Arbeitsplätze werden nun unter den Bedingungen von COVID-19 wieder zugänglich gemacht. Im Folgenden sind vier Bereiche aufgeführt, die für die Datenstrategie in Bezug auf Arbeitsplätze beachtet werden sollten

COVID-19 hat dazu geführt, dass Unternehmen und Organisationen die Zukunft der Arbeitsplätze vor Ort neu bewerten. Von der Schreibtischanordnung über die Konferenzräume bis zu den Gemeinschaftsräumen muss nun alles unter dem Blickwinkel von Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter beurteilt werden. Dabei spielen Daten eine wichtige Rolle für die Führungskräfte. Sie helfen ihnen, zu entscheiden, wie Wiedereröffnungspläne strukturiert, Kennzahlen dazu ermittelt und die Effektivität bewertet wird.

Einige Länder erlauben bereits die Wiedereröffnung der Geschäftsräume, während andere die Situation noch beobachten und daraus ihre Schlüsse ziehen wollen. Einer der wichtigsten Erkenntnisse aus der Region Asien/Pazifik ist bisher laut Gartner die Bedeutung von „Transparenz“ und eines „schrittweisen Vorgehens“. Hernan Asorey, Chief Data Officer bei Salesforce, erläutert dazu: „Wir greifen immer auf die verfügbaren Daten zurück, wenn wir Entscheidungen treffen müssen. Für jeden weiteren Schritt nutzen wir ganz pragmatisch die vorhandenen vertrauenswürdigen Quellen und konsultieren dazu Fachexperten. Auf dieser Basis bewerten wir die Situation, ziehen daraus unsere Schlüsse und passen die Maßnahmen an.“

Da sich Unternehmen komplett neuen Herausforderungen gegenüber sehen, die noch dazu von einer Vielzahl von Faktoren wie Standort, Art und Größe des Arbeitsplatzes abhängig sind, benötigen Führungskräfte Daten zur Entwicklung eines flexiblen Planungsansatzes.

Dieser Blog-Beitrag behandelt vier Bereiche, in denen Daten die Basis für eine Wiedereröffnungsstrategie sein können:

1. Bildung einer COVID-19-Taskforce
2. Nachverfolgen regionaler Vorschriften
3. Unterstützung der Arbeitsplatzplanung
4. Analyse der Daten der Mitarbeiterumfrage

Diese Bereiche stellen nur einen Ausgangspunkt dar und sind keine vollständige Liste. Da die Details im Einzelfall von Ihrer Organisation abhängig sind, dient dieser Blog in erster Linie Informationszwecken. Informationen zu einer detaillierten Lösung für die sichere und effiziente Wiedereröffnung von Arbeitsplätzen finden Sie auf der Salesforce-Website Work.com.

Für die Wiedereröffnung sind alle Abteilungen gefordert. Unternehmen richten spezielle zentrale COVID-19-Taskforces ein, zu denen eine Vielzahl von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Qualifikationen und Sichtweisen gehören. Diese sollen sich um Detailfragen wie Arbeitsplatzlogistik und Mitarbeiterkommunikation kümmern. Im Salesforce-Leitfaden How to Reopen Your Business (Anleitung zur Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs) hat Elizabeth Pinkham, EVP von Global Real Estate bei Salesforce, darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, dass eine solche Gruppe die Belegschaft als Ganzes repräsentiert.

„Bei Tableau bringen wir eine Vielzahl von Verantwortlichen an einen Tisch, um Fragen zu den Arbeitsplätzen zu besprechen“, meint Debbie Smith, Senior Manager of Workplace bei Tableau. „Dadurch fließen in die Entscheidungen Standpunkte – und Daten – zu allen Aspekten des Unternehmens ein, von der Frage der Sicherheit über den Personalbereich, die Gebäudeverwaltung und das Marketing bis zum Einkauf. Dafür werden auch externe Experten zu Detailfragen wie Kapazitätsplanung und Luftfilterung konsultiert.“

Die jeweils Verantwortlichen arbeiten mit unterschiedlichen Datenpunkten, je nach Blickwinkel und Standpunkt. Beispielsweise können die Gesundheits- und Sicherheitsteams die Daten zu den regionalen Vorschriften prüfen, der Einkauf kann mit Daten Entscheidungen zur Beschaffung neuer Ausstattungen wie Trennwände zwischen den Schreibtischen treffen, während die IT-Abteilung mit den Arbeitsplatzteams klärt, wie man vorhandene Geräte wie Smartphones oder Headsets ersetzt.

