Quattro passaggi per utilizzare i dati nel piano di continuità aziendale durante il COVID-19

La maggior parte delle organizzazioni ha un piano di continuità aziendale per rispondere a un evento critico imprevisto per l'azienda. Le organizzazioni resilienti implementano tali piani utilizzando innanzitutto i dati, perché avere informazioni aggiornate è essenziale per intraprendere azioni efficaci. Sebbene nessuno potesse prevedere lo stravolgimento senza precedenti causato dal COVID-19, i dirigenti più efficaci sono un passo avanti perché utilizzano i dati per far fronte alle sfide relative a clienti, operazioni, finanze e molto altro.

In questo articolo proponiamo uno schema in quattro parti su come utilizzare dati e analisi per adattarti a nuove modalità operative. Condividiamo esempi dal nostro webinar Tableau secondo Tableau: Attraversare il cambiamento, su come i team di Tableau di marketing, vendite, finanza e altri hanno creato soluzioni per rispondere alla crisi e gestire meglio le nostre risorse.

Ecco quattro passaggi per perfezionare i tuoi dati e processi durante la crisi:

1. Comprendi la situazione con le risorse disponibili.
2. Identifica opportunità e raccogli nuovi dati se necessario.
3. Intraprendi azioni consapevoli, utilizzando i dati come risorsa.
4. Valuta e migliora l'impatto delle azioni.

È un'affermazione ovvia: sfrutta al meglio ciò che hai a disposizione. Se hai stabilito una pratica di analisi solida, probabilmente puoi rispondere alle domande aziendali più importanti quando serve. Ma in situazioni in cui l'utilizzo di dati e analisi è una novità, un minimo di lavoro può fare molto.

Nel webinar, i team di analisi finanziaria e di soluzioni per i clienti di Tableau hanno illustrato come sono partiti dalle risorse esistenti, come le dashboard già create, per raccogliere nuovi dati sullo stato attuale dell'attività.

Quando si è presentata la crisi, prima di crearne di nuove, il team di analisi finanziaria di Tableau ha fatto ricorso alla dashboard sulla varianza del proprio team per definire come i cambiamenti economici stessero interessando Tableau. Fungendo da singola fonte di informazioni per i dirigenti di tutte le aree di attività, questa dashboard sulla varianza unisce i risultati aggiornati (di nuove previsioni finanziarie mensili, spese totali e molto altro) per decidere come allocare le risorse. Disporre di un tale livello esteso, e allo stesso tempo approfondito, di informazioni sull'azienda consente di attivare un processo decisionale agile e strategico man mano che le esigenze cambiano.

Inoltre, il team Customer success ha sfruttato le risorse di analisi esistenti per adattarsi rapidamente. Per comprendere in che misura i contratti fossero colpiti dal COVID-19, il team ha apportato piccoli cambiamenti alla dashboard esistente sulla pipeline delle vendite, per quantificare l'impatto sulla nostra attività.

È stato richiesto ai venditori di aggiungere il tag ai contratti colpiti dal COVID, inserendo "COVID" come prefisso al nome dell'opportunità nella piattaforma CRM. Con questi aggiornamenti ai dati e alcuni filtri aggiuntivi, ora la dashboard mostra ai venditori quali sono i contratti a rischio (in arancione) e permette un'analisi più approfondita di quanto i risultati trimestrali siano colpiti dalla crisi. Adesso, i venditori possono concentrarsi sui segmenti e territori con maggiori necessità durante questo periodo. Guarda questo video per scoprire molto altro su questo processo e imparare a farlo autonomamente.

Un altro aspetto fondamentale del piano di continuità aziendale sono i dati stessi. Esamina le origini dati esistenti e poi individua le lacune. Parti da queste domande: quali origini dati dobbiamo modificare e quali dati aggiuntivi occorrono per rispondere alle nuove domande?

Potresti riuscire a colmare queste lacune combinando origini dati nuove ed esistenti. Il team dedicato all'analisi del personale di Tableau, per esempio, ha utilizzato dati sui casi di COVID-19 aggregati, combinati con i dati sui dipendenti per comprendere come supportare i nostri dipendenti in questo momento di crisi senza precedenti.

Sin dall'inizio, le risorse umane hanno avuto la necessità di comprendere dove si trovassero i dipendenti rispetto ai focolai del virus. Il team dedicato all'analisi del personale di Tableau ha creato una nuova dashboard utilizzando dati geografici e dati sul COVID-19 per prendere decisioni sulle chiusure degli uffici e per stabilire ulteriori attività di prevenzione. Ora, questi dati vengono utilizzati per aiutare le risorse umane a decidere quando sia sicuro riaprire gli uffici.

