KellyOCG® offre une visibilité sur des dépenses de recrutement de plusieurs milliards de dollars

John Healy, vice-président et directeur général de KellyOCG en charge de la chaîne logistique des talents, explique cette démarche : « KellyOCG a choisi d'investir dans une solution analytique, car nous avons compris que nos clients ne disposaient pas des informations exploitables nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la manière de gérer les talents. »

Tableau est la solution qui a su répondre à leurs attentes, et ce choix s'est traduit par des gains impressionnants, pour la société elle-même comme pour ses clients et ses prestataires.

Offrir plus d'informations exploitables aux clients, aux prestataires et aux services internes

Comme l'explique John Healy : « Nous gérons des budgets de recrutement de l'ordre de plusieurs milliards de dollars pour nos clients du monde entier. Nous opérons dans 43 pays et couvrons 18 langues. Nos clients nous font confiance pour dénicher et gérer les talents de manière efficace, dans le cadre de la stratégie qu'ils ont définie.

Sur plus d'un million de postes que nous pourvoyons chaque année, environ 550 000 font l'objet d'un recrutement direct par Kelly Services, le reste étant confié à un réseau de prestataires.

KellyOCG dispose de cinq ans de données transactionnelles stockées dans une base de données Microsoft SQL Server. La société dispose également de données CRM issues de Salesforce.com, de données sur ses prestataires et provenant de divers systèmes de gestion de fournisseurs, ainsi que des informations générées par son site, comme le comportement des utilisateurs parcourant les annonces de postes vacants, ou encore des données psychographiques, qui proviennent de Google Analytics.

En plus de ces données internes, KellyOCG avait accès aux systèmes de plusieurs de ses clients, partenaires et prestataires. Enfin, l'équipe de la chaîne logistique des talents souhaitait également intégrer à ses analyses des données issues de sources tierces, comme des informations sur les marchés et secteurs d'activité.

La direction de KellyOCG souhaitait exploiter ces données pour appuyer les décisions internes, et savait que les divers clients et prestataires étaient avides d'informations exploitables pour prendre des décisions plus éclairées.

Pourtant, la collecte de toutes ces données disparates était extrêmement chronophage et nécessitait de solides capacités techniques. En plus de consacrer du temps aux équipes de services centralisés et au reporting géré par les outils existants, le responsable des opérations devait passer dix heures supplémentaires chaque semaine à collecter des données extraites de plusieurs systèmes de reporting différents.

KellyOCG présentait par exemple tous les trimestres des bilans de performances à ces prestataires, mais cette fréquence ne leur permettait pas d'améliorer rapidement leurs processus.

Tom Tisdale, vice-président en charge des analyses de la chaîne logistique des talents, explique : « Ces bilans nous poussaient à réagir plutôt qu'à agir et servaient uniquement à communiquer des informations figées sur les différents paramètres analysés. Ils ne favorisaient aucunement la collaboration ou l'innovation. Nous avions besoin d'une plate-forme fournissant des informations exploitables en temps réel. Une telle plate-forme se devait d'être suffisamment flexible pour asseoir notre stratégie d'habilitation des prestataires. »

KellyOCG fournissait également des rapports à ses clients. Les équipes de gestion des comptes clients créaient des rapports d'activités annuels, qui étaient envoyés aux clients sous forme de présentations PowerPoint statiques. Un certain nombre de clients stratégiques ont demandé à KellyOCG de leur fournir des informations exploitables plus approfondies.

S'affranchir des données statiques

L'équipe en charge des analyses de la chaîne logistique des talents a mis en place un groupe témoin constitué de quelques clients. Elle leur a posé des questions précises, notamment sur le type d'informations dont ils avaient besoin pour prendre des décisions plus éclairées.
Une fois les besoins définis, il a fallu identifier une plate-forme analytique capable de gérer l'énorme volume de données hétérogènes dont la société disposait.

Elle a consulté le Magic Quadrant de Gartner consacré aux solutions d'aide à la décision. En plus de la capacité à gérer le Big Data, l'équipe a pris en considération divers autres facteurs, notamment :

• La facilité d'utilisation et le caractère intuitif
• Les connexions aux données
• La capacité à intégrer les résultats dans des pages Web
• La flexibilité de la gestion des licences pour réduire au minimum l'investissement initial

« Nous avons évalué les solutions de tous les prestataires figurant dans la catégorie Leaders du Magic Quadrant, et Tableau s'est clairement détaché du lot », explique John Healy.

L'équipe a travaillé en étroite collaboration avec Judy Snyder, vice-présidente senior et directrice informatique, pour valider ce choix.

« Nous cherchions une solution capable de répondre à nos besoins en matière d'évolutivité, de gouvernance et d'optimisation, et Tableau a su parfaitement gérer la complexité de nos données et de notre écosystème IT » explique Judy Snyder.

Aujourd'hui, un noyau de quelques personnes se charge de créer des analyses visuelles dans Tableau Desktop, destinées à différents publics. L'équipe se connecte à une base de données contenant entre 25 et 30 millions de lignes de données,

et se montre extrêmement satisfaite des analyses sophistiquées qu'elle produit avec Tableau, notamment des analyses de probabilités ou des prévisions à l'aide de simulations et de modèles de corrélation créés conjointement avec l'Université d'État du Michigan. Elle tire parti d'une connexion à R pour réaliser ces analyses prédictives exhaustives.

Elle publie également des visualisations et des tableaux de bord sur Tableau Server, et partage ses résultats en intégrant des analyses au portail du centre d'excellence, qui fait office de plate-forme analytique pour les clients et prestataires de la société, ainsi que pour les équipes des programmes.

Richard Fisher, directeur de l'équipe des analyses de la chaîne logistique des talents chez KellyOCG, explique : « Grâce à cette plate-forme, chaque partie a enfin accès aux mêmes analyses et aux mêmes informations, en temps réel.