Die Bildung eines speziellen Teams für diese Aufgabe ist ein grundlegender Schritt für eine Strategie der Wiedereröffnung, da Daten nur hilfreich sind, wenn die Mitarbeiter damit Zusammenhänge herstellen und Maßnahmen ergreifen können.

Die Strategien zur Wiedereröffnung sind weitgehend von den lokalen Vorschriften und Richtlinien abhängig. Über diese Vorschriften hinaus sollten Unternehmen auch die lange Liste von Empfehlungen u. a. der Occupational Safety and Health Administration (OSHA), der Centers for Disease Control and Protection (CDC) und der Environmental Protection Agency (EPA) berücksichtigen.

Unternehmen und Organisationen nutzen zentrale Dashboards zum Nachverfolgen geänderter Vorschriften und zum Ermitteln der zentralen Indikatoren für einen sicheren Zeitpunkt zur Wiedereröffnung der Büros. Das Data Analytics-Team der SC&H Group hat etwa ein beispielhaftes Dashboard für Unternehmen in den USA erstellt. Dieses Dashboard dokumentiert die rechtlichen Bestimmungen der einzelnen Bundesstaaten in Verbindung mit der Anzahl der gemeldeten Fälle.

Beispiel-Dashboard der SC&H Group, einer Managementberatungsfirma, mit den Daten zu den lokalen Vorschriften und zu den regionalen Fallzahlen.

Christopher Adolph, außerordentlicher Professor der Politikwissenschaft und Lehrbeauftragter für Statistik an der University of Washington, kuratiert und betreut einen Datenbestand zu bundesstaatlichen Vorschriften in Bezug auf COVID-19, der auf Open Source-Daten basiert. Er unterstützt Führungskräfte im Bereich Daten und Analytics für einen zielgerichteten Ansatz bei der Visualisierung der Daten zu lokalen Vorschriften. Dazu können über Karten hinaus auch andere Visualisierungstypen für spezifische regionale Kennzahlen genutzt werden, die die Auswirkungen von COVID-19 illustrieren.

„Als Organisation würde ich“, meint Christopher Adolph, „eine Visualisierung so aufbauen, dass sie die Vorgänge an jedem Standort wiedergibt, der mein Unternehmen betrifft. Sie sollte Filter enthalten, die Verantwortliche zur Ermittlung der Geltung von Vorschriften sowie der Trends in Mobilität und Fallzahlen nutzen können. Hilfreich wäre auch eine Zeitreihe, die zeigt, wie sich Vorschriften im Zeitablauf geändert haben, nachdem die Fallzahlen in einer Region gestiegen oder zurückgegangen sind.“

Der Tableau-Partner Lovelytics hat eine weitere Dashboard-Vorlage entwickelt, die Daten aus dem Tableau COVID-19 Data Hub mit Beispiel-Personaldaten kombiniert, um Risikogruppen unter den Mitarbeitern nach Gebäude, Altersgruppe und Standort aufzuschlüsseln. Dieses Beispiel wurde ursprünglich für Unternehmen zur Stabilisierung in einer Krise entwickelt. Solche Dashboards können aber auch als einzige zuverlässige Datenquelle im Falle einer weiteren Viruswelle nach der Wiedereröffnung hilfreich sein.

Der Tableau-Partner Lovelytics hat eine Dashboard-Lösung zu COVID-19 and Personaldaten für die Risikoanalyse nach Standort entwickelt.

