Vue unifiée sur plus de 50 établissements et 100 000 soignants
Réduction des coûts de 20 millions $ la première année en visualisant la valeur des soins.
Réduction du coût des prothèses du genou de 297 $ par patient, soit environ 3 millions de dollars économisés
Providence St. Joseph Health, un centre hospitalier comprenant 51 établissements et plus de 100 000 soignants, fournit chaque année des soins de qualité et rentables à des millions de patients. Les données des patients sont hébergées dans de nombreux systèmes, y compris des systèmes de gestion électronique des dossiers médicaux. À mesure que Providence poursuit son expansion, la gestion et l'intégration de ces données toujours plus nombreuses constitue un défi majeur.
Providence a besoin de comprendre clairement les niveaux de santé et de satisfaction des patients, les coûts des soins, les résultats pour les patients et d'autres aspects pour optimiser la qualité des soins et améliorer l'expérience des patients et des soignants. Avant Tableau, les analystes produisaient différentes versions des mêmes documents d'analyse pour leurs KPI, mais les tableaux de bord présentaient d'importantes lacunes : manque de discipline statistique, pas de comparatif des données par hôpital ou région, pas de mesures ni de données relatives aux coûts.
Dans un premier temps, le centre a identifié les problématiques globales que les données pouvaient résoudre et a créé des vues unifiées pour mettre en avant les meilleures pratiques et réduire les gaspillages. Les gaspillages incluent notamment les fournitures et médicaments qui sont inutilement onéreux, et peuvent faire bondir le coût par patient et rendre les soins plus chers.
Avec Tableau, Providence a créé des tableaux de bord accessibles pour l'ensemble du système, avec des données détaillées sur la qualité et le coût des soins. Ces tableaux de bord permettent aux soignants et cliniciens de voir les analyses pour chaque hôpital ou chaque unité de soins. Une telle transparence a mené à des améliorations substantielles des mesures de qualité et des réductions tout aussi substantielles des coûts des soins.
Grâce à la simplicité de l'évolutivité, Tableau a vraiment favorisé notre croissance. Une fois les données organisées, c'est vraiment très facile d'ajouter une série de petits graphiques sur un marché précis dans notre lot de visualisations.
Une analytique axée sur la valeur pour changer la perception des cliniciens
Pour répondre aux besoins d'un organisme qui se développe, il est nécessaire d'analyser des données complexes (y compris ces centaines de KPI) et de produire des insights pertinents qui conduisent à une amélioration de la qualité des soins. Mais à cause de la dispersion géographique du réseau de Providence, les rapports de performance étaient enregistrés à différents endroits. Les prestataires de soins n'avaient donc pas facilement accès aux données et ne pouvaient pas les utiliser pour collaborer ou prendre de meilleures décisions.
Pour compliquer le tout, bon nombre de médecins restent sceptiques face aux données hospitalières. Ils se demandent si les dossiers électroniques peuvent réellement les aider et si les analystes connaissent suffisamment le domaine médical pour que ces dossiers électroniques soient pertinents. C'est dans cette optique que Providence a créé le poste de Chief Medical Analytics Officer et a chargé Ari Robicsek de superviser l'analyse des données cliniques pour améliorer la qualité et l'accessibilité des soins, ainsi que l'expérience des patients.
L'équipe analytique globale, sous la direction d'Ari, développe et déploie des tableaux de bord Tableau et d'autres outils analytiques destinés à l'ensemble des établissements. Cette équipe inclut notamment des personnes connaissant parfaitement les besoins des cliniciens, à savoir des médecins qui peuvent comparer le coût des soins aux résultats et développer des outils, du personnel infirmier qui fait le lien entre les équipes médicales, les analystes et les équipes techniques pour garantir la pertinence des activités et résultats analytiques pour l'ensemble des cliniciens, ainsi que des biostatisticiens possédant une expérience solide en matière d'analyse des données de santé. Des équipes analytiques régionales et dans chaque établissement viennent compléter cette équipe centrale pour prendre en charge les problématiques plus locales.
Mon équipe s'est inspirée du Seigneur des anneaux : un tableau de bord pour les gouverner tous, à savoir un tableau de bord unique et centralisé qui contient tous les KPI pertinents pour l'ensemble des établissements.
Avec Tableau, l'équipe d'Ari a créé des tableaux de bord pertinents et contextuels, que les cliniciens et le personnel de Providence peuvent utiliser pour explorer et comprendre les métriques sur la qualité des soins. Ils remplacent ainsi les rapports qui manquaient d'intuitivité et de flexibilité, pour éliminer les causes d'inefficacité associées aux rapports statiques. Les utilisateurs peuvent également s'abonner à des tableaux de bord supplémentaires qui concernent plus spécifiquement le travail de certains médecins, personnel infirmier et unités de soins.
Grâce à Tableau, Providence optimise les données des patients avec d'autres métriques sur les soins et peut voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans les différents établissements. L'équipe peut identifier les meilleures opportunités pour maximiser la valeur et réduire les gaspillages à l'aide d'une plate-forme unique et intégrée. Ari poursuit : « Nous sommes désormais tous sur la même longueur d'onde. Sans cela, nous aurions difficilement pu relever certains défis complexes en matière de qualité. » À l'heure actuelle, Providence teste l'intégration de Tableau dans son environnement de dossiers électroniques pour que les cliniciens puissent utiliser l'analytique en terrain connu et capturer les données des graphiques sur leurs patients.
