Fyra steg till att använda data i din covid-19-kontinuitetsplan

De flesta organisationer har en kontinuitetsplan att följa när verksamheten drabbas av en oförutsedd chock. Motståndskraftiga organisationer genomför de här planerna med data i främsta ledet eftersom uppdaterad information är nyckeln till effektiva åtgärder. Ingen kunde förutse det aldrig tidigare upplevda avbrott som covid-19 har orsakat. Ändå måste de mest effektiva ledarna hela tiden ligga steget före och använda data till att bemöta de utmaningar som kunder, verksamheten, ekonomin med mera ställs inför.

I den här bloggen erbjuder vi ett ramverk i fyra delar om hur du kan använda data och analys när du anpassar till nya sätt att driva verksamheten. Vi ger exempel från vår Tableau om Tableau: Webbinariet Leda i förändring om hur Tableau-team inom marknadsföring, ekonomi med mera har satt ihop lösningar för att åtgärda krisen och hantera våra resurser bättre.

Här är fyra steg till att förfina din data och dina processer vid en kris:

1. Försök förstå med hjälp av tillgängliga resurser
2. Identifiera möjligheter och samla in data utifrån behov.
3. Agera med insikt, med data som en värdefull tillgång.
4. Bedöm och förbättra effekten av åtgärderna.

Det är en truism: Få ut så mycket som möjligt av det du har tillgängligt. Om du redan har fastställt bra analysrutiner kan du förmodligen bemöta viktiga affärsfrågor om det kniper. Men i situationer där användning av data och analys är en ny resurs kan man komma långt med en liten arbetsinsats.

I webbinariet presenterade Tableaus team för ekonomiska analyser och kundlösningar hur de började med befintliga resurser, som tidigare byggda dashboards, och samlade in ny data om verksamhetens aktuella status.

När krisen slog till använde sig ekonomianalysteamet på Tableau av sin egen avvikelsedashboard för att avgöra hur förändringar i ekonomin påverkade Tableau, innan de började bygga något nytt. Denna avvikelsedashboard fungerar som enda källa för ledare inom alla delar av företaget. Den sammanfattar uppdaterade resultat – från månatliga ekonomiska prognostiseringar, totala utgifter med mera – med information om hur resurser bör tilldelas. Den här breda, men samtidigt djupa, nivån av insikter om hela företaget ligger till grund för agilt och strategiskt beslutsfattande när behoven ändras och utvecklas.

Även kundnöjdhetsteamet kunde utnyttja befintliga analysresurser för att agera snabbt. Teamet ville förstå hur affärsavtal påverkas av covid-19. De gjorde små justeringar på en befintlig dashboard över försäljningspipelines och kunde kvantifiera hur verksamheten påverkades.

De bad säljarna att tagga affärer som påverkats av covid genom att sätta COVID som prefix framför namnet på affärsmöjligheterna i CRM-plattformen. Med dessa datauppdateringar och ytterligare några filter visar dashboarden nu säljarna vilka affärer som är i riskzonen (i orange). De kan dessutom göra djupare analyser av hur kvartalsresultaten påverkas av krisen. Nu kan säljarna fokusera på de segment och områden där de behövs mest under den här tiden. Titta på den här videon och lär dig mer om den här processen och hur du kan göra det själv.

En annan viktig del av kontinuitetsplanen är själva datan. Granska dina befintliga datakällor och identifiera luckorna. Börja med de här frågorna: Vilka datakällor behöver vi justera och vilken data behöver samlas in för att kunna besvara nya frågor?

Du kanske kan fylla i luckorna genom att kombinera befintliga och nya datakällor. Exempelvis använde Tableaus personalanalysteam aggregerad covid-19-falldata kombinerat med personaldata för att förstå hur de kunde hjälpa personalen genom den här krisen som är utan motstycke.

Personalavdelningen behövde tidigt förstå var de anställda fanns i förhållande till virusutbrotten. Personalanalysteamet på Tableau byggde en ny dashboard med geografisk data och covid-19-data som kunde informera om beslut som stängda kontor och andra förebyggande åtgärder. Nu används denna data till att hjälpa personalavdelningen att avgöra vilka kontor som kan öppnas upp igen.

