La nueva normalidad de las operaciones clínicas: UNC Health identifica cambios a largo plazo de su respuesta ante la COVID-19

UNC Health es un sistema de atención médica que comprende once hospitales y cientos de clínicas en todo Carolina del Norte. Con datos proporcionados por The New York Times a fines de abril de 2020, varias investigaciones nacionales identificaron a Carolina del Norte como una zona de riesgo o un posible foco para la propagación de la COVID-19. En su rol de sistema de salud pública, UNC Health se centra en su misión de mejorar la salud y el bienestar de los habitantes de Carolina del Norte. Con ese propósito, desarrollaron una estrategia de datos y análisis que abarca todo el sistema, destinada a entender las necesidades de los pacientes y ofrecer una mejor respuesta. Como resultado de la pandemia de COVID-19, UNC Health tuvo que acelerar esa estrategia.

“Durante la pandemia, los datos sobre salud han representado una herramienta fundamental para prácticamente todas las decisiones sobre políticas en todos los niveles del gobierno”, comenta Jeff Fuller, director ejecutivo de soluciones analíticas. “Brindamos soporte al sistema hospitalario del estado. Por eso, nuestros analistas y científicos de datos están llevando a cabo el trabajo preliminar necesario para responder a la crisis actual y eventos imprevistos que puedan surgir en el futuro”.

A fin de mantener un alto nivel de atención y confianza entre los habitantes de Carolina del Norte, UNC Health debe adoptar un análisis de datos estratégico. Cuando comenzó la pandemia de COVID-19, los equipos de análisis crearon rápidamente nuevos dashboards en Tableau. Comenzaron con informes para ejecutivos y equipos de liderazgo. En cuestión de semanas, el enfoque de los equipos pasó del manejo de la pandemia a la creación rápida de nuevas herramientas sostenibles. Estas respaldaban la transparencia de los datos y una mejor toma de decisiones basadas en ellos. Durante las primeras semanas después de que comenzara la respuesta a la pandemia, UNC Health amplió estos esfuerzos para proporcionar actualizaciones a más de 30 000 usuarios internos. Gracias a los datos, tanto las personas como los equipos completos pudieron alinearse con una misión común. Además, se produjo un cambio organizacional relacionado con el modelado de datos de salud. Por otro lado, las partes interesadas tenían la certeza de que en UNC Health estaban preparados para satisfacer las necesidades, que cambian con rapidez.

Los dashboards incluían datos sobre pruebas, utilización, inventario de EPP, camas disponibles y vulnerabilidades de la cadena de suministro. Entre otros fines, los equipos clínicos y los administradores de hospitales usaron los datos para clasificar la vulnerabilidad de los pacientes y dar atención prioritaria a aquellos que lo necesitaban.

Tras la implementación de nuevas operaciones basadas en los datos, UNC Health descubrió que algunos de estos cambios operativos modificarían de forma drástica determinados aspectos de su manera de trabajar después de la pandemia. La organización había desarrollado un plan estratégico para 2019 que requería una transformación gradual de los datos mediante modelos operativos y financieros anteriores a la pandemia. La COVID-19 generó una aceleración en el uso de nuevas tecnologías y nuevos tipos de colaboración. Estos cambios persistirán incluso después de que todo vuelva a la “normalidad”.

Jeff sostiene que estos cambios incluyen la manera en que UNC Health incorpora el análisis y la toma de decisiones basada en los datos en sus operaciones cotidianas. “Tenemos que sentirnos cómodos pensando en estos aprendizajes como algo ajeno a la COVID-19, porque las innovaciones que nos vimos obligados a implementar generaron nuevas maneras valiosas de ver nuestro negocio. Esto incluye el modo de garantizar mejores resultados de salud en general”. UNC Health está sintetizando todo lo aprendido producto de la experiencia de la COVID-19 para crear nuevos modelos basados en estos nuevos supuestos.

