Cómo Tableau me ayudó a ahorrar tiempo en el análisis financiero

Nota del editor: Sam tiene experiencia en crear funciones financieras para InterWorks. Una de sus tareas consiste en la generación de informes de análisis del rendimiento. Esta publicación se basa en sus blogs originales incluidos en la serie de publicaciones “Tableau for Finance” de InterWorks.

¿Cuál es el producto más valioso para el equipo de finanzas? Cualquiera diría que son las personas. Asumiendo que cuenta con las personas adecuadas, con las habilidades apropiadas y los puestos de trabajo correctos, ¿cuál sería el producto más valioso? Yo diría que el tiempo.

En mi mundo, el tiempo es escaso. Además, estoy seguro de que también lo es para muchos otros equipos de finanzas. En mi experiencia, los departamentos de finanzas trabajan con estoicismo y perseverancia para generar informes dentro de ajustados plazos de entrega. Sin embargo, ¿sabemos si el estoicismo y la perseverancia llevan a un aprovechamiento óptimo del tiempo y alivian la presión cuando los plazos son ajustados? Quiero explorar este tema y destacar un recurso de gran valor no solo para mí, sino también para mi equipo y para la empresa.

Gran parte de los informes de finanzas se generan en Excel. Es el recurso seguro al que recurrir. Históricamente, Excel ofreció funciones que se adaptan fácilmente a fórmulas.

Perdí la cuenta de la cantidad de libros de trabajo que creé en Excel. Pero ahora estos libros están desactualizados, ya que solo representan una instantánea de los datos y no datos en tiempo real.

Descubrí que las mayores limitaciones de Excel son la rapidez con la que los informes pasan a estar obsoletos a medida que se publican nuevas transacciones o ajustes en el sistema contable y la necesidad reiterada de ejecutarlos nuevamente. Se pierde un tiempo muy valioso incluso antes de que pueda explicar cómo usar un libro de trabajo de varias hojas a los usuarios finales que no están familiarizados con Excel.

También se deben revisar las fórmulas y la precisión del informe, adaptar los datos agregados y realizar modificaciones para generar el tipo de visualización que desean ver los directivos. Como no dispongo de mucho tiempo, suelo hacer todo esto a la vez, y la generación de informes y el análisis son tan solo una parte de mis tareas.

Me parece increíble poder crear una fórmula compleja con agregaciones, búsquedas y declaraciones de tipo IF, que combine datos de varias hojas y que tenga 20 líneas.

Sin embargo, a medida que las fórmulas se vuelven más largas y obtienen información de varias fuentes, controlar y mantener la precisión de los datos se hace más difícil. En un mundo perfecto, la forma de los datos de la fuente no cambia y tan solo se necesita importar los datos actualizados. Pero esto casi nunca ocurre.

Excel acaba llegando a un punto crítico y deja de responder. Se pierde el trabajo y se tarda tiempo intentando recuperarlo. Afortunadamente, todos esos problemas desaparecen con Tableau.

Gracias a Tableau, los equipos de finanzas y operaciones ya no pierden el tiempo. Y lo digo por experiencia. También ahorra tiempo a quienes usan los informes, ya que los creamos conjuntamente y colaboramos para mejorar la interacción y la comprensión.

Siempre me dediqué a la contabilidad. No sé crear códigos ni escribir scripts. Me llevó algo de tiempo adaptarme a Tableau y a su manera de generar informes y análisis. Sin embargo, si me preguntan si valió la pena, respondo que sí y que me gustaría haberlo descubierto antes. No me malinterpreten; Excel aún forma parte de mi vida, pero lo uso para otras funciones. Tableau es mi solución preferida.

Mi día a día consiste en intentar hacer el trabajo de 10 horas en una jornada laboral de 8. Sin Tableau, serían 20 horas en una jornada de 8. Me gustaría destacar algunas funciones fundamentales de Tableau que son beneficiosas para cualquier usuario.

Conexiones de datos en tiempo real

Lo primero que se preguntará será: “¿Cómo me puedo conectar en tiempo real a los datos de la empresa?”. Una funcionalidad clave de Tableau son las conexiones a las fuentes de datos sin necesidad de codificación. Si tiene los permisos correctos, se puede conectar a la mayoría de las bases de datos (como se muestra en la siguiente imagen). A través de una conexión en tiempo real con CRM, los informes de Tableau se actualizan en tiempo real o según un programa. Si desea seguir usando una hoja de cálculo de Excel, también puede conectarla a Tableau. Esta es la primera pantalla que verá cuando inicie Tableau:

Arriba: La pantalla inicial de Tableau muestra una selección de conexiones a fuentes de datos.

Automatización

¿Cuántos de los informes se crean de forma manual en Excel cada mes? No importa la cantidad de informes, sino el tiempo que se tarda en crear las fórmulas y en preparar, verificar y generar los datos.

Tableau lleva a cabo todas las actualizaciones de los datos, lo que le ahorra mucho tiempo. Publicamos varios dashboards divididos en dos categorías: informes de rendimiento y de cumplimiento. La información obtenida a partir de los datos respalda nuestras decisiones. Es por ello que debemos poner los datos al alcance de quienes toman las decisiones.

Sean cuales sean sus necesidades de informes, los dashboards creados y publicados con Tableau son compatibles con el análisis de autoservicio. Requieren un mantenimiento mínimo gracias a las actualizaciones de datos automáticas y los filtros que se pueden usar para destacar los aspectos del análisis más relevantes para los usuarios.

A modo de ejemplo, piense si un libro de trabajo de Excel puede:

• Actualizarse automáticamente cada hora.
• Ofrecer a los usuarios un acceso ininterrumpido a través del navegador.
• Permitir que los usuarios filtren los datos.
• Ofrecer suscripciones para que los usuarios puedan recibirlos automáticamente cada día.
• Proporcionar permisos diferentes de edición, interacción y descarga según las credenciales del usuario.

Uniones y combinaciones

Una vez que esté conectado a una fuente de datos, podrá ver todas las hojas y las tablas en la base de datos que puede combinar. En Excel, tendría que usar funciones de búsqueda vertical y SUMIFS (SUMAR.SI.CONJUNTO) o enlaces de hoja de otras fórmulas.

Una vez que haya interpretado el marco de la unión, Tableau recordará su selección para usarla en el futuro. No es necesario actualizar las fórmulas de búsqueda ni revisarlas cuando se agregan filas o columnas.

Esta vista muestra varias tablas de Salesforce unidas fácilmente con una funcionalidad de arrastrar y soltar.

Este dashboard permite a los equipos ver el rendimiento de las acciones por sector y obtener detalles sobre los valores subyacentes.

Estas tres funciones que acabo de mencionar transformaron mi forma de trabajar con los datos financieros. Tan solo uso algunas de las funcionalidades de Tableau y, cuanto más exploro la plataforma, más valiosa me parece. Si desea conocer más formas en las que el análisis visual de Tableau puede generar valor para los equipos de finanzas y ayudarles a ahorrar tiempo, explore el informe completo aquí.

Aunque al principio puede resultar desconcertante, pronto se dará cuenta de que es muy fácil comenzar a usar Tableau.