Cómo mejorar los tiempos de carga del dashboard con personas y procesos

Cuando un dashboard carga lento, todos nos ponemos de mal humor y culpamos a la plataforma de análisis, al administrador del servidor que configuró el entorno e incluso al amable equipo de cuentas. Si bien se trata de una reacción natural, es fundamental saber que, en general, cuando un dashboard carga lento, no se debe a los sistemas o los equipos de ayuda, sino a un diseño deficiente. A medida que estas opciones ineficientes se incorporan en cientos de dashboards en su servidor, el hardware de implementación de Tableau se ve abrumado. Como resultado, ralentiza el rendimiento para todos, frustra a los usuarios existentes, disuade a los nuevos usuarios y cuestiona a los propietarios de la plataforma sobre la mejor manera de avanzar.

En este blog, se explora un esquema para ayudarlo a definir los KPI de rendimiento del dashboard, asignar las personas y los procesos necesarios para impulsar mejoras e incorporar un sistema de reglas para mantener la calidad en el futuro. 

Si necesita más que este esquema, siempre puede consultar nuestra guía completa para expandir el uso de los datos y el análisis a toda su organización con el Blueprint (modelo) de Tableau.

Esquema de rendimiento

El plan se divide en cuatro pasos:

1. Supervisión del rendimiento
2. Mejora del contenido
3. Capacitación de la comunidad
4. Implementación de reglas de gobernanza

Paso 1: Supervisión del rendimiento

Dedique un minuto a pensar en estas preguntas. ¿Conoce las respuestas?

• ¿Cuál es el tiempo promedio de carga de sus dashboards? 
• ¿Qué se entiende como “lento” en su organización?
• ¿Qué porcentaje de los dashboards para directivos o clientes son “lentos”?

Si no conoce las respuestas, le resultará difícil alinear a las partes interesadas para que se basen en los datos. Además, la percepción del rendimiento se basará, por defecto, en las opiniones anecdóticas de quienes más se quejan u ocupan puestos más altos. La alineación es clave para mejorar el rendimiento de manera sistemática, por lo que el primer paso consiste en supervisar y publicar los KPI de rendimiento. 

Comience con el tiempo promedio de carga del dashboard. Trabajar con esta métrica le permitirá definir el verdadero estándar de rendimiento e identificar una lista de las principales vistas que se deben optimizar. Además, servirá como punto de referencia para futuras mejoras. 

Nuestro acelerador Dashboard Load Times a continuación obtiene información del repositorio de PostgreSQL de Tableau para analizar rápidamente los tiempos de carga en un servidor simulado. Como puede verse, es muy fácil conocer los tiempos promedio de carga de los dashboards en todo el servidor (parte superior izquierda), desglosados por sitios (parte superior central) y por propietarios, libros de trabajo y elementos (parte inferior central). Con esta información compartida del rendimiento, podrá alinear a los diferentes grupos para tomar decisiones basadas en los mismos puntos de datos concretos. 

Con los parámetros de “Content Thresholds” (Umbrales de contenido), filtre todos los elementos que tardan más de 15 segundos en cargarse y tengan más de 50 solicitudes. Estos dos filtros ya redujeron el conjunto de 2938 dashboards a una lista de 15 en la que debe centrarse. Con esta lista breve, puede avanzar al siguiente paso: mejorar el contenido.

Si no dispone de estas funcionalidades de supervisión, no se preocupe. Publicamos el acelerador Dashboard Load Times en nuestro Tableau Exchange como un recurso gratuito y listo para usar que lo ayudará a prepararse. Si tiene una implementación de nube de Tableau, visite nuestro acelerador  Tableau Cloud Dashboard Load Times . 

Paso 2: Mejora del contenido

Durante la supervisión, identificó en qué dashboards debe trabajar. Y ahora, ¿qué puede hacer? Alguien con conocimientos sobre las prácticas recomendadas de rendimiento deberá mejorar los dashboards. Este paso se centra en definir el enfoque de su organización. Por dónde empezar dependerá de cómo responda las siguientes preguntas:

          ¿Cuenta actualmente con expertos internos que puedan diagnosticar y mejorar los dashboards lentos?

          ¿Cuentan esos expertos con el tiempo para ayudar a los colegas que lo necesitan? 

Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, este paso consistirá en conectar a los expertos con los dashboards en apuros. Si la respuesta es no a cualquiera de las preguntas, será muy complicado mejorar el contenido internamente. Para empezar, contrate servicios de consultoría o un socio de confianza para optimizar los dashboards lentos de la lista uno por uno y compartir los aprendizajes con los equipos centralizados. Si cuenta con un presupuesto ajustado, puede mejorar las habilidades de los equipos centralizados con los conceptos descritos en el informe Diseño de libros de trabajo eficaces.  A medida que el equipo centralizado mejora sus habilidades, este puede asumir más responsabilidades de rendimiento y llevar esos conocimientos al siguiente paso: capacitar a la comunidad. 