Personalanalysteamet samlade in data från medarbetarenkäter för att förstå personalens mentala hälsa till följd av covid-19 och distansarbete. De använde datan till att identifiera hur övergången till att arbeta i en hemmiljö skulle kunna göras smidigare, hur bemötandet av de anställdas oro kunde förbättras och hur de kunde få bästa möjliga stöd.

Dessa nya dashboards är två exempel på hur organisationer kan samla in och tillämpa ny data, gå vidare och skapa en kontinuitetsplan med utrymme att växa.

Den tredje delen i det här ramverket för en kontinuitetsplan handlar om att agera. Fokusera på lösningar som du kan sätta ihop snabbt. Förbered dig på att upprepa allteftersom du lär dig vad som fungerar, istället för att köra fast av pressen att utforma den perfekta lösningen på ett problem vid första försöket.

Tableaus team för kundlösningar fick in många förfrågningar när krisen eskalerade. De behövde samla in rensad, korrekt data och allokera nyligen tilldelade resurser till dessa förfrågningar. De utvecklade därför en process utanför de traditionella supportkanalerna för att hantera den stora volymen och prioritera potentiella lösningar. Teamet hanterade arbetsflödet genom att skapa en visualisering för att mäta antalet förfrågningar, deras status (väntande, pågående, parkerade) och vilken anställd som tilldelats uppgiften.

Arbetet med att skapa det här covid-specifika flödet gav upphov till ytterligare två dashboards: en över volontärbemanning och en för arbetsuppföljning. Bemanningsdashboarden slår samman geografisk data med data från Slack-kanalen och matchar skickliga medarbetare med kunder i deras region för bättre aktualitet och kundupplevelse.

Den tid som har ägnats åt förfrågningar och de lösningar som användes mäts i en dashboard som spårar covid-19-arbete. Den hjälper chefer att fördela resurser mer effektivt och förstå vilken inverkan deras medarbetare har.

Den här nya kundlösningsprocessen sattes ihop hastigt, men den fortsätter att utvecklas och blir bättre och bättre. Tidiga insatser innebar att teamen för kundlösningar, support och kontohantering snabbt kunde tillgodose kundernas behov.

När du har en uppsättning grundläggande dashboards kan du börja att upprepa och förfina tillvägagångssätt.

Strax efter det att våra kontor i Seattle stängdes lanserade Tableaus marknadsföringsteam en offentlig covid-19-datahubb som hjälpte företag att spåra pandemins effekter. Vårt team för marknadsföringsanalys utvecklade två dashboards för att bedöma utfallet av datahubb-webbplatsen och relaterade digitala initiativ: en dashboard för webbplatsens nyckeltal och en dashboard för engagemanget i webbplatsens innehåll.

Vi visste att datahubben hade haft mycket trafik sedan den gick live men ville ändå ha mer information om antalet besökare, var de kom ifrån och om de laddade ner kostnadsfria resurser. Så teamet byggde dashboarden för webbplatsens nyckeltal genom att dra in disparat data från Google Analytics till en centraliserad, lättförståelig översikt. En av de många användbara insikterna från den här dashboarden är att förstå var besökarna finns, vilket hjälper vårt lokaliseringsteam att prioritera översättningen av innehållet.

Det inspirerade teamet för marknadsföringsanalys att gräva djupare i datahubben. De skapade en dashboard som visar engagemanget i webbplatsens innehåll för att förstå hur besökarna tog sig genom webbplatsen från webbsidan. Den datan berättar hur vi kan optimera totalupplevelsen och förbättra vårt innehåll för bästa möjliga kundvärde.

Data- och analysprocesser är inkrementella, särskilt i kristider när företag lär sig allteftersom. Gå stegvis fram, men kom ihåg att gå tillbaka och granska dina datakällor (och dashboards) när du får ny information för att avgöra om de fortfarande är relevanta, eller om du behöver justera dem för att besvara nya frågor.

Dessa Tableau-team använde data för att bemöta krisen, hantera resurser effektivt och fokusera på våra kunders behov. När du ser på framtiden hoppas vi att det här ramverket kan vara en bas att bygga din återhämtning på, och hantera osäkerhet och snabba förändringar med tillit.

Om du vill se mer ingående exempel kan du titta på inspelningen av webbinariet Tableau om Tableau: Leda i förändring. Få expertråd om att hantera krisen på vår resurssida Leda i förändring med data.