Nouvelle norme pour les opérations cliniques : UNC Health identifie les évolutions sur le long terme de sa lutte contre le COVID-19

UNC Health est un système de soins composé de 11 établissements hospitaliers et de centaines de cliniques en Caroline du Nord. Sur la base de données publiées par The New York Times fin avril 2020, plusieurs études nationales ont identifié la Caroline du Nord comme zone à risque ou foyer potentiel de COVID-19. En tant que système de santé publique, UNC Health se donne pour mission d'améliorer la santé et le bien-être de tous les habitants de Caroline du Nord. Dans cette optique, UNC Health a développé une stratégie data et analytique globale pour mieux comprendre les besoins des patients et y répondre. La pandémie de COVID-19 a poussé le système à accélérer cette stratégie.

« Pendant la pandémie, les données sur la santé jouent un rôle essentiel dans la majorité des décisions prises par les autorités à tous les niveaux », explique Jeff Fuller, directeur des solutions analytiques. « Nous participons au système hospitalier de l'État, et nos analystes et data scientists mettent en place la structure de base permettant de répondre à la crise actuelle et de parer aux éventualités. »

Pour garantir un niveau élevé de soins et de confiance auprès de la population, UNC Health doit gérer son analytique de manière stratégique. Au début de la pandémie de COVID-19, l'équipe analytique a rapidement créé des tableaux de bord Tableau, en commençant par des rapports pour les responsables et les équipes dirigeantes. En quelques semaines à peine, l'équipe a basculé de la gestion d'une pandémie à la création d'outils novateurs et pérennes, qui facilitent la transparence des données et la prise de décisions basée sur les données. Dans les premières semaines de la gestion de la pandémie, UNC Health a déployé ces initiatives à grande échelle pour proposer des informations à plus de 30 000 utilisateurs internes. Les données ont permis aux équipes et aux utilisateurs individuels de se mettre au diapason sur une mission commune, de faire évoluer la modélisation des données de santé, et de rassurer les différents intervenants quant à la capacité d'UNC Health à s'adapter rapidement aux besoins fluctuants.

Les tableaux de bord présentaient des informations sur les tests, l'utilisation du système, l'inventaire des équipements de protection individuelle, les lits disponibles, et les vulnérabilités logistiques. Les équipes cliniques et les administrateurs ont notamment utilisé les données pour hiérarchiser les cas et gérer la priorité des soins.

Avec la mise en place de nouvelles opérations data-driven, UNC Health a constaté que certaines des modifications apportées allaient changer radicalement les opérations post-pandémie. En 2019, l'organisation avait développé un plan stratégique prônant une transformation graduelle des données, sur la base de modèles financiers et opérationnels datant d'avant la crise. Le COVID-19 a accéléré l'utilisation de nouvelles technologies et la mise en place de nouvelles formes de collaboration, qui perdureront après un retour à la normale, sous quelque forme que ce soit.

Comme l'explique Jeff Fuller, ces changements incluent notamment la manière dont UNC Health intègre l'analytique et la prise de décisions data-driven dans ses opérations au quotidien. « Même si nous avons tiré de nombreux enseignements dans le contexte du COVID-19, ces innovations nous ont donné l'opportunité de repenser nos activités et la manière d'optimiser les soins à nos patients. » UNC Health utilise tous ces enseignements pour créer des modèles basés sur ces nouvelles approches.

L‘organisation fusionne notamment des modèles de prévision pour tenir compte de critères essentiels pour la gestion de la pandémie, comme la gestion des capacités, le niveau de confiance des patients, ou encore d'autres indicateurs clés liés aux fournitures. Pour répondre à un contexte en évolution rapide, les équipes de soins ont exigé une meilleure transparence des données, par le biais d'un reporting quotidien ou en temps réel. Cette nouvelle cadence de reporting permettra d'améliorer durablement la prise de décisions data-driven.

De même, comme l'explique Chris Paolini, analyste BI : « Avant la crise du COVID-19, nous consultions les informations financières et les autres indicateurs sur une base mensuelle. Aujourd'hui, nous avons besoin d'un reporting chaque jour et chaque semaine. Nous avons besoin de voir les choses en temps réel, pour que les dirigeants puissent prendre des décisions plus rapidement. Je ne pense pas que nous allons revenir en arrière. »

Les responsables analytiques collaborent par exemple avec les chirurgiens pour établir des prévisions des interventions. « Nous tenons compte des contraintes et des limitations au niveau des équipements de protection individuelle, des ressources et des protocoles, pour garantir la sécurité de nos patients », explique Jeff. « Nous devons toujours garder une longueur d'avance pour bien comprendre chaque situation. »

Tableau permet de tester différentes variables avec une analyse par simulation. Jeff illustre ce type d'analyse : « Si nous fonctionnons à 70 %, à quelle vitesse allons-nous utiliser nos stocks d'équipements de protection individuelle ? Quelles réserves devons-nous constituer pour faire face à une potentielle situation extrême ? Nous devons gérer ces facteurs pour analyser différents scénarios, et avec Tableau nous pouvons le faire très facilement. »

La crise de COVID-19 a également servi de catalyseur pour le passage à la télémédecine. UNC Health avait prévu de mettre en place davantage d'expériences virtuelles pour les patients, mais la pandémie est venue accélérer cette initiative. Entre mars et fin mai 2020, UNC Health a organisé plus de 154 000 consultations à distance, et a observé une hausse significative du nombre de consultations en urgence, disponibles 24 h/24 et 7 j/7.

Grâce à la télémédecine, UNC Health a répondu aux besoins des patients, tout en garantissant un environnement sécurisé pour les patients et le personnel. Le recours à la télémédecine a également permis de trouver de nouvelles solutions pour renforcer la confiance des patients. Dans un contexte où les consultations en personne n'étaient plus possibles, les consultations à distance ont permis de rassurer le public sur la capacité d'UNC Health à proposer des solutions de santé adéquates, dans la mesure où les consultations étaient disponibles même lorsque les cliniques étaient fermées. Cette transition rapide vers la télémédecine a également permis de suggérer que ce type de consultation allait devenir de plus en plus fréquent.

Comme l'explique Chris : « Cette très forte augmentation du recours à la télémédecine depuis début mars est inouïe. C'est formidable. Nous avons créé un tableau de bord dans Tableau pour montrer les conséquences de la télémédecine sur le cycle du chiffre d'affaires, et nous pouvons constater plus facilement la manière inédite dont cette nouvelle pratique y contribue. »

Chez UNC Health, il est plus que jamais important de gérer les opérations de santé en s'appuyant sur une culture data-driven. L'organisation est fière d'être une autorité au niveau régional et national en matière d'analytique dans le secteur de la santé. Ces dernières années, elle a renforcé son expertise pour s'imposer comme un leader en matière de santé proactive et innovante, à la fois dans l'État et à l'échelle nationale. UNC Health est également l'un des nombreux clients Tableau qui adoptent la conduite du changement en s'appuyant sur les données du COVID-19 pour prendre des décisions essentielles rapidement et sereinement.

Pour en savoir plus sur la manière dont d'autres leaders et organisations du secteur de la santé et de secteurs différents transforment leurs opérations data en cette période de crise, rendez-vous sur le Hub de données Tableau sur le COVID-19.