Minha jornada para economizar tempo usando o Tableau para análises financeiras

Nota do editor: Sam possui experiência em criar funções financeiras para a InterWorks, incluindo geração de relatórios de análises de desempenho. Esta publicação é baseada em seus blogs originais, incluídos na série “Tableau for Finance” (Tableau no mercado financeiro) publicada pela InterWorks.

Qual é o recurso mais valioso para sua equipe financeira? Pode-se dizer que são as pessoas. E se você já tiver as pessoas certas, com as habilidades certas nas funções certas, qual seria a sua resposta? Eu responderia: o tempo.

O tempo é escasso em meu universo, e estou certo de que muitas equipes financeiras encontram o mesmo desafio. Segundo minha experiência, os departamentos financeiros trabalham com dedicação e perseverança para produzir relatórios em prazos muito curtos. Mas podemos dizer que dedicação e perseverança resultam no melhor aproveitamento do tempo e aliviam a pressão quando o tempo é apertado? Quero desenvolver essa pergunta e destacar um recurso que veio a representar um grande valor para mim, minha equipe e a empresa.

Uma grande parte dos relatórios criados pelo departamento financeiro são desenvolvidos no Excel. Esse é o recurso mais básico e o porto seguro. Historicamente, o Excel sempre ofereceu funções com fórmulas facilmente adaptáveis.

Já perdi as contas de quantas pastas de trabalho eu já criei no Excel, e que agora estão congeladas no tempo por serem apenas um instantâneo, e não uma seleção de dados agregados em tempo real.

Eu percebi que uma grande limitação do Excel é a rapidez com a qual os relatórios ficam desatualizados assim que surgem novas transações ou ajustes em nosso sistema de contabilidade, além do processo repetitivo de atualização. Um tempo preciosíssimo é perdido antes mesmo de eu começar a explicar uma pasta de trabalho com várias planilhas para usuários finais, que podem ou não ter domínio sobre o Excel.

Além disso, é necessário verificar as fórmulas e revisar a precisão dos relatórios, que por sua vez devem incluir mais dados ou sofrer alterações de acordo com as necessidades da gerência. Geralmente, eu faço isso de uma vez só, devido às limitações de tempo, e a geração de relatórios e análises é apenas uma parte da minha função.

Sim, tenho orgulho em ter criado uma fórmula complexa que abriga agregações, pesquisas, instruções IF e combina dados de diversas planilhas em 20 linhas, pois ela parece uma obra de arte!

Mas quando fórmulas se alongam muito e retiram dados de diversas fontes, torna-se muito difícil controlar e manter a precisão. Em um mundo perfeito, a forma dos dados de origem não se altera, e você apenas importa dados atualizados... mas isso raramente acontece.

Em um dado momento, o Excel acaba atingindo seu limite máximo e FALHA. O trabalho é perdido e mais tempo é desperdiçado tentando recuperar tudo. A boa notícia é que esses problemas não precisam acontecer se você usa o Tableau.

O Tableau recupera tempo para as equipes financeiras e de operação. Digo isso por experiência própria. Ele também agiliza o processo de quem utiliza relatórios para construir de maneira colaborativa sobre eles, proporcionando mais interações e aprofundando a compreensão.

Minha experiência é de contabilidade; não sei programar. Levou algum tempo até que eu me adaptasse ao Tableau para geração de relatórios e análises. Mas se estou feliz em ter tentado? Sim, e queria ter feito isso antes. Não me entenda errado; o Excel ainda existe em meu mundo, mas ele realiza uma outra função. O Tableau é a minha solução principal.

Meu dia consiste em espremer dez horas de trabalho em uma agenda de oito. Se eu não usasse o Tableau, seriam vinte horas espremidas em oito. Eu gostaria de destacar algumas funções fundamentais do Tableau que me ajudam muito, e que também poderão ajudar a você.

Conexões a dados em tempo real

A sua primeira reação poderá ser: como posso me conectar aos dados da minha empresa em tempo real? Um dos recursos principais do Tableau é a conexão a fontes de dados, que dispensam programação. Você pode se conectar à maior parte dos bancos de dados com as permissões certas (como na imagem abaixo). Com uma conexão em tempo real ao seu CRM, os relatórios do Tableau são atualizados em tempo real ou periodicamente. E, se você decidir continuar usando uma planilha do Excel, também pode se conectar a ela. Abaixo você encontra a primeira tela que verá ao abrir o Tableau:

Acima: A primeira tela do Tableau mostra uma seleção de conexões a fontes de dados.

Automação

Quantos dos seus relatórios são produzidos manualmente no Excel a cada mês? O número de relatórios não importa, mas sim o tempo investido neles com a preparação, verificação e produção dos dados e a construção de fórmulas.

O Tableau faz todas as atualizações dos dados, economizando um tempo considerável. Nós publicamos diversos painéis separados em duas categorias: relatórios de desempenho e de conformidade. As informações que os dados revelam dão suporte às nossas decisões, por isso precisamos de dados atualizados nas mãos dos tomadores de decisões.

Sejam quais forem as suas necessidades de geração de relatórios, um painel criado e publicado pelo Tableau possibilita análises de autoatendimento. Uma manutenção mínima é necessária com a atualização ou filtragem de dados automatizados, para isolar aspectos da análise mais relevantes ao seu público-alvo.

Por exemplo, uma pasta de trabalho do Excel poderia:

• Ser atualizada automaticamente a cada hora?
• Proporcionar acesso ao relatório aos usuários 24 horas por dia pelo navegador?
• Possibilitar a filtragem de dados por indivíduos?
• Oferecer assinaturas para os usuários receberem diariamente?
• Apresentar permissões diferentes de edição, interação e download, de acordo com a credencial do usuário?

Uniões e combinações

Depois de se conectar a uma fonte de dados, você verá todas as planilhas ou tabelas que podem ser unidas em seu banco de dados. No Excel, você precisaria utilizar VLOOKUPS, SUMIFS ou links de planilha cruzada de outras fórmulas.

Depois de decifrar a estrutura da união, o Tableau se lembra da sua escolha para usos futuros. Não é preciso atualizar pesquisas e verificar fórmulas quando linhas ou colunas são adicionadas.

Esta exibição reflete diversas tabelas da Salesforce unidas por um recurso simples de arrastar e soltar.

Este painel permite que equipes visualizem o desempenho de investimentos por setor e obter detalhes sobre as ações relacionadas.

As três funções destacadas acima transformaram a maneira como eu trabalho com dados financeiros, mas ainda estou começando a descobrir o que o Tableau pode fazer. Quanto mais eu mergulho na plataforma, mais valor eu encontro. Se você deseja conhecer outras maneiras de aumentar o valor e o tempo das suas equipes financeiras com a análise visual do Tableau, leia o relatório completo aqui.

Pode ser território desconhecido, mas você perceberá como é fácil começar.