Como usar o Tableau em planejamentos financeiros para causar mais impacto comercial.

A imagem acima não contém dados reais

Nota do editor: Honeywell é um conglomerado multinacional dos EUA listado na Fortune 100 que fabrica produtos comerciais e de consumo, serviços de engenharia e sistemas aeroespaciais para diversos clientes. Eles usam o Tableau há mais de dois anos para fazer análises aprofundadas e criar uma cultura de geração de relatórios por autoatendimento na empresa inteira. Com a parceria e a adoção do Tableau pelo financeiro, eles notaram um aumento na produtividade e no desempenho financeiro graças à maior visibilidade em áreas como gerenciamento de inventário. Além disso, houve uma grande redução no tempo de geração de relatórios. Nós convidados o diretor financeiro sênior Joseph Majewski para compartilhar sua perspectiva de como a Honeywell usa o Tableau para fortalecer o planejamento financeiro.

Muitos profissionais se identificam com o cenário de parceiros comerciais com grande dependência do departamento financeiro para revisar dados e fornecer respostas rápidas (e, muitas vezes, sob prazos indesejáveis). Na Honeywell, isso também acontece. O nosso diretor financeiro sempre diz para a equipe: “vocês não se formaram como profissionais em finanças para criar relatórios manuais e repetitivos no Excel. E não é isso que nós queremos que vocês façam. Queremos que o foco de vocês esteja em serem parceiros comerciais melhores, que possibilitam análises impactantes.” Assim, a adoção do Tableau foi fundamental para que eu e o pessoal do financeiro pudéssemos deixar de fazer ginástica com o Excel e capturar, analisar e compreender grandes volumes de dados de modo a criar uma parceria mais forte com a empresa.

Nós desenvolvemos diversos “pilotos” em nossos grupos de empresas usando o Tableau para aprimorar a experiência de geração de relatórios e análises e obter resultados melhores com mais eficiência. Com o apoio dos CFOs da Honeywell e até mesmo dos presidentes, contabilizamos diversas histórias de sucesso nos últimos dois anos. Uma dessas histórias foi um programa piloto que ajudou a solucionar um desafio relacionado ao inventário. O resultado foi uma receita adicional de quase US$10 milhões mediante a análise de dados vinculados a inventário ocioso. O sucesso que obtivemos com ele gerou uma adoção maior pelas equipes dos departamentos de materiais de desempenho e tecnologias.

Para visualizar melhor como foi o processo de adoção, a equipe da Honeywell utilizou uma abordagem em etapas. Nós começamos introduzindo novos dados e visualizações para o autoatendimento, o que ofereceu à equipe de inventário uma nova forma de acessar e revisar os dados. O projeto evoluiu com a incorporação de dados sob demanda. O objetivo era criar exibições acionáveis e permitir acesso a um grupo mais amplo de pessoas em cinco reuniões recorrentes diferentes. Outros elementos fundamentais usados no projeto do inventário e depois em nossos projetos de business intelligence são:

• Os projetos devem introduzir novas informações ou terem o potencial de gerar uma quantidade significativa de produtividade.
• As análises devem ser acionáveis; não basta contar o “quê” ou “por quê”, é preciso fornecer informações que possam ajudar a liderança a tomar decisões e agir.
• A iteração é a chave. Não temos medo de começar pequeno e coletarmos feedback que ajude na adoção.

Sob a liderança do nosso CFO, nós também criamos relatórios financeiros para a empresa inteira que diminuem o uso do Excel e incentivam a geração de relatórios por autoatendimento. Os relatórios fornecem resumos padrão e métricas fundamentais que demonstram o desempenho ao final de cada período do relatório.

Com mais de 25.000 usuários no Tableau Server, o departamento financeiro da Honeywell nos ajuda cada vez mais a sermos parceiros comerciais melhores, proporcionando análises aprofundadas diariamente para ajudar nossos grupos de empresas a tomarem decisões estratégicas importantes. Fazendo uma analogia com o setor da construção civil, eu vejo o business intelligence da seguinte forma: nossas equipes de sistemas financeiros fazem o trabalho estrutural. Nós conectamos as pessoas aos dados, agindo como um elo entre financeiro e TI. Depois, a equipe funcional do financeiro, composta pelos especialistas no assunto, faz o “acabamento”. Eles preparam os dados e desenvolvem análises impactantes; dessas análises, as melhores se tornam produtos para uso padrão.

Trabalhar com dados pode ser complicado, mas, se você seguir essas medidas, não precisa ser assim.

• Avalie o que você tem feito até agora. Você pode usar as ferramentas atuais para criar uma fonte de dados antes de iniciar um projeto de TI?
• Envolva pessoas motivadas como agentes de mudança. Já tivemos pessoas do financeiro que aprenderam SQL personalizado no Tableau para melhorar o desempenho de pastas de trabalho e aprimorar o produto final.
• E trabalhem juntos... promover a integração entre a empresa e os recursos de TI é essencial. Muitos saíram de suas zonas de conforto para mergulhar nas análises e, quando precisam de ajuda, os funcionários da TI estão à disposição.

Crie uma estratégia para os dados e use dados governados. Algumas considerações úteis que a Honeywell pode nos oferecer:

• No financeiro aeroespacial, começamos com as nossas exibições existentes em HANA. Usamos extrações para criar soluções piloto e protótipos antes de recorrer à TI para o desenvolvimento.
• O modelo de segurança por função do Tableau nos ajuda a criar filtros dimensionais que refletem as funções de segurança do nosso data warehouse, proporcionando flexibilidade para trabalharmos com extrações no servidor e garantir a segurança dos dados.
• Além disso, fazemos questão de fechar o ciclo, trabalhando com a TI para modificar ou criar novas exibições em HANA de acordo com as nossas necessidades de dados e desempenho.

No final, são as pessoas que fazem a diferença, colocando a análise em prática.

• Peça à liderança para ajudar a promover e impulsionar a adoção em sua empresa. Se você não tem esse apoio, continue procurando até encontrar o líder certo.
• As pessoas importam! Pessoalmente, eu procuro pessoas que sempre queiram melhorar um processo, aprender algo a mais e que tenham a iniciativa de experimentar coisas diferentes.
• Mas não fique esperando pelos outros. Comece pequeno, depois envolva outras pessoas e peça opiniões para repetir o processo com seus parceiros comerciais.

Quer aprender mais? Ouça este webinar e descubra como a Honeywell promove análises financeiras de autoatendimento por toda a empresa com o Tableau.