Tableau : Présentez-nous Piedmont. Quelle est la taille de la structure ?
Mark Jackson, responsable des solutions d'aide à la décision de Piedmont : Piedmont Healthcare est un système regroupant cinq établissements hospitaliers. Notre équipe médicale se compose de 400 personnes. Nous disposons en outre d'un réseau d'environ 1 200 médecins et de plus de 100 cabinets affiliés dans le nord de la Géorgie.
Tableau : Avec une telle responsabilité, vous devez gérer un volume de données conséquent. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet ?
Mark Jackson : Je travaille pour Piedmont depuis bientôt 4 ans. J'ai commencé au Heart Institute. Ce département propose une gamme de services dans le secteur cardiovasculaire.
Nous avons commencé à nous appuyer de façon progressive sur les données, à l'image de la transition opérée par l'ensemble du secteur de la santé. Vous devez être en mesure de réagir rapidement aux évolutions du marché et à tous les changements de législation en matière de santé. Savoir s'adapter est donc indispensable.
Tableau : Tableau vous a-t-il aidé dans cette démarche ?
Mark Jackson : Je cherchais un moyen de faire mon travail plus rapidement et de favoriser la découverte d'informations exploitables. Quand j'ai eu Tableau, mon premier réflexe a été de prendre les données Excel de mon projet en cours (sur nos laboratoires de cathétérisme et d'électrophysiologie) et de les importer dans Tableau pour suivre la productivité de ces laboratoires.
Au début, j'utilisais Excel pour exécuter ces tâches. Cela me prenait quatre heures par mois. Or, je ne pouvais produire que des informations agrégées, ce qui conduisait systématiquement à de nouvelles questions, et de là, à une charge de travail supplémentaire. Tableau m'a permis d'automatiser ce processus. Désormais, ces tâches se font automatiquement.
Tableau : C'est génial ! Que s'est-il passé ensuite ?
Mark Jackson : Alors que je continuais à développer mes travaux et à migrer bon nombre de données depuis Excel vers Tableau, la direction de Piedmont a commencé à s'intéresser au logiciel. Elle faisait face aux mêmes problématiques et cherchait à produire des informations exploitables plus rapidement. Elle ne parvenait pas à présenter ces informations aux décisionnaires assez rapidement pour pouvoir évoluer en conséquence au sein de l'environnement.
Chaque mois, elle imprimait des rapports d'exploitation de 133 pages pour chaque établissement. Le temps que ces rapports arrivent aux mains des décisionnaires, les données qu'ils contenaient étaient devenues obsolètes. Grâce à Tableau, nous avons pu remplacer 2 400 pages par un tableau de bord unique.
Piedmont visualise les statistiques clés de ses établissements dans un tableau de bord unique.
Tableau : Formidable ! Avez-vous conçu d'autres tableaux de bord depuis ?
Mark Jackson : Oui. Notre deuxième projet dans Tableau s'intitulait « Patient First ». La première phase consistait à réorganiser les emplois du temps des médecins. Plus de 100 médecins et prestataires intermédiaires étaient concernés. Leur répartition et leurs activités manquaient d'efficacité.
Tableau nous a donc servi pour mener à bien cette réorganisation. Résultat : nous avons pu supprimer un service de consultation et d'autres activités effectués par des tiers le week-end. Au total, nous avons économisé un peu plus de deux millions de dollars par an.
Tableau : C'est génial. Avez-vous constaté un impact sur la qualité des soins ?
Mark Jackson : Le projet « Patient First » a effectivement eu des effets positifs, car il a permis aux médecins de se focaliser sur une activité centrée sur le patient à la fois.
Nous avons constaté une amélioration de 50 % dans la variance de l'indice de référence de la durée de séjour pour problèmes cardiovasculaires. Nous avons également noté une réduction de 10 % du nombre de réadmissions pour insuffisances cardiaques et de 12 % du nombre de réadmissions pour les patients victimes de crises cardiaques. Dans l'ensemble, la satisfaction de nos patients a augmenté de 7 %.
Et en plus de nous aider dans la réorganisation des emplois du temps, Tableau nous permet de suivre les résultats de nos efforts pour chaque phase du projet « Patient First ».
Tableau : C'est formidable. Utilisez-vous Tableau au niveau clinique également ?