En créant un réseau unique de tableaux de bord Tableau qui permettent aux utilisateurs de voir les performances de nos établissements au niveau du centre et d'explorer plus en détail chaque établissement, chaque unité, et même au niveau des patients des unités, nous avons réussi à communiquer et collaborer pour améliorer bon nombre de nos KPI.
Des résultats concrets : Tableau permet de détecter les gaspillages et d'améliorer les soins
Selon l'agence Centers for Medicare and Medicaid Services, plus de 3 000 milliards de dollars sont dépensés chaque année pour les soins et environ un tiers de ce montant constitue du gaspillage. Providence cherchait à réduire son gaspillage, tout en baissant les coûts et en améliorant les soins aux patients grâce à Tableau. Pourtant, pointer du doigt l'évidence dans les données ne suffit pas pour pousser les professionnels de santé à changer leurs comportements. L'équipe analytique avait besoin d'une approche innovante basée sur les données.
Grâce à Tableau, Providence a mis en lumière les gaspillages dans les pratiques des cliniciens. Pour les opérations du genou, les médecins utilisaient souvent du ciment osseux avec antibiotique pour prévenir les infections, alors qu'il coûte trois à quatre fois plus cher par patient. Providence a analysé les données de milliers de patients pour déterminer si ce ciment avait vraiment une incidence sur les taux d'infection pour les premières prothèses de genou par rapport au ciment classique. Ce n'est pas le cas. En se passant de matériaux inutilement coûteux dans ces opérations, Providence a réussi à économiser plusieurs milliers de dollars en un an pour les 10 000 opérations effectuées et a réduit le coût du ciment osseux de 76 $ par patient. En adoptant une approche similaire avec d'autres matériaux et fournitures, Providence a réussi à réduire les coûts de 297 $ par patient.
Les médecins ne souhaitent pas augmenter les coûts inutilement. Ces données ont permis aux chirurgiens de mieux comprendre les conséquences de leurs choix et de finalement prendre goût aux données et aux insights. En collectant les données, en les analysant et en les partageant de manière plus organisée, Providence permet désormais aux médecins de comprendre l'impact, positif ou négatif, de leurs comportements sur les soins prodigués aux patients. Cela permet de faire baisser la courbe des coûts, ou du moins de la stabiliser, pour l'ensemble des soins et dans l'ensemble des unités des 51 établissements, malgré le contexte d'inflation. Pour 10 états cliniques, Providence a réduit le coût des soins de 20 millions de dollars de la première année de son initiative.
Nous avons été surpris de constater que le nombre de patients avec prothèse du genou inclus dans notre analyse dépasse de loin le nombre de cas utilisés dans la littérature médicale sur ce sujet, car les études en question sont assez peu nombreuses.
La direction encourage la transparence grâce à une approche analytique en libre-service et contrôlée
Les sources de données utilisées par Providence sont complexes, avec notamment des bases de données Premier, Press-Ganey ou Epic. Avant de passer à Tableau, les analystes codaient leurs propres visualisations à l'aide de données issues de ces sources, et les différents groupes du réseau d'établissements créaient chacun leurs propres tableaux de bord. Ceux-ci étaient ensuite simplement intégrés à des rapports PowerPoint ou PDF interminables, enregistrés sur des serveurs locaux, ce qui ne permettait pas aux cliniciens d'y accéder facilement pour partager des analyses et des métriques de performance pour les patients, les établissements et Providence. De la même manière, les responsables des établissements locaux et régionaux, les dirigeants et le directoire de Providence peinaient à obtenir une vue précise et consolidée des performances globales du centre.
En obtenant le soutien de la direction dès le début du déploiement de Tableau, les responsables des établissements locaux et régionaux, et les cliniciens eux-mêmes, ont rapidement compris la valeur que permettait de générer cette plate-forme. Le directoire exigeait également une cohérence dans l'approche. Avec une migration totale vers Tableau, Providence a facilité la mise en place d'un langage unique, celui de la visualisation de données, compris aussi bien par les responsables que par les personnels en première ligne pour évaluer la qualité des soins. Et aujourd'hui, bon nombre des métriques utilisées pour déterminer les bonus des membres de la direction sont basées sur des tableaux de bord Tableau.
Vers de nouvelles réussites : Providence donne la priorité à l'analytique visuelle
Pour faire passer la transparence et l'analytique des données au niveau supérieur, Providence adapte son approche pour analyser l'ensemble des pathologies traitées par le réseau d'établissements au lieu de se focaliser sur le suivi des données et la réduction des coûts par patient dans certains scénarios, comme le remplacement de prothèse ou les pontages coronariens.
« Je suis très heureux de pouvoir étendre la portée de ce que nous avons réussi à faire et nous faisons tout notre possible pour mettre en place une plate-forme qui va nous permettre d'atteindre cet objectif », explique Ari. L'analytique intègre également les statistiques dans le processus ETL. Providence a commencé à utiliser une intégration R dans Tableau pour gagner en flexibilité avec les paramètres et les filtres, afin de permettre à tous les médecins de comprendre la signification statistique des données.
C'est assez inhabituel de voir un médecin à plein temps se mettre à diriger l'analytique. Mais dans le domaine de la santé, c'est aujourd'hui indispensable.