Per approfondire la salute mentale dei dipendenti rispetto al COVID-19 e al lavoro da casa, il team dedicato all'analisi del personale ha raccolto i dati dalle risposte al sondaggio inviato ai dipendenti. Ha utilizzato questi dati per determinare come migliorare il passaggio a un ambiente di lavoro domestico, far fronte alle preoccupazioni e supportare i dipendenti nel miglior modo possibile.

Queste nuove dashboard rappresentano due modi in cui le organizzazioni possono raccogliere e applicare nuovi dati per andare avanti e costruire un piano di continuità aziendale con possibilità di crescita.

La terza parte di questo schema di continuità aziendale riguarda le azioni da intraprendere. Invece di farti bloccare dalla pressione di ideare al primo tentativo la soluzione perfetta per un problema, concentrati sulle soluzioni che puoi predisporre velocemente e preparati a rinnovarle scoprendo di più su cosa funziona.

Con l'intensificarsi della crisi, il team di soluzioni per i clienti di Tableau ha ricevuto numerose richieste dai clienti. Per raccogliere dati precisi e rifiniti su queste richieste e allocare nuove risorse, il team ha sviluppato un processo esterno ai canali di assistenza tradizionali per gestire il volume delle richieste e catalogare le potenziali soluzioni. Per gestire il flusso di lavoro delle risposte, il team ha creato una visualizzazione per tracciare il numero di richieste, lo stato (in attesa, in corso, in sospeso) e il dipendente assegnato all'attività.

L'elaborazione di questo nuovo flusso di lavoro specifico per il COVID ha portato alla creazione di due dashboard aggiuntive: una dashboard dedicata al personale volontario e una dashboard per tracciare il lavoro. La dashboard dedicata al personale unisce dati geografici e dati del canale Slack per associare dipendenti qualificati ai clienti nella loro regione, migliorando la tempestività e la customer experience generale.

La quantità di tempo impiegato per le richieste e le soluzioni utilizzate per risolverle sono registrate in una dashboard creata per tracciare il lavoro per il COVID-19, che contribuisce a gestire meglio le risorse e a comprendere l'efficacia dei dipendenti.

Questo nuovo processo di soluzioni per i clienti è stato creato velocemente, ma continua a evolvere, migliorando di volta in volta. L'azione immediata ha fatto sì che i team di soluzioni per i clienti, assistenza e gestione account potessero far fronte rapidamente alle esigenze dei clienti.

Una volta create le dashboard fondamentali, puoi iniziare a iterare e rifinire l'approccio.

Immediatamente dopo la chiusura dei nostri uffici di Seattle, il team di marketing di Tableau ha lanciato un Data hub COVID-19 pubblico per aiutare le aziende a tracciare le conseguenze della pandemia. Per valutare le prestazioni del sito web del Data hub e le relative iniziative digitali, il nostro team di analisi di marketing ha sviluppato due dashboard: una dashboard sui KPI del sito web e una dashboard sull'interazione con in contenuti del sito web.

Sebbene sapessimo che il Data hub aveva registrato molto traffico sin da quando era andato online, volevamo più dettagli sul numero di visitatori, sulla loro provenienza e sull'eventuale download di risorse gratuite. Il team ha dunque sviluppato la dashboard sui KPI del sito web, estraendo diversi dati da Google Analytics in una panoramica centralizzata e semplice da comprendere. Una delle informazioni più utili di questa dashboard è la posizione dei visitatori, che permette al nostro team di localizzazione di dare priorità alla traduzione dei contenuti.

Le prestazioni hanno indotto il team di analisi di marketing ad approfondire gli elementi del Data hub. Hanno creato una dashboard sull'interazione con il contenuto del sito web per comprendere come le persone navigassero nel sito dalla pagina web. Questi dati ci forniscono informazioni su come ottimizzare l'esperienza complessiva e migliorare i nostri contenuti per offrire il massimo valore al cliente.

Dati e processi di analisi sono progressivi, soprattutto in periodi di crisi in cui le aziende imparano andando avanti. Adotta un approccio graduale, ma quando emergono nuove informazioni, ricorda di tornare indietro e verificare le origini dati (e le dashboard), per stabilire se abbiano ancora senso, o se sia necessario modificarle per rispondere alle nuove domande.

Questi team di Tableau hanno utilizzato i dati per rispondere alla crisi, gestire in modo efficace le risorse e concentrarsi sulle esigenze dei clienti. Guardando al futuro, speriamo che questo schema ti aiuti nella ripresa, per gestire meglio le incertezze e il cambiamento rapido con fiducia.

Per esempi più approfonditi, guarda la registrazione del webinar Tableau secondo Tableau: Attraversare il cambiamento. Ricevi consigli dagli esperti su come gestire la crisi sulla nostra pagina Attraversare il cambiamento con i dati.