O KellyOCG® fornece informações sobre bilhões de dólares investidos em força de trabalho

John Healy, vice-presidente e diretor administrativo da cadeia de suprimento de talentos global do KellyOCG, declarou que “O KellyOCG investiu pesado em análise, porque entendeu que as empresas não obtinham as informações necessárias para tomar decisões sobre como usar um talento adequadamente.”

Com o Tableau, o grupo encontrou a solução que procurava, e seus esforços geraram benefícios significativos para clientes, fornecedores e para a própria empresa.

Oferecendo mais informações para clientes, fornecedores e aos setores internos interessados

“Administramos bilhões de dólares em contratações de mão de obra em nome de nossos clientes estratégicos em todo o mundo”, revela John Healy, vice-presidente e diretor administrativo da equipe da cadeia de suprimento de talentos global do KellyOCG. “Operamos em 43 países e em 18 idiomas diferentes. Nossos clientes contam com a nossa ajuda para adquirir e utilizar talentos da maneira mais eficiente possível para executar suas estratégias de negócios.”

Dentre as mais de um milhão de vagas oferecidas que a empresa preenche todos os anos, aproximadamente 550.000 desses funcionários são contratados diretamente pela Kelly Services. Os outros são alocados por meio de uma rede de fornecedores.

Ao longo de cinco anos, o KellyOCG recolheu e armazenou esses dados transacionais em um banco de dados do Microsoft SQL Server. A empresa também tem dados de CRM no Salesforce.com, dados de fornecedores em vários sistemas de gerenciamento de fornecedores, além de informações recolhidas do seu site, como comportamento pós-pesquisa por vaga e dados psicográficos, por meio do Google Analytics.

Além desses dados internos, o KellyOCG tinha acesso aos sistemas de alguns clientes, parceiros e fornecedores. Por fim, ainda há fontes de terceiros com dados de mercado e do setor, que a equipe da cadeia de suprimento de talento gostaria de incluir em suas análises.

A diretoria da empresa queria usar esses dados para orientar o processo decisório interno. Ela também sabia que clientes e fornecedores estavam ansiosos para obter as informações necessárias para uma tomada de decisão mais embasada nos dados.

O problema era a quantidade de tempo e o conhecimento técnico necessários para reunir todos esses dados. Além das equipes de serviços centralizados e dos relatórios utilizados com as ferramentas existentes, o gerente de operações gastava mais de 10 horas por semana reunindo conjuntos de dados selecionados de quatro sistemas de geração de relatório diferentes.

Por exemplo, o KellyOCG enviava as métricas de desempenho para esses fornecedores em scorecards de fornecedor trimestrais. Como essas métricas eram entregues trimestralmente, os fornecedores não podiam usar esse feedback para fazer alterações oportunas em seus processos comerciais.

Como afirma Tom Tisdale, vice-presidente de análises da cadeia de suprimento de talentos do KellyOCG: “Os scorecards eram um processo reativo, cujo objetivo era apenas informar ‘quem, onde e o quê’. Eles não eram capazes de viabilizar a colaboração e a inovação. Precisávamos de uma plataforma que permitisse análises em tempo real do ‘por quê’ e do ‘como’, ou seja, informações úteis. Essa plataforma precisava ser flexível, pois ela seria o pilar de uma estratégia de capacitação de fornecedor muito mais abrangente.”

O KellyOCG também enviava relatórios para seus clientes. As equipes de contas faziam análises comerciais anuais, que eram enviadas aos clientes como apresentações de PowerPoint estáticas. Alguns clientes estratégicos entraram em contato com o KellyOCG solicitando informações mais detalhadas.

Indo além do ‘quem, onde e o quê’

A equipe de análises da cadeia de suprimento de talentos criou um grupo focal com clientes selecionados. Ela fez perguntas detalhadas sobre o tipo de informação que os clientes precisavam para tomar decisões melhores.
Depois que os requisitos foram definidos, o próximo passo era identificar uma plataforma de análise que pudesse lidar com a enorme quantidade e diversidade dos dados que os clientes queriam analisar.

