Anwendung von Tableau zur Finanzplanung für einen nachhaltigeren Geschäftserfolg

Die Abbildung oben basiert auf fiktiven Daten

Hinweis des Herausgebers: Honeywell ist ein Fortune 100-Unternehmen und ein multinationaler US-amerikanischer Mischkonzern, der Handels- und Konsumgüter herstellt und technische Dienstleistungen sowieLuftfahrtsysteme für verschiedene Kunden anbietet. Das Unternehmen nutzt Tableau bereits seit mehr als zwei Jahren für aussagekräftige Analytics und ein System von Selfservice-Berichten im gesamten Unternehmen. Durch die Partnerschaft mit Tableau und die Anwendung der Tableau-Software in der Finanzabteilung konnten die Produktivität erhöht, die finanziellen Ergebnisse durch tiefere Einblicke in Bereiche wie z. B. die Warenbestandsverwaltung verbessert und die Erstellungszeit für Berichte erheblich verkürzt werden. Wir haben den Senior Finance Director Joseph Majewski gebeten, uns zu erläutern, wie Honeywell Tableau für eine leistungsstarke Finanzplanung nutzt.

Vielen Experten kennen die Situation von Geschäftsanwendern, die stark von der Finanzabteilung abhängig sind, wenn Daten überprüft und schnelle Antworten geliefert werden müssen (mit manchmal grenzwertigen Zeitvorgaben). Bei Honeywell ist das nicht anders. Tatsächlich stellt unser CFO gegenüber seinen Mitarbeitern immer wieder fest: „Sie sind nicht zur Schule gegangen, um als Finanzexperten manuelle, sich wiederholende Berichte in Excel zu erstellen. Wir verlangen das von Ihnen auch gar nicht. Stattdessen sollen Ihre Bemühungen darauf gerichtet sein, dem Geschäftsbetrieb ein besserer Partner zu sein, der aussagekräftige Analytics fördert.“ Vor diesem Hintergrund war die Einführung von Tableau ein zentrales Anliegen von mir und anderen Mitarbeitern in der Finanzabteilung. Damit sollten die Excel-Übungen beendet und große Datenmengen erfasst, analysiert und interpretiert werden, um mit dem Geschäftsbetrieb eine produktivere Zusammenarbeit zu entwickeln.

In unseren Geschäftsbereichen haben wir mehrere Pilotprojekte aufgesetzt und mit Tableau die Berichts- sowie Analysemöglichkeiten für verbesserte Ergebnisse sowie für eine erhöhte Produktivität erweitert. Durch Unterstützung der Honeywell-CFOs und auch der Presidents des Unternehmens können wir auf eine Vielzahl von Erfolgs-Storys in den letzten beiden Jahren zurückblicken. Eine solche Story ist ein Pilotprogramm für ein ambitioniertes Projekt der Bestandsverwaltung, bei dem durch Datenanalyse in Bezug auf verlorene Waren ca. 10 Millionen USD an Einnahmen realisiert werden konnten. Dieses erfolgreiche Programm führte zu einer umfassenderen Nutzung durch die Teams für „Performance Materials and Technologies“ (Hochleistungswerkstoffe und Technologien).

Betracht man die Einführung im Detail, so stellt man fest, dass unser Honeywell-Team nach einem abgestuften Konzept vorgegangen ist. Wir haben mit der Bereitstellung neuer Daten und Visualisierungen für Selfservice-Aktivitäten begonnen und damit dem Bestandsteam die Möglichkeit gegeben, auf Daten aus einer neuen Perspektive zuzugreifen und diese zu prüfen. Im nächsten Schritt haben wir Nachfragedaten hinzugefügt, aus denen sich aktionsorientierte Ansichten erstellen lassen, die die Nutzung durch eine breitere Anwenderbasis in fünf verschiedenen regelmäßigen Meetings unterstützen. Weitere zentrale Elemente des Bestandsprojekts und unserer Business Intelligence-Projekte waren folgende Kriterien:

• Die Projekte müssen neue Informationen bereitstellen oder potenziell zu einer erheblichen Erhöhung der Produktivität führen.
• Analytics müssen praktisch umsetzbar sein. Es geht bei Analytics nicht nur um das Was oder Warum, sondern vor allem um Erkenntnisse, mit denen Führungskräfte Entscheidungen treffen und handeln können.
• Iteration ist der Schlüssel. Wir hatten keine Bedenken, erst einmal in kleinerem Rahmen zu starten und die Implementierung über ein kontinuierliches Feedback weiter voranzutreiben.