Nous intégrons les tableaux de bord au .NET Framework avec des iframes. Au bas de la page, nous proposons une liste de miniatures, qui affichent les analyses en version complète lorsque vous cliquez dessus. »

Pour se conformer à la législation européenne en matière de confidentialité des données, toutes les informations personnelles ont été supprimées des analyses publiées.

L'équipe a par ailleurs commencé à évaluer Microsoft Azure, une solution cloud, et a d'ores et déjà commencé à tester Tableau dans un environnement sandbox Azure.

« Tableau nous aide à visualiser une problématique métier complexe de telle manière que l'équipe des opérations, nos clients et nos prestataires puissent prendre des décisions permettant d'aller de l'avant, ensemble », explique John Healy.

« Face aux défis que représentent l'évolution de la main-d'œuvre, nos clients veulent profiter des innovations que nous proposons par le biais de Tableau » explique John Healy.

Avec Tableau, l'équipe de KellyOCG réussit à générer des avantages à la fois en interne et en externe :

• Amélioration de la productivité des opérations de 25 %. L'un des premiers avantages que KellyOCG a gagnés est de réussir à éliminer les 10 heures hebdomadaires auparavant consacrées à la création manuelle de rapports. Une fois qu'un tableau de bord est créé, l'équipe peut programmer l'actualisation des données, pour qu'elles soient toujours à jour.

  Comme le confirme John Healy : « Notre responsable des opérations peut désormais se consacrer à des tâches générant de la valeur ajoutée ».

• Accélération de l'envoi de bilans aux prestataires pour les aider à innover. Au lieu de produire des bilans trimestriels, KellyOCG peut désormais fournir des informations exploitables à ses prestataires sur une base hebdomadaire.

  « Nos prestataires gagnent une meilleure visibilité du marché, de leurs performances et des attentes des clients, ce qui les aide à innover », se réjouit M. Healy.

  Les prestataires ont par exemple utilisé cet accès régulier aux informations pour réaliser des tests et des évaluations du marché, notamment pour identifier les niveaux de salaire susceptibles d'attirer les meilleurs employés, ou pour définir le nombre idéal de fournisseurs secondaires.

• Génération d'informations exploitables pertinentes. Aujourd'hui, KellyOCG est en mesure d'exploiter ses données et de fournir à ses clients les vues qu'ils attendent.

  L'équipe peut par exemple fournir une prévision des tendances d'évolution du travail dans une entreprise ou fournir des analyses comparatives tenant compte des profils recherchés par les autres entreprises d'un secteur ou d'un marché précis.

• Forte impression positive lors des rapports d'activité avec les clients. KellyOCG rend ses rapports d'activité plus dynamiques et plus impressionnants. Les clients peuvent simplement se connecter au site .NET et consulter les informations, puis explorer les domaines qu'ils souhaitent pour mieux les comprendre.

  Comme l'explique Tom Tisdale : « Nous en avons désormais l'habitude : les clients finissent par interrompre notre réunion formelle en plein milieu pour observer le tableau de bord et se demander à quoi telle augmentation est due, ou comment reproduire telle situation, ou encore pour nous dire qu'ils ignoraient que tel secteur présentait des problèmes de qualité.

  Et au cours de la réunion, tout le monde finit par prendre conscience que ce qui devait être un compte-rendu sur l'efficacité des programmes s'est transformé en session collaborative pour réfléchir à des améliorations, pour développer un modèle permettant de gagner en maturité en s'appuyant sur les informations de la plate-forme analytique de l'équipe de la chaîne logistique des talents. »

• Libération du potentiel inexploité de l'équipe. L'impact du choix de Tableau sur l'équipe en charge des analyses de la chaîne logistique des talents a été exceptionnel.

  M. Tisdale nous explique : « Nos employés laissent éclater leur talent au grand jour. Même les néophytes réussissent à résoudre des problématiques extrêmement complexes. Tableau leur permet de gagner en maturité beaucoup plus rapidement que les technologies traditionnelles. »

  En plus de gagner en productivité, l'équipe affirme que Tableau leur donne un avantage en matière de recrutement. Pour Tom Tisdale, Tableau permet à KellyOCG de confier l'expertise technique à des effectifs spécialisés et la réalisation de visualisations à des individus passionnés qui sauront s'appuyer sur leur énergie et leurs connaissances du métier.

  « Nous avons rapidement compris que nous pouvions rechercher des profils différents. Nous n'avons plus besoin de recruter un profil disposant de nombreuses années d'expérience technique. Nous pouvons nous affranchir de notre ancienne approche qui consistait à recruter des individus en fonction de leurs compétences techniques, et rechercher désormais des individus qui sont motivés et passionnés avant tout. Ils auront ensuite l'opportunité de développer leurs compétences techniques. C'est de cette manière que l'on obtient de véritables experts. »

En parlant d'experts, Richard Fisher s'est récemment vu décerner le Golden Circle par Kelly Services, qui récompense les employés pour leurs contributions exceptionnelles. Pour étayer ce choix, le projet d'analyse basé sur Tableau a été cité.

Mais les marques de reconnaissance ne s'arrêtent pas là. Plusieurs analystes, ainsi que de nombreux clients et prestataires, ont désigné la plate-forme analytique de la chaîne logistique des talents comme un produit innovant inédit dans le secteur.

Dans un article intitulé « Key Practices in Talent Supply Chain Management », Kyle Lagunas, analyste en recrutement chez Brandon Hall Group, écrit notamment : « KellyOCG a présenté une démonstration en direct de son outil d'analyse et de reporting, que je classerais parmi les cinq solutions les plus innovantes qu'il m'a été donné de voir. »