Paso 3: Capacitación de la comunidad

Los equipos centralizados ya están familiarizados con los errores comunes que inciden en el rendimiento. Es momento de poner en práctica estas lecciones y asegurarse de que los usuarios tengan los conocimientos y las herramientas para superar los obstáculos de rendimiento. 

Para comenzar, comparta las prácticas recomendadas en las interacciones de la comunidad de análisis, como las reuniones de grupos de usuarios, las academias de análisis y los concursos. Compartir las historias de éxito en estas interacciones transmitirán el mensaje de que los usuarios tienen control sobre el rendimiento de sus dashboards. 

A continuación, equipe a los usuarios con las herramientas para diagnosticar y mejorar sus libros de trabajo. Nuestro acelerador Design Auditor a continuación combina la API de metadatos de Tableau y un script de Python personalizado para ayudar a los usuarios a identificar los dashboards problemáticos y ofrecer mejoras recomendadas.

Consulte la sección ”Items” (Elementos) en el acelerador y verá que el elemento 980 es el dashboard más lento (carga promedio de 105 segundos). En esta etapa, su usuario sabe que el dashboard es lento, pero no sabe por qué ni cómo mejorarlo. Afortunadamente, el script de Python funcionó en segundo plano para calificar los dashboards en función de 12 variables de rendimiento. Haga clic en la barra para acceder a una lista de las prácticas recomendadas que el usuario puede priorizar. Además, sitúe el cursor sobre la barra para ver cómo se relacionan esas calificaciones con los umbrales recomendados. Ahora, el usuario ya está verdaderamente capacitado para impulsar mejoras por su cuenta. 

El acelerador Design Auditor  es una excelente manera de supervisar y administrar de manera centralizada las prácticas recomendadas de rendimiento en todo el servidor. Sin embargo, si su organización no está interesada en un enfoque centralizado, los usuarios aún pueden acceder a las mejoras de diseño sugeridas directamente en Tableau Desktop a través del Optimizador de libros de trabajo, funcionalidad introducida con la versión 2022.1.

Publicar y compartir estas herramientas permitirá a los usuarios tomar el control del rendimiento de sus dashboards. Además, usted podrá supervisar el cumplimiento de las reglas que establecerá en el siguiente paso.

Paso 4: Implementación de reglas de gobernanza

Ahora que los usuarios disponen de las herramientas y los conocimientos adecuados, puede comenzar a asignarles la responsabilidad de cumplir con umbrales de rendimiento. Comience por definir las reglas que funcionan para su organización.

Un ejemplo podría ser:

• ≥ 35 segundos de tiempo de carga - Necesita mejorar
  Acción: el contenido se traslada del entorno de producción a un espacio aislado hasta que el rendimiento alcance los umbrales aceptables.
• ≥ 10 segundos de tiempo de carga - Debe revisarse
  Acción: el contenido permanece en producción, pero debe pasar por el proceso de mejora del rendimiento definido en el Paso 2: Mejora del contenido
• < 10 segundos de tiempo de carga - Excelente
  Acción: ¡Enhorabuena, está en fase de producción!

Tenga en cuenta los tiempos de carga estándar de su servidor antes de implementar los umbrales anteriores. Los umbrales deben ser lo suficientemente exigentes como para impulsar a los usuarios a mejorar, pero no tanto como para desmotivarlos del hecho de intentarlo. 

Una vez que haya definido las reglas, deberá aplicarlas. Use alertas basadas en datos para identificar el momento en que los dashboards no cumplen con los requisitos y aproveche Tableau Content Migration Tool para mover contenido sin problemas entre entornos en función del rendimiento .

A medida que mejoran las capacidades de gobernanza de su implementación en torno al rendimiento, es posible que vea diferentes audiencias aplicando subconjuntos de estas reglas. Si bien la división de 35 s/10 s/10 s es útil para casos de uso internos, es posible que se deban implementar pautas más estrictas para dashboards de directivos o clientes. A la inversa, se puede ser más flexible con el contenido de proyectos en entornos aislados. 

Estas reglas deben comunicarse de manera frecuente y oportuna a los usuarios como parte de sus responsabilidades. Se debe transmitir el mensaje de que tener contenido de alto rendimiento ya no es algo útil: es un requisito obligatorio. 

Un esquema para dashboards de alto rendimiento 

Como suele decirse, “si no puede supervisarse, no puede administrarse”, y esto es absolutamente cierto cuando hablamos de la velocidad de los dashboards. El uso de este esquema generará conciencia sobre el rendimiento del dashboard, facilitará la adopción de estructuras de ayuda para que los usuarios mejoren, permitirá participar a todos en la comunidad y establecerá reglas para asignar las responsabilidades en el futuro. Solo entonces contará con una base de usuarios bien informada y altamente responsable, que verá los tiempos de carga de los dashboards como un desafío tangible que debe superar, no como un enemigo misterioso.

Nuevamente, si desea ir más allá de este esquema para adoptar por completo el uso de los datos y el análisis en su organización, consulte el Blueprint de Tableau.