Unter Leitung unseres CFO haben wir auch unternehmensweite Standardfinanzberichte erstellt, die die Excel-Berichte ablösen und ein Selfservice-Berichtswesen etablieren. Die Berichte bieten standardmäßige Zusammenfassungen und zentrale Kennzahlen, die das finanzielle Ergebnis am Ende jedes Berichtzeitraums wiedergeben.

Mit wachsender Dynamik und über 25.000 Benutzern von Tableau Server wird die Honeywell-Finanzabteilung Schritt für Schritt zu einem leistungsfähigeren Partner der Geschäftsanwender. Durch vermehrte tägliche aussagekräftige Analytics können Geschäftsbereiche wichtige strategische Entscheidungen treffen. Analog zur Bauwirtschaft kann man sagen, dass in meinem Ansatz der Business Intelligence unsere Finanzteams das Gerüst (als „Framer“) schaffen. Wir erstellen die Datenverbindungen für die Zusammenarbeit von Finanz- und IT-Abteilung. Die Datenfachleute der funktionalen Finanzmitarbeiter fungieren als Veredler („Finisher“). Sie verarbeiten die Daten und entwickeln aussagekräftige Analytics, von denen die besten standardmäßig verwendet werden.

Die Arbeit mit Daten kann schwierig sein. Das muss es aber nicht, wenn die im Folgenden aufgeführten Richtlinien beachtet werden.

• Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Können Sie mit Ihren aktuellen Tools eine Datenquelle erstellen, bevor Sie ein IT-Projekt beginnen?
• Gewinnen Sie leidenschaftliche Mitarbeiter als Protagonisten der Veränderung. Wir hatten Leute im Finanzteam, die benutzerdefiniertes SQL in Tableau erlernen, um die Leistung von Arbeitsmappen zu verbessern und das gelieferte Ergebnis zu erweitern.
• Und nicht zuletzt: Fördern Sie die Zusammenarbeit. Die Verknüpfung von Geschäfts- und IT-Ressourcen ist entscheidend. Viele haben ihre Komfortzone verlassen, um in Analytics einzutauchen. Wenn sie Hilfe benötigen, müssen ihnen IT-Mitarbeiter hilfreich zur Seite stehen.

Erstellen Sie eine Datenstrategie und nutzen Sie kontrollierte Daten. Was bei Honeywell noch eine wichtige Rolle gespielt hat:

• Im Luftfahrtfinanzbereich haben wir mit den vorhandenen HANA-Ansichten angefangen. Wir haben dann mit Extrakten Prototypen und Pilotlösungen erstellt, bevor mit der IT-Entwicklung begonnen wurde.
• Mit dem rollenbasierten Sicherheitssystem von Tableau konnten wir Dimensionsfilter anlegen, die den Sicherheitsrollen unseres Data Warehouse entsprechen. So hatten wir die Möglichkeit, flexibel mit Extrakten auf dem Server zu arbeiten und damit die Datensicherheit zu gewährleisten.
• Schließlich haben wir den Bogen zur IT-Abteilung geschlagen und mit dieser gemeinsam HANA-Ansichten bearbeitet oder neue HANA-Ansichten für unsere Daten- und Leistungsanforderungen erstellt.

Letztendlich sind es die Menschen, die die Attraktivität von Analytics ausmachen.

• Gewinnen Sie Führungskräfte für Unterstützung und Hilfe bei der Einführung in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie diese Unterstützung nicht erhalten, sollten Sie sich nach anderen Führungskräften umsehen.
• Auf die Mitarbeiter kommt es an! Ich persönlich bevorzuge Mitarbeiter, die fortwährend Vorgänge optimieren möchten, lernen möchten und selbstständig Dinge ausprobieren.
• Warten Sie aber nicht auf die anderen. Starten Sie in kleinem Rahmen, beziehen Sie andere mit ein und sammeln Sie Feedback, um Schritt für Schritt die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftsanwendern zu optimieren.

Möchten Sie mehr erfahren? In diesem Webinar wird gezeigt, wie bei Honeywell mit Tableau flexible, Selfservice-Finanz-Analytics im gesamten Unternehmen eingeführt wurden.