Então, a equipe consultou o Quadrante Mágico da Gartner para soluções de business intelligence. Além da capacidade de trabalhar com Big Data, a equipe avaliou possíveis soluções com as seguintes características:

• Facilidade de uso e intuitividade
• Conectividade de dados
• Capacidade de incorporar os resultados das análises em páginas da Web
• Flexibilidade de modelos de licenciamento para minimizar o investimento financeiro inicial

“Analisamos cada um dos fornecedores do segmento ‘Líderes’ do Quadrante Mágico da Gartner para fazer a escolha certa. O Tableau aparecia em primeiro”, conta John.

A equipe trabalhou junto com a vice-presidente sênior e CIO, Judy Snyder, para tomar sua decisão final.

“Analisamos o Tableau para termos certeza de que ele seria capaz de atender às nossas necessidades de escalabilidade, governança e operação de nível empresarial. O Tableau conseguiu lidar com toda a complexidade dos nossos dados e ecossistema de TI”, conta Judy.

Atualmente, um núcleo de funcionários compõe a equipe responsável pela criação de análises visuais no Tableau Desktop para vários públicos diferentes. A maior tabela à qual a equipe se conecta no Tableau tem entre 25 e 30 milhões de linhas de dados.

Ela está muito satisfeita com as análises sofisticadas que é capaz de gerar com o Tableau, como previsões, análises de probabilidade de resultados e predições que utilizam modelos de correlação e simulação em conjunto com a Universidade Estadual de Michigan. A equipe aproveita a conexão com o R para fazer essas análises preditivas abrangentes.

Em seguida, ela publica as visualizações e os painéis no Tableau Server e amplia o alcance do compartilhamento dessas informações incorporando as análises no portal do seu centro de excelência, que é a plataforma de análise disponibilizada para clientes, fornecedores e equipes de programas.

“Com essa plataforma, pela primeira vez, todos estão tendo acesso às mesmas análises e informações em tempo real”, revela Richard Fisher, diretor de análises da cadeia de suprimento de talentos do KellyOCG.

“Integramos os painéis no .Net Framework usando iframes” explica. “Adicionamos um carrossel de miniaturas na parte inferior da tela. Quando você clica em uma miniatura, a imagem é exibida no iframe.”

Todas as informações de identificação pessoal foram removidas das análises publicadas, conforme exigido pelas leis de privacidade da Europa.

A equipe começou a avaliar uma solução de nuvem, o Microsoft Azure. Ela já começou a testar o Tableau em um ambiente de área restrita do Azure.

“O Tableau está nos permitindo visualizar um problema comercial bastante complexo de uma forma que possibilita à nossa equipe de operações, aos nossos clientes e aos nossos fornecedores tomar decisões comerciais que impulsionam seus negócios”, declara John.

“Como as empresas querem cada vez mais acompanhar as mudanças nas dinâmicas da força de trabalho, nossos clientes têm exigido o tipo de inovação que oferecemos com o Tableau”, comenta John.

O trabalho que a equipe do KellyOCG desenvolveu com o Tableau gerou benefícios internos e externos para o grupo:

• Aumento de 25% na produtividade das operações: um dos primeiros benefícios que o KellyOCG obteve foi poder eliminar as 10 horas semanais exigida pelo processo manual de geração de relatórios anterior. Depois de criar um painel, a equipe pode agendar a atualização dos seus dados; assim, o relatório estará sempre atualizado.

  “Agora, o nosso gerente de operações consegue se concentrar em iniciativas que geram mais valor”, relata John.

• Uma economia de meses na geração de scorecards de fornecedor, o que incentiva a inovação: atualmente, em vez de entregar os scorecards ao fim de cada trimestre, o KellyOCG envia informações semanalmente para seus fornecedores.

  “Agora, nossos fornecedores têm uma visão clara do mercado, do seu desempenho e das verdadeiras demandas dos clientes de uma forma mais ampla, e isso está incentivando a inovação”, explica John.

  Por exemplo, os fornecedores têm usado essas informações mais oportunas para avaliar o mercado e identificar as melhores faixas salariais para atrair o talento certo, identificar o número ideal de subfornecedores, bem como outras iniciativas de benchmarking.