Mark Jackson : Ce qui est véritablement appréciable, c'est que Tableau nous permet d'exploiter notre système d'imagerie en fonction d'un ensemble donné de critères, par exemple pour rechercher un candidat potentiel à une opération de chirurgie valvulaire. Nous pouvons identifier ce candidat et discuter avec la personne ayant commandé l'examen d'imagerie. Cette personne pourra ensuite s'entretenir avec le patient et lui proposer de rencontrer le chirurgien afin de bénéficier de l'opération.
Lorsque je me rends dans un établissement hospitalier, je veux avoir la certitude que le personnel s'occupera correctement de mon cas et qu'aucune information ne sera négligée parce que le personnel sera plus occupé à analyser les statistiques collectées à mon sujet.
Grâce à cette visualisation, les médecins peuvent déterminer de manière proactive les patients éligibles à une chirurgie valvulaire.
Tableau : Tout à fait ! Chez Piedmont, combien d'employés utilisent Tableau ?
Mark Jackson : Tableau a commencé à être utilisé au Heart Institute. Cette entité compte plusieurs employés qui connaissent désormais bien cet outil et sont capables de réaliser des choses formidables. Aujourd'hui, nous avons des utilisateurs dans chaque entité et dans la plupart des services. À l'origine, nous avions une licence. Nous en sommes maintenant à 85, et nous disposons d'un serveur 16 cœurs avec 250 utilisateurs uniques chaque semaine.
Tableau : Les utilisateurs apprécient-ils l'aspect libre-service de Tableau ?
Mark Jackson : C'est la nouvelle expression à la mode en matière d'aide à la décision, et nous en tirons bien évidemment parti.
Jusque-là, notre infrastructure d'aide à la décision était lourde à gérer, avec des projets d'entrepôt de données géants pouvant prendre une année à s'exécuter. Tableau nous a permis d'accélérer ces procédures et de gagner en efficacité. Nous pouvons déployer rapidement de petits magasins de données et les mettre à disposition des utilisateurs résolvant seuls les problèmes auxquels ils sont confrontés. Je pense que les utilisateurs gagneront davantage en autonomie à mesure que nous continuerons à développer ce projet.
Il ne s'agit pas ici d'une mesure imposée de manière hiérarchique. Les utilisateurs souhaitent véritablement fonctionner de cette manière. Et ce mode de fonctionnement connaît une croissance organique. Nous avons fourni quelques licences à des groupes que nous pensions être intéressés par cette méthode. Et force est de constater que les utilisateurs exécutent leurs tâches plus efficacement.
Les tableaux de bord de Tableau répondent aux besoins de l'organisation.
Tableau : Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet ?
Mark Jackson : D'après les résultats d'un questionnaire que j'ai récemment fait circuler, les utilisateurs ont augmenté leur efficacité de 23 % en moyenne.
En extrapolant et en attribuant un taux horaire à ces ressources, et en tenant compte des heures effectuées chaque semaine, nous avons réalloué un montant compris entre 250 000 $ et 650 000 $.
L'une des réussites les plus flagrantes concerne une utilisatrice de notre service informatique : elle a réussi à automatiser des tâches qu'elle exécutait auparavant dans Excel et qui lui prenaient plus de 3 semaines chaque mois. Nous avons recréé les rapports dans Tableau. Et aujourd'hui, cette utilisatrice consacre environ 3 jours par mois à ces tâches et peut se focaliser sur l'essentiel de son travail, au lieu de créer des rapports.
Tableau me donne un sentiment de maîtrise, comme si je pouvais tout faire. Si je dispose des données appropriées, je suis en mesure de traiter et résoudre tous les problèmes. Et assez rapidement.
Tableau : Qu'en est-il pour vous ?
Mark Jackson : En ce qui me concerne, je pense avoir amélioré mon efficacité de 80 % à 90 %. Je parle là uniquement du temps nécessaire pour découvrir les informations exploitables. Tableau permet ensuite d'automatiser ces informations, ce qui veut dire que je n'ai plus à effectuer toutes les tâches de maintenance que je devais faire auparavant à longueur d'année. Je suis épaté par le volume de données que nous pouvons intégrer à Tableau.
Nous disposons de plus de 70 sources de données, que nous publions sur notre serveur. En comptant toutes les lignes et colonnes dont nous disposons, nous faisons passer chaque jour plus de 20 milliards de points de données dans Tableau. C'est un volume gigantesque, que Tableau nous fait facilement oublier.
Tableau me donne un sentiment de maîtrise, comme si je pouvais tout faire. Si je dispose des données appropriées, je suis en mesure de traiter et résoudre tous les problèmes. Et assez rapidement.