KellyOCG® proporciona información útil acerca de una multimillonaria inversión en mano de obra

John Healy, vicepresidente y director general (cadena de suministro de talento global para KellyOCG), dijo: “KellyOCG realizó una inversión deliberada en análisis. Descubrimos que a las empresas les hacía falta la información necesaria para tomar decisiones acerca de la manera correcta de aprovechar el talento”.

Tableau fue la solución que estaban buscando. Y sus esfuerzos produjeron impresionantes beneficios para sus clientes, proveedores y la misma compañía.

Proporcionar más información a los clientes, los proveedores y las partes interesadas internas

“Administramos miles de millones de dólares de inversión en mano de obra, contratada en representación de nuestros clientes estratégicos a escala internacional”, comenta John Healy, vicepresidente y director ejecutivo (cadena de suministro de talento global de KellyOCG). “Esto implica 43 países y 18 idiomas diferentes. Nuestros clientes confían en que nosotros los podemos ayudar a atraer y aprovechar el talento de la manera más eficaz posible para aplicar sus estrategias de negocios”.

De las más de un millón de vacantes que la empresa consigue completar todos los años, unos 550 000 empleados trabajan directamente para Kelly Services. El resto es ubicado a través de una red de proveedores.

KellyOCG cuenta con datos transaccionales recopilados durante más de cinco años y almacenados en una base de datos de Microsoft SQL Server. La empresa también posee datos de un sistema CRM de Salesforce.com, junto con datos de diversos sistemas de administración de proveedores e información del sitio web (como el comportamiento laboral posterior a la búsqueda e información psicográfica) a través de Google Analytics.

Además de estos datos internos, KellyOCG tenía acceso a los sistemas de los clientes, los socios y los proveedores. Por último, están las fuentes de terceros, entre las que se incluyen los datos del mercado y del sector. El equipo de cadena de suministro de talento consideraba que debían incorporarlos a sus análisis.

Los líderes de la empresa querían utilizar estos datos para guiar las decisiones internas. También sabían que los clientes y los proveedores estaban ansiosos por obtener la información necesaria para tomar decisiones basadas en los datos.

El problema era la cantidad de tiempo y conocimiento técnico que requería extraer y unificar datos tan diversos. No solo estaban los equipos de servicios centralizados y los programas de “generación de informes” propios de las herramientas existentes. El administrador de operaciones dedicaba unas 10 horas extras cada semana a integrar conjuntos de datos procedentes de cuatro sistemas de informes diferentes.

Por ejemplo, KellyOCG proporcionaba métricas de rendimiento a estos proveedores mediante indicadores trimestrales. Con esta frecuencia, los proveedores no podían utilizar esta información para realizar los cambios oportunos en sus procesos de negocios.

Tom Tisdale, vicepresidente de cadena de suministro de talento para KellyOCG, señala: “Los indicadores eran un proceso reactivo y se centraban solo en comunicar ‘quién’, ‘dónde’ y ‘qué’. No promovían la colaboración ni la innovación. Necesitábamos una plataforma de entrega en tiempo real que aportara el ‘porqué’ y el ‘cómo’. Es decir, información útil. La plataforma debía ser flexible, de manera que pudiese ser el pilar de una estrategia de habilitación mucho más integradora para nuestros proveedores”.

KellyOCG también proporciona informes a sus clientes. Los equipos de contabilidad confeccionan informes anuales de análisis de negocios. Se entregaban a los clientes en formato de presentaciones estáticas de PowerPoint. Algunos clientes estratégicos se acercaron a KellyOCG para solicitar información más exhaustiva.

Trascender el ‘quién’, el ‘dónde’ y el ‘qué’

El equipo de cadena de suministro de talento creó un grupo de discusión con clientes seleccionados. Hicieron preguntas detalladas acerca del tipo de información que los clientes necesitaban para tomar mejores decisiones.
Una vez definidos los requisitos, el paso siguiente era identificar una plataforma de análisis que pudiera manejar la cantidad y diversidad de datos que deseaban incluir.

