Piedmont Healthcare mejora la atención médica con información proactiva

Tableau: Cuéntenos un poco más acerca de Piedmont. ¿Qué tamaño tiene la organización?
Mark Jackson (administrador de inteligencia de negocios): Piedmont Healthcare es un sistema de cinco hospitales. Contratamos 400 miembros de personal médico y tenemos aproximadamente 1200 médicos afiliados, con más de 100 consultorios en el norte de Georgia.

Tableau: Impresionante. En el cargo que ocupa, seguro que debe procesar una gran cantidad de datos. ¿Puede contarnos algo más al respecto?
Mark: Bueno, formo parte de la empresa desde hace cuatro años. Comencé en el Heart Institute, que, dentro de la organización, es un centro de enfermedades cardiovasculares.

Y pasamos a ser una empresa en la que los datos tienen un peso mayor. Esa es la dirección que está adoptando el sector. Debemos ser capaces de responder velozmente a la evolución del mercado y a todos los cambios que se avecinan en la legislación de atención médica. Adaptarse es un requisito indispensable.

Tableau: ¿Tableau lo ayudó con eso?
Mark: Bueno, simplemente necesitaba una forma de hacer mi trabajo más rápido, ser capaz de descubrir información. Y lo primero que hice fue importar los datos que estaba registrando con Excel. Se trataba de un proyecto para nuestros laboratorios de cateterización y electrofisiología. Utilicé Tableau para supervisar el rendimiento de esos laboratorios.

Al principio, comencé a hacer todo esto en Excel. Era una tarea que me llevaba unas cuatro horas cada mes. Solo se podía producir información agregada, lo cual siempre generaba más preguntas y más trabajo. Tableau realmente me permitió automatizar el proceso por completo. Ahora se lleva a cabo solo.

Tableau: Eso es magnífico. ¿Y qué pasó después?
Mark: Continué desarrollando mi trabajo y trasladé a Tableau gran parte de lo que había hecho previamente en Excel. A los directivos les llamó la atención. Me dijeron: “Estamos experimentando los mismos problemas. Tenemos que entregar esta información con mayor rapidez. No somos capaces de transmitir la información a los responsables de tomar decisiones con la agilidad que requiere el entorno”.

Debían imprimir unos registros. Eran informes operativos mensuales de 133 páginas para cada hospital. Cuando estos informes llegaban a manos de los responsables de la toma de decisiones, estaban obsoletos. Gracias a Tableau, fuimos capaces de reemplazar 2400 páginas con un simple dashboard.

Tableau: Asombroso. ¿Y generó algún otro dashboard después?
Mark: Sí. El segundo proyecto en el que trabajamos con Tableau se llamaba “Patient First” (El paciente primero). La primera etapa de ese proyecto era la reorganización de los horarios de los médicos. Teníamos más de 100 médicos y otros auxiliares, y necesitábamos reorganizar todas sus agendas diarias. Básicamente, los teníamos esparcidos haciendo muchas cosas, lo que generaba ineficacias.

Aprovechamos Tableau para que nos ayudara a reorganizar esos horarios. Uno de los resultados fue eliminar un servicio de consultoría médica externalizado y trabajo adicional subcontratado durante el fin de semana. Eso, en total, nos ahorró un poco más de USD 2 millones al año.

Tableau: Eso es fantástico. ¿Eso tuvo un impacto en la calidad de la atención?
Mark: Hemos visto resultados muy positivos en el proyecto “Patient First”. Los médicos por fin pudieron centrar toda su atención en un paciente a la vez.

Vimos una mejora del 50 % en nuestra discordancia del valor de referencia de la duración de estancia para pacientes con problemas cardiovasculares. Asimismo, se redujeron los reingresos por insuficiencia cardíaca en un 10 % y los reingresos de victimas de infarto de miocardio en un 12 %. En general, mejoraron las calificaciones de satisfacción de nuestros pacientes en un 7 %.

Además de facilitarnos la confección de los nuevos horarios para los médicos, Tableau nos ayudó a llevar un registro de los resultados de nuestra actividad en todas las etapas del proyecto “Patient First”.

