Een nieuwe norm voor klinische operaties: UNC Health ziet langetermijnveranderingen door de reactie op COVID-19

UNC Health is een zorginstelling met 11 ziekenhuizen en honderden klinieken in North-Carolina (Verenigde Staten). Aan de hand van data die eind april 2020 zijn gepubliceerd door de New York Times, hebben verschillende nationale onderzoeken North-Carolina geïdentificeerd als een groeiend risicogebied of potentiële 'hotspot' van COVID-19. Als openbare zorginstelling richt UNC Health zich op haar missie om de gezondheid en het welzijn van alle inwoners van North-Carolina te verbeteren. Daartoe ontwikkelde de instelling een systeembrede data- en analysestrategie om de behoeften van patiënten beter te begrijpen en hierop in te spelen. Door de COVID-19-pandemie besloot UNC Health die strategie te versnellen.

"Tijdens de pandemie zijn gezondheidsdata de belangrijkste drijfveer geweest voor bijna alle beleidsbesluiten op elk overheidsniveau", zegt Jeff Fuller, Executive Director of Analytical Solutions. "Omdat we het ziekenhuissysteem van onze staat ondersteunen, leggen onze analisten en datawetenschappers de basis die nodig is om te reageren op de huidige crisis en op toekomstige onvoorziene gebeurtenissen".

UNC Health moet strategisch te werk gaan met data-analyse om een hoog niveau van zorg en vertrouwen te behouden voor en onder de inwoners van North-Carolina. Toen de COVID-19-pandemie begon, creëerden analyseteams snel nieuwe dashboards in Tableau, te beginnen met rapporten voor leidinggevenden en leiderschapsteams. Binnen slechts enkele weken verschoof de focus van de teams: van het beheer van de pandemie naar de snelle ontwikkeling van duurzame nieuwe tools ter ondersteuning van datatransparantie en betere datagestuurde besluitvorming. In de eerste weken na het begin van de respons op de pandemie heeft UNC Health deze inspanningen vergroot om updates te bieden aan meer dan 30.000 interne gebruikers. Dankzij data konden teams en individuele personen zich scharen achter een gemeenschappelijke missie, zorgen voor een organisatorische verschuiving bij de datamodellering van de gezondheidszorg en belanghebbenden geruststellen dat UNC Health voorbereid was op snel veranderende behoeften.

De dashboards toonden data over testen, gebruik, PBM-inventaris, beschikbare bedden en kwetsbaarheden in de toeleveringsketen. Klinische teams en ziekenhuisbeheerders gebruikten de data bijvoorbeeld om de kwetsbaarheid betreffende patiëntendossiers te rangschikken en de prioriteiten voor zorgverlening te beheren.

Aan de hand van de nieuwe datagestuurde activiteiten begreep UNC Health dat sommige operationele wijzigingen een fundamentele verandering van bepaalde activiteiten teweeg zouden brengen voor het tijdperk na de pandemie. De organisatie had een strategisch plan voor 2019 ontwikkeld waarin werd opgeroepen tot geleidelijke datatransformatie op basis van de financiële en operationele modellen van vóór de pandemie. Door COVID-19 werd het gebruik van nieuwe technologie en nieuwe soorten samenwerking versneld en deze veranderingen zullen blijvend zijn, zelfs nadat alles weer ‘normaal’ zal worden.

Als voorbeeld van deze veranderingen noemt Jeff hoe UNC Health analyse- en datagestuurde besluitvorming integreert in de dagelijkse activiteiten. "We moeten deze lessen niet meer alleen richten op COVID-19, want de door het virus afgedwongen innovatie heeft ons waardevolle nieuwe visies op ons bedrijf opgeleverd, bijvoorbeeld hoe we in het algemeen betere gezondheidsresultaten kunnen behalen". UNC Health maakt gebruikt het door COVID-19-ervaring geleerde om nieuwe modellen te creëren op basis van deze nieuwe aannames.