Consultaron el Cuadrante Mágico de Gartner para las soluciones de inteligencia de negocios. Además de la capacidad de procesar big data, el equipo evaluó las posibles soluciones teniendo en cuenta los puntos siguientes:

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Conectividad con datos.
• Capacidad para incorporar resultados a páginas web.
• Flexibilidad en los modelos de licencias para minimizar la inversión de capital inicial.

“Revisamos cada proveedor del segmento ‘líderes’ del Cuadrante Mágico de Gartner para evaluar la opción correcta. Tableau resultó ser el ganador”, comenta John.

El equipo trabajó estrechamente con Judy Snyder, vicepresidenta sénior y directora de tecnologías de la información (CIO), a fin de que aprobara la decisión final.

“Analizamos Tableau para asegurarnos de que pudiera satisfacer nuestras necesidades de escalabilidad, administración y operatividad empresarial. Tableau fue capaz de satisfacer el rigor de nuestros ecosistemas complejos de datos y TI”, afirma Judy.

Hoy, un grupo de miembros del equipo crean análisis visuales en Tableau Desktop para distintos públicos. La tabla más grande a la que se conecta el equipo mediante Tableau tiene entre 25 y 30 millones de filas de datos.

Están muy contentos con el análisis sofisticado que son capaces de generar en Tableau. Entre estos análisis, se pueden enumerar los pronósticos, los análisis de probabilidad de resultados y las predicciones que usan modelos de simulación y correlación, en colaboración con la Universidad Estatal de Michigan. Aprovechan la conexión con R para estos exhaustivos análisis predictivos.

Publican las visualizaciones y los dashboards en Tableau Server. Comparten el conocimiento incorporando los análisis a su portal Center of Excellence, que es la plataforma analítica colectiva para los clientes, los proveedores y los equipos del programa.

“Con esta plataforma, por primera vez, todos ven el mismo análisis e información en tiempo real”, dice Richard Fisher, director de análisis de la cadena de suministro de talento para KellyOCG.

“Incorporamos los dashboards a .NET Framework mediante iFrame”, explica Rich. “Tenemos un carrusel de imágenes en miniatura en la parte inferior de la pantalla. Cuando se hace clic en una de ellas, aparece la imagen completa en la ventana emergente de iFrame”.

Para cumplir con las leyes de privacidad de datos europeas, se extrajo toda la información de identificación personal de los análisis publicados.

El equipo ya comenzó a evaluar una solución basada en la nube. En particular, Microsoft Azure. Empezaron a probar el rendimiento de Tableau en el entorno de espacio aislado de Azure.

“Tableau nos permite visualizar un problema de negocios significativamente complejo. Habilita a nuestro equipo de operaciones, nuestros clientes y nuestros proveedores para tomar decisiones empresariales que impulsen el negocio colectivo”, comenta John.

“Puesto que las empresas tratan de hacer frente al cambio de dinámica en la fuerza laboral, nuestros clientes exigen el tipo de innovación que proporcionamos a través de Tableau”, dice John.

El equipo de KellyOCG confeccionó una lista de los beneficios tanto internos como externos obtenidos con Tableau:

• Mejora de un 25 % en la productividad de las operaciones. Uno de los primeros beneficios que experimentó KellyOCG fue la eliminación de las 10 horas semanales invertidas en el anterior proceso manual de generación de informes. Una vez que se genera un dashboard, el equipo puede programar actualizaciones de sus datos. Básicamente, el informe creado es “perenne”.

  “Ahora, nuestro administrador de operaciones puede concentrarse en cuestiones que generen más valor”, explica John.

• La frecuencia de los indicadores para proveedores se acelera unos cuantos meses, lo que contribuye a la innovación. Hoy, en vez de enviar indicadores todos los trimestres, KellyOCG proporciona a sus proveedores información semanal.

  “Ahora, nuestros proveedores tienen una mayor visibilidad del mercado, de su rendimiento y de las demandas reales de los clientes con un enfoque más amplio, lo que propicia la innovación”, afirma John.