Tableau: Impresionante. ¿Están usando Tableau en algún entorno clínico?
Mark: Nos entusiasma explorar nuestro sistema de imágenes. Intentamos encontrar un conjunto de criterios que nos indique si un paciente es un buen candidato para cirugía de válvula cardíaca. Podemos detectar candidatos potenciales y conversar con la persona que solicitó el estudio por imágenes. Después, el profesional correspondiente puede decirle al paciente: “Es recomendable que haga una consulta con nuestro cirujano cardiovascular. Es posible que pueda beneficiarse de una intervención quirúrgica”.

Me gustaría recibir ese tipo de atención cuando recurra a cualquier sistema hospitalario. Quiero tener la certeza de que no habrá negligencias y se tomarán las medidas necesarias porque hay personas trabajando de manera inteligente con toda la información que recopilan sobre mí.

Tableau: Totalmente cierto. Entonces, ¿cuántos empleados en Piedmont utilizan Tableau?
Mark: A pesar de que hace poco que utilizamos Tableau en el Heart Institute, tenemos varias personas que dominan la herramienta y están produciendo muchas cosas interesantes. En este momento, tenemos usuarios en todas las entidades y en la mayoría de los departamentos. De una, pasamos a contar con 85 licencias. Además, tenemos implementado un servidor de 16 núcleos y alrededor de 250 usuarios todas las semanas.

Tableau: ¿A las personas les gusta la capacidad de autoservicio de Tableau?
Mark: La palabra “autoservicio” está muy de moda en el sector de BI. Definitivamente estamos sacando partido de dicha capacidad.

Tableau redujo el trabajo administrativo necesario para mantener esa gigantesca y pesada infraestructura de BI (con grandes proyectos de almacenes de datos, que incluso podían tardar un año en completarse). Pasamos a ser mucho más rápidos. Podemos implementar velozmente pequeñas configuraciones de datos (data marts) y facilitárselas a los usuarios finales que estén experimentando determinados problemas. A medida que continuemos creciendo con este proyecto, creo que las personas pasarán a ser cada vez más autosuficientes.

La utilización de la herramienta no ha sido un mandato obligatorio impuesto por la dirección empresarial. El personal está realmente entusiasmado. Todo fue creciendo de manera orgánica. Solo dimos algunas licencias a grupos que creíamos que estarían interesados. Y, a partir de ahí, el trabajo de cada uno resultó ser más eficaz.

Tableau: ¿Nos podría contar más?
Mark: Recientemente envié una encuesta y los resultados me dicen que, en promedio, la eficacia del personal ha mejorado un 23 %.
Si se extrapola ese resultado y se atribuye una tarifa horaria a esos recursos, teniendo en cuenta la cantidad de horas semanales que dedicaron a su trabajo, podemos reasignar entre USD 250 000 y USD 650 000.

Una de las mejores historias de éxito es la de una usuaria de nuestro departamento de TI. Automatizó un trabajo que, cuando utilizaba Excel, solía llevarle tres semanas y media cada mes. Recreamos esos informes en Tableau y, ahora, dedica como máximo tres días por mes. En vez de perder el tiempo generando informes todos los meses, puede concentrarse en su nuevo rol.

Tableau: ¿Y usted?
Mark: Personalmente, puedo decir que mi eficacia probablemente aumentó entre un 80 y un 90 %. Y eso solo responde al tiempo que dedico a descubrir información preliminar. Porque Tableau permite automatizar por completo la generación de información posterior. Todo el trabajo de mantenimiento que tendría que hacer durante el año ya no es necesario. Es impresionante la cantidad de datos que incorporamos con Tableau.

Actualmente tenemos más de 70 fuentes de datos que publicamos en el servidor. Observando las columnas y filas, calculé que, diariamente, incorporamos más de 20 000 millones de puntos de datos con Tableau. Es una cantidad masiva de información. Aunque, en realidad, no parece que sea tan grande.

Tableau me hace sentir poderoso y capaz de lograr cualquier cosa que me proponga. Mientras haya datos disponibles, podemos abordar cualquier problema y resolverlo. Y, probablemente, con gran rapidez.