Eine der komplexesten Herausforderungen für Mitarbeiter im Rahmen von COVID-19 ist die Frage der Arbeitsplatzgestaltung. Viele Unternehmen hatten in der Vergangenheit Konzepte für offene Arbeitsplätze implementiert, bei denen ein 1,50-Meter-Abstand zwischen Mitarbeitern nur schwer eingehalten werden kann. Außerdem wird geprüft, wie auf Gemeinschaftsflächen wie Küchen, Badezimmer und Aufzüge mit High-End-Luftfilterungssystemen die Verbreitung infektiöser Tröpfchen reduziert werden kann. Eine Möglichkeit, wie Mitarbeiter diese logistischen Entscheidungen nachvollziehen können, ist die Anwendung von Daten.

Zu den wichtigsten Datenpunkten für die Raumnutzung gehören in diesem Zusammenhang:

• Physischer Abstand (zwischen Schreibtischen und Gemeinschaftsflächen)
• Entzerrung (Entfernung von Möbeln auf Gemeinschaftsflächen wie Küchen und Konferenzräume)
• Luftzirkulation und Durchlüftung
• Engstellen wie Aufzüge und Badezimmer

Diese neuartigen Herausforderungen haben zu einem neuen Ansatz in Bezug auf Arbeitsplatzkennzahlen in Unternehmen geführt. Salesforce analysiert beispielsweise Daten zur Modellierung gestaffelter Ankunftszeiten, über die die Aufzugkapazität effektiv gesteuert werden kann. „Das Letzte, was passieren darf, ist, dass Mitarbeiter zu lange auf den Aufzug warten müssen und sich die Menschen dann in den Eingangshallen und auf den Bürgersteigen stauen“, stellt Elizabeth Pinkham fest. Salesforce entwickelt mit Siemens auch eine zentrale Lösung für ein kontaktloses Büro, mit der Unternehmen die Belegungs- und Standortdaten zur Erweiterung ihrer Kontaktverfolgung (auf optionaler Basis) nutzen können.

Das globale Gewerbeimmobilien-Beratungsunternehmen Cushman & Wakefield hat in seinem Leitfaden zu den Voraussetzungen für die Wiedereröffnung empfohlen, dass Unternehmen „in Technologien für Betriebsgebäude investieren sollten, die die Integration, Transparenz und Kontrolle von Gebäude- und Arbeitsplatzsystemen erweitern“. Dazu gehören beispielsweise Sensoren zur Belegungserkennung oder Funktionen zur Prüfung der Luftqualität. Das Unternehmen hat außerdem in Amsterdam eine neue Büroaufteilung entwickelt, das 1,50-Meter-Büro genannt. Hier wird versucht, durch große Kreise und visuelle Hilfsmittel einen 1,50-Meter-Abstand zwischen Mitarbeitern sicherzustellen.

Beispiel-Dashboard des Tableau-Zen-Meisters Ken Flerlage. Beachten Sie, dass es sich hierbei um ein Beispiel und nicht um eine Vorlage handelt. Für die Arbeitsplatzplanung gibt es eine Vielzahl von Faktoren, die Unternehmen über die 1,50-Meter-Abstandsregel hinaus beachten müssen.

Kürzlich hat der Tableau-Zen-Meister Ken Flerlage untersucht, wie eine Visualisierung der Bürofläche aussehen könnte und dafür Kreise von 1,50 Meter um jeden Schreibtisch gezogen. Wenn ein Schreibtisch diesen Abstand nicht einhalten kann, erscheint der Kreis rot, um zu signalisieren, dass das Unternehmen die Aufteilung in diesem Bürobereich neu konzipieren muss. Im Blog-Beitrag von Ken zur Visualisierung zeigen Amanda Makulec, Data Visualization Lead bei Excella, und Bridget Cogley, Senior Consultant bei Teknion, dass diese Vorlage ein guter Ausgangspunkt ist, um die Platzanordnung im Büro neu zu gestalten. Darüber hinaus muss aber auch die Komplexität der Bewegungen der Mitarbeiter in einer Büroumgebung berücksichtigt werden.

