Cómo utilizar Tableau para el planeamiento financiero a fin de generar un mayor impacto en el negocio

La imagen que antecede no representa datos reales

Nota del editor: Honeywell es un conglomerado multinacional estadounidense, incluido en la lista Fortune 100, que brinda productos comerciales y de consumo, servicios de ingeniería y sistemas aeroespaciales a diversos clientes. La empresa lleva utilizando Tableau durante más de dos años para generar análisis reveladores y una cultura de generación de informes de autoservicio entre todos sus miembros. Gracias a su asociación con Tableau y la adopción de la herramienta por parte del equipo de finanzas, lograron un aumento de la productividad, un rendimiento financiero más sólido y mayor visibilidad en áreas como administración de inventario. Asimismo, redujeron significativamente el tiempo de la generación de informes. Invitamos a su director financiero sénior, Joseph Majewski, para que nos cuente cómo Honeywell utiliza Tableau para afianzar el planeamiento financiero.

Muchos profesionales se sienten identificados con los socios corporativos que dependen principalmente del equipo de finanzas para la revisión de los datos y la generación de respuestas rápidas (a veces, con plazos imposibles). Honeywell no es la excepción. De hecho, nuestro director financiero suele decirles a los empleados de finanzas: “No estudiaron y se convirtieron en profesionales de finanzas para dedicarse a elaborar informes manuales repetitivos en Excel. Y no queremos que así sea. En cambio, queremos que se concentren en ser mejores socios corporativos e impulsar análisis que generen un verdadero impacto”. Es por eso que la adopción de Tableau fue fundamental para mí y los demás miembros del equipo financiero. Nos permitió poner fin a los ejercicios manuales con Excel. Ahora podemos capturar, analizar y comprender grandes cantidades de datos a medida que afianzamos nuestra asociación con el negocio.

Hemos implementado diversos proyectos “piloto” en nuestros grupos de negocios, que utilizaban Tableau para optimizar la experiencia de análisis y generación de informes con el propósito de lograr una mayor eficiencia y mejores resultados. Con el respaldo de los directores financieros de Honeywell, y hasta los presidentes de la empresa, logramos numerosas historias de éxito en los últimos dos años. Una de ellas fue un programa piloto destinado a abordar un desafío relacionado con el inventario. El resultado fueron ingresos de cerca de USD 10 millones mediante análisis de datos vinculados a inventario antiguo. El éxito del piloto trajo consigo una adopción más amplia por parte de los equipos de tecnologías y materiales de rendimiento.

Para analizar el proceso de adopción con más detalle, nuestro equipo de Honeywell adoptó un enfoque dividido en etapas. Comenzamos con la introducción de nuevos datos y visualizaciones de autoservicio. Esto proporcionó al equipo de inventario la posibilidad de acceder a los datos y revisarlos para poder entender nueva información. El proyecto evolucionó mediante la incorporación de datos sobre la demanda con el fin de crear vistas basadas en la acción y permitir el acceso de un público más amplio en cinco reuniones recurrentes diferentes. Otros elementos fundamentales que se utilizaron en el proyecto de inventario y se trasladaron a otros proyectos de inteligencia de negocios fueron los siguientes:

• Los proyectos deben presentar información nueva o tener el potencial de demostrar una cantidad significativa de productividad.
• Los análisis deben ser útiles. No basta con que muestren el qué y el porqué. Deben proporcionar información que ayude a los líderes a tomar decisiones y actuar en consecuencia.
• La iteración es esencial. No nos asusta comenzar con poco. Y recopilamos comentarios que respalden la adopción.

Bajo el liderazgo de nuestro director financiero, también hemos creado informes financieros estándar que abarcan a toda la empresa. De esta forma, redujimos el trabajo en Excel necesario y promovimos la generación de informes de autoservicio. Los informes proporcionan resúmenes estándar y métricas clave que muestran el rendimiento al final de cada período de generación de informes.

Con impulso y más de 25 000 usuarios en Tableau Server, en Honeywell Finance mejoramos continuamente nuestra posición como socios corporativos. Además, generamos análisis significativos a diario que ayudan a los grupos de negocios a tomar importantes decisiones estratégicas. Para hacer una analogía con el sector de la construcción, mi enfoque sobre la inteligencia de negocios considera a nuestros equipos de sistemas financieros como “enmarcadores”. Hacemos conexiones de datos, y actuamos como enlace entre los equipos de finanzas y de TI. Por su parte, los miembros del equipo de finanzas funcionales, que son los expertos en el tema, actúan como “finalizadores”. Manipulan los datos y crean análisis que generan un impacto. Los mejores se convierten en productos de uso estándar.

Trabajar con datos suele ser complicado, pero no tiene por qué serlo si se aplican las siguientes medidas.

• Evalúe lo que hace en la actualidad. ¿Puede utilizar sus herramientas actuales para crear una fuente de datos antes de iniciar un proyecto de TI?
• Involucre a personas apasionadas como agentes de cambio. Les enseñamos a algunos miembros de finanzas a usar SQL personalizado en Tableau con el fin de optimizar el rendimiento de los libros de trabajo y la calidad del producto final.
• Asimismo, resulta fundamental integrar a los equipos corporativos y los recursos de TI para que trabajen juntos. Muchos salieron de su zona de confort y comenzaron a profundizar en los análisis. Cuando necesitan ayuda, cuentan con la asistencia del equipo de TI.

Cree una estrategia de datos y aproveche los datos gobernados. Algunas cuestiones útiles que hemos descubierto en Honeywell:

• En el área de finanzas aeroespaciales, comenzamos con nuestras vistas HANA existentes. Aprovechamos las extracciones para generar prototipos y poner a prueba las soluciones antes de buscar el desarrollo de TI.
• La seguridad en el nivel del rol de Tableau nos ayuda a crear filtros de dimensiones que copian los roles de seguridad de nuestro almacén de datos. Esto nos brinda la flexibilidad de trabajar con extracciones en el servidor y garantizar la seguridad de los datos.
• Sin embargo, insistimos en completar el círculo. Trabajamos con TI para modificar o crear nuevas vistas de HANA que satisfacen nuestras necesidades de datos y rendimiento.

A fin de cuentas, las personas marcan la diferencia con los resultados de los análisis.

• Pida a los líderes que promuevan la adopción en su organización. Si no cuenta con ese apoyo, siga buscando hasta encontrar al líder correcto.
• Las personas son muy importantes. Personalmente, busco personas que siempre quieran mejorar los procesos, aprender y probar cosas nuevas con proactividad.
• Pero no espere a que los demás tengan la iniciativa. Comience con poco. Luego, involucre a otros y solicite comentarios para iterar con sus socios corporativos.

¿Desea obtener más información? Escuche este seminario web para descubrir cómo Honeywell está impulsando análisis financieros de autoservicio flexibles en toda la empresa con Tableau.