Denk bijvoorbeeld aan de combinatie van prognosemodellen waarin de belangrijkste criteria voor het beheer van de pandemie zijn geïntegreerd, zoals nieuw capaciteitsmanagement, het vertrouwen van de patiënt en belangrijke metrieken voor het aanbod. Zorgteams die willen inspelen op de snel veranderende ontwikkelingen van de pandemie, eisten en raakten gewend aan datatransparantie door middel van realtime of dagelijkse rapportage. Dit betekent een permanente verbetering van het tempo en de bekendheid van datagestuurde besluitvorming.

Health System BI Analyst Chris Paolini zegt: "Vóór COVID-19 keken we maandelijks terug naar financiële data en andere KPI's. Maar nu is er behoefte aan dagelijkse en wekelijkse rapportage. We moeten de zaken in real time bekijken, zodat onze leiders sneller besluiten kunnen nemen. Ik denk dat we dit zo zullen blijven doen".

Analytics-leiders werken bijvoorbeeld samen met chirurgen om toekomstige chirurgische procedures te voorspellen. "We houden rekening met beperkingen rond persoonlijke beschermingsmiddelen, personeel en nieuwe protocollen om de veiligheid van onze patiënten te waarborgen", zegt Jeff. "We moeten altijd twee weken vooruit kunnen kijken om te begrijpen wat er gebeurt".

Tableau biedt de mogelijkheid om verschillende variabelen uit te proberen in een 'wat-als'-scenarioanalyse. Jeff noemde het volgende voorbeeld: "Als we 70% van de normale activiteiten uitvoeren, hoe snel raken we dan door onze voorraad PBM heen? Wat zijn dan onze reserves voor een mogelijke toekomstige golf? We moeten deze factoren gebruiken om verschillende scenario's te bekijken. En dat kan in Tableau".

COVID-19 is ook een katalysator voor UNC Health geweest om over te stappen op telegeneeskunde. De organisatie had al plannen om meer virtuele ervaringen voor patiëntenzorg te implementeren, maar de pandemie heeft deze plannen versneld. Tussen maart en eind mei 2020 verzorgde UNC Health meer dan 154.000 virtuele afspraken voor patiënten, terwijl ook het gebruik van 24/7 virtuele spoedeisende zorg en intramurale zorg aanzienlijk toenamen.

Dankzij telegeneeskunde kon UNC Health voldoen aan de behoeften van de patiënt en tegelijkertijd een veilige omgeving waarborgen voor zowel patiënten als personeel. De uitbreiding van telezorg is ook een kans geworden om op nieuwe manieren vertrouwen op te bouwen bij patiënten. Door consulten op afstand in tijden dat persoonlijke afspraken niet mogelijk waren, werd het publiek gerustgesteld dat UNC Health in staat was om passende zorgoplossingen te bieden, omdat patiënten toch in contact konden komen met zorgverleners, zelfs toen de klinieken waren gesloten. Deze snelle verschuiving naar telegeneeskunde heeft ook bijgedragen aan de verwachting dat dergelijke virtuele vormen van zorg in de toekomst gangbaarder kunnen worden.

De enorme toename van telezorg sinds begin maart is volgens Chris "een stijging die we nog nooit eerder hebben meegemaakt voor welke dienst dan ook. Het was geweldig. We hebben in Tableau een dashboard voor telezorg gebouwd dat de impact van telezorg op de inkomstencyclus laat zien. Nu kunnen we gemakkelijker een groot deel van de facturering binnen de telezorg zien en dit was niet mogelijk vóór de pandemie".

Bij UNC Health is het nastreven van moderne zorgactiviteiten als datagestuurde cultuur nog nooit zo belangrijk geweest. De organisatie is er trots op een regionale en nationale autoriteit te zijn op het gebied van gezondheidsanalyses. In de afgelopen decennia heeft de instelling expertise opgebouwd om een leider te worden in proactieve, innovatieve gezondheidszorg in de hele staat en in het hele land. UNC Health is ook een van de vele Tableau-klanten die veranderingen doorvoeren door COVID-19-data te gebruiken om vol vertrouwen en snel cruciale besluiten te kunnen nemen.

Ga naar de Tableau COVID-19-datahub voor meer informatie over hoe andere leiders in de gezondheidszorg en organisaties uit andere sectoren hun data-activiteiten transformeren tijdens COVID-19.