• Fornecimento de informações relevantes para os clientes: atualmente, o KellyOCG é capaz de fornecer aos clientes as exibições baseadas em dados que eles desejam.

  Por exemplo, a equipe está fazendo previsões sobre tendências de atividades profissionais ou fornecendo análises comparativas com outras empresas que estão buscando perfis profissionais semelhantes em um setor ou em uma região geográfica.

• Capacidade de surpreender os clientes durante as análises comerciais: o KellyOCG tornou suas análises comerciais mais dinâmicas e empolgantes. Basta acessar o site do .Net para que os clientes possam analisar as informações e detalhar os dados das áreas que desejam entender melhor.

  “O que costuma acontecer é o seguinte: em um determinado momento da análise de um cliente, a apresentação formal é interrompida e todo mundo se junta em volta do laptop, olhando para o painel. Os clientes perguntam: ‘O que significa este salto aqui? Por que isso aconteceu? Como podemos repetir isso?’ ou ‘Eu sabia que estávamos nos saindo bem aqui, mas não tinha ideia de que havia um problema de qualidade aqui.’”, conta Tom.

  “E, em algum momento durante essa análise, as pessoas se dão conta de que a velha análise de cliente deixou de ser um relatório sobre a eficiência do programa para se tornar uma sessão colaborativa sobre como melhorar a eficácia do programa. O foco passa a ser o desenvolvimento de um modelo de maturidade mais avançado, com base nas informações da plataforma de análises da cadeia de suprimento de talentos.”

• Desencadear o potencial inexplorado da equipe: a maior surpresa foi observar como a implantação do Tableau transformou a equipe de análises da cadeia de suprimento de talentos.

  “Nossos talentos estão cada vez melhores”, afirma Tom. “Rapidamente, com o Tableau, até mesmo aqueles funcionários que consideraríamos ‘iniciantes’ estão solucionando problemas comerciais bastante sofisticados. O Tableau permite que eles avancem nos treinamentos com muito mais rapidez do que uma tecnologia tradicional permitiria.”

  E isso não mudou só a produtividade da equipe, como também ofereceu uma vantagem no processo de recrutamento. Segundo Tom, o Tableau permitiu que o KellyOCG concentrasse o lado mais técnico do trabalho na equipe de cientistas de dados, enquanto as iniciativas de visualização ficavam a cargo de uma equipe que conhece bem a empresa, adora o que faz e tem muita energia.

  “Percebemos rapidamente que poderíamos mudar o perfil do talento que procuramos. Não precisamos investir em alguém com muitos anos de experiência em tecnologia. Conseguimos abandonar o modelo de recrutamento baseado em habilidades e proficiências técnicas, que limitava o número de profissionais capacitados, e agora podemos procurar pessoas enérgicas, motivadas e que amam o que fazem, sem nos preocupar tanto com a experiência técnica. Sabemos que podemos levar essas pessoas aonde precisamos que elas cheguem. O resultado? Nossas equipes têm verdadeiros prodígios.”

E, por falar em prodígios, Rich Fisher recebeu recentemente o prêmio Golden Circle da Kelly Services, uma honraria concedida a um número seleto de colaboradores que mais se destacam na empresa a cada ano. O projeto de análise baseado no Tableau foi citado como um fator determinante para escolher o ganhador do prêmio.

E os reconhecimentos não param por aí. A plataforma de análises da cadeia de suprimento de talentos foi reconhecida pelos analistas do setor (bem como por fornecedores e clientes) como uma das principais inovações da sua área, excedendo em muito as ofertas da concorrência.

Por exemplo, o analista de aquisição de talentos do Brandon Hall Group, Kyle Lagunas, escreveu, em um post de blog intitulado “Key Practices in Talent Supply Chain Management” (Principais práticas para o gerenciamento da cadeia de suprimento de talentos): “O KellyOCG ofereceu uma pequena demonstração de sua ferramenta de análises e geração de relatórios. Devo dizer que é uma das cinco melhores soluções que eu já vi até hoje.”