmes de filtration, afin de réduire la diffusion de gouttelettes en suspension. Les données peuvent les aider à commencer à réfléchir à ces décisions logistiques.

Voici quelques exemples de points de données qu'ils collectent, ou envisagent de collecter, en matière d'utilisation de l'espace de travail :

• Distance physique (entre les bureaux et dans les espaces partagés)
• Réduction de la densité (en retirant le mobilier dans les espaces partagés, comme les cuisines et les salles de réunion)
• Circulation de l'air et ventilation
• Zones à espaces réduits, comme les ascenseurs et les toilettes

Ces nouveaux défis poussent les organisations à adopter des approches inédites en matière d'indicateurs. Salesforce, par exemple, analyse des données pour modéliser des heures d'arrivée au bureau échelonnées, pour gérer efficacement les capacités dans les ascenseurs. « Nous voulons absolument éviter de créer des attroupements de collaborateurs qui attendent l'ascenseur dans le couloir et jusque sur les trottoirs », explique Elizabeth Pinkham. Salesforce collabore également avec Siemens sur des solutions de bureau sans contact, permettant aux entreprises de gérer des données sur l'occupation et les lieux de travail, afin d'optimiser les processus de traçage des cas contacts (sur la base du volontariat pour les collaborateurs).

Cushman & Wakefield, société internationale de services immobiliers, note dans son guide de préparation à la reprise que les organisations ont tout intérêt à investir dans des technologies de gestion des bâtiments, qui renforcent l'intégration, la visibilité et le contrôle des bâtiments et des systèmes sur les lieux de travail (comme les capteurs d'occupation ou les outils de suivi de la qualité de l'air). La société a également piloté une nouvelle disposition de bureau à Amsterdam, qui utilise des cercles et des indices visuels pour appliquer une distanciation suffisante entre les collaborateurs.

Voici un exemple de tableau de bord par le Zen Master Tableau Ken Flerlage. Notez qu'il s'agit d'un exemple, et non d'un modèle officiel. Les organisations doivent tenir compte de nombreux facteurs dans la planification des espaces de travail, en plus des distances entre les collaborateurs.

Ken Flerlage, Zen Master Tableau, a récemment créé une visualisation représentant ce à quoi pourrait ressembler un espace de travail, avec des cercles autour de chaque bureau, pour indiquer les distances recommandées. Si un bureau ne respecte pas la distance recommandée, le cercle s'affiche en rouge, et indique que l'entreprise doit repenser la disposition de cette zone. Dans l'article de Ken sur cette visualisation, Amanda Makulec, responsable des visualisations chez Excella and Bridget Cogley et consultante chez Teknion, explique que ce modèle est un bon point de départ pour ceux qui envisagent de repenser l'organisation de leurs bureaux, mais qu'il est nécessaire d'approfondir la réflexion en matière de déplacements des collaborateurs dans les bureaux.

Dans cette optique, certaines entreprises font appel à des experts externes pour définir les paramètres nécessaires et adopter une logistique adéquate. La mise en place concrète de ces concepts nécessite une itération supplémentaire et une certaine flexibilité.

Les organisations doivent également réfléchir aux besoins des collaborateurs, qu'ils reprennent le travail en présentiel ou non. Se sentent-ils à l'aise avec l'idée de revenir travailler ? Si oui, entièrement en présentiel ou en partie à distance ? Certains collaborateurs doivent garder leurs enfants tant que les écoles restent fermées, d'autres sont vulnérables en raison de leur santé fragile, tandis que d'autres encore préfèrent travailler de chez eux jusqu'à ce qu'un vaccin soit mis au point.

Certaines entreprises, comme Tableau, mènent régulièrement des enquêtes pour évaluer les préoccupations des collaborateurs. Elles contiennent des questions sur le bien-être des collaborateurs, sur la manière dont ils s'adaptent au télétravail et sur la manière dont l'entreprise peut les aider. Les entreprises qui réfléchissent à la planification logistique peuvent chercher à savoir si les collaborateurs sont à l'aise avec l'idée de revenir au bureau, pour déterminer leur calendrier de réouverture.

Exemple de tableau de bord par l'équipe analytique de Tableau, qui présente les résultats d'une enquête sur le télétravail en période de COVID-19 (données échantillonnées).

Avec de telles informations, les organisations peuvent analyser :

• Le bien-être mental des collaborateurs
• Les commentaires des collaborateurs pour planifier le calendrier de réouverture
• Les besoins des collaborateurs, en matière d'équipement de bureau ou de services de garderie

Une fois les bureaux rouverts, les entreprises peuvent combiner ces données à celles sur l'utilisation des bureaux, pour déterminer combien de collaborateurs reviennent travailler régulièrement en présentiel. Cela permet de déterminer si les collaborateurs sont à l'aise ou non avec les nouvelles conditions de travail. Étant donné que les entreprises doivent échelonner les roulements des équipes, les horaires de travail et les heures de pause, ces données peuvent également servir de point de départ pour planifier les équipes.

En analysant les résultats de ces enquêtes, les organisations peuvent mettre en place des indicateurs importants pour mesurer les effets de la pandémie sur les collaborateurs et pour déterminer quelles mesures prendre.

Les données sont une ressource puissante dans un contexte où les organisations doivent prendre des décisions inédites en matière de réouverture des bureaux. Néanmoins, face aux risques pour la sécurité et la santé des collaborateurs, elles doivent également démocratiser l'analyse de données et faire appel à des experts externes pour mieux déterminer la marche à suivre.

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• Work.com de Salesforce propose des solutions conçues pour aider les entreprises à rouvrir leurs bureaux efficacement et en toute sécurité.
• Lisez le guide étape par étape de Salesforce sur la réouverture du lieu de travail rédigé par Elizabeth Pinkham, vice-présidente en charge de l'immobilier.