Algunos ejemplos son la combinación de modelos de pronóstico para abordar criterios clave de manejo de la pandemia, como administración de capacidades nuevas, confianza de los pacientes y métricas clave relacionadas con los suministros. A fin de responder al entorno cambiante de pandemia, los equipos de atención requerían transparencia de datos mediante informes diarios o en tiempo real, y se acostumbraron a esa dinámica de trabajo. Esto constituirá una mejora permanente en la velocidad y la importancia de la toma de decisiones basadas en datos.

Por su parte, el analista de BI de sistemas de salud Chris Paolini comenta: “Antes de la COVID-19, revisábamos los indicadores financieros y otros KPI mensualmente. Sin embargo, ahora necesitamos informes diarios o semanales. Debemos ver la situación en tiempo real, de manera que los encargados de tomar las decisiones puedan hacerlo rápido. No creo que esto vaya a cambiar”.

Por ejemplo, los líderes de análisis están trabajando con cirujanos sobre cómo predecir procedimientos quirúrgicos de ahora en adelante. “Estamos considerando las restricciones y limitaciones relacionadas con el EPP y el personal, así como los nuevos protocolos destinados a garantizar la seguridad de nuestros pacientes”, explica Jeff. “Tenemos que tener la capacidad de estar dos semanas adelantados respecto de lo que sucede para entender la situación”.

Tableau nos brinda la posibilidad de probar diferentes variables en un análisis de situaciones hipotéticas. Por ejemplo, Jeff explica lo siguiente: “Si alcanzamos el 70 % de las operaciones normales, ¿cuánto tardaremos en agotar nuestros suministros de EPP? ¿Cuáles serían nuestras reservas para un posible aumento de las operaciones en el futuro? Tenemos que manipular estos factores para ver distintas situaciones. Con Tableau, podemos hacerlo”.

La COVID-19 también sirvió como catalizador para la adopción de la telemedicina en UNC Health. La organización planeaba implementar más experiencias virtuales para la atención de sus pacientes, pero la pandemia aceleró este proceso. Entre marzo y finales de mayo de 2020, UNC Health proporcionó más de 154 000 visitas virtuales a sus pacientes. Además, observó un aumento significativo en las consultas de atención virtual para urgencias durante las 24 horas, los 7 días de la semana, y de pacientes hospitalizados.

Mediante la telemedicina, UNC Health logró satisfacer las necesidades de los pacientes y, al mismo tiempo, garantizar un entorno seguro, tanto para ellos como para su personal. La expansión de las opciones de telemedicina también se convirtió en una oportunidad para generar confianza en los pacientes de nuevas maneras. La posibilidad de realizar consultas remotas en momentos en que las citas presenciales no eran posibles contribuyó a que las personas tuvieran la certeza de que UNC Health podía ofrecerles soluciones médicas adecuadas. Los pacientes podían consultar con los proveedores de servicios de salud incluso con las clínicas cerradas. Este cambio rápido hacia la telemedicina también sirvió para crear la expectativa de que estas formas de atención virtual serán más habituales en el futuro.

De acuerdo con Chris: “Jamás hemos visto en ningún servicio un nivel de crecimiento tan drástico como el que experimentó la telemedicina desde principios de marzo. Fue tremendo. Creamos un dashboard de telemedicina en Tableau en el que se muestra el impacto de la telemedicina en el ciclo de ingresos. Ahora, podemos ver con más claridad un aumento significativo en la facturación de telemedicina que no existía antes de la pandemia”.

En UNC Health, lograr operaciones de atención sanitaria modernas con una cultura basada en los datos es más importante que nunca. La organización se enorgullece de ser una autoridad regional y nacional en el análisis de la atención médica. En las últimas décadas, desarrolló experiencia para convertirse en un líder de la atención sanitaria proactivo e innovador tanto en el estado como en todo el país. UNC Health también es uno de los numerosos clientes de Tableau que están liderando el cambio mediante el uso de los datos de la COVID-19 para la toma de decisiones críticas con confianza y celeridad.

Si desea obtener más información acerca de cómo los líderes de la atención sanitaria y organizaciones de otros sectores están transformando sus operaciones de datos durante la pandemia, visite el centro de datos sobre la COVID-19 de Tableau.