Dafür beschäftigen einige Unternehmen externe Experten, die diese Parameter definieren und die logistische Planung mit Daten versorgen. Diese Konzepte erfordern alle ein schrittweises Vorgehen und Flexibilität bei der Umsetzung im Unternehmen.

Unabhängig davon, ob Mitarbeiter rein technisch an den Arbeitsplatz vor Ort zurückkehren können, müssen Unternehmen auch deren Bedürfnisse berücksichtigen. Sind die Mitarbeiter mit der Rückkehr an ihren Arbeitsplatz einverstanden? Wenn ja, in welchem Umfang? Einige Mitarbeiter müssen zu Hause sein, weil sie Kinder haben und die Schulen geschlossen bleiben. Andere haben ein geschwächtes Immunsystem und wieder andere finden es einfach angenehmer, von zu Hause aus zu arbeiten, bis allgemein ein Impfstoff zur Verfügung steht.

Manche Unternehmen wie z. B. Tableau ermitteln die Anliegen ihrer Mitarbeiter durch regelmäßige Umfragen. Die Fragen drehen sich dabei um das allgemeine Wohlbefinden, etwa wie sie mit der Arbeit im Homeoffice zurechtkommen und wie das Unternehmen sie unterstützen kann. Unternehmen in der Phase der logistischen Planung können dabei die Frage stellen, ob die Mitarbeiter mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz einverstanden sind, um einen Zeitplan für die Wiedereröffnung zu entwickeln.

Ein Beispiel-Dashboard des Mitarbeiter-Analytics-Teams von Tableau stellt die Ergebnisse einer Umfrage zur Homeoffice-Arbeit während der COVID-19-Pandemie dar. Das Dashboard enthält fiktive Daten.

Durch Verfügbarkeit dieser Daten können Organisationen Folgendes analysieren:

• Benchmarks zur psychischen Gesundheit
• Mitarbeiterfeedback als Input für den Zeitplan zur Wiedereröffnung
• Mitarbeiterbedarf wie z. B. spezielle Büroausstattung oder Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Wenn die Arbeit in den Büros wieder aufgenommen werden kann, haben Unternehmen die Möglichkeit, diese Umfragedaten mit Nutzungsdaten zu verknüpfen, um festzustellen, wie viele Mitarbeiter tatsächlich regelmäßig vor Ort arbeiten. Damit lässt sich auch ermitteln, ob Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsbedingungen zurechtkommen. Da Unternehmen die Umstellungen, die Anfangszeiten und die Pausenzeiten schrittweise festlegen werden, können diese Daten auch als Referenzpunkt für die Umstellungsplanung genutzt werden.

Durch Analyse der Ergebnisse dieser Umfragen können Unternehmen wichtige Kennzahlen dazu erstellen, welche Auswirkungen die Pandemie auf ihren Mitarbeiterstamm hat, und mit diesen die erforderlichen Maßnahmen treffen.

Daten können ein leistungsstarkes Hilfsmittel für die Bewältigung noch nie dagewesener Entscheidungen im Rahmen der Wiedereröffnung der Arbeitsstätten sein. Aufgrund der potenziellen Gefährdung von Gesundheit und Sicherheit sollten Unternehmen auch in die Schulung der Mitarbeiter, die diese Daten analysieren, investieren und sich bei Bedarf Rat von externen Experten zur Anleitung holen.

Prüfen Sie zusätzliche COVID-19-Ressourcen:

• Erkunden Sie branchenspezifische Daten-Tracks und starten Sie Ihre eigene Analyse mit Arbeitsmappen, die Sie vom COVID-19 Data Hub herunterladen können.
• Die Website Work.com von Salesforce bietet Unternehmen grundlegende Lösungen, die speziell für die sichere und effiziente Wiedereröffnung der Arbeitsstätten entwickelt wurden.
• In der Schritt-für-Schritt-Anleitung von Salesforce finden Sie hilfreiche Informationen für die Rückkehr ins Büro von Elizabeth Pinkham, Executive Vice President von Global Real Estate.