  Por ejemplo, los proveedores usaron esta información más oportuna para realizar evaluaciones de mercado. De este modo, pudieron identificar índices de pago óptimos para atraer al talento adecuado, detectar la mejor cantidad de subproveedores y desarrollar otras tareas de comparación.

• Los clientes obtienen información aprovechable. Actualmente, KellyOCG es capaz de proporcionar a los clientes el tipo de visualizaciones basadas en los datos que solicitaron.

  Por ejemplo, el equipo puede confeccionar pronósticos acerca de las tendencias de la mano de obra de una empresa. También puede proporcionar análisis comparativos con otras empresas que buscan perfiles de empleados similares dentro de un sector o una zona geográfica.

• Clientes sorprendidos durante las sesiones de análisis. KellyOCG hizo que sus sesiones de análisis sean más dinámicas e interesantes. Los clientes simplemente deben iniciar sesión en el sitio .NET para poder revisar la información y explorar en profundidad las áreas que desean comprender.

  “Sabemos lo que va a pasar. En un momento de la sesión de análisis, se detiene la presentación formal y todos se reúnen alrededor del equipo portátil para ver el dashboard. Los clientes dicen: ‘¿Qué significa ese salto de ahí? ¿Por qué sucedió eso? ¿Cómo podemos repetirlo?’ o ‘Sabía que nos estaba yendo genial ahí, pero no podía imaginarme que había un problema de calidad aquí’”, comenta Tom.

  “Y, en un momento de la sesión, se produce un instante de comprensión colectiva. Ya no se hacen ejercicios de presentación de informes sobre la eficacia del programa. Pasamos a un nuevo concepto de colaboración. Debatimos cómo mejorar la efectividad del programa y cómo desarrollar un modelo de madurez progresivo, basado en el conocimiento que proporciona la plataforma de análisis de la cadena de suministro de talento”.

• Desbloqueo del potencial sin explotar del equipo. La sorpresa más grande fue el modo en que la decisión de implementar Tableau transformó al equipo de análisis de la cadena de suministro de talento.

  “La verdad es que el talento de nuestro personal no deja de crecer”, dice Tom. “Con Tableau, incluso aquellos empleados que considerábamos ‘principiantes’ resuelven rápidamente problemas de negocios muy complejos. La solución les permite superar más rápido la curva de aprendizaje, en comparación con otras tecnologías tradicionales”.

  No solo cambió la productividad del equipo existente, sino que ellos mismos creen que proporcionó una ventaja para la contratación. Según Tom, trabajar con Tableau permitió a KellyOCG concentrar la experiencia técnica en el equipo formado por los científicos de datos. Por otra parte, las visualizaciones se desarrollan en un equipo que aporta conocimiento del negocio, pasión y mucha energía.

  “Enseguida nos dimos cuenta de que podíamos cambiar el perfil del talento que buscábamos. Ya no es necesario invertir en alguien con muchos años de experiencia en tecnología. Dejamos atrás la competencia técnica y el perfil de contratación basado en habilidades, que imponían límites a los talentos disponibles. Ahora, podemos buscar individuos con mucha energía, impulso y pasión. Su dominio técnico es un factor menos prioritario. Sabemos que los podemos ubicar donde más los necesitemos. ¿Y cuál es el resultado? Auténticas estrellas”.

Hablando de estrellas, Rich Fisher fue recientemente galardonado con el premio Golden Circle de Kelly Services, una distinción otorgada cada año a un número selecto de los contribuidores más importantes de la empresa. El proyecto de análisis basado en Tableau fue citado como uno de los factores principales del galardón.

Y hubo más premios. La plataforma de análisis de la cadena de suministro de talento fue reconocida por analistas del sector como una de las mejores innovaciones y un producto ampliamente superior a los de la competencia, los proveedores y los clientes.

Por ejemplo, en una publicación de blog titulada “Prácticas clave en la administración de la cadena de suministro de talento” (en inglés), Kyle Lagunas (analista de adquisición de talento de Brandon Hall Group) escribió: “KellyOCG hizo una demostración en vivo de su herramienta de análisis y generación de informes. Yo la calificaría entre las cinco mejores soluciones que he visto hasta la fecha”.